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Wie gestaltet sich Projektmanagement für Kreative?

September 6, 2021
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Ein Projektmanager steht vor einer Vielzahl von Herausforderungen, egal in welcher Branche er tätig ist. Dazu gehören die Überwachung des Projektfortschritts, die Funktion als Resonanzboden für das obere Management und die Stakeholder sowie die Führung des Teams. Projektmanagement für Kreative fügt der Situation jedoch eine ganz neue Dimension hinzu. Das Management eines Teams von Kreativen erfordert besondere Fähigkeiten. Genauso wie kreative Projekte bestimmte Komponenten haben. Wir erklären, wie diese aussehen, sowie die Vorteile und häufigen Fallstricke.

Traditionelles Projektmanagement vs. kreatives Projektmanagement

Du fragst dich vielleicht, was kreatives Projektmanagement so sehr von traditionellem Projektmanagement unterscheidet, da sie ähnlich erscheinen.  Ersteres hat die gleichen Eigenschaften wie letzteres und fügt noch das kreative Element hinzu. 

Projekte, die kreative Fähigkeiten wie Design, Schreiben oder Fotografie erfordern, fallen alle in die Kategorie der kreativen Projekte. Das könnte zum Beispiel ein Spielfilm, ein redaktionelles Fotoshooting oder eine Werbekampagne sein. 

Daher muss ein Projektmanager, der diese Art von Projekten beaufsichtigt, in der Lage sein, sehr kreative Menschen zu führen. 

Dazu gehört es, die unberechenbaren Launen der kreativen Köpfe und ihre unkonventionellen Ideen zu nutzen und sie in umsetzbare Konzepte zu kanalisieren. Du musst eher ein Kreativer mit linker Gehirnhälfte sein, der wahrscheinlich von Kreativen mit rechter Gehirnhälfte umgeben ist. 

Traditionelles Projektmanagement vs. kreatives Projektmanagement

Projektmanagement für Kreative

Wenn der kreative Projektmanager während einer Teambesprechung Inspirationsfetzen durch die Luft schweben sieht, ist es seine Aufgabe, diese einzufangen und sie mit den Projektzielen abzugleichen. 

Genau wie im traditionellen Sinne geht es beim Projektmanagement für Kreative darum, einen klaren Rahmen zu schaffen, um sicherzustellen, dass die Ziele erreicht werden. Nur werden sie in diesem Fall durch kreative Prozesse erreicht. 

Manchmal war der kreative Projektmanager früher selbst als Kreativer tätig, was sicherlich hilfreich ist, aber nicht zwingend erforderlich. Es ist jedoch notwendig, dass sie zumindest ein gewisses Wissen über verschiedene kreative Praktiken haben.  

Zu den Kreativen im Team können gehören:

  • Grafikdesigner

  • (Industrie-)Produktdesigner

  • Künstler für visuelle Effekte

  • Motion-Design-Künstler

  • Fotografen

  • Videofilmer

  • Werbetexter

  • UX-Designer

  • SEO-Spezialisten

  • Redakteure

  • Web-Entwickler

  • Software-Entwickler

  • Content-Vermarkter

  • Social-Media-Spezialisten

  • Branding-Spezialisten

  • Tontechniker

  • Darstellende Künstler

  • Stylisten

  • Und viele mehr!

In vielen Unternehmen arbeitet ein kreatives Team kontinuierlich daran, das Produkt/die Dienstleistung des Unternehmens zu verbessern. Es gibt jedoch auch Unternehmen, die von anderen beauftragt werden, kreative Dienstleistungen zu erbringen. 

In beiden Fällen nimmt das Projektmanagement für Kreative eine etwas andere Rolle ein.

Projektmanagement für Kreative

Inhouse-Projektmanagement vs. Kreativagentur

Kleinunternehmer tragen oft selbst den Hut des kreativen Projektmanagers. Normalerweise lagern sie aus, indem sie ein Team von kreativen Freiberuflern zusammenstellen, das ihre kreative Vision zum Leben erweckt. 

Sobald ein Unternehmen größer wird, muss eine Entscheidung darüber getroffen werden, wie der kreative Prozess am besten durchgeführt werden kann. Ein Unternehmen kann sich zum Beispiel dafür entscheiden, ein internes Marketingteam einzustellen, um eine Markenstrategie zu entwickeln. 

Aber manchmal ist es sinnvoller, eine Kreativagentur zu beauftragen, die das Projekt übernimmt, wenn eine neue Kampagne erstellt werden muss. 

Dies alles hängt von der Art des Produkts/der Dienstleistung ab, die ein Unternehmen anbietet, und von der Tiefe, die benötigt wird, um die Mission und Vision zu vermitteln.

Was ist Inhouse-Projektmanagement?

Das Projektmanagement für Kreative intern zu halten, hat viele Vorteile. 

Der Rekrutierungsprozess ist zwar zeitaufwändig, aber er ermöglicht es Unternehmen, Kreative zu finden, die gut zu den Werten und dem Branding ihres Unternehmens passen. Sobald sie eingestellt sind, widmen sie sich voll und ganz diesem Unternehmen und beschäftigen sich viel intensiver mit der Identität der Organisation. 

Unter der Annahme, dass sie langfristig bleiben, haben diese Teammitglieder die Möglichkeit, alles über die kreative Vision des Unternehmens zu lernen. 

Wann immer sich eine Marke entwickelt, entwickeln sie sich mit ihr weiter. 

Der kreative Projektmanager verfolgt, wie die Teammitglieder ihre Fähigkeiten und Erfahrungen entwickeln, so dass ihre Beiträge zu den Projekten immer besser werden. Dies ermöglicht es den Teammitgliedern auch, in der Zukunft innerhalb des Unternehmens aufzusteigen. 

Ein firmeninternes Team ist in der Regel mit höheren Kosten verbunden, ist aber effektiver, wenn ein tieferes Verständnis der Marke und des Zielmarktes/der Zielmärkte erforderlich ist.

Was ist Kreativagentur-Projektmanagement?

Anstatt ein internes Team zur Verfügung zu haben, kann ein Unternehmen auch das Team einer Kreativagentur anheuern, um an bestimmten Projekten zu arbeiten. 

Dies könnte eine Agentur für digitales Design, eine PR-Agentur, eine Werbeagentur oder eine Social-Media-Agentur unter vielen anderen sein. 

Die Projektmanager und ihre Teams arbeiten in diesen Agenturen mit einer Vielzahl von unterschiedlichen Kunden zusammen. Daher kann der Umfang eines jeden Projekts völlig anders sein und eine ganz neue Richtung oder Zielgruppe annehmen. 

In einer Werbeagentur arbeiten die Teams oft an einer Vielzahl von Projekten zur gleichen Zeit. 

Das Projektmanagement einer Werbeagentur ist der Schlüssel dazu, den Überblick zu behalten. Bei einer solchen Vielfalt an Projekten muss das Team sehr vielseitig und anpassungsfähig sein. 

Der Kunde muss zunächst viel Zeit aufwenden, um die Ziele des Projekts zu definieren und ein detailliertes Briefing für die Agentur zu erstellen. Das Team der Agentur hat nur eine begrenzte Zeit, um sich mit der Marke vertraut zu machen. Aber sie werden oft in der Lage sein, die Markenbotschaft durch ein viel breiteres Spektrum an kreativen Ansätzen zu vermitteln. 

Dieses Arrangement eignet sich am besten für Unternehmen, die sich (noch) kein eigenes Team leisten können oder nur eine begrenzte Menge an kreativen Dienstleistungen benötigen, aber eine klar entwickelte Mission und Vision haben.

Komponenten des kreativen Projektmanagements

Auch hier weisen alle relevanten Komponenten eine starke Parallele zu denen des traditionellen Projektmanagements auf. 

Man beginnt ein Projekt, indem man die Ressourcen und das Team vorbereitet und sicherstellt, dass die Ziele und Termine eingehalten werden. 

Allerdings gibt es ein paar wichtige Unterscheidungsmerkmale.

Kreative Ziele 

Die Arbeit an einem Projekt zur Fertigstellung eines Produkts oder einer Dienstleistung ist schon herausfordernd genug. 

Stell Dir vor, wie komplex es wird, wenn man den Branding-Aspekt mit der endgültigen Leistung kombiniert, die ein bestimmtes gewünschtes Image fördern soll. 

Das ist besonders entmutigend, wenn es um Ergebnisse geht, die ziemlich immateriell oder abstrakt sind. Zum Beispiel, wenn ein Unternehmen eine neue Marketingstrategie braucht, um sich neu zu positionieren oder die Art und Weise zu ändern, wie das Publikum es wahrnimmt. 

Die kreativen Ziele definieren den Ansatz, der verfolgt werden muss. 

Kreative Strategie

Sobald die Ziele klar definiert sind, kann eine kreative Strategie skizziert werden. Diese hängt stark von den Zielen ab und erfordert oft eine umfangreiche Recherche. 

Dies kann die Definition einer Farbpalette, Typografie, Slogans, Designstil und so weiter beinhalten. Sie definiert auch die Arten von kreativen Praktiken, die verwendet werden sollen, wie zum Beispiel Fotografie oder digitales Design. 

Sobald eine Strategie erstellt ist, wird sie dem oberen Management oder dem externen Kunden präsentiert. 

Nach der Genehmigung kann das Team mit dem Plan weitermachen.

Kreative Elemente

Für viele Unternehmen werden kreative Assets benötigt, um das Produkt oder die Dienstleistung selbst herzustellen. Für ein Magazin gehören dazu die geschriebenen Artikel, die Grafik und das Layout-Design. 

Die meisten Unternehmen stellen sicher, dass ihre gesamte Kommunikation und ihr Marketing konsistent sind, weshalb sie ein Markenbuch oder einen Style Guide entwickeln. Dazu gehören neben dem Firmenlogo auch alle visuellen Dateien, die die Corporate Identity transportieren und sogar bestimmte Farbcodes oder Schriftarten vorgeben, die verwendet werden sollten. 

Der kreative Projektmanager kann bei der Koordination von Projekten immer auf diese Richtlinien zurückgreifen. 

Alle kreativen Arbeiten, die während dieser Projekte entstehen - wie Texte, visuelle Dateien, Designs und Produktmuster - sind kreative Assets. 

Kreativer Arbeitsablauf

Um das Projekt auszuführen, wird ein kreativer Workflow erstellt. 

Da es sich bei jedem Projekt um völlig unterschiedliche kreative Prozesse handelt, wird jedes Mal ein anderer Ansatz umgesetzt. 

Wenn es um kreatives Projektmanagement geht, kommt es darauf an, die kreativen Bemühungen mit den gesetzten Zielen abzustimmen. 

Es ist die Aufgabe des kreativen Projektmanagers, dies während der kreativen Brainstorming-Sitzungen, aber auch bei der Bewertung jedes einzelnen Schritts des kreativen Prozesses im Auge zu behalten. Die Überprüfung von Storyboards, Mock-ups und Produktbeispielen ist Teil dieses Evaluierungsprozesses. 

Der kreative Workflow umreißt all diese Schritte als Aufgaben, die erledigt werden müssen, um weiter voranzukommen.

Was sind die Vorteile von Projektmanagement für Kreative?

Wir sind jetzt alle Komponenten durchgegangen, also lass  uns die Vorteile des kreativen Projektmanagements genauer herausstellen.

Es bringt Kreativität und Geschäftsziele in Einklang: Während sich ein Kreativer mehr um die Ästhetik eines Ergebnisses kümmert, legt ein Manager genauso viel Wert auf die Kosten. Der Kreativität freien Lauf zu lassen, hat das Potenzial, ein Unternehmen in kürzester Zeit in den Bankrott zu treiben. Die Praxis des kreativen Projektmanagements schafft ein Gleichgewicht zwischen Kreativität und Geschäftszielen. 

Wenn die Projektverwaltung gut ist, kann die Kreativität mit weniger Ablenkungen fließen: Jeder Kreative wird Dir sagen, dass er es leidenschaftlich hasst, sich eingeschränkt zu fühlen, wenn seine kreativen Säfte fließen. Das Erledigen von Verwaltungsaufgaben, das Konsultieren von Daten und das Erstellen von Berechnungen sind alles Dinge, die vom kreativen Prozess ablenken. Mit einem guten Projektmanagement-System können die "langweiligen" Arbeiten viel schneller erledigt werden. So bleibt mehr Zeit für das, was Spaß macht.

Es hilft dabei, mehrere kreative Projekte gleichzeitig zu jonglieren: In kreativen Organisationen laufen meist mehrere unterschiedliche Projekte gleichzeitig. Das kann leicht zu Verwirrung führen, aber nicht, wenn es einen Rahmen gibt, der jederzeit den Überblick behält. Kreatives Projektmanagement behält den Überblick darüber, wann Projekte beginnen, wie sie voranschreiten und wer an ihnen arbeitet.

Eine Anlaufstelle, die das Team vereinheitlicht und die Arbeitsabläufe harmonisiert: Erinnerst Du Dich an das kleine Gleichnis von linker und rechter Gehirnhälfte? Jeder denkt und tut Dinge auf seine eigene Art und Weise. Manche machen fleißig Listen, während andere alles mit Post-its abdecken. Einige vertrauen einfach auf ihr Gedächtnis und andere brauchen eine detaillierte visuelle Darstellung. Anstatt Informationen überall zu haben, bietet das Projektmanagement die Homebase, an die sich alle wenden. Nicht nur, um sich mit dem Team zu vernetzen, sondern auch, um alle relevanten Updates zu erfassen und im Auge zu behalten. 

Besonders Projektmanagement-Tools mit mehreren Darstellungsmöglichkeiten sind perfekt, um dies zu unterstützen. Sie bieten verschiedene Darstellungen wie Listen, Tabellen, Diagramme, Kanban-Boards, Gantt-Diagramme und mehr. Jedes einzelne Teammitglied kann einfach auswählen, was es bevorzugt.

Häufige Fallstricke im Projektmanagement für Kreative

Häufige Fallstricke im Projektmanagement für Kreative

Im Projektmanagement für Kreative lassen sich einige häufige Fallstricke beobachten. Nicht nur wegen des unterschiedlichen Umfangs von Projekten, sondern auch, weil das Management von Kreativen seine eigenen Herausforderungen mit sich bringt. 

Im Folgenden werden wir einige dieser Fallstricke diskutieren und erklären, was Sie tun können, um sie zu vermeiden.

Nicht die vorgesehenen Erwartungen erfüllen

Der kreative Projektmanager muss mit den Erwartungen des Kunden/des oberen Managements, der Stakeholder und des kreativen Teams jonglieren. 

Da es die Aufgabe des Projektmanagers ist, dafür zu sorgen, dass die Idee oder Vision des Projekteigentümers zum Leben erweckt wird, muss er gleichzeitig dem oberen Management garantieren, dass das Projekt kosteneffizient durchgeführt werden kann und das Team bestmöglich eingesetzt wird. 

Manche Kunden sind in der Lage zu erklären und zu visualisieren, was sie suchen, und bieten ein detailliertes Briefing an. Andere bieten nur ein sehr abstraktes Konzept an, unabhängig davon, wie leidenschaftlich sie von ihrer Idee zu sein scheinen. 

Ohne genügend Kontext, um die Wünsche des Kunden genau zu vermitteln, kann es zu einer Diskrepanz zwischen der Vision des Kunden und der Art und Weise, wie das Team sie interpretiert, kommen. Das führt zu einem verwirrten Team und einem enttäuschten Kunden. 

Wenn zusätzliche unvorhergesehene Änderungen vorgenommen werden, werden zusätzliche Ressourcen und Zeit benötigt. Dies kann auch zu Bestürzung beim oberen Management und anderen Beteiligten führen. 

Um so viele Informationen wie möglich zu sammeln, um ein tieferes Verständnis der Erwartungen zu erhalten, haben wir diese Tipps:

  • Stelle eine Million Fragen: Es gibt keine dummen Fragen, und in diesem Fall auch nie zu viele Fragen. Selbst wenn Du denkst, dass Du Deine Antwort hast, stell Dir dieselbe Frage noch einmal in einer spezifischeren Form, um präzise Informationen zu erhalten. "Sie möchten, dass die Hauptfarbe dieser Broschüre rot ist? Welche Art von Rot? Sie sagen dunkelrot, meinen Sie weinrot, bordeaux oder burgunderrot?" Auf diese Weise musst Du nicht das Entsetzen in ihrem Gesicht miterleben, wenn Du ihnen die Konzeptbroschüre in einem kirschroten Farbton zeigen.

  • Erstelle ein Moodboard: Falls kein detailliertes Briefing vorliegt, bitte um eine Sammlung von visuellen Beispielen für das, was ihnen vorschwebt. Auch wenn es ein Briefing gibt, kann ein Moodboard zusätzlich zu den anderen gegebenen Infos eine große Hilfe sein. Ein Moodboard kann Fotos, Magazinausschnitte, Videofragmente, schriftliche Zitate, Materialproben oder alles, was die gewünschte Botschaft und den Stil repräsentiert, beinhalten. 

  • Stelle sicher, dass es einen Match gibt: Vergewissere Dich, dass ein Kunde über Deine Fähigkeiten informiert ist, bevor er ein Projekt annimmt. Manchmal wissen Kunden nicht, welche Art von Wissen oder kreativen Fähigkeiten benötigt werden, um ihr Projekt zu realisieren. Vielleicht hast Du die richtigen Kreativen in deinem Team, aber der Umfang der Projekte geht über ihr Fachwissen hinaus. Stelle daher sicher, dass Du genau weißt, wozu dein Team in der Lage ist, bevor Du es möglicherweise auslagerst. Manchmal kann es sogar klüger sein, auf das Projekt ganz zu verzichten.

  • Wende Techniken des agilen Projektmanagements an: Komplexe Projekte lassen sich nicht immer genau umreißen, sondern bilden sich unterwegs. Agiles Projektmanagement bietet eine Menge Flexibilität, da der Prozess in festgelegten Iterationen evaluiert wird. Um wirklich sicherzugehen, dass die Erwartungen erfüllt werden, kannst Du den Kunden und alle Stakeholder in diese iterativen Auswertungen einbeziehen.

Kommunikationsprobleme

Es ist der Schlüssel zum Erfolg, in vielen Bereichen. Ohne klare Kommunikation werden leicht Fehler gemacht. 

Jeder hat seine eigene persönliche Perspektive. 

Ein Projektmanager wird mit verschiedenen Charakteren zu tun haben, und besonders Kreative können dazu neigen, bunte Persönlichkeiten zu haben. Je besser Du jemanden kennst, desto besser weißt Du, wie Du effektiv mit ihm kommunizieren kannst. 

Es gibt noch mehr Möglichkeiten, die projektübergreifende Kommunikation zu verbessern:

  • Vereinbare die verwendeten Begriffe: Informationen gehen leicht in der Übersetzung verloren. Sogar buchstäblich, wenn es eine Sprachbarriere gibt. Vereinbare im Voraus bestimmte Schlüsselwörter, die in einer Sprache verwendet werden, bevor Du das Projekt startest. Selbst in der gleichen Sprache könnten Kreative und Stakeholder andere Formulierungen verwenden als im offiziellen Branchenjargon. Um dies zu verhindern, mache von Anfang an klar, an welche Begriffe Du Dich halten wirst und was sie genau bedeuten.

  • Halte regelmäßige Treffen ab: Sorge dafür, dass es zu festen Zeitpunkten Meetings gibt, damit alles, was ansteht, besprochen werden kann. Dies ist die Gelegenheit zu überprüfen, ob jeder seine Aufgaben so ausführt, wie sie ihm erklärt wurden. 

  • Kommuniziere die Geschäftsziele: Die Kreativen in Deinem Team haben vielleicht kein Interesse an KPIs und anderen Geschäftszielen, die mit dem Projekt verbunden sind. Sie wollen einfach nur am kreativen Prozess arbeiten. Mache Dir trotzdem die Mühe, ihnen diese Informationen zu vermitteln, da es ihnen helfen wird, zu verstehen, warum es bestimmte Anforderungen und Einschränkungen gibt. Unterbewusst wird dies sie dazu inspirieren, effizienter zu arbeiten.

  • Spiele den Advokaten des Teufels: Egal ob Du ein kreatives oder ein praktisches Gehirn hast, der Projektmanager sollte immer den Anwalt des Teufels spielen, bevor Entscheidungen getroffen werden. Das wird helfen, Risiken und Chancen zu bestimmen, aber vor allem auch allen Beteiligten zu helfen, sie zu realisieren.

  • Zentralisiere die gesamte Projektkommunikation: Halte dich fern von langen E-Mail-Threads, mehreren Chat-Sitzungen und herumliegenden Post-it-Notizen. Vielleicht verwendest Du mehr als ein Tool oder Programm für verschiedene kreative Prozesse, aber stelle zumindest sicher, dass die gesamte Kommunikation zentralisiert wird, indem Du eine einzige Plattform verwendest. Kollaborationstools wie Slack sind praktisch. All-in-One-Projektmanagement-Tools wie Rodeo Drive sind sogar noch besser.

Projekte, die das Budget überschreiten

Die beiden oben genannten Fallstricke sind dafür bekannt, dass sie bei Projekten zu Budgetüberschreitungen führen können, aber es gibt noch viele weitere Faktoren, die eine Rolle spielen. 

Generell haben kreative Prozesse die Tendenz, Geschäftsziele zu vernebeln. Aber die folgenden Fehltritte machen die Sache nur noch schlimmer.

Angebote, die nicht genau genug sind

Kannst Du wirklich einen Preis für dein künstlerisches Schaffen festlegen? Wenn Du für ein gewinnorientiertes Unternehmen arbeitest, musst Du das einfach. Und wenn Du Deinen Kunden ein genaues Angebot für Deine kreativen Leistungen machen willst, musst Du in der Lage sein, solide Angebote abzugeben. 

Wenn Du den Fortschritt deiner kreativen Projekte entsprechend dokumentierst, kannst Du jederzeit auf frühere Projekte zurückgreifen, die die gleiche Art von Aktivitäten beinhalteten. 

Außerdem ist es eine gängige Praxis, auf jedes Angebot 10% aufzuschlagen, nur um sicherzugehen. Im besten Fall wird das meiste davon zu deiner Gewinnmarge hinzugefügt.

Unnötige Überstunden, die nicht verrechnet werden

Einige Kreative können sich wirklich in ihrem Handwerk verlieren, wenn sie erst einmal in Fahrt kommen. Selbst Brainstorming-Sitzungen beginnen, Paralleluniversen zu durchqueren, wenn sie nicht gestoppt werden. 

Deshalb ist es wichtig, bestimmten Aktivitäten Zeit zuzuweisen und zu verfolgen, wann diese Zeitrahmen überschritten werden. 

Es gibt viele Möglichkeiten, Deine Fähigkeit zur Einhaltung von Fristen zu verbessern und Deine Zeitmanagement-Fähigkeiten zu entwickeln. Wenn Teammitglieder Überstunden machen, um das Endziel zu erreichen, sind dies Stunden, die nicht auf Angeboten ausgewiesen werden.

Schlechte Planung der Ressourcenkapazität

Kannst Du wirklich planen, wann Du Dich kreativ am meisten inspiriert fühlst? Nun, mit einem definierten Plan inklusive Ressourcen- und Kapazitätsmanagement kannst Du sicherstellen, dass Du in der Lage bist, sofort nach diesen künstlerischen Launen zu handeln. 

Sobald Du diese Glühbirne über Deinem Kopf leuchten spürst, kannst Du einen Plan in Gang setzen, wenn Du einen klaren Überblick über die Möglichkeiten hast. 

Wer von Deinen Teammitgliedern hat die richtigen kreativen Fähigkeiten für diese zusätzliche Aufgabe? Wann sind sie verfügbar? Und wie viele Stunden wird dies zu den Projektkosten hinzufügen? 

All diese Fragen können von einem kreativen Projektmanager, der nach Kapazität plant, sofort beantwortet werden.

Fazit

Wie Albert Einstein einmal sagte: "Kreativität ist Intelligenz, die Spaß macht". Das heißt, man muss kein Künstler im ästhetischen Sinne sein. 

Auch das Erfinden von alternativen Ideen und Abweichungen zur Lösung von Problemen beinhaltet Kreativität. 

Im kreativen Projektmanagement ist die Kreativität das wahre Kapital. Eine Business-Ressource, die sich Unternehmen nicht leisten können, falsch zu managen. 

Wir hoffen, dass wir Dich mit den Besonderheiten des Projektmanagements für Kreative, den Vorteilen und häufigen Fallstricken dazu inspirieren konnten, Deine Kreativität effizienter zu nutzen.