SuperHeroes Steigern Mit Rodeo Ihre Produktivität

Location: New York City, Amsterdam, Singapore
Mitarbeiter: 50 across the 3 locations
Nutzen Rodeo: seit März 2020

Kunden: Coca-Cola, Netflix, Lenovo, Zalando, Sixt, Vans, Nike, MTV, Timberland, Rituals, LG, Heineken, Maxi-Cosi, Essent, Converse

^{Kampagne erstellt von SuperHeroes für Lenovo}

SuperHeroes bezeichnen sich selbst als "Post-Advertising-Werbeagentur", weil sie einen modernen Ansatz für Werbung verfolgen. Das im digitalen Zeitalter entstandene und gewachsene Team ist sich aktueller Konzepte wie Abo-Modelle, Werbeblocker und der Schnelligkeit, mit der die Menschen heutzutage wischen, voll bewusst. Sie stellen sich dieser strategischen Herausforderung und brauen gleichzeitig ihre kreative Geheimzutat, um Kampagnen einzigartig, wertvoll und unterhaltsam zu gestalten. Eine Herausforderung, die sie gut meistern, da sie einige große Marken in ihrem Kundenportfolio haben. Wir sprachen mit Susan Vugts, Client Director im SuperHeroes-Büro in New York City, darüber, wie Rodeo ihnen geholfen hat, ihre Arbeitsabläufe zu optimieren, damit sie mehr Zeit für den kreativen Prozess haben.

Warum SuperHeroes ein Projektmanagement-Tool braucht

Wie viele andere Unternehmen, die an kreativen Projekten arbeiten, hat auch SuperHeroes lange Zeit ohne ein Projektmanagement-Tool gearbeitet. Seit den Anfängen im Jahr 2009 nutzte das Team eine Menge verschiedener Programmen, wie zum Beispiel Google Drive. Als das Unternehmen weiter wuchs, stellten sie fest, dass sie allmählich die Kontrolle und den Überblick über alles verloren. Sie hatten keinen Überblick darüber, wie viele Stunden tatsächlich für Projekte aufgewendet wurden und ob diese Projekte rentabel genug waren.

Aus diesem Grund begann das Team mit der Verwendung eines Zeiterfassungstools, mit dem die Mitarbeiter ihre Arbeitsstunden aufzeichnen konnten. Dies verschaffte ihnen bereits einen besseren Überblick über die in Projekte investierte Zeit, auch wenn die Mitarbeiter ihre Stunden nicht immer gewissenhaft aufschrieben. Es gab jedoch immer noch keine Lösung dafür, wie die Daten geteilt wurden. Sie wussten, dass es wahrscheinlich eine gute Idee war, sich sehr bald nach einem All-in-One-Projektmanagement-Tool umzusehen. Wenn nur jemand im Team die Zeit hätte, all die Nachforschungen und Tests durchzuführen, die sie für nötig hielten...

Als SuperHeroes Rodeo traf

Die Geschichte, wie SuperHeroes auf Rodeo aufmerksam wurde, ist sehr unkonventionell. Das Team arbeitet oft an Projekten für große, bekannte Marken, die um ihren Marktanteil kämpfen. Ab und zu nehmen sie aber auch Projekte für kleinere Unternehmen an, die Hilfe brauchen, um ihren Namen bekannt zu machen. Eines dieser Projekte war Rodeo! SuperHeroes wurde für mehrere Kampagnen beauftragt, darunter ein Social-Media-Projekt. Durch diese Zusammenarbeit konnten beide Parteien einander - und die Dienstleistungen des jeweils anderen - sehr gut kennen lernen.

Susan Vugts: "Um eine wirksame Kampagne zu entwickeln, mussten wir genau herausfinden, was die einzigartige Stärke von Rodeo ist. Dazu gehörte eine Phase, in der wir die komplette Markengeschichte definierten. Während unserer Recherche waren wir mehr und mehr davon überzeugt, dass Rodeo genau das bietet, was wir selbst gesucht hatten. Wir erwähnten dies und wurden an den Sales VP des US-Teams, Sam, verwiesen. Nachdem er uns eine Demo vorgeführt hatte, waren wir sicher, dass Rodeo genau das war, was wir brauchten."

^{Veranstaltung im SuperHeroes-Büro in Amsterdam}

Keine Nachforschungen und kein komplizierter Einführungsprozess dank des persönlichen Service von Rodeo

Wie diese Geschichte zeigt, erkennen viele junge Unternehmen schon recht früh, dass sie vom Einsatz eines Projektmanagement-Tools profitieren würden. Sie haben nur nicht die Zeit, alle verfügbaren Optionen zu recherchieren und herauszufinden, welche davon am besten geeignet sind. Bei den meisten Projektmanagement-Tools musst Du nach der Abfrage einiger grundlegender Informationen selbst herausfinden, wie alle Funktionen funktionieren und ob sie mit Deinen Geschäftsprozessen kompatibel sind.

Außerdem verlangen viele Unternehmen zusätzliche Gebühren für den Einführungsprozess, sobald Du Dich für eine Zusammenarbeit mit ihnen entschieden hast. In den meisten Fällen kostet Dich das Ganze eine Menge Zeit und Geld. Daher ist es nur logisch, dass Unternehmen dies als eine nicht dringende Angelegenheit betrachten und es aufschieben, bis ihre Verwaltung schließlich zu einem großen Durcheinander geworden ist.

Wir bei Rodeo haben volles Verständnis dafür, dass Du wenig Zeit hast. Deshalb gestalten wir diesen Prozess so effizient und effektiv wie möglich. Du kannst einen Termin vereinbaren, wann immer es Dir am besten passt, und uns dabei alles über Deine spezifischen Geschäftsprozesse erzählen. Auf diese Weise können unsere Experten eine maßgeschneiderte Demo anbieten, in der Dir genau erklärt wird, wie Dein Unternehmen von unseren Funktionen und Möglichkeiten profitieren kann. Du musst nicht alles selbst herausfinden. Wir bieten einen persönlichen Onboarding-Service ohne zusätzliche Kosten, der sicherstellt, dass Du das Tool vollständig beherrschst.

Dies wurde auch während des Interviews mit Susan Vugts bestätigt: "Wir wurden nach unseren Geschäftsprozessen gefragt und ob wir Beispiele für einige Projekte geben könnten, also schickten wir einige Dokumente und Daten, die dies illustrierten. Zu meiner angenehmen Überraschung wurden unsere Daten bereits in die Testumgebung eingefügt, so dass der Vertriebsmitarbeiter uns genau zeigen konnte, wie das Arbeiten in Rodeo für uns aussehen würde. Danach konnten wir problemlos selbst weitermachen und anhand der Beispiele weitere Daten hinzufügen. Schon nach kurzer Zeit waren wir in der Lage, Berichte zu erstellen. So praktisch! Das war so praktisch, dass ich den Verdacht hatte, dass wir wohl eine Sonderbehandlung bekommen, haha. Der gesamte Onboarding-Prozess verlief wirklich reibungslos."

^{Rogier Vijverberg ist einer der Mitbegründer von SuperHeroes}

Nur ein zentrales System mit Rodeo

Die Funktionen von Rodeo wurden so konzipiert und aufeinander abgestimmt, dass die Projektphasen reibungslos abgewickelt werden können. Dabei ist zu berücksichtigen, dass jedes Unternehmen seine eigene Art und Weise hat, die Funktionen anders zu nutzen als vorgesehen. Einige Funktionen werden vielleicht häufig genutzt, andere nicht so häufig. In jedem Fall benötigst Du keine anderen Programme oder Integrationen mit anderen Tools, wenn Du Rodeo hast. Die einzige Ausnahme ist die Buchhaltungs-App Quickbooks, die SuperHeroes ebenfalls nutzt. Seit der Einführung von Rodeo haben sie ein zentrales System für alles, anstatt mehrere Tools und Blätter, die einen verstreuten Workflow verursachen.

Susan Vugts: "Wir nutzen fast alle Funktionen, insbesondere Budgets, Zeiterfassung und Reports. Die Reports sind sehr wertvoll für uns! Den Planer nutzen wir nicht so oft, weil wir alle unsere eigene Arbeitsweise haben, die immer gut funktioniert. Die Fakturierungsfunktion wird auch nicht oft genutzt, weil sich ein eigenes Team darum kümmert. Die Buchhaltung erhält alle unsere Rechnungen über die Integration von Rodeo in Quickbooks."

Neue Projekte werden mit Rodeo superschnell aufgesetzt, so dass SuperHeroes mehr Zeit für andere Dinge bleibt

Wer hat schon gerne mit Projektadministration zu tun? Wahrscheinlich nicht allzu viele Menschen. Dabei ist es so wichtig, Deine Verwaltung so einzurichten, dass Deine Geschäftsprozesse schneller und effizienter werden. Mit Rodeo findest Du Deine gesamte Administration und alle Daten an einem Ort, wo sie organisiert und aktuell bleiben. So bleibt mehr Zeit für andere Dinge, die Spaß machen, wie zum Beispiel den kreativen Prozess.

Susan Vugts: "Früher haben wir alte Projekte kopiert, wenn wir viele regelmäßige Kampagnen für Kunden hatten, aber seit der Pandemie arbeiten wir hauptsächlich an neuen Projekten. Diese Projekte sind jedoch alle sehr ähnlich, da wir die gleichen Schritte mit den gleichen Teammitgliedern und Aktivitäten durchlaufen. Trotzdem hatte ich das Gefühl, dass wir immer wieder bei Null anfangen mussten. Wir erstellten eine Reihe von Tabellen, um zu berechnen, was uns ein Projekt kosten würde, wie viele Stunden wir benötigten und welche Ressourcen. Das nahm viel zu viel Zeit in Anspruch, bis wir anfingen, Rodeo zu benutzen. Die Daten vergangener Projekte liefern uns die nötigen Erkenntnisse, um den Zeit- und Arbeitsaufwand für ein Projekt abzuschätzen. Jetzt können wir ein neues Projekt innerhalb von zwei Minuten einrichten und sofort mit der Arbeit beginnen."

^{Kampagne erstellt von SuperHeroes für Zalando}

Verbessertes Zeitmanagement mit Zeiterfassung und Produktivitätsberichten

Die Funktion, die eine große Rolle bei der Optimierung des Gesamtprozesses von SuperHeroes gespielt hat, war der Time-Tracker. Für das Unternehmen arbeiten viele Kreative, die keine Lust haben, Stunden zu schreiben, aber der Time-Tracker macht es ihnen leicht.

Susan Vugts: "Der Timer funktioniert wirklich gut, jeder kann ihn so nutzen, wie er möchte. Einige stellen den Timer ein, während andere ihre Stunden später eintragen. Das funktioniert großartig. Seitdem haben wir eine sehr genaue Vorstellung davon, wie viele Stunden in ein Projekt fließen und warum bestimmte Projekte zum Beispiel länger dauerten. Außerdem haben wir einen klaren Überblick über die Produktivität unseres Teams, so dass wir angeben können, wie viel Zeit die Mitarbeiter für bestimmte Projekte benötigen. In der Sekunde, in der wir ein neues Projekt annehmen, weiß ich bereits, welchem unserer Teammitglieder ich es zuweisen werde. Ich weiß zum Beispiel sofort, dass ein bestimmtes Teammitglied etwa vier Tage für ein bestimmtes Projekt benötigt.

Susan Vugts erklärt auch, wie die Zeiterfassung den kreativen Prozess auf andere Weise unterstützt. Susan Vugts: "Brainstorming-Sitzungen, in denen kreative Ideen entwickelt werden, kosten ebenfalls Zeit. Manchmal denkt das Team über ein Konzept nach, und die Idee kommt einfach, wenn sie kommt, oder? Wenn dies zeitlich erfasst wird, sieht man sofort, wie viel Zeit von den abrechenbaren Stunden noch übrig ist. Fühlen sich die Kreativen dadurch eingeschränkt? Tatsächlich stelle ich fest, dass manche Leute diesen Druck brauchen, um rechtzeitig auf eine Idee zu kommen. Und manchmal schaffen sie es dann doch nicht. Aber dann wissen wir schon vorher, dass wir mehr Zeit dafür einplanen müssen, oder wir entscheiden uns dafür, es auf eigene Faust zu tun.”

Projekte bleiben dank der zeitsparenden (Echtzeit-)Reportingfunktion innerhalb des Budgets

Neben der Verbesserung des Zeitmanagements ist das Team von SuperHeroes in der Lage zu überprüfen, ob die Projekte im Budget bleiben. Jetzt kann das Team rechtzeitig einen anderen Gang einlegen, wenn die Echtzeitberichte zeigen, dass dies notwendig ist, anstatt erst im Nachhinein zu bewerten, wie alles gelaufen ist. 

Susan Vugts: "Die Berichtsfunktion ist für uns von unschätzbarem Wert. In der Vergangenheit war es sehr zeitaufwändig und mühsam, Daten von überall her zu sammeln, um die Dinge zu bewerten. Rodeo hat unseren Reportingprozess wirklich beschleunigt. Dadurch bleibt uns mehr Zeit für andere Dinge, was von den Kreativen sehr geschätzt wird."

Fazit

Seit der Einführung von Rodeo hat SuperHeroes diese Erfahrungen gemacht:

• Sie haben einen klaren Überblick darüber, wie viele Stunden in Projekte fließen und ob sie rentabel genug sind.
• Sie müssen sich nicht mit einem Haufen verschiedener Tools, Tabellen und Systeme herumschlagen, da Rodeo als ein einziges System dient, in dem alles passiert.
• Das Team musste nicht erst herausfinden, wie es von den Funktionen von Rodeo profitieren kann. Während der Demo und dem Onboarding wurde alles klar und deutlich anhand von Beispielen mit echten Daten von SuperHeroes erklärt.
• Das Team nutzt fast alle Funktionen von Rodeo, mit Ausnahme des Planers und der Rechnungsfunktion. Dank der Integration mit Quickbooks werden alle Rechnungen direkt an ihren Buchhalter weitergeleitet.
• Neue Projekte werden mit Rodeo innerhalb von zwei Minuten auf der Grundlage von Daten aus ähnlichen, vergangenen Projekten angelegt.
• Dank des Time-Trackers können sie herausfinden, warum manche Projekte länger dauern als andere.
• Die Produktivitätsberichte geben Aufschluss darüber, wie viele Stunden/Tage bestimmte Teammitglieder für ein bestimmtes Projekt benötigen, was ihnen hilft, effizient zu planen.
• Das Zeitmanagement wurde verbessert, da die Brainstorming-Sitzungen nun auch zeitlich erfasst werden.
• Dank der Echtzeitberichte bleiben die Projekte in der Regel innerhalb des Budgets, so dass das Team rechtzeitig einen anderen Gang einlegen kann.
• Der Reporting- und Verwaltungsprozess ist jetzt viel schneller, so dass das Team mehr Zeit für andere Dinge hat.