Wie Du Deine Arbeitsabläufe Integrieren Kannst Ohne Integrationen

Sobald Du die Vorteile von einer Projektmanagement-Software kennst, wirst Du Dich wahrscheinlich darum kümmern die beste Lösung für Ihr Unternehmen zu finden. Doch die richtige Wahl zu treffen, ist eine große Herausforderung, vor allem bei der Vielzahl der verfügbaren Tools. Der Prozess kann trügerisch sein. Manchmal sind die Faktoren, die ein bestimmtes Tool attraktiv erscheinen lassen, gar nicht so wichtig. Zum Beispiel das Angebot unzähliger Integrationen mit anderen Anwendungen und Programmen. In diesem Artikel erfährst Du, dass Du Deine Arbeitsabläufe auch ohne Integrationen erfolgreich optimieren und integrieren können. Und genau deshalb bietet Rodeo Drive auch keine an.

Was sind Integrationen?

Du stöberst durch die Webseiten der verschiedenen Projektmanagement-Tools. Dabei stößt Du zwangsläufig immer wieder auf Informationen darüber, welche Anwendungsintegrationen ein Tool ermöglicht. Was genau ist mit Integrationen gemeint?

Unter Anwendungsintegration versteht man den Prozess, bei dem unabhängig voneinander entwickelte Anwendungen zusammenarbeiten können. Die unabhängigen Anwendungen werden miteinander verbunden, so dass Du die Funktionalitäten der einen Anwendung über die andere genutzen werden kann. Oder es ermöglicht den Datenaustausch und die Datenübertragung zwischen den beiden Anwendungen.

Warum wurden Integrationen entwickelt?

Wie viele verschiedene Anwendungen nutzt Du auf Deinem privaten Handy? Wie viele auf Deinem Arbeitscomputer? Die Anzahl ist wahrscheinlich so groß, dass Du sie gar nicht mehr zählen kannst. Das liegt daran, dass Unternehmen und Unternehmer ständig Anwendungen entwickeln, die bei bestimmten Tätigkeiten helfen sollen. 

Da es so viele großartige Apps gibt, die sich auf bestimmte Bereiche spezialisiert haben, verlassen wir uns auf viele verschiedene Apps. Es ist zwar toll, für jeden Bereich eine spezialisierte App zu haben, aber sie alle zu verwalten und zu jonglieren ist gleichzeitig überwältigend. Ganz zu schweigen von der Verwaltung aller Daten, die sie speichern.

Anwendungsintegrationen wurden entwickelt, um verschiedene Anwendungen miteinander zu verbinden. Auf diese Weise werden Daten, die in eine dieser Anwendungen eingegeben werden, automatisch an die Anwendungen übertragen, mit denen sie integriert sind. Dadurch werden potenziell menschliche Fehler reduziert, und Du musst dieselben Daten nicht mehrmals in verschiedenen Anwendungen eingeben.

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Warum bieten so viele Projektmanagement-Tools Integrationen an?

Dafür gibt es viele Gründe. Einige liegen auf der Hand, während andere vielleicht noch nie in den Sinn gekommen sind.

Beliebte Apps ziehen Nutzer an

Wenn Du einen Blick auf die Liste der möglichen Integrationen wirfst, erkennst Du wahrscheinlich eine Handvoll Anwendungen, mit denen Du bereits arbeitest. Richtig? Einige der beliebtesten Apps wie Dropbox, Slack und Google Docs werden von vielen bereits seit langem genutzt. Im Laufe der Zeit haben die positiven Erfahrungen mit ihnen Vertrauen geschaffen. Wenn die Leute also sehen, dass ein Tool mit ihnen integriert werden kann, weckt das das gleiche Gefühl des Vertrauens.

Die Menschen sind bereits an diese Apps gewöhnt

Es ist eine große Erleichterung, wenn man sieht, dass ein Tool mit all den Lieblingsanwendungen integriert werden kann. Die meisten Menschen mögen es nicht, zu einer anderen Software zu wechseln und sich an etwas Neues gewöhnen zu müssen. Sie möchten lieber weiterhin mit den Apps arbeiten, mit denen sie bereits vertraut sind, weil sie genau wissen, wie alles funktioniert. Dieser Gedanke ist jedoch oft völlig unberechtigt.

Es macht die Entwicklung eines Tools einfacher

Viele Unternehmen haben Projektmanagement-Tools entwickelt, die sich hervorragend dazu eignen, eine Übersicht über die Aufgaben zu erstellen, während die eigentliche Arbeit von den verschiedenen anderen Apps, in die sie integriert sind, unterstützt wird. 

Das bedeutet, dass ein Unternehmen nur ein Tool entwickeln muss, das sich auf ein bestimmtes Prinzip konzentriert, wie z. B. die Aufgabenplanung, die Stundenerfassung oder das Versenden von Rechnungen. Wie viel ein Benutzer mit dem Tool machen kann, hängt von der Anzahl der Integrationen ab, die möglich sind. Einige Tools konzentrieren sich nicht einmal auf eine echte Aktivität oder Komponente des Projektmanagements. Sie sind lediglich eine Software-Struktur, die verschiedene Anwendungen miteinander verbindet und so ein Tool bildet.

Bei einem Konzept wie diesem ist der Softwareentwicklungsprozess viel einfacher und unkomplizierter. Jede Integration ersetzt einen Großteil der internen Entwicklung.

Die Idee dabei ist, dass sie keine Funktionalitäten entwickeln müssen, die die bereits vorhandenen Anwendungen ersetzen. Sie entwickeln lediglich eine Möglichkeit, ihr Tool mit diesen bestehenden Anwendungen zu verbinden. Selbst wenn es besser wäre, maßgeschneiderte Funktionen zu entwickeln, die sich wirklich nahtlos in ihr Tool einfügen würden. Anstatt beispielsweise eine Zeiterfassungs-Funktion zu entwickeln, kann das Team hinter einem Projektmanagement-Tool eine Integration mit Harvest, einer Zeiterfassungs-App, bereitstellen.

Die interne Entwicklung eines Tools mit eigenen Funktionen erfordert wesentlich mehr:

• Finanzielle Ressourcen

• Menschliche Ressourcen

• Spezialisierte Fähigkeiten und Kenntnisse

• Bewertung und Tests

• Marketing- und Kommunikationsarbeit

• Zeit!

Was sind die Nachteile der vielen Integrationen?

Du hast eine Projektmanagement-Software gefunden, die sich mit alle Apps und Programme integrieren lässt, die Du bereits verwendest. Einige davon nutzen Du schon seit langem, sodass Du mit ihnen sehr vertraut bist. Du musst Dich sehr sicher und erleichtert fühlen, nicht wahr? Du hast keine Angst mehr vor dem Unbekannten. Die Verwendung von Software, die sich so stark auf Integrationen stützt, bringt jedoch auch eine Menge Nachteile mit sich.

Die Funktionen wurden nicht konzipiert, um zusammenzuarbeiten 

Dies ist einer der Nachteile, die mit der Zeit immer deutlicher werden. Am Anfang ist man viel zu sehr geneigt, darauf zu vertrauen, dass alles perfekt funktioniert, weil man Anwendungen verwendet, die man bereits kennt. Du solltest sich jedoch darüber im Klaren sein, dass diese Anwendungen einzeln als eigenständige Werkzeuge entwickelt wurden. 

Sie wurden vielleicht mit dem Ziel entwickelt, in Zukunft in andere Werkzeuge integriert zu werden, sind aber nicht speziell auf diese Werkzeuge zugeschnitten. Das bedeutet, dass sie vielleicht ihre Aufgabe erfüllen und bei einer Tätigkeit helfen, aber nicht so, wie es der Fall wäre, wenn sie maßgeschneidert wären. Außerdem wurden all diese Integrationen nicht so konzipiert, dass sie sich gegenseitig ergänzen. Im Großen und Ganzen werden Sie mit einem Netzwerk einzelner Anwendungen arbeiten, die auf eine Weise miteinander verbunden wurden, die ursprünglich nicht beabsichtigt war.

Auf lange Sicht könnte dies bedeuten, dass Du Deine Arbeitsprozesse nicht auf die effektivste oder effizienteste Weise optimieren kannst. 

Die Funktionalitäten wurden nicht speziell für Unternehmen/PM entwickelt

Eine weitere Sache, die man bedenken sollte, ist, dass all diese einzelnen Anwendungen möglicherweise nicht für den Einsatz im richtigen Kontext entwickelt worden sind. Oder speziell für die richtige Branche. 

Wenn es um die Entwicklung eines Projektmanagement-Tools geht, ist es wichtig, dass alle Funktionen auch unter diesem Aspekt entwickelt werden. Denke an eine Kollaborationsfunktion, die das Anhängen von Dateien ermöglicht, die häufig für Projekte verwendet werden oder an einen Zeiterfasser, der speziell für die Erfassung von Arbeitsstunden konzipiert ist.

Einige der verfügbaren All-in-One-Tools, die vollständig intern entwickelt wurden, sind auf bestimmte Branchen ausgerichtet. Zum Beispiel auf Softwareentwicklungsprojekte oder kreative Projekte. Dies ist bei Tools, die auf Integrationen beruhen, nicht der Fall, da die Apps, mit denen sie eine Verknüpfung haben, nicht immer speziell für Geschäftsprozesse oder Projektmanagement-Teams konzipiert sind.

Mögliche Probleme aufgrund von Updates der Anwendungssoftware

Anwendungen, die als eigenständige Tools konzipiert sind, haben auch ihren eigenen Forschungs- und Verbesserungsprozess. Wann immer sie Funktionen hinzufügen oder ändern, werden sie nicht besonders darauf achten, ob sich dies auf andere Anwendungen oder Tools auswirkt, in die sie integriert werden können.

Es wäre unmöglich, dies im Auge zu behalten, und warum sollten sie es auch? Das Hauptaugenmerk liegt auf den Bedürfnissen und Wünschen der eigenen direkten Nutzer.

Wenn also Apps neue Funktionen einführen, könnte sich dies möglicherweise auf bestehende Integrationen auswirken. Vielleicht wird die App so aktualisiert, dass sie die Aktivität, für die Du sie verwendet hast, nicht mehr unterstützt. Im schlimmsten Fall kann es dazu führen, dass die Integration in ein anderes Tool nicht mehr funktioniert. Das ist eine perfekte Überleitung zum nächsten Nachteil.

Unklarheit darüber welcher Helpdesk kontaktiert werden muss

Imagine experiencing technical problems with your project management tool, involving an application integration. How would you know who’s help desk to contact? 

Sometimes after contacting both, neither of them really knows whose responsibility it is. Research on both sides is necessary to discover what the problem is, how it can be solved, and by who. This can be very time-consuming, and exhausting. Especially when you’re given the runaround first.

Stellen Dir vor, Du hast technische Probleme mit Ihrem Projektmanagement-Tool, die eine Anwendungsintegration betreffen. Woher weißt Du, an welchen Helpdesk Du Dich wenden sollst? 

Manchmal weiß keiner der beiden Helpdesks, wer für das Problem zuständig ist, nachdem beide kontaktiert wurden. Es sind Nachforschungen auf beiden Seiten erforderlich, um herauszufinden, was das Problem ist, wie es gelöst werden kann und von wem. Das kann sehr zeitaufwändig und anstrengend sein. Vor allem, wenn man zuerst abgewimmelt wird.

Zusätzliche Kosten für zusätzliche Anwendungen

Einige der Apps, die Du integrieren möchtest, sind vielleicht kostenlos, andere nicht. Es gibt auch Apps, die kostenlose Versionen anbieten, bei denen Du aber für mehr Nutzer eine kostenpflichtige Version kaufen musst. Dies ist zum Beispiel bei Slack der Fall. Denke daran, dass diese zusätzlichen Kosten zu den Kosten für Dein Projektmanagement-Tool hinzukommen.

Warum bietet Rodeo Drive keine Integrationen an?

Because at Rodeo Drive we have put in the time, effort, and resources to make sure we don’t need them! We have already painted a picture of all the drawbacks you avoid if you opt for a project management tool that doesn’t rely on integrations. But there are even more advantages to this.

Weil wir bei Rodeo Drive die Zeit, die Mühe und die Ressourcen investiert haben, um sicherzustellen, dass wir sie nicht brauchen! Wir haben bereits ein Bild von all den Nachteilen gezeichnet, die Du vermeidest, wenn Du Dich für ein Projektmanagement-Tool entscheiden, das nicht auf Integrationen angewiesen ist. Aber es gibt noch mehr Vorteile.

Intern entwickelte Funktion, die sich gegenseitig ergänzen

Rodeo Drive ist ein echtes All-in-One-Tool, denn alle Funktionen wurden intern entwickelt und so konzipiert, dass sie nahtlos zusammenarbeiten. Das ist auch der Grund, warum es keine kostenlose Version von Rodeo Drive gibt. 

Während viele andere Projektmanagement-Tools kostenlose Versionen mit eingeschränktem Funktionsumfang anbieten, haben wir uns bewusst dagegen entschieden. Alle unsere Funktionen ergänzen sich gegenseitig und sollen als ein zusammenhängendes System funktionieren, das alle separaten Anwendungen und Tools ersetzt, die Du verwendest. Wir können uns einfach nicht vorstellen, irgendwelche Funktionen wegzulassen, nur um eine kostenlose Version anbieten zu können.

Speziell für spezifische Geschäftsprozesse entwickelt

Rodeo Drive wurde von dem Gründer des Buchhaltungs-Unternehmens Kop of Munt entwickelt. Da die meisten ihrer Kunden Kreativunternehmen sind, konnten sie genau erkennen, wie diese Branche von einem Projektmanagement-Tool profitieren könnte. So wurde ein Tool entwickelt, das auf die besten Praktiken der Branche zugeschnitten ist und sich an den üblichen Arbeitsabläufen orientiert. 

Rodeo Drive hat seine eigenen Funktionen entwickelt, um diese Prozesse zu unterstützen, anstatt Integrationen mit bereits existierenden Anwendungen zuzulassen. Das Ziel war es, Funktionen zu entwickeln, die noch besser sind als die bereits vorhandenen Anwendungen mit derselben Funktionalität.

Jede Funktion wurde speziell mit dem Ziel entwickelt, die Arbeitsabläufe von Unternehmen, die an Projekten arbeiten, zu optimieren. Dies umfasst den gesamten Geschäftsprozess von Anfang bis Ende und verbindet alle damit verbundenen Aktivitäten.

Angefangen bei Budgets und Kostenvoranschlägen über die Planung von Projekten und die Zeiterfassung bis hin zur Rechnungsstellung und Erstellung von Berichten. Dieser Zyklus kann leicht wiederholt werden, da alle Projektinformationen kopiert und für ähnliche Projekte wiederverwendet werden können. Lese, wie Dorst & Lesser auf diese Weise ihre monatlich laufenden Projekte optimieren konnte.

Wann immer ein Problem auftritt - egal mit welcher Funktion - kannst Du innerhalb kürzester Zeit mit einem Rodeo Drive-Supportmitarbeiter sprechen. Unsere internen Vertriebs-, Support- und Entwicklungsteams arbeiten eng miteinander zusammen, was unseren Kundenservice noch effizienter und effektiver macht.

Die einzige Integration, die wir zulassen, ist die mit einem Finanzbuchhaltungssystem. Da die Buchhaltung ein Prozess ist, der normalerweise von einem Dritten außerhalb des Unternehmens durchgeführt wird, bleibt diese Integration die einzige Ausnahme. Die Erfassung all Deiner Ausgaben, Bestellungen und Verkaufsrechnungen erfolgt weiterhin in Rodeo Drive. Die Integration ermöglicht es Dir, alle diese Informationen sowie die UBL-Daten an Deinen Buchhalter zu übertragen.

Wie kannst Du also Deine Arbeitsabläufe ohne Integrationen?

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Rodeo Drive keine Integrationen ermöglicht, weil wir es einfach nicht müssen. Wir haben viel Zeit, Geld und Mühe investiert, um herauszufinden, was Unternehmen wirklich von einem Projektmanagement-Tool erwarten, und haben ein Tool von Grund auf neu entwickelt, das genau diese Lücke füllt. 

Anstatt bestehende Anwendungen zu integrieren, die Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Projektmanagement unterstützen, haben wir unser Wissen und unsere Fähigkeiten genutzt, um Funktionalitäten zu entwickeln, die noch besser funktionieren. Insgesamt ist Rodeo Drive ein All-in-One-Tool, das als ein System von voneinander abhängigen Funktionen zusammenfasst und alle Apps ersetzt, die die meisten Leute üblicherweise für das Projektmanagement verwenden. 

Die Integration Deiner Arbeitsabläufe ohne Integrationen bedeutet, dass Du Dich von verstreuten Arbeitsabläufen, mehreren Support-Desks und segmentierten Berichten pro Tool verabschieden kannst. 

Ihre Prozesse werden nie in vollem Umfang optimiert werden, wenn Du auf Integrationen mit verschiedenen Tools und Anwendungen angewiesen bist, die separat entwickelt wurden. Anders als mit einer einzigen zentralen Schnittstelle, deren Funktionen so konzipiert sind, dass sie sich gegenseitig ergänzen. Möchtest Du herausfinden, wie Dein Unternehmen von Rodeo Drive profitieren kannst? Vereinbare jetzt einen Termin für eine kostenlose Demo!