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Warum ein Projektmanager ein Tool verdient!

Stellen Sie sich eine Welt vor, in der Sie sich nie wieder um Verwaltungsangelegenheiten zu sorgen brauchen. Keine Deadline-Panik mehr. Alle Daten ständig übersichtlich und in Echtzeit. Das ist möglich! Mithilfe von Apps und Tools können Sie Ihre Arbeit viel besser ordnen und behalten den Überblick. Das verdienen Sie als Projektmanager!

Warum ein Projektmanager ein Tool verdient!

Wofür sollten Sie sich entscheiden? In diesem Blog erörtern wir alles, worauf Sie bei Projektmanagementsoftware achten sollten.

Dafür haben Sie doch überhaupt keine Zeit!

Excel-Dateien durchsuchen. PDFs durchblättern. In der Mailbox stöbern. Den Kalender checken. Stundenlang Chatlog durchgehen. Dafür haben Sie doch überhaupt keine Zeit. Nun, anscheinend doch, denn Sie verbringen einen beträchtlichen Teil Ihres Arbeitstags genau damit. Wie wäre es, wenn Sie Ihre gesamte Projektverwaltung an einem einzigen Standort hätten? Eine Übersicht über Rechnungen, Angebote, Planungen, Kosten, Aufgaben, Kontakte und Berichte. Von Anfang bis Ende des Arbeitstags mit einem Klick abrufbar. Modernes Projektmanagement ist ohne Tools nicht mehr möglich.

Schlaflose Nächte

Sie wachen schweißgebadet auf. Wie war das auch wieder mit dem Zusatz zur PO für diesen einen Kunden mit dem komischen Projekt? Sie möchten einfach Ruhe und Übersicht. In 9 von 10 Fällen ist alles auch prima geordnet, aber man hat eben einfach kurz die Übersicht verloren. Warum? Weil Sie den Stand der Dinge nicht kennen. Das ist nicht ganz unlogisch, wenn alle Verwaltungsunterlagen breit verstreut sind. Sie wünschen sich eigentlich ein Dashboard, auf das Sie immer zurückgreifen können, wenn Sie mal den Faden verlieren. Und das kommt auch Ihrem Schlaf zugute.

Warum sollten Sie sich für Projektmanagement-Software entscheiden?

  • Übersicht

  • Ruhe

  • Konsistenz

Projektmanagementsoftware

Es gibt viele Softwarelösungen, die diese Probleme angehen. Wahrscheinlich nutzen Sie schon jetzt ein Verwaltungstool. Es gibt Programme für die Arbeitszeiterfassung, zum Scannen von Quittungen, für Planung und Aufgabenverwaltung, für die Rechnungsstellung, für die Budgetverwaltung usw. Man könnte gar ein Tool erstellen, das alle diese Tools vereint... Wie bestimmt man, was für das eigene Projektmanagement das Richtige ist?

Welche Projektmanagement-Funktionen braucht man?

  • Dashboard/Übersicht

  • Angebote/Rechnungsstellung

  • Arbeitszeiterfassung

  • Berichte

Datengesteuert

Überall hört man von datengesteuerten Entscheidungen. Das klingt natürlich toll, aber für einen pragmatischen Arbeitsbereich wie Projektmanagement ist das natürlich nicht das Richtige. 

Da könnten Sie allerdings falsch liegen. Die moderneren Projektmanagement-Tools haben Berichtfunktionen. Diese stützen sich auf die Daten, die die Apps verarbeiten. Dazu gehört zum Beispiel die Zeitberechnung für die Erledigung einer Aufgabe. Oder die Tools liefern Vorschläge auf der Grundlage der Informationen aus den (realisierten) Planungen. Aus der Aufgabenverwaltung ist ersichtlich, welcher Freiberufler optimale Leistungen erzielt und wer es weniger genau nimmt. Jetzt lässt sich endlich Ihr Bauchgefühl mit Fakten belegen.

Tipps für Tools

  • Declaree ist eine App, mit der Sie einfach Ihre Quittungen scannen und verwalten können. Sie Kommuniziert nahtlos mit der Buchhaltung.

  • Docusign ist eine App, mit der sich digital Dokumente unterzeichnen lassen. Damit können Sie schneller und sicherer Angebote absegnen lassen.

Einfach konsistent

Ein gutes Tool ist das tägliche Basiswerkzeug eines Projektmanagers. Es ist die erste Anwendung, die beim Start des Computers geöffnet wird. Vom Dashboard aus starten Sie in den Tag. Hier sehen Sie auf einen Blick, was zu tun ist. Das Dashboard ist Tacho und Navi in einem. 

Arbeitsstunden, Aufgaben, Projekte und Rechnungen werden übersichtlich dargestellt. Wenn Sie dann jeden Tag auf dieselbe Art anfangen, werden Sie merken, dass Ihr Workflow um einiges strukturierter ist. Dadurch können Sie in Bezug auf Konsistenz und somit Effizienz stark zulegen. Das ist nicht nur für Ihren Gemütszustand von Vorteil, sondern auch für Ihre Umgebung. 

Konsistenz macht die Arbeitsbelastung übersichtlich. Sie können einfacher kommunizieren, was Sie erledigt haben, aber auch besser einschätzen, wie lange etwas dauern wird. So können Sie die Erwartungen noch besser managen und somit Frustration vermeiden. 

Lesen Sie auch: vier Tipps für profitablere Projekte! (Englisch)

Also?

Sie haben jetzt einen besseren Überblick über die Vorteile von Projektmanagement-Tools und können sich auf die Suche nach der für Sie passenden App machen. Dabei ist es wichtig, dass Sie die richtigen Fragen formulieren, damit Ihr Tool nahtlos an Ihre Tätigkeiten anschließt. Es ist wichtig zu wissen, wo es bei Ihrem Projektmanagement Optimierungsmöglichkeiten gibt. 

  • Was wird von Ihren Geschäftsprozessen in Bezug auf Verwaltung erwartet? 

  • Welche Elemente sollten Ihrer Meinung nach optimiert, verdeutlicht und konsistenter gemacht werden? 

  • Welche Funktionen sorgen dafür, dass Sie Ihre Arbeit einfacher und besser erledigen können?

  • Welche Kollegen sind an den Prozessen beteiligt und was erwarten sie von einem Tool?

Haben Sie Ihre Fragen gut formuliert? Setzen Sie sich dann mit den Anbietern der Tools in Verbindung, von denen Sie glauben, dass sie Ihnen weiterhelfen können. Erläutern Sie Ihre Probleme. Es wird sich dann herausstellen, ob der Anbieter die richtige Lösung für Sie hat.

Sie wissen jetzt, dass die richtigen Hilfsmittel für die Projektverwaltung essentiell sind. Was Sie wollen, ist Übersicht, Ruhe und Konsistenz. Das werden Sie jedoch nicht finden, wenn Sie für jede Funktion ein anderes Tool benutzen. Entdecken Sie deshalb das Projektmanagement-Tool von Rodeo. Alle Funktionen, die Sie brauchen, sind in einem einzigen Tool enthalten. Erstellen Sie noch heute ein kostenlosen Test-Account!

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