Wie Rodeo BAIT Studio geholfen hat ihre Arbeitsprozesse zu optimieren

Preisgekröntes Studio für Motion Design und visuelle Effekte

Standort: Cardiff, UK  
Mitarbeiter: 8, plus Freiberufler   
Mit Rodeo seit: 2019
Kunden: Netflix, BBC, ITV, Sky, Channel 4, Film 4, Europe, Deep Purple

^{Von BAIT Studio erstellte visuelle Effekte für den Spielfilm “Apostel” auf Netflix}

Das Team von BAIT Studio kreiert fesselnde Visuals für Fernsehen, Film, Werbung und Musik und wurde bereits mehrfach für seine brillante Kunstfertigkeit ausgezeichnet. Vielleicht hast Du ihre erstaunlichen visuellen Effekte bewundert, als Du den Spielfilm “The Apostle” auf Netflix, den Sci-Fi-Thriller “The Machine” oder die BBC One Drama-Serie “Casualty” gesehen hast. Daneben haben sie auch an animierten Musikvideos für die Bands Deep Purple und Europe gearbeitet, sowie an Werbekampagnen und Unternehmensprojekten. Von der Idee Konzeption bis zur finalen Postproduktion ist es eine Herausforderung, den Überblick über mehrere Projekte zu behalten, während sie verschiedene Produktionsphasen durchlaufen. Wir haben ein Video-Meeting mit Pieter Rogers, dem Geschäftsführer von BAIT Studio, geführt, um zu erfahren, wie anspruchsvoll die Arbeit hinter den Kulissen sein kann und wie Rodeo die Arbeitsprozesse erleichtert und optimiert hat.

Warum BAIT Studio ein Projektmanagement-Tool brauchte

In einem Studio für visuelle Effekte und Motion Design mit einer Vielzahl unterschiedlicher Produktionen gibt es immer zahlreiche Projekte, die gleichzeitig laufen. BAIT Studio betreut in der Regel etwa 10 Projekte zur gleichen Zeit. In arbeitsreichen Zeiten können es bis zu 25-30 Projekte sein. Einige Projekte sind recht groß und erstrecken sich über 6-10 Wochen, während einige kleinere Projekte nur einen halben Tag in Anspruch nehmen.

Sie können sich irgendwo in den früheren Prozessen der Diskussion einer Idee, dem Schreiben eines Drehbuchs oder der Planung eines Storyboards befinden. Oder man befindet sich im Schnitt oder der Postproduktion. BAIT Studio hat immer mit einer Projektmanagement-Software gearbeitet, weil es sonst nur ein Durcheinander ist und es schwer ist den Überblick zu behalten, wann Projekte beginnen und wie sie fortschreiten.

Da BAIT Studio noch ein kleines Unternehmen ist, muss Geschäftsführer Peter Rogers viele verschiedene Rollen gleichzeitig übernehmen. Neben der Leitung des Unternehmens ist er auch in den kreativen Prozess und die Vermittlung von Aufträgen involviert. Derzeit leitet er 8 Vollzeitmitarbeiter, während er auch mit vielen Freiberuflern zusammenarbeitet, die pro Projekt hinzugezogen werden.

Eine Zeit lang hatte das Team ein anderes Projektmanagement-Tool verwendet. Obwohl es nie genau das war, was sie brauchten, war es zu dieser Zeit die beste Option, die von allen irgendwie hingenommen wurde. Im Laufe der Zeit wurden einige Funktionen jedoch nie aktualisiert, während andere so aktualisiert wurden, dass sie die  Arbeitsabläufe von BAIT nicht mehr unterstützten. 

Als BAIT Studio auf Rodeo traf

Viele großartige Dinge beginnen mit einer Google-Suche, und genau so begann Rogers seine Mission, ein neues Tool zu finden. Er erstellte eine Exceltabelle und fügte alle Tools zusammen inklusive einer Übersicht über die Funktionen und Merkmale. Es war eine ziemliche Herausforderung eines zu finden, das wirklich alles hatte, wonach er suchte. Die meisten Tools verfügten ungefähr über 60 % seiner Anforderungen. Nach einer Weile des Ausprobierens war er fast bereit sich mit etwas zufrieden zu geben, das gerade so ausreichte.

Peter Rogers:" Vielleicht war es eine Anzeige, vielleicht habe ich auch nur ein letztes Mal bei Google nachgesehen. Dabei fiel mir Rodeo auf, von dem ich noch nie gehört hatte. Wir fügten es der Liste hinzu und schauten es uns an. Unser Urteil war, dass es den Anforderungen unseres Unternehmens viel näher kam. Auf den ersten Blick schien es etwa 80 % von dem zu haben, was wir brauchten"

Ein reibungsloses Onboarding dank Plug-and-Play-Setup und persönlichem Service 

Während er mehrere Tools testete, bemerkte Rogers, wie zeitaufwändig es sein kann, zu verstehen, wie man ein Projektmanagement-Tool verwendet und wie man es in seine Arbeitsabläufe implementiert. Manchmal verlor er sehr viel Zeit und verbrachte Wochen mit dem Prozess. Deshalb schätzte er es sehr, wie einfach es war, Rodeo einzurichten, und wie viel intuitiver es im Vergleich zu anderen Tools war.

Peter Rogers:" Es war so einfach, eine Demo mit einem Vertriebsmitarbeiter zu planen, der sich die Zeit nahm, zuerst unser Unternehmen kennenzulernen. Ein großer Unterschied zu anderen Unternehmen, die ich ausprobiert hatte. Die meisten fragten nicht viel über mein Unternehmen, sie erklärten nur die Funktionen ihres Tools und ließen mich selbst herausfinden, wie es unserem Unternehmen während der Testphase nützen könnte. Dann meldeten sie sich immer wieder, nur um den Verkauf abzuschließen. Danach schickten sie mir einfach jeden Monat eine Rechnung, ohne sich jemals zu melden, um zu sehen, wie die Dinge liefen und ob es für unsere Arbeitsabläufe gut funktionierte."

Dies steht in krassem Gegensatz zu der Art und Weise, wie die Demos von Rodeo bereitgestellt werden, nämlich ganz auf die Bedürfnisse eines Unternehmens zugeschnitten.

Peter Rogers:" Der Vertriebsmitarbeiter hat sich wirklich die Zeit genommen, alles über unsere Prozesse und Arbeitsabläufe zu erfragen, um zu verstehen, was wir brauchen. Er ging im Detail darauf ein, wie Rodeo uns unterstützen kann und wie wir das Tool zu unserem größten Vorteil nutzen können. Nach all dieser Zeit und Mühe haben sie immer noch den Druck weggenommen und waren überhaupt nicht aufdringlich. Sie gaben mir die kostenlose Testversion und sagten mir, ich solle es einfach ausprobieren und mich bei Bedarf an sie wenden".

Daraufhin gaben uns Rogers und sein Team nach der Testphase grünes Licht. Unsere nächste Frage während des Interviews war, wie das Unternehmen seither von Rodeo profitiert hat. Rogers hatte eine Menge zu erzählen.

Die Zeiterfassung fühlt sich so unaufdringlich an, dass sich jeder daran hält 

Erstens gefiel dem Team das Design der Benutzeroberfläche sehr gut. Das Dashboard und die verschiedenen Ansichten sehen sehr elegant aus und wie man es von visuellen Künstlern erwarten würde, schätzen sie ein Tool, das optisch ansprechend ist. Zweitens gefiel den Mitarbeitern, wie unkompliziert die Software ist. Das Team nutzt buchstäblich alle Funktionen von Rodeo, von den Budgets und der Planung bis zur Rechnungsstellung und den Berichten.

Peter Rogers: "Offensichtlich ist der Planer wirklich praktisch, um den Überblick zu behalten, wann Aufträge reinkommen, wo wir im Prozess stehen und wer an was arbeitet. Selbst Dinge wie die Zeiterfassung fühlen sich sehr unaufdringlich an, so dass alle Künstler kein Problem damit haben, sich daran zu halten. Wenn sie entdecken, dass sie vergessen haben, den Timer zu stellen, können sie die Zeit einfach später nachtragen."

^{BAIT Studio hat einen RTS Award, einen Canmol Wales Marketing Award und 4 BAFTA Cymru Awards gewonnen.}

Updates für Kunden sind viel detaillierter durch bessere Berichte 

Manchmal rufen Kunden spontan an und fragen nach Projekt-Updates. Bei BAIT Studio haben sie herausgefunden, wie praktisch die Schnellansichten sind.

Peter Rogers:" Mit Rodeo können wir genau sehen, was in unseren Projekten vor sich geht, und erhalten so viel mehr Kontext, auf den wir unsere Updates stützen können. Die Kunden haben wirklich bemerkt, dass wir viel mehr Details über den Projektstatus geben können, als wir es früher getan haben. Diese Daten sind auch für Manager und Kunden sehr hilfreich, da wir jetzt bessere Berichte haben, auf die wir unsere Entscheidungen stützen können."

Die Projekte sind kosteneffizienter

Budgets sind in Rodeo mit Projekten verbunden, sodass es super einfach ist, die Kosten pro Projekt und den Saldo der verschiedenen Konten im Auge zu behalten. Außerdem bietet das Tool die Möglichkeit, Status-Updates umgerechnet in Bargeld anzuzeigen.

Peter Rogers:" Wenn während des Prozesses Kosten hinzugefügt werden müssen, lässt sich das sehr intuitiv erledigen. Aber was wirklich dazu hilft einen Überblick über den Projektfortschritt zu behalten, ist die Möglichkeit, die in Bargeld umgewandelten Aktualisierungen zu sehen. Mit jeder Entscheidung, die wir treffen, sehen wir sofort die Auswirkungen in Form von zusätzlichen Ausgaben. Das motiviert uns, entsprechend zu planen und effizienter zu arbeiten. So haben wir das Budget eines jeden Projekts immer im unter kontrolle."

^{Das Team, das an Dream Horse gearbeitet hat, mit Regisseur Euros Lyn, bei der Vorführung von Cast und Crew des Films.} 

Die Kosten für die Projektmanagement-Software werden um mindestens 50% gesenkt, auch wenn mehr Mitarbeiter beschäftigt werden

Wie bereits erwähnt, ändert sich die Anzahl der Mitarbeiter bei BAIT Studio ständig, da immer wieder Freiberufler oder komplette Teams für die verschiedenen Projekte hinzukommen. In der Vergangenheit mussten sie einen bestimmten Betrag pro Benutzer zahlen, damit das gesamte Team das Projektmanagement-Tool nutzen konnte. Obwohl einige Anwender - vor allem Freiberufler und Grafiker - nicht wirklich viele Funktionalitäten benötigen.

Peter Rogers:" Bei den anderen Tools, die wir verwendet haben, wurde uns ein Betrag pro Benutzer mit vollem Funktionsumfang berechnet. Künstler mögen es, ihre Aufgabenansicht übersichtlich zu halten, damit die Oberfläche nicht zu sehr ablenkt. Wir mussten immer ins Backend gehen, um alle Funktionen, die sie nicht nutzten, manuell abzuschalten. Manchmal machte es auch aus Kostengründen keinen Sinn, einen temporären Freelancer in das gleiche System einzubinden und für einen ganzen Monat für Funktionen zu bezahlen, die er nicht braucht. Bis wir anfingen Rodeo zu benutzen!" 

Die meisten Projektmanagement-Tools berechnen einen festen Betrag pro Benutzer, manchmal muss man sich sogar auf einen Mindestbetrag festlegen. Rodeo erlaubt es Dir, Benutzer auf Basis des Benutzerprofils hinzuzufügen, sodass Du eine günstigere Option für weniger Funktionalitäten wählen kannst.

Peter Rogers:" Die Flexibilität, die Rodeo bietet, ist erstaunlich. Ich kann ständig neue Benutzer hinzufügen, manchmal sogar nur für die paar Tage, an denen ich sie brauche. Meine Rechnung von Rodeo sieht jeden Monat anders aus. Wir haben es geschafft, die Kosten für die Projektmanagement-Software deutlich zu senken, obwohl wir mehr Mitarbeiter haben. Wir sparen mindestens 50 %, und das bei deutlich mehr Anwendern als vorher."

^{Die Teammitglieder von BAIT Studio schätzen, wie einfach das Interface on Rodeo ist. Aufgrund der Plug-and-Play Einrichtung und der persönlichen Beratung durch das Support-Team von Rodeo verlief der Einführungsprozess sehr reibungslos.}

Rodeo wird jeden Tag nützlicher

Seitdem sich BAIT Studio für Rodeo entschieden hat, ist das Support-Team mit ihnen in Kontakt geblieben und es gibt einen regelmäßigen Kontakt, um zu sehen, wie die Dinge laufen. Dies spielt eine wichtige Rolle bei der Aufrechterhaltung der Kundenzufriedenheit, aber auch, um das Entwicklungsteam von Rodeo mit wertvollen Informationen zu versorgen.

Peter Rogers:" Das Team von Rodeo ist immer sehr daran interessiert zu erfahren, was unser Unternehmen noch von dem Tool wünschen würde und die Möglichkeiten zu diskutieren, in Zukunft neue Funktionen hinzuzufügen. Wie bereits erwähnt, hatten wir anfangs das Gefühl, dass Rodeo mindestens 80% von dem hat, was wir in einem Tool suchen. Aber selbst bei dem restlichen Prozentsatz habe ich das Gefühl, dass es sich noch weiterentwickelt. Wann immer ich einen Vorschlag für etwas machte, das in naher Zukunft noch  entwickelt werden könnte, waren sie in der Lage, genau zu erklären, warum nicht, oder warum noch nicht. Aber ich sehe jeden Monat neue Updates, daher bin ich zuversichtlich, dass das Tool in Zukunft nur noch nützlicher für uns werden wird."

Fazit

Seit dem Wechsel von einem anderen Projektmanagement-Tool zu Rodeo ist BAIT Studio in der Lage:

• Die Zeit, die für das Testen und das Kennenlernen des Tools und seiner Funktionen, aufgrund des Plug-and-Play-Setups und des persönlichen Onboarding-Prozesses zu verringern.
• Das gesamte Team dazu zu bringen, Stunden zu erfassen , da die Zeiterfassung mit Rodeo so unaufdringlich ist.
• Sie können Kunden detaillierte Fortschritts-Updates geben, wenn sie spontan anrufen, da die Schnellansichten-Option eine Menge Kontext bietet und wichtige Informationen liefert.
• Sie Generieren umfassende Berichte, die Managern und Kunden helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen.
• Rodeo hilft Dir,  alle Projekte kosteneffizienter zu gestalten, indem Du Produktaktualisierungen umgerechnet in Bargeld angezeigt bekommst.
• Behalten e die Budgets im Blick, da jeder Schritt und die Auswirkungen zusätzlicher Ausgaben direkt veranschaulicht werden.
• Spare mindestens 50 % der Kosten für Deine Projektmanagement-Software, auch wenn Du  mehr Mitarbeiter im Team hast.