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Wie Du Deine Projektmanagement-Fähigkeiten Verbesseren Kannst

Um in Deinem Job noch besser zu werden, musst Du ständig dazulernen und Deine Fähigkeiten verbessern. Als Projektmanager ist jeder Tag völlig anders, da Du mit einer Vielzahl von Herausforderungen konfrontiert wirst. In diesem Artikel geben wir Dir einige Tipps, wie Du Deine Projektmanagement-Fähigkeiten verbessern kannst.

Wie Du Deine Projektmanagement-Fähigkeiten Verbesseren Kannst

Kleinunternehmer und kreative Teams nutzen Projektmanagement als Mittel, um die wichtigsten Ziele und Ergebnisse ihrer Projekte zu erreichen. Wenn Du an "Projektmanagement" denkst, kann es leicht passieren, dass Du "mehr Arbeit" hörst. Das Erlernen des Projektmanagements sollte Dich jedoch nicht einschüchtern. Es bedeutet nicht unbedingt, mehr zu arbeiten, sondern intelligenter zu arbeiten. Es ist eine sehr nützliche Fähigkeit, die sich lohnt. Um sicherzustellen, dass Du Deine Zeit so effektiv wie möglich nutzt, haben wir ein paar Tipps zusammengestellt, wie Du Deine Projektmanagement-Fähigkeiten verbessern kannst.

Inhaltsverzeichnis

1. Planen, planen, planen
2. Lege Dir ein All-in-one projektmanagement tool zu
3. Prioritisiere
4. Setze Dir Ziele
5. Das Konzept des MVP verstehen und anwenden
6. Verwenden effektive kummunikationsfähigkeiten
7. Spreche Probleme frühzeitig an
8. Lege Wert auf Verantwortung
9. Wähle die richtige Projektmanagement-Methode

  1. Planen, planen, planen

Der erste Schritt zur Verbesserung Deiner Projektmanagement-Fähigkeiten ist zu lernen, wie man plant. Lerne, wie Du für Dich selbst planst, lerne, wie Du für Dein Team planst, und lerne, wie Du für ein bestimmtes Projekt planst, das ausgeführt werden muss. Unterteile Deine Zeit in Fragmente, die verschiedenen Aufgaben zugewiesen werden. Deadlines sind auch nützlich, um sicherzustellen, dass alles innerhalb eines realistischen Zeitrahmens geplant wird. 

Höchstwahrscheinlich besteht Dein Team aus verschiedenen Menschen. Jede dieser Personen arbeitet auf eine andere Art und Weise und hat einen anderen Ansatz, wie sie ihre Zeit managen. Deine Aufgabe ist es, es so einfach und klar wie möglich zu machen, welche Aufgaben sie haben und wann sie abgeliefert werden müssen.

Zu lernen, wie man plant, ist eine grundlegende Projektmanagement-Fähigkeit, denn sie bringt Struktur und Klarheit in das Team. Es erlaubt Dir auch, flexibel zu sein und rechtzeitig Anpassungen vorzunehmen, ohne das Endergebnis zu beeinträchtigen. Nimm Dir daher die Zeit, um zu evaluieren:

  • Was sind die Aufgaben, die für ein Projekt erledigt werden müssen?

  • Hat das Projekt eine Deadline?

  • Wer kann diese Aufgaben ausführen?

  • Wie lange wird es dauern, bis jede Aufgabe erledigt ist?

  • Gibt es bestimmte Aufgaben, die Vorrang vor anderen haben? (Mehr dazu später)

Du kannst damit beginnen, dies auf ein Blatt Papier zu schreiben oder in ein Google-Doc, eine Excel-Tabelle oder eine Projektmanagement-Software. Was uns zu unserem nächsten Punkt bringt.

  1. Lege Dir ein All-in-one Projektmanagement tool zu

Heutzutage gibt es für so gut wie alles ein Tool. Warum solltest Du Dir das Leben schwer machen, wenn Du alles, was du für das Management Deines Projekts brauchst, in einem einzigen Tool haben kannst. Abhängig von Deinen Bedürfnissen und Deinem Erfahrungsstand kannst Du Dich für Tools wie Trello entscheiden, das ein einfaches Aufgabenmanagement-Tool ist, oder für eine All-in-One-Option wie Rodeo.

Einige Dinge, die Du beachten solltest:

  • Wirst Du Projekte planen?

  • Wirst Du Budgets verwalten?

  • Wirst Du Kostenvoranschläge erstellen?

  • Willst Du die Stunden verfolgen?

  • Wirst Du Rechnungen verschicken?

  • Bist Du an Berichten über Deine Projektmanagement-Aktivitäten interessiert?

Die Beantwortung dieser Fragen wird Dir dabei helfen zu entscheiden, welches Tool für Dich am besten geeignet ist.

  1. Priorisiere

Wir haben bereits erwähnt, dass Du wissen solltest, wie man Aufgaben priorisiert. Selbst wenn Du das nicht tust, ist das eine Projektmanagement-Fähigkeit, die Du leicht verbessern kannst.

In Schritt eins haben wir gelernt, wie man ein Projekt in verschiedene Aufgaben zerlegt und einen Plan erstellt. Es kann sein, dass einige Aufgaben wichtiger sind als andere. Du musst mit dem Projekt so vertraut sein, dass Du entscheiden kannst, wie wichtig die einzelnen Aufgaben sind.

Einige Fragen, die du dir stellen solltest, sind:

  • Gibt es Abhängigkeiten zwischen bestimmten Aufgaben?

  • Braucht man mehr als eine Person, die an einer Aufgabe arbeitet?

Um es einfacher zu machen, kannst Du ein Punktesystem verwenden. 
 

  1. Setze Dir Ziele 

Jedes Projekt hat eine Reihe von Zielen und Vorgaben, die erreicht werden müssen, um erfolgreich zu sein. Du als Projektmanager oder Teamleiter, der seine Projektmanagement-Fähigkeiten ausbaut, musst wissen, was diese Ziele sind. Das bedeutet, dass Du jede Aufgabe in Ziele aufgliedern musst.

Um sicherzustellen, dass Deine Ziele klar und erreichbar sind, verwende die S.M.A.R.T.-Technik. Jedes Ziel sollte:

  • Spezifisch (einfach, sinnvoll, bedeutsam).

  • Messbar (motivierend).

  • Achievable (vereinbart, erreichbar).

  • Relevant (vernünftig, realistisch und ressourcenorientiert, ergebnisorientiert).

  • Time /Zeitlich begrenzt (zeitbasiert, zeitlich begrenzt, zeit-/kostenbegrenzt, zeitnah, zeitkritisch).

  1. Das Konzept des MVP verstehen und anwenden (wo anwendbar)

Was ist ein MVP ? In der Sprache des Projektmanagements (und nicht nur dort) bedeutet das "minimum viable product". Die Definition für ein MVP ist 'das Einfachste, was funktionieren könnte'.

Das Ziel eines MVP ist es, herauszufinden, was eine einfache Version Deines Produkts wäre, und es so schnell wie möglich in die Hände der Benutzer zu bekommen. Auf diese Weise stellst Du sicher, dass Du auf dem richtigen Weg bist und kannst mit den in Punkt drei erlernten Fähigkeiten die Dinge identifizieren, die als nächstes höchste Priorität haben. Betrachte es als Auslieferung des "ersten Entwurfs", bei dem Du testest oder um Feedback bittest und dann Verbesserungen vornimmst.
 

  1. Verwenden effektive Kommunikationsfähigkeiten, um Menschen zu delegieren

Wir können nicht genug betonen, wie wichtig Kommunikationsfähigkeiten sind. Sich darauf zu konzentrieren, sie ständig zu verbessern, ist entscheidend, um eine gute Projektmanagement-Fähigkeit aufzubauen. Besonders wenn Du in einem Team arbeitest oder es leitest, bist Du dafür verantwortlich, klare Anweisungen zu geben und effektiv zu kommunizieren. Nimm dir Die Zeit, um deine Kollegen zu verstehen und Aufgaben entsprechend zu delegieren. 

  1. Spreche Probleme frühzeitig an

Eine weitere Grundlage der Kommunikation ist es, sicherzustellen, dass Du effizient Feedback gibst: Du hast die Rolle eines Mediators in Deinem Team. Die Aufgabe eines Projektmanagers ist es, ein Gleichgewicht zu schaffen. Wenn Du irgendwelche Probleme mit dem Team oder einer Aufgabe siehst, ist es sehr wichtig, dass Du lernst, sie früh genug anzusprechen. Deshalb musst Du den Fortschritt jeder Aufgabe ständig im Blick haben.

Probleme frühzeitig anzusprechen ist keine leichte Aufgabe. Es erfordert Anstrengung, mit den Verantwortlichen nachzufassen und kompetent genug zu sein, sie zu bemerken. Deine Kollegen sollten sich auch wohl dabei fühlen, Probleme an Dich heranzutragen. Eine Deiner Aufgaben ist es, Ressourcen zu managen. Das in Kombination mit Deiner flexiblen Planung sollte es Dir ermöglichen, Probleme früh genug anzusprechen und nahtlos zu erledigen.

  1. Lege Wert auf Verantwortung

Menschen die Verantwortung für ihre Handlungen (und Aufgaben) übernehmen zu lassen, ist weit verbreitet, nicht nur im Geschäftsleben. Deine Teammitglieder sollten wissen, wie sie Verantwortung übernehmen und ihre Aufgaben durchziehen. Indem du Wert auf Verantwortlichkeit legst, kannst Du Deine Projektmanagement-Fähigkeiten verbessern, weil Deine Kollegen dann mit Dir zusammenarbeiten. Gemeinsam werdet ihr die Projektziele effektiver erreichen und Probleme entsprechend angehen können.

  1. Wähle die richtige Projektmanagement-Methode 

Um Deine Projektmanagement-Fähigkeiten zu verbessern, ist es wichtig, die richtige Projektmanagement-Methode zu wählen. In diesem Artikel gehen wir näher auf die verschiedenen Arten von Projektmanagement-Methoden ein. Es gibt keinen einheitlichen Ansatz- viele Unternehmen setzen sogar hybride Methoden ein.

Mit den richtigen Werkzeugen und den wichtigsten Projektmanagement-Fähigkeiten bist Du nun für den Erfolg gerüstet. Perfektioniere sie im Laufe der Zeit weiter, um noch besser in deinem Job zu werden. Jede neue Fähigkeit braucht Übung. Wenn Du merkst, dass Dir noch andere Fähigkeiten fehlen, solltest Du einen kostenlosen Online-Kurs oder ein Webinar besuchen.

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