Deadline-Management: Wie du Zeit managst keine Deadline mehr verpasst

Verpasste Deadlines haben oft nichts mit Faulheit oder Inkompetenz zu tun, sondern vor allem mit mangelnder Vorbereitung und schlechtem Zeitmanagement. Um keinen Termin zu verpassen, empfehlen wir Dir, den richtigen Rahmen zu schaffen, damit Deine Arbeit im Flow bleibt.

Den Erfolg selbst in die Hand nehmen

Du arbeitest an einem neuen Konzept und Du bist super aufgeregt, das Projekt zu verwirklichen. Bei so viel Leidenschaft fällt es Dir nicht schwer, Deiner Kreativität freien Lauf zu lassen und die Aufgaben mit Leichtigkeit zu erledigen.... Bis Du bemerkst, dass Du noch nicht einmal zur Hälfte fertig bist und Dir die Zeit davonläuft. In einem Rennen gegen die Zeit versuchst Du, Deine Arbeit zu stemmen, während Du gleichzeitig Kompromisse bei der Qualität eingehst! Schließlich verpasst Du die Deadline und fragst Dich: OMG, wie konnte das passieren?

Wie gesagt, es liegt nicht an Deinen Fähigkeiten. Es geht darum, Deine Arbeit so zu organisieren, dass Du in der Lage bist, Dein Projekt schrittweise zu erledigen. Wenn Du schon mit einem strukturierten Plan beginnst, macht das einen großen Unterschied und Du hast mehr Zeit, Dich auch auf die eigentlichen, kreativen Dinge zu konzentrieren.

Zeitmanagement

Zeit ist Geld. Zeit wartet auf niemanden. Zeit ist das, was wir scheinbar alle am meisten wollen, aber was wir oft am ungünstigsten nutzen. Also, jetzt ist es an der Zeit (Achtung, Wortspiel!), die Zeit für sich arbeiten zu lassen, indem man sie entsprechend managt. Hier sind 7 Tipps, wie Du Dein Projekt besser planen kannst, damit es genau in Deinen Zeitrahmen passt.

1. Definiere Deine Ziele und plane Dein Projekt: Fang nicht mit einer schwammigen Idee an. Skizziere die verschiedenen Aktivitäten und spezifischen Aufgaben, so dass Du auf dem Weg nicht auf unerwartete Schwierigkeiten stößt. Wenn Du die SMART-Methode zur Zielformulierung benutzt, stellst Du sicher, dass Du alles genau definiert hast.

2. Erledige die schwierigsten Aufgaben zuerst: Schaff die lästigen Aufgaben aus dem Weg, indem Du der zeitaufwändigsten, schwierigsten oder wichtigsten Aufgabe zuerst Priorität einräumst. Mache sie zu Deiner Hauptaufgabe, wenn Du morgens frisch und voller Tatendrang startest. Wenn Du den größten Batzen zuerst abgearbeitet hast, wirst Du dich durch den erreichten Fortschritt noch motivierter fühlen. Vor allem, wenn Du weißt, dass der Rest der Aufgaben im Vergleich dazu viel weniger anstrengend ist.

3. Festlegen von Zeitrahmen für jede Aufgabe: Vielleicht ertappst Du Dich dabei, dass Du zu viel prokrastinierst, wenn Du nicht für jede Aufgabe einen konkreten Zeitrahmen festlegst. Leg eine angemessene Deadline fest, ohne dabei zu streng zu Dir zu sein. Plan auch etwas zusätzliche Zeit zwischen den Aufgaben als Puffer ein, damit Du sie erledigen kannst, ohne dass sich Zeit überschneidet, die für andere Dinge vorgesehen ist.

4. Delegiere Aufgaben an andere: Du hast nur zwei Hände, aber vielleicht hast Du  viele Kollegen, die eine bestimmte Aufgabe auch erledigen können, vielleicht sogar besser! Hab keine Angst, Arbeit an andere zu delegieren. Nutze die detaillierte Planungsfunktion von Rodeo Drive, um die Verfügbarkeit und Fähigkeiten jedes Mitarbeiters zu sehen, wodurch es noch einfacher wird. 

5. Bleib fokussiert: Wenn Du etwas Wichtiges erledigst, dann achte darauf, dass Du nicht abgelenkt wirst. Leg Dein Telefon weg und erlaube Dir nur, es zu bestimmten Zeiten zu benutzen. Sei so diszipliniert wie möglich. Das könnte bedeuten, dass Du die "Bitte nicht stören"-Funktion an Deinem Computer aktivierst, offline arbeitest oder nur einen Monitor oder ein Fenster geöffnet hast, auf das Du Dich konzentrierst. 

6. Mach kleine Pausen: Versuch, statt ein paar großer Pausen mehrere kleine Pausen zu machen, um die Konzentration aufrecht zu erhalten. Ganz wichtig: Versuch, diese nicht damit zu verbringen, ziellos Dein Handy zu checken. Versuche stattdessen, etwas Aktives zu tun, wie einen kurzen Spaziergang, ein paar Dehnübungen oder irgendeine alberne Aktivität wie hm…. z. B. Balancieren auf einem Stein? Körperliche Bewegung regt die Gehirnfunktion an und hebt die Stimmung.

7. Kümmer Dich um Deine Bedürfnisse: Das sollte eigentlich selbstverständlich sein, könnte diese Liste aber möglicherweise toppen. Nichts anderes beeinflusst den Fokus und die Produktivität mehr, als sich um DICH zu kümmern. Das bedeutet ausreichend Schlaf, regelmäßige Bewegung und regelmäßige Mahlzeiten. Plane im Voraus, indem Du vor einem großen Tag früh ins Bett gehst oder Essen vorbereitest.  

Deadlines einhalten

Es klingt super unheimlich - eine Deadline. Man fragt sich, wer auf die Idee gekommen ist, etwas so zu nennen. Die kurze Erklärung ist, dass es einfach eine Grenze bezeichnet, die sich überhaupt nicht bewegt. Sie ist tot. Eine andere Theorie geht auf die Gefangenenlager des Bürgerkriegs zurück, wo die Gefangenen bestimmte Linien nicht überschreiten durften, um nicht erschossen zu werden.

Zurück zu einer erfreulicheren Anmerkung: Du musst Dich durch Deadlines überhaupt nicht eingeschüchtert fühlen. Nicht, wenn Du vernünftig bist und Du Dich so einrichtest, dass Du sie leicht einhalten kannst. Geb Dir selbst immer eine alternative Deadline, etwas früher als die ursprünglich vorgegebene. Sobald sich Dein Gehirn an die frühere Deadline gewöhnt hat, vergisst Du unbewusst die spätere. Im schlimmsten Fall hast Du noch etwas Zeit übrig, während Du im besten Fall früher fertig wirst. 

Doch was ist eine angemessene Deadline? Das lässt sich eigentlich auf eine sehr prägnante, einfache Weise ermitteln. Das Erstellen einer Zeiterfassung für alle Aufgaben und Aktivitäten, die zu Deinen Projekten gehören, liefert einen genauen Überblick, wie viel Zeit wofür aufgewendet wurde. Die Zeiterfassungsfunktion von Rodeo Drive ermöglicht es den Mitarbeitern ihre Stunden auf Zeitkarten oder mit einem Timer zu erfassen. Das gibt Dir einen umfassenden Einblick. Wenn Du das nächste Mal ein Projekt vorbereitest, kannst Du einen vernünftigen Zeitplan erstellen und alles genau abschätzen.

Trotz all der oben genannten Empfehlungen und Tipps kann es passieren, dass Du eines Tages mit einer knappen Deadline zu kämpfen hast. Wenn jedoch unerwartete Probleme auftreten, während Du einem genau definierten Plan folgst, kannst Du eine angemessene neue Deadline berechnen. Es ist definitiv nichts verkehrt daran, den Termin neu zu verhandeln, wenn dies rechtzeitig geschieht. Vor allem, wenn Du genau erklären kannst, warum

Fazit: Die Zeit fliegt. Aber Du bist der Pilot!

Vorbereitet zu sein ist schon die halbe Miete, und wenn Du weisst, wie die einzelnen Puzzleteile aussehen sollen, kannst Du das Gesamtbild schon sehen, bevor es erscheint. Es wird ein ganz natürlicher Vorgang, den Überblick über das Geschehen zu behalten und darauf zu reagieren. Wenn der Rahmen klar definiert ist, hast Du mehr Zeit für die angenehmen Teile des Projekts. Würde das die Arbeit nicht so viel schöner machen?