Are you looking for the English version of our website?
Menu
Menu

Was Ist Projektmanagement?

Was genau ist Projektmanagement? Wahrscheinlich hast Du den Begriff schon einmal gehört, hast aber Probleme zu erklären, was es genau ist. Wir sind hier, um unser Wissen zu diesem Thema zu teilen und Dir einige der beliebtesten Projektmanagement-Tools und -Methoden vorzustellen.

Was Ist Projektmanagement?

Projektmanagement ist heutzutage ein weit verbreiteter Begriff.  Wenn man so oft davon hört, geht man davon aus, dass man natürlich weiß, was es ist. Aber weißt Du auch wirklich, was es beinhaltet? Wenn Du jedes Projekt, an dem Du arbeitest, zu einem Erfolg machen willst, ist das definitiv ein wichtiges Thema. In diesem Artikel werden wir in die Einzelheiten eintauchen, um herauszufinden, warum es so wichtig ist und welche Methoden für Dich funktionieren könnten. 

Inhaltsverzeichnis

  1. Was ist die Definition von Projektmanagement?
  2. Kann Projektmanagement in allen Unternehmen funktionieren?
  3. Warum ist Projektmanagement wichtig?
  4. Warum sind Projektmanagement-Tools wichtig?
  5. Was sind einige Projektmanagement-Methoden und welche ist die beste für Ihr Unternehmen?
  6. Kann Projektmanagement automatisiert werden? 
  7. Welche Projektmanagement-Tools gibt es?
  8. Fazit

Was ist die Definition von Projektmanagement?

Es scheint so offensichtlich, aber die Definition ist ziemlich aufwendig. Zuerst solltest Du verstehen, was genau ein Projekt ist. Es kann als eine Abfolge von Aktivitäten definiert werden, die abgeschlossen werden müssen, um bestimmte Ziele zu erreichen. Projektmanagement kommt ins Spiel, als Mittel, um sicherzustellen, dass diese Ziele erreicht werden. Die vollständige Definition von Projektmanagement ist die Anwendung von Wissen, Erfahrung, Fähigkeiten, Prozessen und Methoden, um das gewünschte Ergebnis zu erreichen. Es unterscheidet sich vom "Management", das ein fortlaufender Prozess ist. Projektmanagement konzentriert sich auf ein definiertes Projekt mit eigenem Zeitrahmen und Endresultaten. 

In vollem Umfang sind dies alle Komponenten des Projektmanagements:

  • Definieren des Grundes/der Notwendigkeit des Projekts

  • Definieren der Anforderungen an die Ergebnisse

  • Definieren der Anforderungen an die Ressourcen

  • Definieren des Zeitrahmens

  • Verwaltung des Projektbudgets

  • Aufstellen eines Aktionsplans 

  • Zusammenstellen/Leiten des Projektteams

  • Überwachung des Projektfortschritts 

  • Risiken, Probleme und Änderungen managen

  • Kommunikation mit Stakeholdern 

  • Abschließen des Projektes

Projektmanagement ist nicht nur die Planung von Warum, Wann und Wer. Es stellt nicht nur sicher, dass die Ziele erreicht werden, sondern managt auch, wie es gemacht wird. Dabei wird die Qualität der Ergebnisse berücksichtigt, während das Projekt kosteneffizient bleibt. 

Kann Projektmanagement in allen Unternehmen funktionieren?

Unsere Antwort ist ja. Projektmanagement wird in jeder Organisation funktionieren, die an Projekten arbeitet. Der Grund, warum es sich zu einem so globalen Phänomen entwickelt hat, ist, dass die meisten Unternehmen Arbeit haben, die in einer Abfolge von Aufgaben ausgeführt werden muss. Natürlich gibt es auch ein gewünschtes Ergebnis innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens. Wenn man bedenkt, dass Projektmanagement dazu dient, dass die Ergebnisse auf die zufriedenstellendste Art und Weise geliefert werden, welches Unternehmen würde das nicht wollen?

Daher kann Projektmanagement für jede Organisation von Wert sein. Die Einstellung eines Projektmanagers und die Implementierung einer Projektmanagement-Software sind hier die Schlüsselfaktoren. Für sehr kleine Unternehmen ist es vielleicht nicht sehr kosteneffizient, einen Projektmanager einzustellen. Das gilt auch für Projekte, die nicht groß genug sind. Aber auch in diesem Fall macht der Einsatz einer Projektmanagement-Software den Unterschied aus. 

Warum ist Projektmanagement wichtig?

Die Bedeutung des Projektmanagements basiert auf dem Verständnis, dass jedes Projekt ein Erfolg sein soll. Erfolg passiert nicht einfach so, Du musst ihn planen. Wenn Du alles dem Zufall überlässt, spielst Du mit Deinem Unternehmen. Du machst es anfällig für Chaos. Du könntest zu viele Ressourcen verwenden und trotzdem mittelmäßige oder sogar schlechte Ergebnisse liefern. Ganz zu schweigen davon, dass Du eine Menge Geld verlieren könntest. 

Selbst wenn es so aussieht, als würde alles super laufen, könntest Du eine Überraschung erleben. Die Anwendung von Projektmanagement kann Dir all die Möglichkeiten aufzeigen, die Du nie genutzt hast. Vielleicht nutzt Du Deine Ressourcen beispielsweise nicht optimal. Oder Du könntest die Kosten immens senken, so dass Du eine viel höhere Gewinnmarge hast. Daneben gibt es noch viele andere relevante Szenarien. Im Folgenden gehen wir näher auf all die Gründe ein, warum Projektmanagement wichtig ist.

Es reduziert das Chaos in den Projekten

Immer wenn sich die Arbeit stapelt, lauert natürlich das Chaos um die Ecke. Das passiert, weil Du anfängst, den Überblick zu verlieren. Die Organisation und strukturelle Planung von Projekten kann dieses Chaos zähmen, indem sie die gesamte Arbeit in klar definierte Aufgaben aufgeteilt. Wenn alle Beteiligten einem detaillierten Plan folgen, ist es einfach, den Fortschritt der einzelnen Aufgaben zu verfolgen und Hindernisse zu bewältigen, wenn sie auftauchen. Vergiss nicht, dass die Kunden es definitiv bemerken werden, wenn Deine Organisation chaotisch ist, was sicherlich kein professionelles Bild vermittelt. 

Es verbessert die Teamarbeit und die Produktivität der Mitarbeiter

Man sagt “Teamwork makes the dream work”. Projektmanagement regelt die Verbesserung der Teamarbeit in vielerlei Hinsicht. Es beinhaltet die Auswahl und Gruppierung von Mitarbeitern mit den richtigen Fähigkeiten und der Verfügbarkeit, um das Projekt zu bewältigen. Wenn jedes einzelne Mitglied Aktivitäten zugewiesen bekommt, die auf seine Expertise abgestimmt sind, stellst Du sicher, dass die bestmöglichen Ergebnisse erzielt werden. Mitarbeiter sammeln oft neue Erfahrungen, während sie an Projekten arbeiten und erweitern so ihre Fähigkeiten. Es ist wichtig, dies im Auge zu behalten. Du möchtest bestimmt kein Geld für Outsourcing verschwenden, weil Du das volle Potenzial Deiner Mitarbeiter übersehen hast.

Mit  Projektmanagement behältst Du einen Überblick über die Produktivität der Mitarbeiter, basierend auf ihrer Verfügbarkeit. So wird deutlich, wann jemand mit Arbeit überfordert ist, oder wer Zeit hat, mehr zu übernehmen. Das Letzte, was Du willst, ist, dass Mitarbeiter unterdurchschnittliche Leistungen erbringen, weil sie unter zu viel Druck stehen. Oder dass Du nicht merkst, wie manche Mitarbeiter nachlassen. In einem Umfeld, das auf reibungslose Zusammenarbeit und klare Kommunikation ausgelegt ist, werden Verantwortung und Verantwortlichkeit im Team verteilt. Eine kleine Ermutigung oder Beruhigung hier und da wirkt Wunder. Am Ende wird eine verbesserte Teamarbeit und Mitarbeiterproduktivität auch einen großen Einfluss auf die Qualität der Ergebnisse haben.

Es reduziert das Risiko eines schlechten Ressourcenmanagements

Mit Ressourcen sollte niemals schlecht umgegangen werden. Sie sind immer teuer, ob menschlich oder finanziell. Eine Projektmanagement-Strategie legt fest, welche Ressourcen einem Projekt zugewiesen werden sollten und wie hoch ein angemessenes Budget sein sollte. Dabei wird das Budget auf die Aufgaben aufgeteilt und die Kosten bis zur Fertigstellung beaufsichtigt. Wie wir im Abschnitt über die Mitarbeiterproduktivität erklärt haben, ist es wichtig, die personellen Ressourcen vor dem Outsourcing voll auszuschöpfen. Aber auch wenn ein Projekt einmal begonnen hat, ist es wichtig, die einzelnen Schritte innerhalb des Prozesses im Auge zu behalten, um die Kosten zu kontrollieren. 

Manchmal können Hindernisse und Probleme auftreten, die einen Richtungswechsel erfordern. Dies sollte auf die effektivste und effizienteste Weise geschehen, um zu verhindern, dass das Projekt das Budget sprengt. Auch im Allgemeinen kann die Kosteneffizienz während eines Projekts optimiert werden, wenn Möglichkeiten auf dem Weg dorthin erkannt werden. 

Es stellt sicher, dass Projekte pünktlich abgeschlossen werden

Mitarbeiter haben alle ihre eigenen Stärken und Schwächen, einige haben vielleicht Probleme mit dem Zeitmanagement. Besonders Kreative können sich sehr dem Flow hingeben, wenn sie sich inspiriert fühlen. Unabhängig von Deiner Position muss das gesamte Projektteam an einem Strang ziehen. Das Projektmanagement gibt die Richtung vor und hält die Projekte im Zeitplan, indem es ständig den Fortschritt anzeigt. Manchmal sind die Mitarbeiter viel zu vertieft in ihre Arbeit, um überhaupt zu bemerken, dass sie bei einer Aufgabe in Rückstand geraten sind und wie sich das möglicherweise auf andere, damit verbundene Aufgaben auswirkt. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die Zeit, die sie für Aufgaben aufwenden, erfasst wird und sie an Fristen erinnert werden. 

Es regelt die Qualität der Arbeitsergebnisse

Während ein Projekt in Aufgaben und Unteraufgaben unterteilt ist, die sich auf verschiedene Details des Projekts konzentrieren, behält man durch Projektmanagement immer auch den Überblick über das große Ganze. Manchmal kann es vorkommen, dass im Laufe eines Projekts bestimmte Anpassungen dazu führen, dass ein Ergebnis zu sehr von dem abweicht, was ursprünglich gewünscht war. Mit einer Projektmanagement-Strategie wird die Qualität der Arbeitsergebnisse bei jedem Schritt neu bewertet. Dies kann dabei helfen, herauszufinden, wann und wie Abweichungen zu stark waren und wie weitere Schritte rechtzeitig unternommen werden können, um die erwartete Qualität zu gewährleisten. 

Es wird wertvolles Wissen erlangt und angewendet

Egal ob Projekte erfolgreich sind oder scheitern, es gibt immer Lektionen, die man lernen kann. Aber Lektionen können schnell wieder verlernt werden, wenn das Wissen, welches man daraus gewonnen hat, nicht richtig umgesetzt wird. Das Erfassen aller wichtigen Daten aus Projekten ist entscheidend dafür, dass zukünftige Projekte erfolgreich werden. Ein sehr erfahrener Projektmanager verfügt bereits über eine Menge Wissen durch Erfahrung, durch Erfolge und Misserfolge gleichermaßen. Es ist wichtig, das gesammelte Wissen zu bewahren und anzuwenden, es an das Team weiterzugeben, aber auch den Kontakt zum höheren Management und anderen Stakeholdern zu halten. Projektmanagement-Software spielt eine ähnliche Rolle, da sie während des gesamten Projektverlaufs Daten sammelt. Diese Daten liefern wertvolle Erkenntnisse für das Projektteam, aber auch für das höhere Management und die Stakeholder. 

Warum sind Projektmanagement-Tools wichtig?

Du kannst den besten Projektmanager einstellen, den sich Dein Unternehmen leisten kann, aber er oder sie braucht trotzdem ein System und die richtigen Werkzeuge um zu arbeiten. Tabellenkalkulationsprogramme haben das Leben schon so viel einfacher gemacht, je nachdem, wie gut Du sie beherrschst. Nichtsdestotrotz fehlt ihnen die Intuition, die zur Unterstützung moderner Geschäftsaktivitäten notwendig ist. In der heutigen Zeit hat niemand mehr die Zeit, ständig Listen, Tabs und Formeln zu erstellen, um den Überblick über Projekte zu behalten. 

Projektmanagement-Tools wurden speziell dafür entwickelt, genau das zu tun, was der Name schon sagt: Projekte zu verwalten. Sie sind so konzipiert, dass sie eine ansprechende visuelle Übersetzung der Daten anzeigen und intuitive Verbindungen und Berechnungen vornehmen. Mit nur wenigen Klicks und minimalen Eingaben erhältst Du einen klaren visuellen Überblick über einen Projektplan. Anschließend können die Aufgaben aufgeteilt und den Mitarbeitern zugewiesen werden. Einige Tools ermöglichen es, den Fortschritt auf verschiedene Arten zu betrachten, wie z.B. in Form von Grafiken, Diagrammen oder Tabellen. Der Umfang der Funktionen zum Überwachen und Prüfen von Projekten variiert wirklich von Tool zu Tool. Es gibt so viele verschiedene. Einige bieten detaillierte Berichte, die umfangreiche Einblicke geben, während andere nur grundlegende Statistiken zeigen. Jedenfalls nehmen smarte Tools viel von der komplizierten Arbeit ab. 

Selbst mit viel Geschick und Erfahrung ist das Leben eines Projektmanagers nicht einfach. Es macht einen großen Unterschied, Werkzeuge zu haben, die dabei helfen, den bestmöglichen Job auf die effizienteste Weise zu machen. Der einfache Zugang zu wertvollen Daten, die davon abgeleitet werden, hilft außerdem, fundierte Entscheidungen zu treffen. Für kleine Unternehmen, die (noch) keinen Projektmanager haben, bieten Projektmanagement-Tools bereits einen Großteil der Anleitung, die Du benötigst. Vor allem jetzt, wo Home-Office die neue Norm ist, ist die Verwendung einer einheitlichen Plattform für alle Teammitglieder essentiell wichtig. 

Was sind einige Projektmanagement-Methoden und welche ist die beste für Ihr Unternehmen?

Jedes Projekt ist einzigartig, daher gibt es keine allgemeingültige Methodik, die angewendet werden kann. Bei den verschiedenen Methoden kann es schwierig sein, die am besten geeignete zu finden. Sehen wir uns einige der beliebtesten Methoden an.

  1. Wasserfall: Als traditionellere Methode folgt das Wasserfall-Projektmanagement einem linearen Ansatz bei der Planung. Es beinhaltet einen klar definierten Plan, der in chronologischen Schritten abläuft. Sobald Du einen Schritt abgeschlossen hast, kannst Du zum nächsten übergehen, wobei die Bewertung und Überarbeitung erst ganz am Ende erfolgt. Am besten geeignet für: Große, aber relativ überschaubare Projekte, die ein Team schon öfter gemacht hat. 

  2. Agil: Diese Methodik ist besonders in der Softwareentwicklung verbreitet. Sie unterteilt ein Projekt in mehrere kurze Arbeitszyklen, in denen das Team zusammen mit den Beteiligten das Projekt ständig evaluiert und dann überarbeitet. Ausgehend von einem breiten Ansatz verbessert sich das Projekt mit jedem Zyklus. Am besten geeignet für: Sehr komplexe Projekte, die viel Flexibilität erfordern.

  3. Scrum: Hierbei handelt es sich um eine agile Projektmanagement-Methode, bei der die Zyklen in Sprints übersetzt werden. Die Sprints werden dann durch eine bestimmte Rollenverteilung und Ziele gemanaged. Der Scrum Master sorgt dafür, dass das Team die Prinzipien der Scrum-Methodik einhält. Während der Product Owner als Sprachrohr der Stakeholder fungiert. Am besten geeignet für: Teams mit maximal 10 Mitgliedern, die an ziemlich komplexen Projekten arbeiten, die eine gewisse Flexibilität erfordern.

  4. Kanban: Eine weitere agile Methodik, die allerdings auf die visuelle Darstellung eines Projekts setzt. Ein "Kanban-Board" besteht aus "Kanban-Karten", die Aufgaben darstellen, die entlang der Spalten "zu tun", "zu erledigen" und "erledigt" bewegt werden. Am besten geeignet für: Wiederum relativ kleine Teams, die einen flexiblen Ansatz für das Projekt benötigen.

  5. Lean: Ursprünglich aus der japanischen Fertigungsindustrie stammend, zielt der Lean-Ansatz darauf ab den größten Wert zu schaffen und gleichzeitig die Anzahl der eingesetzten Ressourcen zu minimieren. Er beinhaltet die Reduzierung von Verschwendung, die als "Muda", "Mura" und "Muri" kategorisiert wird. Diese drei M's stehen für Verschwendung in Form von nicht wertschöpfenden Aktivitäten, Abweichungen im Arbeitsablauf und Überlastung, die den Prozess verlangsamt. Am besten geeignet für: Organisationen, die einen Ansatz ausprobieren wollen, der maximale Effizienz fördert.

An agile project management methodology involves the use of a Kanban boardKann Projektmanagement automatisiert werden? 

Während einige Komponenten des Projektmanagements immer von Menschen übernommen werden müssen, können einige automatisiert werden. Insbesondere die Dinge, die Menschen im Allgemeinen sowieso nicht gerne tun. 

Schätzungen automatisieren

Vor dem Start eines Projekts wird viel Arbeit in die Ermittlung eines realistischen Budgets gesteckt. Dieser Prozess wird durch die Verwendung von Daten aus früheren, ähnlichen Projekten beschleunigt. Wenn all diese Dinge dokumentiert sind, ist ein System in der Lage, recht genaue Vorschläge zu machen. Diese können als Grundlage für das Budget verwendet werden anstatt einfach willkürliche Beträge aufzuschreiben. Sobald das Budget berechnet ist, kann basierend darauf ein Angebot für den Kunden erstellt werden. Einige Projektmanagement-Tools, wie z.B. Rodeo, ermöglichen die einfache Übertragung von Budgets in Angebote.

Planung automatisieren

Spare Dir all die Meetings, in denen der Projektfortschritt besprochen wird und lasse einfach die Updates aus dem Planungstool das Reden übernehmen. Die Mitarbeiter sehen, wenn sie zu Projekten hinzugefügt werden und arbeiten sich durch eine digitale Liste von Aufgaben, die sie abhaken können sobald sie erledigt sind. Du brauchst nicht mehr zu fragen was Dein Team gemacht hat, jeder kann es klar sehen. Wenn ähnliche Projekte wieder auftauchen, wäre ein Tool, mit dem Du alte Projekt-Formate kopieren und wiederverwenden kannst sehr praktisch. Genau das tut Rodeo.

Zeiterfassung automatisieren

Seien wir ehrlich, niemand mag es wirklich die Zeit zu erfassen, die er an Dingen arbeitet. Aber wenn es so einfach wie möglich gemacht wird, wird man es tatsächlich tun. Die Zeiterfassung ist extrem nützlich und nicht für übereifrige Manager gedacht, die gerne Mikromanagement bei ihr Team anwenden wollen. Wenn die gesamte Zeit erfasst und abgerechnet wird, zeigen die Daten genau wie viel Aufwand in jeder Aufgabe steckt. Dies kann dazu beitragen Deine Projekte profitabler zu machen. 

Automatisieren der Rechnungsstellung

Nicht viele Projektmanagement-Tools haben eine Funktion zum Erstellen und Versenden von Rechnungen. Obwohl jedes Unternehmen von einfacheren Möglichkeiten profitieren würde, um den Geldfluss aufrechtzuerhalten. Es gibt wenige Tools, die diese Funktion beinhalten, darunter Rodeo. Wir bieten sogar die Möglichkeit wiederkehrende Rechnungen zu automatisieren.

Welche Projektmanagement-Tools gibt es?

Es gibt unzählige verschiedene Arten von Projektmanagement-Tools, die alle für unterschiedliche Branchen oder Prozesse beliebt sind. 

Excel

Wie bereits erwähnt, war die Einführung von Tabellenkalkulationen damals ziemlich revolutionär. Auch wenn sie in vielen Unternehmen immer noch gängige Praxis ist, ist diese Herangehensweise sehr veraltet. Für Programme wie Excel sind ein hohes Maß an Kompetenz erforderlich. Man muss schon ein ziemlicher Zauberer sein, um Tabellenblätter und Formeln zu erstellen, die genau die Informationen anzeigen, die man braucht. Jeder kleine Fehler, irgendwo in einem Blatt, beeinflusst das gesamte Dokument. Dies ist besonders dann problematisch, wenn mehrere Personen mit unterschiedlichen Kenntnisständen an demselben Blatt arbeiten. Ehe man sich versieht, sind alle Formeln wieder durcheinander und es dauert ewig, alles auf den alten Stand zu bringen. 

Irgendwann wird das Erstellen von unzähligen Blättern voller Formeln aber ohnehin zu zeitaufwändig. Außerdem musst Du Dir immer noch die richtigen Formeln einfallen lassen, um etwas zu berechnen und herausfinden, wie Du sie in den richtigen Kontext bringen kannst. 

Jira

Einige der am frühesten entwickelten Projektmanagement-Tools wurden für die Softwareentwicklung geschaffen. Der komplexe Produktionsprozess erfordert viel Raum für Auswertungen und Revisionen, da technische Probleme oder Bugs sorgfältig verfolgt werden müssen. Ein beliebtes Beispiel für ein solches Tool ist Jira.

Asana

Als klar wurde, dass Projektmanagement für jede Art von Unternehmen funktionieren kann, wurden Tools entwickelt, die eher aufgabenorientiert sind. Asana ist ein Tool mit dem Aufgaben detailliert geplant werden können. Es wurde speziell entwickelt, um die Zusammenarbeit und die Produktivität der Mitarbeiter zu verbessern. Obwohl es ein großartiges Planungstool ist, unterstützt es keine anderen Prozesse wie andere Allround-Tools. Das bedeutet, dass Du weiterhin zwischen mehreren Tools und Programmen wechseln musst.

Rodeo

Für Unternehmen, die ihre Geschäftsabläufe als Ganzes optimieren wollen, ist ein All-in-One-Projektmanagement-Tool weitaus besser geeignet. Rodeo verfügt über ein einfaches Plug-and-Play-Setup, ohne dass irgendwelche Integrationen mit anderen Tools eingerichtet werden müssen. Da alle Vorgänge miteinander verbunden sind, kann ein großer Teil der Prozesse automatisiert werden. Budgets, Angebote, Planung, Zeiterfassung, Rechnungserstellung und Reports sind alles Funktionen, die das Projektmanagement auf allen Ebenen verbessern.

Einer der Gründe, warum sich Rodeo so gut mit dem Projektmanagement-Prozess integrieren lässt ist, dass es von KOM(Kop of Munt), einem Finanzdienstleistungsunternehmen, entwickelt wurde. Mit einem großen Kundenstamm in der Kreativbranche konnten sie die Best Practices des Projektmanagements ihrer Zielgruppe in das Tool einfließen lassen. 

Fazit

Indem Du den Erfolg Deiner Projekte nicht dem Zufall überlässt, maximierst Du die Rentabilität Deines Unternehmens. Projektmanagement kann für jedes Unternehmen funktionieren, da die Optimierung von Prozessen für jede Organisation von Vorteil ist. Für ein adäquates Projektmanagement musst Du in Betracht ziehen einen Projektmanager einzustellen. Projektmanagement-Software hingegen ist das A und O. Intuitive Tools machen alle Deine Prozesse so viel einfacher, schneller und reibungsloser. Sie können Dir einen Großteil der Arbeit abnehmen, sodass Deine Mitarbeiter mehr Zeit für den Teil ihrer Arbeit haben, der ihnen am meisten Spaß macht. Informiere Dich über die verschiedenen Methoden und Tools für Projektmanagement, um herauszufinden, welches am besten zu Deinen organisatorischen Abläufen passt. 

Teste Rodeo 14 Tage lang kostenlos und vereinbare eine kostenlose Tour durch das Tool, um herauszufinden, wie Dein Unternehmen davon profitieren kann.

Plane eine Tour Jetzt testen

+31 (0)88 165 14 00
Diese Website verwendet Cookies Akzeptieren