9 Tipps Für Das Verfassen Effektiver Projektmanagement-E-Mails
Um als Projektmanager auf der Höhe der Zeit zu bleiben, musst Du deine Projektmanagement-Fähigkeiten kontinuierlich verbessern. Neben der Anwendung spezifischer Managementstile und verbaler Kommunikationstechniken sind Deine schriftlichen Kommunikationsfähigkeiten ebenso wichtig.
Während eines laufenden Projekts gehen unzählige E-Mails an Dein Team, die natürlich alle Informationen enthalten, die für den Erfolg des Projekts entscheidend sind. Langatmige und unstrukturierte Threads können jedoch mehr schaden als nutzen. Um Verwirrung zu vermeiden, ist es wichtig sicherzustellen, dass sie so klar wie möglich geschrieben sind. Wir haben 9 Tipps zusammengestellt, wie Du effektive Projektmanagement-E-Mails schreibst.
#1 Sachbezogene Titel verwenden
Die Leute scheinen zu unterschätzen, wie wichtig es ist, eine kurze und relevante Betreffzeile in ihre E-Mails zu schreiben.
Wie viele E-Mails erhältst Du pro Tag? Für manche Menschen ist es eine Herausforderung, mit ihren E-Mails Schritt zu halten und die zu priorisieren, die eine sofortige Antwort benötigen.
Wenn Du mit einem Blick weisst, worum es in einer E-Mail geht, ohne sie zu öffnen, weisst Du, wie Du sie sofort priorisieren kannst.
Daher solltest Du einen Betreff-Titel hinzufügen, der genau das widerspiegelt, worum es geht. Außerdem solltest Du den Titel so kurz wie möglich halten und versuchen, nicht mehr als 2-4 Wörter zu verwenden.
Schau dir dieses Beispiel an:
Betreff-Titel A: Meeting zur Finalisierung des Social Media Projekts für Cozulli Shoes
Betreff-Titel B: Abschlusstreffen Cozulli Shoes
Option B ist viel kürzer und daher leichter zu finden, wenn Teammitglieder ihren Posteingang durchsehen, während die Wörter den Kontext perfekt vermitteln.
In einigen Fällen könntest Du "DRINGEND" zum Betrefftitel hinzufügen, um sofortige Aufmerksamkeit zu erregen. Achte nur darauf, dass Du dies sparsam tust, da die Leute es sonst nicht mehr ernst nehmen werden.
#2 Nutze verschiedene Wege, um einzelne Empfänger anzusprechen
Überlege Dir, welche Personen Du in den drei verschiedenen Adresszeilen deiner E-Mails hinzufügst. Diese Zeilen sind von oben nach unten mit "An:", "Cc:" und "Bcc:" beschriftet.
In die erste Adresszeile "An:" solltest Du nur die Person(en) eintragen, von denen Du wirklich eine Antwort brauchst oder die etwas unternehmen müssen. Auch wenn dies mehrere Personen umfasst, versuche es auf ein Minimum zu beschränken.
Es ist besser, wenn Du eine verantwortliche Person auswählst und den Rest im "Cc:" hinzufügst oder sie im Text erwähnst, indem du ein "@" vor ihren Namen setzt oder sie in Großbuchstaben schreibst.
Wenn Du wirklich wichtige Aktionen von allen Empfängern verlangst, wäre es viel effektiver, separate E-Mails zu schreiben.
Füge dann im "Cc:" alle anderen hinzu, die Du auf dem Laufenden halten willst, aber achte darauf, wie oft Du das tust. Ist die Information wirklich relevant für sie? Wenn nicht, werden diese Leute Deine Mails als Spam ansehen. No bueno!
In der "Bcc:"-Zeile (Blind Carbon Copy) kannst Du Personen hinzufügen, ohne dass ihre Details für andere sichtbar sind. Manche machen das, um ihrem Chef oder anderen Stakeholdern zu zeigen, was vor sich geht, ohne dass die anderen Empfänger davon wissen. Dies ist jedoch nicht sehr transparent. Wir empfehlen dringend eine transparente Kommunikation, um das Verantwortungsgefühl im Team zu stärken.
#3 Komm direkt auf den Punkt
Rede nicht um den heißen Brei herum oder spreche weniger dringende Angelegenheiten zuerst in einer E-Mail an, die wichtige Handlungspunkte enthält. Zeit ist von entscheidender Bedeutung, wenn es Arbeit zu erledigen gibt.
Teammitglieder sollten die wichtigsten Informationen, die sie brauchen, aus einer E-Mail erhalten, indem sie sie einfach öffnen und die ersten Zeilen lesen. Stelle daher sicher, dass die Überschrift (Betreff) und der erste Satz der E-Mail zusammen bereits den gesamten Kontext liefern, den sie brauchen.
Die gewünschte Aktion oder die Frage, die beantwortet werden soll, sollte ebenfalls in diesem ersten Satz enthalten sein. Alle anderen Details können danach in der Mitte des Textes hinzugefügt werden.
#4 Halte es kurz und prägnant
Less is more. Man könnte meinen, dass es effektiv ist, den Leuten so viele Informationen wie möglich zu geben, damit sie genau wissen, was sie tun sollen. Das Gegenteil ist jedoch der Fall.
Niemand hat die Zeit, langatmige Fortschrittsberichte über Aufgaben zu lesen, wenn er etwas zu tun hat. Außerdem gehen viele Informationen in der Übersetzung verloren, wenn sie einen langatmigen Aufsatz scannen müssen, um die Aktionspunkte zu finden.
Halte deine E-Mails so kurz wie möglich und in der einfachsten Sprache, die möglich ist.
#5 Verwende Bulletpoints
Wir können nicht genug betonen, dass Deine E-Mails so kurz wie möglich sein sollten.
Selbst wenn du einfach viele Informationen unterbringen musst, wie z.B. komplexe und ausführliche Anleitungen, versuche Wege zu finden, sie kurz zu halten. Verwende zum Beispiel Aufzählungspunkte oder hänge eine Schritt-für-Schritt-Anleitung oder ein How-to-Video auf Youtube an.
#6 Arbeite mit klaren Handlungsaufforderungen
Du kannst erklären, was die nächsten Schritte des Projekts sind, aber am Ende brauchst Du wirklich die eine verantwortliche Person, die sich hoch motiviert fühlt, sie zu übernehmen.
Verwende einen sehr klaren CTA (call to action), wenn du die verantwortliche Person in Deiner E-Mail ansprichst. Spiele nicht nur auf ein Problem an oder deute an, dass sie es übernehmen sollen, denn nicht jeder wird sich geneigt fühlen, etwas zu unternehmen.
Schau dir dieses Beispiel an:
Option A: Elisabeth, ich habe das Gefühl, dass es eine Weile her ist, dass wir von Kunde X gehört haben, vielleicht hat er kein Interesse mehr?
Option B: Elisabeth, könntest Du bitte heute den Kunden X anrufen, um das Geschäft abzuschließen.
Abgesehen davon, dass Option A unnötig lang ist, ist es nicht klar genug, dass Elisabeth dafür verantwortlich gemacht wird, etwas über diesen Kunden herauszufinden. Option B ist kurz, sagt Elisabeth aber genau, was sie wann tun soll.
Noch einmal: Begrenze die Anzahl der CTA's in einer E-Mail. Manchmal wäre es effektiver, mehrere E-Mails zu versenden.
#7 Verwende positive und motivierende Worte
Nachdem Du in den ersten Sätzen direkt auf den Punkt gekommen bist, solltest Du beim Verfassen des Hauptteils der E-Mail daran denken, dass Du es mit Menschen zu tun hast.
Wenn Du Dich kurz und prägnant ausdrückst, könntest Du kalt und unfreundlich wirken, wenn Du nicht in der Mitte oder gegen Ende einige positive und motivierende Worte einfügst.
Es ist kontraproduktiv, hart arbeitenden Mitarbeitern das Gefühl zu geben, sie würden wie Maschinen behandelt.
Schau Dir dieses Beispiel an:
Liebe Elisabeth,
Könntest Du bitte heute den Kunden X anrufen, um das Geschäft abzuschließen.
Mit freundlichen Grüßen,
Peter
Schon ein paar positive Worte der Ermutigung können einen großen Unterschied machen, wenn sie kurz und prägnant sind.
Schau Dir dieses Beispiel an:
Liebe Elisabeth,
könntest du bitte heute den Kunden X anrufen, um das Geschäft abzuschließen.
Weiter so mit der tollen Arbeit!
Beste Grüße,
Peter
#8 Verwende eine professionelle E-Mail-Signatur
Wenn Du eine automatische Signatur am Ende Deiner E-Mails hinzufügst, wird sichergestellt, dass die Empfänger alle Deine korrekten Kontaktinformationen erhalten.
Manchmal, wenn ein Teammitglied Fragen zu einer E-Mail hat, ist es einfacher, zum Telefon zu greifen und anzurufen, wenn sie Deine Telefonnummer in der Signatur haben.
Außerdem lässt Dich eine gut aussehende E-Mail-Signatur auch professioneller aussehen. Für manche Mitarbeiter ist das nicht so wichtig. Für leitende Positionen macht es jedoch einen großen Unterschied, da es Deine Funktion und Position klar kommuniziert.
Füge Dein Firmenlogo, Deinen Jobtitel und Deine Kontaktinformationen ein, um Deine E-Mail-Signatur professionell und elegant aussehen zu lassen.
Schau Dir das Beispiel unten an:
#9 Verwende eine PM Software um Deine Kommunikation so effizient wie möglich zu gestalten
Jetzt kannst Du Dich auf dem Laufenden halten, wie du Projektmanagement-E-Mails so effektiv wie möglich schreibst. E-Mails spielen eine wichtige Rolle in der Projektmanagement-Kommunikation. Nichtsdestotrotz ist es wichtig, die Anzahl der E-Mails, die du verschickst, auf ein Minimum zu beschränken.
Wenn du die Leute mit E-Mails für jedes kleine Update überlastest, werden sie deine Nachrichten als unwichtig ansehen. Das ist sicherlich nicht das gewünschte Ergebnis, wenn du versuchst, wertvolle Hinweise und Anweisungen zu geben.
Du kannst die meisten Deiner E-mails überflüssig machen, indem Du eine Kollaborationssoftware einführst. Einige der intuitivsten Projektmanagement-Tools wie Rodeo, erlauben es Dir, Aufgaben an Mitarbeiter zu vergeben und einen Zeitplan zu erstellen, der für sich selbst spricht.
Aber das ist noch nicht alles, Rodeo ist ein All-in-One-Tool, das auch all Deine anderen Geschäftsprozesse unterstützt. Willst Du mehr erfahren? Sprich mit einem unserer Experten, der Dir eine maßgeschneiderte Demo geben kann und Dir zeigt, wie Rodeo Deine Organisation optimieren kann.
