Wie Du Echtzeit-Reports nutzen kannst: 6 Wege Daten zu Deinem Vorteil zu nutzen

Die Menge der Daten, die heutzutage gesammelt werden, ist erstaunlich. Durch die Verwendung geeigneter Kennzahlen zur Überwachung und Bewertung von Geschäftstätigkeiten können Unternehmen eine erstaunliche Menge an wertvollen Daten sammeln. Darüber hinaus machen Projektmanagement-Tools diesen Prozess so viel einfacher und schneller, da alles in Echtzeit verfolgt werden kann.

Wenn Dein Unternehmen expandiert und Du neue Wege zur Informationsgewinnung entdeckst, wächst die Menge der Daten, die Du auswerten musst, immer weiter. Das kann sich sehr überwältigend anfühlen! Manchmal ist es eine Herausforderung zu wissen, wo man überhaupt anfangen soll oder wie man die Daten nutzen kann, um sein Unternehmen erfolgreicher zu machen. In diesem Artikel erklären wir Dir, wie Du Echtzeit-Reports zu Deinem Vorteil nutzen kannst.

Was sind Echtzeit-Reports?

Echtzeit-Reports bedeuten, dass minutengenaue Daten gesammelt werden, während die entsprechenden Aktivitäten noch laufen. Dies ermöglicht es den Nutzern, den Status von Projekten und Aktivitäten zu jedem beliebigen Zeitpunkt in möglichst aktueller Form einsehen zu können.

Echtzeit-Berichte vs. statische Reports

Der größte Unterschied zwischen Echtzeit- und statischen Reports besteht natürlich darin, dass erstere auf aktuellen Informationen beruhen, während letztere historische Daten enthalten. Statische Reports werden in der Regel in regelmäßigen Abständen erstellt und geben oft Einblicke in spezifische Tage, Wochen oder Monate. Diese Berichte sind sehr nützlich für die Auswertung von Ergebnissen innerhalb eines bestimmten Zeitraums in der Vergangenheit.  

Echtzeit-Reports hingegen werden laufend aktualisiert. So können die Nutzer Daten einsehen, die genau zu diesem Zeitpunkt relevant sind. Diese Berichte veranschaulichen, wie sich die Ergebnisse entwickeln, bevor die Aktivität abgeschlossen ist.

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6 verschiedene Möglichkeiten Echtzeitdaten zu nutzen

Wenn Du einen Weg gefunden hast Echtzeitdaten zu generieren, z. B. durch den Einsatz von einer Projektmanagement-Software, solltest Du wissen, wie Du diese in einen Wettbewerbsvorteil umwandeln kannst. Um Dein Unternehmen noch erfolgreicher zu machen, solltest Du Dir diese sechs verschiedenen Methoden der Datenverarbeitung ansehen.

1.Treffe Entscheidungen auf Führungsebene

Vorbei sind die Zeiten, in denen es Wochen oder Monate dauerte, bis Manager in der Lage waren, Trends in ihrem Unternehmen zu erkennen und Maßnahmen zu ergreifen. Die Echtzeit-Reports giben Dir jetzt die Möglichkeit, wertvolle Erkenntnisse in umsetzbare geschäftliche Verbesserungen zu verwandeln.

Stelle Dir vor, Du planst ein langfristiges Projekt, nur um im Nachhinein festzustellen, dass der verwendete Rahmen, die Ressourcen oder das Budget nicht realistisch kalkuliert sind. Dann bemerkst Du, dass Du bereits mehrere ähnliche Projekte in der Pipeline hast und weißt nun, dass Du dort wahrscheinlich das gleiche unerwünschte Ergebnis haben wirst. All dies kann verhindert werden, wenn Manager Entwicklungen rechtzeitig erkennen und sofort Maßnahmen ergreifen können.

Manchmal kann schon der kleinste Unterschied zwischen Echtzeitdaten und statischen Berichten den Unterschied zwischen Gewinn und Verlust ausmachen. Zum Beispiel, wenn der Preis einer Ressource plötzlich ansteigt. Die Entscheidungsträger müssen in der Lage sein festzustellen, ob die Ressource verfügbar ist, um rechtzeitig nach einem Ersatz zu suchen bevor das Projekt sein Budget überschreitet. 

Dies ist nur ein Beispiel für all die operativen und taktischen Änderungen, die auf der Grundlage von Echtzeitdaten-Reports vorgenommen werden können. Sie können Managern auch bei der Entscheidung helfen, ob sie zusätzliche Teammitglieder einstellen, die Ausgaben erhöhen, die Richtung eines Projekts ändern oder es ganz streichen sollen. 

Neben den internen Faktoren müssen die Manager auch schnell auf externe Faktoren reagieren können. So können beispielsweise Markttrends die Bedürfnisse und Wünsche des Zielmarktes beeinflussen. 

Wie auch immer sich die Manager entscheiden, der Punkt ist, dass Echtzeit-Reports die Möglichkeit bieten fundierte Entscheidungen zu treffen, anstatt sie nur auf eine Vermutung zu stützen. Außerdem können sie dies rechtzeitig tun, bevor ein potenzieller Schaden entstanden ist.

2.Den Projektfortschritt verfolgen

Einer der Schlüsselfaktoren für den Erfolg Deines Projekts ist die rechtzeitige Fertigstellung des Projekts. Dies bedeutet, dass Du die Einhaltung der Deadline sicherstellen musst, indem Du alle Aktivitäten verfolgst, die innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens abgeschlossen werden müssen.

Indem Du den Fortschritt der einzelnen Aktivitäten jederzeit überwachst, kannst Du feststellen, welche Aktivitäten in der Zeit liegen oder zu lange dauern. Einige Projektmanagement-Tools bieten verschiedene Ansichtsoptionen, z. B. den Prozentsatz eines Projekts, der bereits abgeschlossen ist. Auf diese Weise kannst Du den Fortschritt mit ähnlichen Projekten aus der Vergangenheit vergleichen, um Abweichungen festzustellen. 

Wenn Du abschätzen kannst, was noch vor dem Abgabetermin fertig gestellt werden muss, kannst Du noch Maßnahmen ergreifen, um das Projekt rechtzeitig fertig zu stellen.

Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass Du Deinen Kunden immer detaillierte Informationen geben kannst. Wahrscheinlich hast Du schon Kunden gehabt, die spontan angerufen haben, um zu fragen, wie es läuft. Oftmals zu Deinem Entsetzen, da Du verzweifelt die Daten durch, um etwas Wesentliches zu finden, das Du erwähnen kannst.

Einige der intuitivsten Projektmanagement-Tools, wie z. B. Rodeo Drive, ermöglichen es Dir, über die Funktion Quick Views" innerhalb von Sekunden Projektdaten abzurufen. Auf diese Weise kannst Du Deinem Kunden jederzeit die relevanten Daten präsentieren. Du kannst zeigen, dass Du genau weißt, wovon Du sprichst, auch wenn Du unerwartet angerufen wirst. Dies wird sich positiv auf Deine Kundenbeziehungen auswirken.

3.Steigerung der Rentabilität

Wenn Du alle relevanten Datenanalysen zur Hand hast, kannst Du leicht erkennen, was die meisten Kosten verursacht. Dank Echtzeit-Updates kannst Du die Auswirkungen der einzelnen Aktivitäten auf die Gewinnspanne jedes Projekts kontinuierlich verfolgen. Insbesondere wenn Du eine agile Projektmanagement Methode wie Lean anwendest, kannst Du genau feststellen, wo Du nicht wertschöpfende Aktivitäten streichen müsst, um die Rentabilität des Projektes zu erhöhen.

Neben der Kostensenkung zeigen Ihnen die Daten auch, welche Aktivitäten den größten Wertbeitrag leisten. Vor dem Ende eines Rechnungszyklus ist es auch sehr wichtig zu sehen, welche Art von Projekten den größten Gewinn abwirft. Dies gibt den Entscheidungsträgern die Möglichkeit, schnell zu handeln und die vom Unternehmen angebotenen Dienstleistungen oder Waren anders vermarkten oder spezielle Angebote anbieten können, um das Verkaufsvolumen zu erhöhen.

4.Verbessern der Mitarbeiterproduktivität

Detaillierte Berichte über die Mitarbeiterproduktivität geben einen Überblick darüber, wer viel Arbeit hat, während andere vielleicht nicht voll ausgelastet sind. In der Regel basieren diese Berichte auf der Verfügbarkeit der einzelnen Mitarbeiter im Verhältnis zu den erfassten Stunden.

Das Letzte, was Du willst, ist ein stark überlastetes Teammitglied, während andere nicht genug zu tun haben. Dies könnte die Arbeitsmoral und die Frustration innerhalb des Teams beeinträchtigen und zu einer höheren Personalfluktuation führen. Echtzeit-Reports

verhindern dies, da sie Managern helfen, die Arbeitslast zu bewältigen und sie gleichmäßig auf ihre Teams zu verteilen

5.Behalte den Überblick über Budgets

Wir haben erörtert, wie Echtzeit-Reports die Rentabilität steigern können, und die Überwachung der Budgets ist ein wichtiger Bestandteil davon. Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, wie Du Deine Projekte unter dem Budget halten kannst. Auch hier sind es die Echtzeit-Reports, die die Auswirkungen der einzelnen Aktivitäten auf das Budget zeigt, während das Projekt noch läuft. 

Mit Rodeo Drive hast Du sogar die Möglichkeit, jede Aktualisierung in einen Geldwert umzurechnen. Wenn Du mit den Auswirkungen jeder Aktion und direkt den umgewandelten Barwert konfrontiert wirst, wirst Du wirklich jeden Schritt, den Du machen, gut überlegen.

6.Verbesserung der Zusammenarbeit und des Vertrauens

Vollständige Transparenz ist unerlässlich, um die Verantwortlichkeit innerhalb Deines Teams zu fördern. Dank der Echtzeit-Reports ist das gesamte Team stets darüber informiert, woran die einzelnen Teammitglieder arbeiten und wie sie vorankommen. Dies verbessert das Vertrauen und die Zusammenarbeit, da die Teammitglieder sofort sehen können, wo sie sich gegenseitig unterstützen können. Darüber hinaus fördert es das Gefühl der Eigenverantwortung, da die Ergebnisse der Arbeit jedes Einzelnen sofort sichtbar sind.

Dies gilt nicht nur für das Team. Wenn Du in der Lage bist Deinen Kunden Einblicke in den Fortschritt zu geben, steigt auch deren Vertrauen in Dich. Sie haben eher das Gefühl, mit Dir zusammenzuarbeiten, als nur auf die Ergebnisse zu warten, sobald das Projekt abgeschlossen ist.

Die Wichtigkeit von Projektmanagement-Software für Echtzeit-Reports

Wenn Du derzeit keine Projektmanagement-Software einsetzt, verschwendest Du viel zu viel Zeit mit der eigenen Schätzung und Berechnung von Daten. Natürlich ist es dann fast 

unmöglich, annähernd Echtzeitdaten zu generieren. Es ist zu kompliziert und zeitaufwändig, wenn Du die Daten nach jeder Aktualisierung manuell neu berechnen musst.

Der Sinn der Einführung von einer Projektmanagement-Software besteht darin, die manuelle Arbeit zu minimieren und gleichzeitig die Möglichkeit menschlicher Fehler auszuschließen. Eine Software, die für die Verfolgung von Daten im Zusammenhang mit gängigen KPIs entwickelt wurde, ist für jede Organisation unverzichtbar. 

Genauer gesagt, ein hochgradig intuitives All-in-One-Projektmanagement-Tool wird Dir unendlich viele Vorteile bringen. Wenn Du Dich auf mehrere Tools und Systeme verlässt, um die benötigten Daten zu sammeln, musst Du immer noch herausfinden, wie alle Informationen miteinander zusammenhängen. Mit einem einzigen System hingegen werden alle eingegebenen Informationen automatisch mit den Daten aus anderen verwandten Aktivitäten und Abteilungen aktualisiert.

Wenn zum Beispiel ein Mitarbeiter den Timer der Zeiterfassung in Rodeo Drive einstellt, werden die erfassten Stunden sofort zu seinem Produktivitäts-Report und dem entsprechenden Projekt hinzugefügt. Dadurch werden automatisch der Prozentsatz des verwendeten Budgets und die Anzahl der noch zu erledigenden Aufgaben aktualisiert. Wie eine Kettenreaktion wird alles auf die Sekunde genau aktualisiert.

Fazit: Echtzeit-Reports haben viele Vorteile

Inzwischen sind viele der Vorteile durch die oben genannten Beispiele deutlich geworden. Der wichtigste Vorteil der Echtzeit-Berichterstattung besteht darin, dass sie allen Beteiligten - dem Team, den Managern, den Kunden und anderen Beteiligten - viel Zeit spart. Es beschleunigt die Gesamtprozesse und die Entscheidungsfindung, während auftretende Probleme und Änderungen zeitnah behandelt werden können. 

Weitere Vorteile der Echtzeit-Berichterstattung, über die wir bis jetzt gesprochen haben, sind:

• Schnellere Entscheidungsfindung

• Schnellere Umsetzung von operativen und taktischen Verbesserungen

• Schnellere Reaktion auf Markttrends

• Beschleunigung der gesamten Geschäftsprozesse

• Unterstützt das Zeit- und Terminmanagement

• Verbessert die Erfolgsquote von Projekten

• Hilft beim Vergleich des Fortschritts mit ähnlichen Projekten

• Möglichkeit, den Kunden jederzeit detaillierte Updates zu geben

• Verbessert die Kundenbeziehungen

• Hilft bei der Identifizierung nicht wertschöpfender Aktivitäten

• Erhöht die Rentabilität von Projekten, als auch Gesamtrentabilität

• Verbessert die Produktivität der Mitarbeiter

• Verbessert die Moral der Mitarbeiter

• Verbessert die Teamzusammenarbeit

• Verbessert die Verantwortlichkeit des Teams

• Optimiert die Verteilung der Arbeitslast

• Verhindert, dass Projekte die Budgets überschreiten

• Minimiert den manuellen Arbeitsaufwand

Möchtest Du Echtzeit-Reports einführen, um diese Vorteile selbst zu erleben? Unsere Experten würden gerne mehr über Dein Unternehmen erfahren, um Dir zu zeigen, wie Rodeo Drive zur Optimierung Deiner spezifischen Geschäftsprozesse eingesetzt werden kann. Vereinbare einen Termin für eine kostenlose Tour durch das Tool (keine Kreditkarte erforderlich) und genießen eine kostenlose 14-tägige Testphase.