Are you looking for the English version of our website?
Menu
Menu

Auswahl eines Projektmanagement-Tools: 5 wichtige Kriterien

Es gibt so viele verschiedene Projektmanagement-Tools, dass es schwierig ist, das beste für Dein Unternehmen zu finden. Welches würde am besten zu Deinen Prozessen passen? Welche Funktionen sollte es haben? Wenn Du weisst, welche Fragen Du stellen musst, wirst Du die Antworten finden können. Die wichtigsten Auswahlkriterien haben wir in diesem Artikel für Dich zusammengestellt, ebenso wie eine praktische Checkliste, die Du kostenlos herunterladen kannst.

Auswahl eines Projektmanagement-Tools: 5 wichtige Kriterien

Kämpfst Du Dich durch die  Auswahl eines Projektmanagement-Tools? Wir wissen, wie hart dieser Kampf ist! Die richtige Lösung für Dein Unternehmen zu finden, ist nicht einfach. Es gibt tausende von Projektmanagement-Tools auf dem Markt und jedes einzelne von ihnen behauptet, das beste zu sein. Suche nicht weiter. Wir haben umfangreiche Recherchen durchgeführt und die wichtigsten Bewertungskriterien zusammengetragen, die Du bei der Auswahl eines Projektmanagement-Tools berücksichtigen solltest.



Definiere Deine Bedürfnisse und Ziele

Die erfolgreiche Auswahl des richtigen Tools beginnt damit, dass Du weisst, welche Bedürfnisse Dein Team hat. Außerdem ist es wichtig, zu definieren, was Du mit Deinem Team in absehbarer Zeit erreichen willst. Es könnte sinnvoll sein, ein Meeting zu vereinbaren, um folgende Fragen zu stellen.

Vor welchen Herausforderungen stehen wir derzeit?

Die Suche nach einem Projektmanagement-Tool ist die Lösung. Stelle Dir also zunächst die Frage: Was ist das Problem, das ich zu lösen versuche? Was ist mein Hauptziel? Welchen Hindernissen auf dem Weg dorthin stehe ich derzeit gegenüber?

Schreibe alles auf. Du nimmst Informationen anders wahr, wenn Du sie aufgeschrieben siehst. Du wirst vielleicht überrascht sein, was Du herausfindest, wenn Du anfängst, die Liste Punkt für Punkt durchzugehen. Einige Hindernisse sind offensichtlich. Bei anderen musst Du vielleicht etwas tiefer graben, um sie zu entdecken, aber die zusätzliche Mühe wird sich am Ende auszahlen.

Welche Funktionen brauchen wir tatsächlich?

Wir reden hier nicht nur über die Nice-to-haves. Wir versuchen, uns auf das zu konzentrieren, was Du wirklich brauchst.

Es ist leicht, in die Falle zu tappen und zu glauben, dass "alles wichtig ist". Sei also achtsam damit. Wir haben Dir bereits im vorherigen Punkt empfohlen, die Herausforderungen aufzuschreiben, denen Du gegenüberstehst. Jetzt kannst Du Dich von dieser Liste leiten Feature führen kann, nach dem Du suchen solltest.

Was ist die beste Lösung für unser Team?

Sobald Du die wichtigsten Herausforderungen und Funktionen bewertet hast, kannst Du bestimmen, was am besten zu Ihrem Team passt. Wenn Dein Team beispielsweise vollständig remote arbeitet, ist der gleichzeitige Benutzerzugriff wichtig, und das Programm sollte zuverlässig bleiben, während mehrere Personen darin arbeiten.

Die Teamgröße ist ein weiterer wichtiger Faktor, den Du berücksichtigen solltst. Einige Tools sind Unternehmenslösungen. Andere, wie z. B. Rodeo, sind eher auf kleinere Teams ausgerichtet, was in der Kreativbranche üblich ist.

Du kannst Dich für mehrere spezialisierte Tools entscheiden, die sich miteinander integrieren lassen. Das macht die Dinge jedoch kompliziert, und wer will schon kompliziert sein? Idealerweise entscheidest Du Dich also für eine All-in-One-Lösung, die überhaupt keine Integrationen benötigt.

Zu guter Letzt solltest Du die Methodik Deines Teams berücksichtigen. In diesem Blog erfährst Du mehr über verschiedene Projektmanagement-Methoden und welche die beste für Dein Unternehmen ist.

Definiere die Must-Have-Features

Nachdem Du die ersten Schritte gemacht hast, ist es an der Zeit, in die Tiefe zu gehen. Die meisten Projektmanagement-Tools auf dem Markt haben mehrere Funktionen, wie wählst Du also das richtige für Dein Team aus?

Wenn Du Deine Optionen auswählst, ist es wichtig, dass Du die "Must-Have"-Funktionen berücksichtigst und dann mit Funktionen, die ein netter Bonus sind, darauf aufbaust. 

Einige gängige Funktionen sind:

  • Zeiterfassung/Timesheets

  • Aufgabenverwaltung

  • Budgetierung

  • Planung

  • Kostenvoranschläge

  • Rechnungsstellung

  • Dashboards

  • Berichte

  • CRM

  • Personalverwaltung

  • Kostenüberwachung

  • Externes Teilen möglich

  • Möglichkeit, Dateien hochzuladen/anzufügen

  • Anpassbar

Bequemlichkeit im Hinterkopf behalten

Wenn es darum geht, ein Projektmanagement-Tool gründlich zu evaluieren, ist es nicht nur die Zusammensetzung der Funktionen, die berücksichtigt werden müssen. Du könntest begeistert sein, ein Tool mit mehr als 10 Funktionen zu finden, nur um dann festzustellen, dass es überhaupt nicht praktisch ist. 

Benutzerfreundlichkeit

Du brauchst ein Tool mit einem Grad an Intuitivität, der zu Deinen Arbeitsprozessen passt. Und eine Benutzerfreundlichkeit, die zu Deinem Team passt. 

Manche Tools sind sehr einfach, mit einer Oberfläche und Funktionen, die selbsterklärend sind. Es gibt aber auch Tools, die etwas komplexer sind, mit ausgefeilten Funktionen.

Vielleicht hast Du technikaffine Teammitglieder, die sehr gut mit Software umgehen können. Wenn dies jedoch nicht der Fall ist, solltest Du ein Tool wählen, das intuitiv und einfach zu bedienen ist. 

Praktische Funktionalität

Neben der Benutzerfreundlichkeit gibt es auch andere technische Komponenten, die berücksichtigt werden sollten. Prüfe zum Beispiel, welche Sicherheitsmaßnahmen vorhanden sind, um eine sichere Nutzung des Tools zu gewährleisten. 

Erwartest Du außerdem, dass du den Support nur während der Geschäftszeiten benötigst? Oder würdest du ein Tool bevorzugen, das 24/7 Support bietet? 

Diese praktischen Dinge werden bei der Auswahl leicht übersehen, erweisen sich aber auf lange Sicht als entscheidend.

Einige weitere Auswahlkriterien, die du beachten solltest, sind:

  • Integrationsmöglichkeiten

  • Datenschutz

  • Support-Center

  • Hosting-Modell: Cloud-basiert vs. Server-basiert

Finde den günstigsten Preis

Herzlichen Glückwunsch! Mittlerweile solltest Du eine bessere Vorstellung davon haben, worauf Du bei einem Tool achten solltest und wie Du entscheidest, welches das beste für Dich ist. 

Ein weiteres sehr nützliches Bewertungskriterium, das Dir hilft, die Ergebnisse zu sichten, ist der Preis. Abhängig von der Größe deines Unternehmens kann dies ein großer Faktor sein. 

Abonnements: Pauschalgebühr oder Gebühr pro Nutzer

Die meisten Tools bieten verschiedene Arten von Abonnements an. Bei einigen musst Du eine Pauschalgebühr bezahlen, während bei anderen eine Gebühr pro Nutzer anfällt. Dies hängt in der Regel vom Hosting-Modell ab, das im vorherigen Punkt erwähnt wurde. 

Wenn das Projektmanagement-Tool Cloud-basierte Dienste anbietet, basiert das Preismodell auf der Anzahl der Nutzer pro Monat. Bei serverbasierten Tools ist eine Pauschalgebühr das häufigste Preismodell. 

Eine Gebühr pro Benutzerprofil

Einige wenige Tools gehen sogar noch weiter und berücksichtigen die verschiedenen Arten von Mitarbeitern, die ein Unternehmen haben könnte. Projektmanager werden wahrscheinlich alle oder die meisten Funktionen eines Tools nutzen, während andere Teammitglieder vielleicht nur ihre Aufgaben sehen und ihre Zeit verfolgen müssen.

Aus diesem Grund bieten einige Tools die Möglichkeit, eine Gebühr pro Benutzer zu zahlen, die auf dem Benutzerprofil basiert. Es gibt einen Preis für Nutzer mit Zugriff auf alle Funktionen, mit einem günstigeren Preis für Nutzer, die weniger Funktionen benötigen. Kosteneffizienter geht es nicht mehr!

Zahlung pro Monat oder Jahr

Eine weitere Sache, die Du überprüfen solltest, ist, ob du pro Monat oder pro Jahr bezahlen möchtest. Wie Du vielleicht weißt, neigen Softwarefirmen dazu, einen Mengenrabatt anzubieten, wenn Du ein Jahresabonnement abschließt. Allerdings gehst Du dann eine viel längere Verpflichtung ein.

Melde dich für eine kostenlose Testversion/Demo an

Testen, testen, testen!

Der beste Weg, um herauszufinden, ob etwas funktioniert oder nicht, ist, es zu testen. Das gilt nicht nur für das Marketing im Allgemeinen, sondern auch bei der Wahl eines Projektmanagement-Tools.

Nehmen wir an, Du hast deine Auswahl deutlich eingegrenzt, dann bist Du bereit, einige von ihnen auf die Probe zu stellen. Glücklicherweise bieten die meisten Projektmanagement-Tools eine Demo oder eine Testversion für einen begrenzten Zeitraum an. In der Regel wird diese kostenlos und ohne Kreditkarte angeboten, wie es bei Rodeo der Fall ist.

Auf diese Weise kannst Du das Tool erkunden, während du mit dem Support für die Dauer Deines kostenlosen Tests sprichst. Alle Fragen, die Du zu den Funktionen oder weiteren Anpassungen hast, können während der Testphase beantwortet werden.

Fazit

Wir hoffen, dass Dir diese ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung bei der Evaluierung und Auswahl eines Projektmanagement-Tools eine große Hilfe sein wird.

Letztendlich bist Du derjenige, der entscheidet, welche der Kriterien für Dich am wichtigsten sind. Es gibt so viele Produkte zur Auswahl, dass es super wichtig ist, die richtige Wahl für Dein Unternehmen und dein Team zu treffen.

Um dir das Leben leichter zu machen, haben wir eine Checkliste mit allen Kriterien aus diesem Artikel zusammengestellt. Lade sie kostenlos herunter und benutze sie, um alle Projektmanagement-Tools zu bewerten, die Du in Betracht ziehst.

Lade die Checkliste hier herunter

+31 (0)88 165 14 00
Diese Website verwendet Cookies Akzeptieren