Projektmanagement: sechs Gefahren beim Start eines neuen Projekts

Der Start eines neuen Projekts kann spannend sein. Sie haben viele Stunden damit verbracht, den Zuschlag zu bekommen, und schließlich gab der Kunde das offizielle Startzeichen. Jetzt müssen Sie sicherstellen, dass das Projekt gut verläuft und die erwünschten Resultate erzielt werden. Sonst ist dies Ihr erstes und letztes Projekt für diesen Kunden. Oftmals müssen vorbereitende Maßnahmen ergriffen werden, bevor Sie starten können. Damit alles problemlos verläuft, haben wir sechs der am meisten vorkommenden Gefahren aufgelistet, die beim Start eines neuen Projekts auf Sie lauern.

1. Keine deutlichen Vereinbarungen

Die erste Gefahr für das Projektmanagement zu Beginn eines neuen Projekts besteht darin, dass keine deutlichen Vereinbarungen getroffen wurden. Sowohl der Kunde als auch die Agentur, die den Auftrag angenommen hat, haben sich nicht ausreichend darauf geeinigt, was von beiden Parteien erwartet wird und was das Ergebnis sein soll. Zu Beginn eines neuen Projekts ist es wichtig, dass klar ist, wer wofür verantwortlich ist. Gute Vereinbarungen können darüber entscheiden, ob ein Projekt erfolgreich ist oder völlig misslingt.

Kreative sind oft voller Energie und widmen sich ihrer Arbeit mit Leidenschaft. Das bedeutet, dass sie manchmal zu schnell vorpreschen und vergessen, eine gute finanzielle Grundlage für das Projekt zu schaffen. Das kann dazu führen, dass nicht nur beim Kunden, sondern auch beim gesamten Projektteam viele Fragen zum Projekt auftauchen. Folglich kann das Projektteam nicht effizient arbeiten, und das Endziel wird verfehlt. Dadurch können Sie bei diesem Projekt viel Geld verlieren.

In einer Auftragsbestätigung legen Sie die Höhe des Budgets fest, das zur Realisierung eines bestimmten kreativen Resultats erforderlich ist. Der Kunde und die Agentur unterschreiben beide diese Auftragsbestätigung.

2. Keine Auftragsbestätigung und/oder kein Projektplan

Mit Ihrem Kunden müssen Sie immer deutliche Vereinbarungen treffen. Diese Vereinbarungen müssen natürlich immer aufgezeichnet werden, damit man später auf sie zugreifen kann. Sie treffen Vereinbarungen mit dem Kunden über:

• die kreative Aufgabenstellung des Projekts

• die Kosten des Projekts

• die Planung

• die einzusetzenden Ressourcen

• das Arbeitsergebnis bzw. den Liefergegenstand

• das geistige Eigentum: Wer besitzt die diesbezüglichen Rechte, Sie oder der Kunde?

Alle Vereinbarungen mit dem Kunden und die zugehörigen Projektelemente sollten im Projektplan beschrieben werden. Sie teilen diesen Projektplan immer mit dem Kunden. Sobald Sie sich über das Arbeitsergebnis bzw. den Liefergegenstand und das Budget einig sind, stellen Sie sicher, dass er von allen Beteiligten unterzeichnet wird. 

3. Keine deutlichen Vereinbarungen mit dem Projektteam

Sie müssen nicht nur deutliche Vereinbarungen mit dem Kunden treffen, sondern auch mit Ihrem Projektteam. Sie möchten zum Beispiel festlegen, wer für einen bestimmten Kreativbereich des Projekts verantwortlich ist. Wir nehmen einmal eine Branding-Kampagne für ein Warenhaus als Beispiel. Dabei fallen verschiedene kreative Aufgaben an, wie das Logo-Design, Sponsoring, PR usw. Dazu benötigen Sie ein gut funktionierendes Projektteam.

Damit das Projektteam gut funktioniert, muss jeder wissen, was seine oder ihre Pflichten sind. So vermeiden Sie die doppelte Erledigung oder das Vergessen von Aufgaben. Wichtig ist, zu wissen, welche Fähigkeiten Ihre Teammitglieder besitzen. So sollte ein Backend-Entwickler nicht für die Erstellung von Werbeanzeigen verantwortlich sein. Sie möchten deshalb sicherstellen, dass die Aufgaben immer korrekt verteilt werden und dass jeder weiß, was das übergreifende Ziel des Projekts ist.

Ein Projektmanagement-Tool kann in diesem Prozess sehr hilfreich sein. Mit dem richtigen Tool können Sie dem Kunden und dem Projektteam Einblick in den Status des Projekts gewähren. Der Kunde kann die Fortschritte des Projekts begutachten, und das Projektteam weiß, welche Aufgaben erledigt werden müssen. Der Projektmanager behält den Überblick über die Entwicklungen und setzt bei Bedarf zusätzliche Ressourcen ein oder passt die Abgabetermine an.

4. Keine genauen Deadlines

Jedes Projekt braucht deutliche Abgabetermine. Sonst weiß man nie, ob noch alles nach Plan verläuft. Aus Erfahrung wissen wir, dass ein Projekt ohne Abgabetermine niemals fertig wird. Menschen brauchen einen „Anstoß“, um sich an die Arbeit zu machen. Eine weitere Gefahr besteht deshalb darin, das Festlegen von Terminen zu vergessen.

Korrekt festgelegte Abgabetermine sind sehr wichtig, um den Erfolg eines Projekts sicherzustellen. Gute Deadlines geben einem Projekt Struktur und verhindern, dass endlos an einem Projekt weitergearbeitet wird. Das wiederum verschafft den Mitgliedern des Projektteams, die am Projekt mitarbeiten müssen, Klarheit. Außerdem machen klare Abgabetermine dem Kunden deutlich, wann er bestimmte Ergebnisse erwarten kann.

Schlechte Deadlines

Aber es gibt natürlich auch unrealistische Abgabetermine. Und es gibt Kunden, die vieles für wenig Geld und möglichst schnell wollen. Kunden, die erwarten, dass eine komplette App innerhalb einer Woche fertig ist. Unrealistische Abgabetermine führen oft dazu, dass die Zusammenarbeit zwischen dem Projektteam und dem Kunden unter Druck gerät.

Neben einfach nicht machbaren Terminen gibt es auch solche, die allzu großzügig bemessen sind. Sie kennen wahrscheinlich Aussagen wie: „Die neue Website sollte irgendwann im Oktober fertig sein.“ Wir können Ihnen sagen, dass diese Website mit einer Wahrscheinlichkeit von 99 % Ende Oktober noch nicht fertig ist. Und zwar deshalb, weil die Deadline nicht spezifisch genug definiert war. „Irgendwann im Oktober“ kann von jedem anders ausgelegt werden. Manche verstehen darunter Anfang Oktober, andere Ende Oktober.

Stellen Sie deshalb sicher, dass alle Abgabetermine so genau wie möglich festgelegt werden. Damit meinen wir nicht bis auf die Minute genau. Aber Sie sollten bestimmte Daten festlegen, an denen der Kunde beliefert wird. Das schafft sowohl für das Projektteam als auch für den Kunden Klarheit und führt im Allgemeinen zu einem besseren Projektverlauf.

5. Kein definiertes Projektbudget

Es ist wichtig zu wissen, welche Geldmittel für ein Projekt zur Verfügung stehen. Ohne ein realistisches Budget können die Kosten so ansteigen, dass das Projekt nicht mehr profitabel ist. Obwohl es für Kreative ein Vergnügen sein kann, wenn Geld keine Rolle spielt, ist es dennoch wichtig, einen Rahmen zu definieren, in dem bestimmte Ergebnisse zu realisieren sind. Ein vordefiniertes Projektbudget ist keine 100%ige Erfolgsgarantie, trägt aber dazu bei, finanzielle Misserfolge zu verhindern. Ein Budget ist essentiell, um kreative Pläne in spezifische, handlungsorientierte Pläne und finanzielle Ziele umzusetzen.

Lesen Sie auch: sieben Tipps für eine realistische Budgetierung (Englisch)

Mit dem passenden Projektmanagement hält eine gute Budgetierung das Projekt auf Kurs und gibt dem Kunden die Chance basierend auf dem Fortschritt des Budgets zu entscheiden, ob er das Projekt fortsetzen will oder nicht. Mithilfe einer robusten Budgetierung können Sie besser beurteilen, ob ein Projekt profitabel sein kann. So ergreifen Sie die richtigen Maßnahmen für die Realisierung eines erfolgreichen Projekts und zur Vermeidung finanzieller Misserfolge.

6. Mikromanagement

An Mikromanagement haben wir wahrscheinlich alle schon einmal betrieben. Mikromanagement bedeutet, dass Sie kleinen Details, die letztendlich nicht viel zum Endergebnis beitragen, zu viel Aufmerksamkeit widmen. Dieser Begriff wird oft für lästige Manager verwendet, die sich jeden Tag hinter Ihren Bürostuhl stellen, um zu prüfen, ob Sie keine YouTube-Videos anschauen. Aber in der Praxis sehen wir, dass immer mehr Menschen bestimmte Bereiche ihres Lebens „mikromanagen“.

Leider spiegelt sich das auch beim Projektmanagement wieder. Manche finden es schwierig Aufgaben abzugeben. Stattdessen übernehmen sie alles selbst. Das hat natürlich nie ein gutes Ende. Aufgaben werden entweder nicht richtig oder gar nicht fertig. Sie sollten deshalb die Aufgaben so aufteilen, dass jeder ungefähr dieselbe Arbeitsmenge zu bewältigen hat. Achten Sie dabei auch auf die individuellen Fähigkeiten der einzelnen Personen.

Schlussfolgerung: Die sechs Gefahren des Projektmanagements zu Beginn eines neuen Projekts

Zu Beginn eines neuen Projekts gibt es eine Menge zu tun. Sie müssen sicherstellen, dass das Projektteam das übergeordnete Ziel im Auge behält und gleichzeitig der Kunde zufriedengestellt wird. Manchmal ist es schwierig, über alles immer auf dem Laufenden zu sein. Sie könnten dann etwas Hilfe im Projektmanagement gut gebrauchen. Deswegen benötigen Sie das richtige Projektmanagement-Tool.