Ein Projekt besteht aus einer Abfolge von verschiedenen Phasen, die alle eine sorgfältige Planung erfordern. In einer dieser Phasen musst Du herausfinden, wie Du ein tragfähiges und genaues Angebote berechnen kannst. Viele wählen einfach eine unbegründete Zahl, die ihnen passend vorkommt, in der Hoffnung, dass sie zu gewinnbringenden Ergebnissen führt. Anstatt sich auf Glück zu verlassen, werden wir Dir die Grundlagen der Angebotserstellung erläutern, damit Du vor der Ausarbeitung Deines nächsten Projekts bestens vorbereitet bist.
Was ist eine Schätzung?
So was genau ist ein eine Schätzung? Es ist definiert als eine fundierte Einschätzung eines ungewissen Ereignisses.
Bei der Schätzung der Kosten für Dein Projekt berücksichtigst Du Faktoren, wie die Anzahl der daran arbeitenden Personen, deren Stundensatz und die erfasste Zeit.
Eine fundierte Einschätzung bedeutet, dass Du eine identifizierte Grundlage für die Schätzung hast. Ein ungewisses Ereignis bedeutet, dass es mehrere mögliche Ausgänge gibt.
Schätzung vs. Vermutung
Der Unterschied zwischen einem Angebot und einer Vermutung liegt darin, dass man bei einem Angebot über genügend Informationen verfügt. Wenn Du über genügend Informationen verfügst, um eine fundierte Einschätzung vornehmen zu können, bist Du in der Lage, ein gutes Angebot zu erstellen. Wenn Du nicht über genügend Informationen verfügst, um eine fundierte Einschätzung vornehmen zu können, handelt es sich lediglich um eine Vermutung.
Eine Schätzung kann eher als eine Vorhersage auf der Grundlage der verfügbaren Informationen betrachtet werden.
Bei Projekten musst Du nur selten wild drauflos raten. In der Regel stehen genügend Informationen zur Verfügung, um eine vernünftige Angebot erstellen zu können.
Schätzung vs. Vorhersage vs. Prognose
Dies ist eine knifflige Frage.
Bei einer Schätzung wird eine Reihe von Zahlen verwendet, um Informationen über eine andere Reihe von Zahlen zu erhalten. Demnach eine Schätzung nach dem Eintreten eines ersten Ereignisses gemacht werden.
Ein Beispiel: Ein Softwareprogrammierer erhält den Auftrag, einen Webshop für einen Kunden zu erstellen. Er erstellt normalerweise andere Arten von Websites, hat aber in der Vergangenheit bereits einen Webshop fertiggestellt. Wenn er zurückblickt, erinnert er sich daran, wie viele Stunden er in das Projekt investiert hat und wie der Prozess abgelaufen ist. Auf der Grundlage seiner bisherigen Erfahrungen kann er eine Schätzung abgeben.
Eine Vorhersage ist im Wesentlichen mit einer Schätzung vergleichbar, nur dass sie vor dem Eintreten des Ereignisses getroffen wird.
Ein Beispiel: Eine junge Werbeagentur erhält den Auftrag, einen Fernsehspot zu produzieren. Das Team hat viel Erfahrung mit der Erstellung von Printanzeigen, hat aber noch nie einen Fernsehspot gedreht. Sie wissen, dass sie ein Filmteam anheuern müssen, und kennen deren Stundensatz, aber sie haben keine Ahnung, wie der Prozess aussieht. Sie können zwar versuchen, anhand des Storyboards einen Zeitplan zu erstellen, aber sie haben nicht genügend Informationen, um ihn zu erstellen. Am Ende ist es nur eine vernünftige Vermutung.
Die Prognose hingegen ist eine zeitbasierte Vorhersage. Diese Methode wird genutzt, um Informationen über zukünftige Ereignisse zu erhalten.
Schätzung vs. Angebot
Eine Schätzung ist eine gute Voraussage über die voraussichtlichen Kosten eines Projekts, während ein Angebot genauer ist.
Ein Angebot kann Deinem Kunden als Kostenvoranschlag für einen bestimmten Auftrag vorgelegt werden. Dein Kunde kann entscheiden, ob er den Kostenvoranschlag annimmt oder nicht. Wenn er einen Kostenvoranschlag akzeptiert hat, solltest Du die Arbeit zu diesem Preis ausführen.
Schätzung vs Rechnung
Auf den ersten Blick scheinen Angebote und Rechnungen fast dasselbe zu sein.
Der Hauptunterschied zwischen Angeboten und Rechnungen ist einfach: Rechnungen sind eine förmliche Erklärung über einen fälligen Saldo, während ein Angebot keinen vom Kunden geschuldeten Betrag darstellt.
Angebote werden in der Regel zu Beginn eines Projekts verwendet, wenn die Details noch nicht feststehen. Dies gibt dem Kunden die Möglichkeit, die Kosten, Lieferungen oder Dienstleistungen zu überprüfen, die für die Durchführung des Projekts erforderlich sind. Rechnungen hingegen werden am Ende eines Projekts ausgestellt, wenn der Kunde für die erbrachten Leistungen bezahlen muss.
Hier kannst du mehr über Rechnungen erfahren.
Wie man die Dauer eines Projektes einschätzen kann
Der erste Schritt besteht darin, ein Zeiterfassungssystem einzurichten. Stelle sicher, dass Du die Zeit für bestimmte Projekte, Aufgaben und Mitarbeiter erfassen kannst. Außerdem solltest Du sicherstellen, dass diese Daten genau sind und dass sie korrekt gespeichert und zusammengestellt werden.
Es gibt einige bewährte Vorgehensweisen für die Kalkulation im Projektmanagement. Wenn Du ein Projekt starten möchtest, schaue Dir zunächst frühere Projekte an. Suche ein einigermaßen ähnliches Projekt aus und sehe Dir die Zahl der dafür aufgewendeten Stunden und den Zeitplan an. So erhältst Du eine ungefähre Vorstellung von dem Zeitrahmen, den Du für das neue Projekt benötigen wirst.
Zweitens: Ermittle, wie viele Mitarbeiter mit bestimmten Fähigkeiten an dem Projekt beteiligt waren und wie viele Stunden jeder von ihnen investiert hat. Wie viele Stunden haben die Content Creator benötigt? Wie viele Stunden brauchten die Projektmanager?
Da jedes Projekt anders ist, hast Du zumindest einen guten Anhaltspunkt dafür, wie sich Ihr Projekt in den nächsten Monaten entwickeln könnte.
Sobald Du einen Anhaltspunkt für die Anzahl der benötigten Stunden hast, kannst Du diese mit der Verfügbarkeit Deines Teams abgleichen. Mit einem All-in-One-Tool wie Rodeo Drive erhältst Du einen Einblick in die Verfügbarkeit Deines Teams und kannst gleichzeitig die geleisteten Arbeitsstunden verfolgen.
Und nicht zuletzt hast Du, wenn Du die Kapazität Deines Teams kennst, eine Vorstellung davon, wie lange das Projekt dauern wird.
Natürlich kann es unvorhergesehene Umstände geben, die zu einer Verzögerung des Projekts führen. Aus diesem Grund sollten Du Deine Schätzungen nicht zu genau vornehmen. Rechne vorsichtshalber immer etwas mehr Zeit ein.
Wie man die Kosten eines Projektes einschätzen kann
Ein großer Teil der Arbeit ist erledigt, wenn Du die Dauer eines Projekts abgeschätzt haben. Nun, da dies umrissen ist, kannst Du schätzen, wie viel Dein Projekt kosten wird.
Das hängt letztlich davon ab, wie viel Dich die Durchführung der Arbeiten kosten wird. Du möchtest dem Kunden jedoch mehr als die Kosten für die Fertigstellung in Rechnung zu stellen, um einen Gewinn zu erzielen.
Denn du solltest auch alle Ausgaben und Variablen einkalkulieren, die es Dir ermöglichen das Projekt fertigzustellen. Dazu gehören Fixkosten wie Miete, Versicherungen und Telefonrechnungen, sowie Kosten, die direkt mit dem Projekt zusammenhängen, wie Gehälter, Materialien und/oder Werkzeuge.
Sobald Du die genaue Anzahl der Stunden kennst, die Deine Mitarbeiter für ein Projekt aufwenden müssen, kannst Du auch die gesamten Personalkosten für das Projekt berechnen. Dazu multiplizieren Du den Stundensatz der Mitarbeiter oder berechnen den Anteil der Festgehälter, der auf das Projekt entfällt.
Nachdem Du dies mit allen Kosten und Ausgaben getan hast, musst Du nur noch die gewünschte Gewinnspanne hinzufügen.
Fazit
Angebote stellen eine grobe Berechnung und Vorhersage der Projektkosten dar und werden häufig verwendet, um einem Kunden ein Produkt oder eine Dienstleistung anzubieten. Sie spielen eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, sicherzustellen, dass sich Deine Projekte als rentabel erweisen.
Die Erstellung von Angeboten kann eine entmutigende und mühsame Aufgabe sein, vor allem, wenn Du ganz von vorne anfangen musst. Aus diesem Grund ist die Verwendung eines Projektmanagement-Tools eine wirklich gute Idee. Es macht die Erfassung genauer Daten zu einem relativ einfachen Prozess.
Mit Rodeo Drive zum Beispiel wird die Arbeit rationalisiert, Aufgaben werden automatisiert, und ein Großteil der Arbeit wird für Dich erledigt.
Mit einem Klick wird Deine genehmigte Schätzung zu einem Angebot, das Du direkt versenden kannst. Das Angebot enthält bereits vorausgewählte Informationen, einschließlich des Layouts und Logos Deines Unternehmens.
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