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Was Ist Ein Gantt Chart?

Egal ob Du ein Experte oder ein Neuling im Projektmanagement bist, Du hast bestimmt schon einmal von Gantt Charts gehört. Wenn es darum geht, den Überblick über Projekte und den Fortschritt von Aufgaben zu behalten, machen visuelle Darstellungen einen großen Unterschied. In diesem Artikel erklären wir Dir, was ein Gantt Chart ist, wie es funktioniert und wie Du davon profitieren kannst.

Was Ist Ein Gantt Chart?

Wenn Du an einem Projekt arbeitest, gibt es so viele Variablen zu beachten. Jedes Projekt hat ein Start- und ein Enddatum, und jede Aufgabe hat auch ein Start- und ein Enddatum. Da die Teammitglieder zugewiesen werden und Informationen und Aktivitäten mit jeder Aufgabe verbunden sind, kann man leicht den Überblick verlieren. Um den Überblick nicht zu verlieren, sind visuelle Darstellungen sehr wichtig. Das Gantt-Diagramm wurde als visuelles Werkzeug entwickelt, um Prozesse darzustellen. 

Inhaltsverzeichnis

1. Was ist die Definition eines Gantt-Diagramms?
2. Warum wird es Gantt-Diagramm genannt?
3. Wofür wird ein Gantt-Diagramm verwendet?
4. Wer verwendet ein Gantt-Diagramm?
5. Was sind die Vorteile?
6. Wie funktioniert ein Gantt-Diagramm genau?
7. Was ist der Unterschied zwischen WBS und einem Gantt-Diagramm?

Was ist die Definition eines Gantt-Diagramms?

Wie wir bereits erklärt haben, ist es eine visuelle Darstellung eines Zeitplans. Genauer gesagt, ist es ein Diagramm mit horizontalen Balken, die den Fortschritt jeder Aufgabe über einen bestimmten Zeitraum darstellen. 

Die Wochentage werden in einem horizontalen Balken oben angezeigt, während die Phasen der Aufgabe in einer vertikalen Spalte auf der linken Seite aufgelistet sind. Die Balken, die in der Mitte erscheinen, stellen den Zeitrahmen dar, der für jede Aufgabe angegeben ist.

Dank dieser übersichtlichen Gestaltung sieht der Anwender auf einen Blick, welche Arbeiten an einem bestimmten Tag erledigt werden müssen und wie viel Zeit bis zur endgültigen Fertigstellung noch bleibt. Weitere Dinge, die übersichtlich in einer einzigen Übersicht dargestellt werden, sind:

  • Der Starttermin eines Projekts

  • Die Projektaufgaben

  • Die in Phasen unterteilten Projektaufgaben

  • Der Start und das Ende einer jeden Aufgabe

  • Wer einer Aufgabe (Phase) zugewiesen ist

  • Die (geplante) Dauer der einzelnen Aufgaben

  • Die Korrelation zwischen den einzelnen Aufgaben (Phasen)

  • Das Datum der Fertigstellung eines Projekts

Die Balken in der Mitte des Diagramms zeigen den Fortschritt einer Projektphase an. Nehmen wir an, eine Phase besteht aus vier Aufgaben. Wenn die Teammitglieder, die den Aufgaben zugewiesen sind, bestätigen, wann sie abgeschlossen sind, wird der Prozentsatz der Fertigstellung aktualisiert und auf dem Balken angezeigt.

Wenn vier der fünf Aufgaben abgeschlossen sind, zeigt der Balken an, dass die Phase zu 75 % abgeschlossen ist. Sobald sich dieser Wert auf 100 % ändert, springt das Diagramm auf den nächsten Fortschrittsbalken, der sich auf die nächste Projektphase bezieht.

Warum wird es Gantt-Diagramm genannt?

Das Balkendiagramm, das als Gantt-Diagramm weithin bekannt wurde, wurde ursprünglich 1896 von Karol Ademiecki geschaffen. Der polnische Management-Professor, der früher als Ingenieur arbeitete, entwickelte eine Visualisierung für Produktionspläne in der Stahlindustrie. Er nannte es passenderweise "Harmonogramm". 

Obwohl sich seine Erfindung als erfolgreich erwies, war sie jenseits der polnischen Grenze nur wenigen Menschen bekannt. Das liegt daran, dass Ademiecki nur Artikel darüber in polnischer und russischer Sprache veröffentlichte. 

Etwa 15 Jahre später entwickelte der amerikanische Ingenieur und Unternehmensberater Henry Gantt eine ähnliche Idee. Seine Version des Balkendiagramms wurde bei der Entwicklung von Großprojekten wie dem Hoover-Damm und dem Interstate Highway System eingesetzt. Es war dieser Ruhm und Reichtum, der seinen Namen mit dem Konzept der Visualisierung von Projektzeitplänen mit Balkendiagrammen verband. 

Ein Gantt-chartEin einfaches Beispiel eines Gantt Charts 


Wofür wird ein Gantt-Diagramm verwendet?

Es ist ziemlich klar, dass Henry Gantt und Karol Ademiecki beide Experten auf ihrem Gebiet waren, mit einem Hintergrund im Ingenieurwesen. Lange Zeit galten Gantt-Diagramme nur für formell ausgebildete Projektmanager als geeignet. Der Sinn und Zweck des Tools ist es, einen klaren Überblick über die Aufgabenplanung großer, komplexer Projekte zu haben. Es dient als visuelle Darstellung dessen, was wann erledigt werden muss.

Das Tool wurde meist für Projekte eingesetzt, die sich über Monate erstrecken können. Denke an die  umfangreiche Projekte im Bauwesen, in der Infrastruktur, im Ingenieurwesen, in der Fertigung, in der IT oder sogar im Militär. Du kannst Dir sicher vorstellen, dass in diesen Branchen eine formale Ausbildung und Wissenschaft erforderlich sind, um einen realistischen Zeitplan erstellen zu können. Als die Verwendung von Gantt-Diagrammen durch Software vereinfacht wurde, war dies nicht mehr notwendig und eine breitere Variation von Branchen begann, sie zu verwenden.

Wer verwendet ein Gantt-Diagramm?

Seitdem sich das Konzept des Projektmanagements durchgesetzt hat, haben weitaus mehr Branchen damit begonnen, es in ihren Arbeitsabläufen anzuwenden. In der Folge bevorzugten auch sie visuelle Darstellungen wie Gantt-Diagramme als Hilfsmittel. Vor allem jetzt, wo Diagramme durch Software vereinfacht werden, kann sie praktisch jeder nutzen. 

Gantt-Diagramme sind für jede Art von Unternehmen oder Organisationen nützlich, die an Projekten arbeiten. Dazu gehören auch kreative Unternehmen wie Werbeagenturen oder digitale Designstudios. Meistens wird es der Projektleiter sein, der das Gantt-Diagramm erstellt, obwohl es vom gesamten Team als Bezugspunkt verwendet wird. Da es heutzutage so einfach zu benutzen ist, können auch Studenten oder jede Einzelperson, die den Überblick über wichtige Aufgaben oder Besorgungen behalten möchte, ein Gantt-Diagramm verwenden.

Was sind die Vorteile?

Wir gehen hier auf die Vorteile der Verwendung eines Gantt-Diagramms ein, was erklärt, warum sie immer noch so beliebt sind.

Sie bieten einen intelligenten Überblick: Mit nur einem Blick siehst Du alles, was Du über den Zeitplan Deines Projekts wissen musst, von Anfang bis Ende. Selbst wenn es sich um ein langwieriges, komplexes Projekt handelt. Das hilft zu verstehen, warum manche Aufgaben länger dauern, oder welche einfacher und schneller zu erledigen sind. 

Sie fungieren als Kommandozentrale: Das gesamte Team kann zu jedem Zeitpunkt des Projekts auf das Gantt-Diagramm zurückgreifen. Es fungiert als Landkarte mit allen Informationen, die für das weitere Vorgehen benötigt werden. Außerdem zeigt es jedem, woran der Rest des Teams arbeitet und wie seine Aufgaben zusammenhängen. 

Sie fördern das kritische Denken: Wenn Du einen Zeitplan mit solcher Präzision definieren oder anpassen musst, musst Du verstehen, wie jede Aktivität oder Anpassung die Reihenfolge und Dauer einer Aufgabe beeinflusst. Gantt-Diagramme visualisieren all dies und zwingen Dich dazu, alles zu berücksichtigen.

Wie funktioniert ein Gantt-Diagramm genau?

Bevor Du ein Projekt startest, sollten alle Komponenten klar definiert sein. Dazu gehören das Budget, die Ressourcen, die Fristen und die Ziele. Sobald dies alles genehmigt ist, kannst Du mit der Planung aller Aufgaben beginnen. An dieser Stelle kommt das Gantt-Diagramm ins Spiel. Es wird erstellt, damit jeder sehen kann, wer wann woran arbeiten soll.

Wie erstellt man ein Gantt Chart?

Trage alle Deine Aufgaben in die vertikale Achse des Gantt-Diagramms ein, während du die Start-/Enddaten und Abhängigkeiten in die horizontale Achse eingibst. Wenn du ein digitales Gantt-Planungstool verwendest, erscheinen die Balken, die die Aufgabendauer darstellen, automatisch. Jetzt kann jeder sehen, wer wann an was arbeiten sollte.

Früher wurden Gantt-Diagramme per Hand erstellt, was sehr zeitaufwendig war und viel Geschick erforderte. Außerdem musste das gesamte Diagramm neu gezeichnet werden, wenn Anpassungen an den Projekten vorgenommen wurden. Da die meisten Projekte dazu neigen, sich ständig zu verändern, wurde das ständige Ändern des Diagramms sehr anstrengend. 

Ein Gantt-Diagramm zu oft überarbeiten zu müssen, machte die Nutzung fast schon kontraproduktiv. Dank der modernen Technologie können Gantt-Diagramme mit Hilfe einer geeigneten Software leicht erstellt und aktualisiert werden. 

Ein Gantt-Diagramm zu oft überarbeiten zu müssen, machte die Nutzung fast schon kontraproduktiv.

Gantt Chart Software

Mit Hilfe von Software lassen sich Gantt-Diagramme so viel einfacher und schneller erstellen und ändern. Außerdem kannst Du damit so viel mehr tun, als nur Aufgaben zu planen und sie an einen Zeitrahmen zu hängen. Die meiste Zeit werden Gantt-Diagramme mit Excel oder verschiedenen Arten von Projektmanagement-Tools erstellt, die alle unter Gantt-Diagramm-Software fallen. 

Intuitive Tools ermöglichen es Dir, Aufgaben in Phasen aufzuteilen, Teammitglieder hinzuzufügen und Zeitpläne zu verschieben, wenn dies notwendig ist. Der Fortschritt kann in Echtzeit verfolgt werden, da Anpassungen sofort vorgenommen werden können. 

Unzählige Apps und Tools haben die Option, Projekte mit einem Gantt-Diagramm zu planen oder bieten eine Integration, die dies erleichtert. Einige ermöglichen es sogar, zwischen verschiedenen visuellen Darstellungen der Aufgaben zu wechseln. 

Auf diese Weise kann der Projektmanager verschiedene Perspektiven einnehmen, die sich auf unterschiedliche Aspekte konzentrieren. Während die Teammitglieder sich für eine Darstellungsoption entscheiden können, die sich am meisten auf ihre Aktivitäten bezieht.

Wie Du und Dein Team mit Hilfe von einer Gantt-chart software zusammenarbeiten könnt

Intuitive Software eignet sich hervorragend, um die Zusammenarbeit im Team zu unterstützen. Wie wir bereits erklärt haben, zeigt ein Gantt-Diagramm genau an, was gemäß einer definierten Zeitleiste erledigt werden muss. Die Namen der Teammitglieder können zu den Aufgaben hinzugefügt werden, was sich auch in der Zeitleiste widerspiegeln wird. 

Die Verwendung einer Software macht dies sehr viel einfacher, da Du die Teammitglieder entsprechend ihrer Verfügbarkeit auswählen und sie bei Bedarf per Drag & Drop hinzufügen kannst. Wenn Du die Farbe für jedes Teammitglied anpasst, ist es auch viel einfacher, auf einen Blick zu sehen, welche Teile des Zeitplans sich auf sie beziehen.

Darüber hinaus erlauben einige Softwareprogramme den Benutzern, Dateien an die Aufgaben in Gantt-Diagrammen anzuhängen. Wenn Teams an diesen Projekten arbeiten, können sie auf diese Weise leicht zusammenarbeiten und sich gegenseitig auf dem Laufenden halten. Zum Beispiel durch das Hinzufügen von Kommentaren, Notizen, Bildern, Videos, Dokumenten und Links.

Was ist der Unterschied zwischen WBS und einem Gantt-Diagramm?

Jetzt, wo Du weißt, was ein Gantt-Diagramm ist, könnte es dem WBS ähnlich erscheinen. Es gibt jedoch einige sehr wichtige Unterschiede zwischen den beiden. Ein Projektstrukturplan (PSP) zeigt, wie die Arbeit in einem Projekt strukturiert ist. Er unterteilt das gesamte Projekt in verschiedene Phasen und unterteilt diese Phasen in eine Reihe von Aufgaben, Unteraufgaben und deren Aktivitäten. 

Während dies einen klaren Überblick darüber gibt, was im Detail getan werden muss, gibt es keine Zeitleiste. Das Element der Zeit ist eigentlich gar nicht enthalten. Das ist ein grundlegender Unterschied zum Gantt-Diagramm, bei dem die Aufgaben nicht so genau definiert sind, aber der Zeitplan sehr konkret ist.

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