Wie Man Die Kommunikation In Projekten Managed

Es erfordert ein hohes Maß an Professionalität und Fachwissen, um die Kommunikation im Team während der Arbeit an einem Projekt erfolgreich zu managen. Vor allem, wenn man es mit einem großen Team und vielen Beteiligten zu tun hat, kann der Prozess sehr kompliziert werden. Die Anwendung von Projektmanagement ist ein Weg, um sicherzustellen, dass die Dinge reibungslos ablaufen, und auch die Kommunikation ist ein sehr wichtiger Teil des Projektmanagements. In diesem Artikel werden wir auf einige der besten Kommunikations-Praktiken des Projektmanagements eingehen.

Kommunikationsfähigkeiten eines Projektmanagers

Als Projektmanager müssen Sie über ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten verfügen. Im Laufe Ihrer Karriere wirst Du Deine Projektmanagement-Fähigkeiten durch neue Erfahrungen ständig weiterentwickeln, zu denen auch Kommunikationsfähigkeiten gehören. Es versteht sich von selbst, dass Du in der mündlichen Kommunikation klar, prägnant und selbstbewusst sein musst. Daneben gibt es noch eine ganze Reihe anderer "Talente", die Du entwickeln solltest.

Aktives Zuhören

Der Projektleiter ist nicht nur dafür verantwortlich, die Teammitglieder mit den notwendigen Informationen zu versorgen, er sollte auch ein offenes Ohr für seine Teammitglieder haben. Du solltest sehr gut zuhören können, um die Challenges zu verstehen, mit denen das Team konfrontiert ist.

Aktives Zuhören bedeutet, dass man sich gezielt auf den Sprecher konzentriert, um seine Botschaft vollständig zu verstehen. Dies ist das Gegenteil von passivem Zuhören, d.h. Du hörst dem Redner zu, konzentrierst Dich aber nicht auf seine Botschaft. Du wartest lediglich darauf, dass der Sprecher ausspricht, damit Du ihm antworten kannst. 

Um sich gezielt auf den Sprecher und seine Botschaft zu konzentrieren, stelle während des Sprechens Augenkontakt her. Nehme wirklich auf, was der Redner sagt, ohne ihn zu unterbrechen oder bereits an Deine Antwort zu denken. Nehme Dir nachdem sich die Person erklärt hat noch etwas Zeit, bevor Du Deine Antwort gibst. Zeige zunächst Einfühlungsvermögen, indem Du dem Gesprächspartner versichert, dass Du seine Situation verstehen und dass Du ihm helfen willst.

Die Beherrschung des aktiven Zuhörens hat viele Vorteile:

• Aufbau vertrauensvoller Beziehungen zu Teammitgliedern

• Verstehen der Probleme einzelner Teammitglieder

• Verstehen von Challenges, mit denen das Team gemeinsam konfrontiert ist, indem man individuelle Sichtweisen zusammenfügt

• Erweiterung Deines Wissen über die Fähigkeiten der verschiedenen Teammitglieder 

Rekapitulieren und zusammenfassen 

Eine wirksame Methode, um sicherzustellen, dass die von Dir übermittelten oder empfangenen Botschaften klar sind, besteht darin, die wichtigsten Informationen zu rekapitulieren und zusammenzufassen.

Ganz gleich, ob ein Teammitglied Dir gerade von seinen Schwierigkeiten berichtet hat oder ob Du gerade eine Projektaufgabe erläutert hast, nehmen Dir die Zeit für eine kurze Zusammenfassung, um zu bestätigen, was gesagt wurde. 

Dies ist wichtig, um sich zu vergewissern, dass beide Parteien die Botschaft auf die gleiche Weise verstanden haben. Wenn Du Informationen, die Dir ein Teammitglied gegeben hat, zusammenfasst, kann es sein, dass die Wiederholung den Betreffenden zum Nachdenken anregt. Es gibt ihnen auch die Möglichkeit, Details zu korrigieren, die Du vielleicht übersehen oder falsch verstanden hast.

Kritik und Feedback

Die Fähigkeit, konstruktive Kritik zu erhalten, war schon immer ein heißes Thema. Die meisten Menschen werden zustimmen, dass es schwierig ist, negatives Feedback zu verkraften. Genau aus diesem Grund braucht es auch viel Mut - und Geschick - um konstruktives Feedback geben zu können.

Dies gilt nicht nur für das Feedback, das Projektmanager ihren Teammitgliedern geben, sondern auch für das Feedback, das sich die Teammitglieder gegenseitig geben, was eine große Rolle bei der Verbesserung der Verantwortlichkeit in einem Team spielt. 

Wenn Du konstruktives Feedback gibst, ist es wichtig, dass Du immer:

• Auch die positiven Dinge erwähnst und hervorhebst, was gut gelaufen ist, bevor man erwähnt, welche Aspekte verbessert werden müssen

• Gute Vorschläge oder mögliche Lösungen anbietest, anstatt die Person selbst herausfinden zu lassen, wie sie die Dinge verbessern kann

Schriftliche Kommunikation

Deine schriftlichen Kommunikationsfähigkeiten sind genauso wichtig wie Deine mündlichen Kommunikationsfähigkeiten. Im Projektmanagement wird viel verwaltet, z. B. in Form von Besprechungsnotizen, Aufgabenplänen, Memos, Reports und vielem mehr. 

Achte deshalb darauf, dass alles, was Du schreibst, auch so klar und prägnant wie möglich ist. Hier sind einige Tipps, die Ihnen dabei helfen werden, dies zu erreichen:

• Verwende eine Terminologie, auf die sich das Team geeinigt hat (in jedem Unternehmen gibt es einen anderen Sprachgebrauch, z. B. wird ein morgendliches Treffen als "Stand-up", "Touch-Base" oder "Kick-off" bezeichnet).

• Halte Dich an ein vereinbartes Format für Besprechungsnotizen und Memos

• Verwende eine visuelle Darstellung für die Aufgabenplanung, anstatt sie einfach in einer Liste aufzuschreiben

• Beschränke die Anzahl der Team-E-Mails auf ein Minimum.

Weitere Tipps für das Verfassen effektiver Projektmanagement-E-Mails findest Du in diesem Artikel.

Lösung von Konflikten

Angesichts der vielen Hindernisse und des großen Drucks, der auf dem Team lastet, ist es nur natürlich, dass es von Zeit zu Zeit zu Konflikten kommt. Die Teammitglieder sind sich nicht immer einig darüber, wie Probleme am besten zu lösen oder die Arbeit zu erledigen ist, und dieser Prozess muss manchmal gelenkt werden. Die Fähigkeit, Konflikte zu lösen, ist eine unabdingbare Kompetenz für Führungskräfte.

Im Folgenden findest Du einige Schritte, die Du bei der Bewältigung eines Konflikts zwischen Teammitgliedern befolgen sollten:

1. Anerkennen: Manchmal entsteht ein Konflikt nur, weil jemand das Gefühl hat, dass sein Standpunkt nicht anerkannt wird. Nehme Dir also die Zeit, das Problem eines Teammitglieds anzuerkennen und ihm vollständig zuzuhören. Greife auf das aktive Zuhören zurück!

2. Plane ein Treffen: Berufe ein offizielles Treffen mit den Teammitgliedern ein, die sich im Konflikt befinden, und gebe ihnen genügend Zeit, sich vorzubereiten. Bitte sie, ihr Anliegen schriftlich zu formulieren. Vielleicht können sie sogar eine kleine Präsentation vorbereiten. Das wird ihnen helfen, ihre Sichtweise zu strukturieren, und gibt Dir die Möglichkeit, der Sache auf den Grund zu gehen.

3. Finde das zugrunde liegende Problem: Hören Dir während des Treffens beide Seiten des Konflikts genau an. Manchmal sagen die Leute, dass sie eine bestimmte Sache stört, ohne zu merken, dass es in Wirklichkeit etwas anderes ist. Versuche, das zugrunde liegende Problem zu finden, das gelöst werden muss.

4. Entscheide Dich für eine Lösungsmethode: Wenn Du das zugrunde liegende Problem verstanden hast, hängt es wirklich von der jeweiligen Situation ab, wie es am besten gelöst werden kann. Welche Lösung würde das Projekt am besten unterstützen? Behalte auch Deine strategischen Unternehmensziele im Auge. Vielleicht wäre es am besten, beiden Parteien die Möglichkeit zu geben, sich für den Rest des Projekts aus dem Weg zu gehen, wenn die Frist knapp ist. Vielleicht solltest Du eine Partei motivieren, die andere zu beschwichtigen, oder beschließen, dass beide Parteien Kompromisse eingehen müssen. 

Bleibe bei einem Kommunikationsmittel

Die Kommunikation kann nie klar sein, wenn sie überall verstreut ist. Sorge dafür, dass es eine zentrale Stelle gibt, an die sich alle Beteiligten wenden können, um alle benötigten Informationen zu erhalten. Eine All-in-One-Projektmanagementsoftware wäre dafür eine gute Lösung.

Entscheide Dich für ein einziges Medium für alle Mitteilungen, die Du herausgibst. Das können regelmäßige Memos, E-Mail-Updates oder ein Chat-Tool sein. 

Halte Dich an ein einziges Medium, damit die Mitarbeiter sich nicht mehrere Tools durchforsten müssen, um Nachrichten abzurufen. Denke daran, Dein Team zu ermutigen, auch untereinander nur ein Medium für die Kommunikation zu verwenden.

Sobald Du Dich für ein Medium entschieden hast, solltest Du dies offiziell in Deinem Projektkommunikationsplan festhalten.

Erstelle einen Kommunikationsplan

Ein Projektkommunikationsplan ist ein detaillierter Leitfaden, der festlegt, wer an einem Projekt beteiligt ist und wie und wann Informationen übermittelt werden sollen. Projekte kommen erst dann in Gang, wenn es einen klaren Projektplan gibt, aber die Notwendigkeit eines Kommunikationsplans wird oft übersehen.

Das sollte nicht sein, denn es bietet viele Vorteile:

• Es hilft, Erwartungen zu managen

• Es unterstützt das Stakeholder- und Kundenmanagement

• Es fördert die konsistente Kommunikation zwischen den Teammitgliedern.

Was sollte ein Kommunikationsplan einhalten?

Es gibt ein paar Komponenten, die immer in einem typischen Kommunikationsplan enthalten sind, auch wenn dies je nach Projektumfang variiert.

Teammitglieder: Erstelle einen Überblick über alle Mitglieder des Projektteams, ihre Rollen und Kontaktinformationen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass jeder den richtigen Ansprechpartner finden kann.

Stakeholder: Erstelle einen Überblick über alle wichtigen Stakeholder und ihre Kontaktinformationen. Auch hier wird sichergestellt, dass jeder den richtigen Ansprechpartner findet, wenn es nötig ist. 

Kommunikationsmittel: Lege fest, welche Kommunikationsmittel für die Beteiligten und Teammitglieder verwendet werden sollen. Einige Stakeholder bevorzugen möglicherweise unterschiedliche Kanäle, dies sollte unterschieden werden. Zu den Kanälen können Telefonanrufe, E-Mails, persönliche Treffen, Chat-Tools und viele andere gehören. 

Arten der Kommunikation: In welcher Form werden Informationen ausgetauscht? In diesem Teil wird die Art der Kommunikation festgelegt, z. B. wöchentliche Status-E-Mails. Lege auch fest, für wen diese E-Mails bestimmt sind und welche genauen Informationen über sie ausgetauscht werden müssen.

Stil der Kommunikation: Wenn für die Kommunikation mit den Stakeholdern ein eigener Stil bevorzugt wird, muss dieser festgelegt werden. Legen klar fest, dass für Stakeholder ein formeller Kommunikationsstil verwendet werden muss, während unter den Teammitgliedern ein lockerer Kommunikationsstil gepflegt werden kann.

Kommunikations-Zeitplan: Lege fest, wie oft die Kommunikation stattfinden soll. Dazu gehört ein Zeitplan, der festlegt, wann Teamsitzungen und Besprechungen mit Interessengruppen stattfinden oder wie oft E-Mails verschickt werden sollen. 

Das Ziel der Kommunikation: Definiere im Voraus, welches Ziel mit jeder Art von Kommunikation verfolgt wird. Welche Informationen müssen in den wöchentlichen E-Mails kommuniziert werden? Welche Informationen müssen in den Teamsitzungen oder Stakeholder-Meetings besprochen werden? Dies muss von Anfang an klar sein.

Verwalte die Projektkommunikation

Wer ist für die Erstellung des Projektkommunikationsplans verantwortlich und sorgt dafür, dass er jederzeit eingehalten wird? Du hast es wahrscheinlich richtig erraten: der Projektmanager! 

Er ist für das Management der gesamten Projektkommunikation verantwortlich, was folgende Aufgaben umfasst:

• Erstellung aller Kommunikations-Nachrichten

• Sicherstellen, dass die Kommunikation-Nachrichten bei den richtigen Empfängern ankommen

• Sammeln und Analysieren von projektrelevanten Daten

• Ablegen von Reports und anderen Kommunikations-Dokumenten

• Aktualisieren der gespeicherten Dokumente, Löschen von nicht benötigten Dokumenten

Überwachung der Projektkommunikation

Die Aufgaben des Projektmanagers enden hier nicht. Er muss auch den gesamten Prozess überwachen und bewerten, um dessen Effektivität zu bestätigen.

Dazu gehört, sicherzustellen, dass:

• Überprüfen, dass die Mitteilungen zum geplanten Zeitpunkt versandt wurden

• Überprüfen, dass sie die richtigen Empfänger erreicht haben

• Überprüfen, ob die Informationen von den Empfängern klar verstanden wurde

Nutze Rodeo Drive zum managen der Projektkommunikation

Dass das Leben eines Projektleiters nicht einfach ist, dürfte inzwischen klar sein. Deswegen haben sie ein Werkzeug verdient, das ihnen die Arbeit erleichtert, und wenn dann noch viele weitere Vorteile hinzukommen, ist das ein absoluter Gewinn für alle Beteiligten!

Mit einem intuitiven Tool wie Rodeo Drive hast Du ein zentrales System für alle projektmanagementbezogenen Informationen, wie in diesem Artikel beschrieben. 

Außerdem bietet es eine visuelle Darstellung der Projekte und ihrer Aufgaben, auf die sich jeder beziehen kann. Mit einer einzigen Anlaufstelle und einem Zeitplan, der für sich selbst spricht, können Nachrichten und andere Mitteilungen auf ein Minimum reduziert werden, und alle Daten werden automatisch aktualisiert. 

Um herauszufinden, wie Rodeo Drive Dir bei der Optimierung Deiner Arbeitsabläufe helfen kann, vereinbare eine kostenlose Tour durch das Tool mit einem unserer Experten.