Wie Deine Projekte Im Budget Bleiben: 8 Nützliche Tipps

Du bist super aufgeregt, wenn Du mit der Arbeit für ein neuen Projekt beginnst und die kreativen Gedanken beginnen zu fließen, sobald Du mit der ersten Aufgabe loslegst. Alles scheint gut zu laufen, da Du auf natürliche Weise zu den Ressourcen gelangst, die Du benötigst. Auf halbem Weg werden Dir ein paar unvorhergesehene Hindernisse in den Weg gelegt. Vielleicht kannst Du das Projekt noch vor der Deadline abschließen, aber diese unerwarteten Störungen haben dazu geführt, dass Du das Budget überzogen hast. Wie konnte das passieren? In diesem Blog haben wir 8 praktische Tipps zusammengestellt, die Dir helfen, Kostenabweichungen zu managen und Dein Projektbudgets einzuhalten.

1.Definiere den Umfang des Projekts

Von Anfang an klare Ziele und Vorgaben zu setzen, ist entscheidend für die Verwaltung von Projektbudgets. Manchmal sprechen Kunden leidenschaftlich über ein vages Konzept, das die erreichen sollen. Auch Brainstorming-Sitzungen im Team neigen dazu, Ideen zu produzieren, von denen alle begeistert sind, ohne dass es bereits konkrete Parameter gibt.

Egal wie sehr Du darauf brennst, loszulegen und Dich dem kreativen Prozess hinzugeben, stelle sicher, dass Du zuerst die genauen Ziele definierst!

Das bedeutet, dass Du alle Details mit Deinem Kunden und/oder Deinem Team besprichst und dabei Folgendes beachten solltest:

• Bestimme die Ziele und Vorgaben
• Bestimme die zu erbringenden Leistungen
• Definiere der Qualität der Ergebnisse
• Bestimme den Zeitplan/die Fristen
• Definiere, welche Aufgaben erledigt werden müssen, um diese Ziele zu erreichen.
• Spiele den Überbringer von schlechten Nachrichten, wenn Du musst
• Zeige einige Beispiele und Mock-Ups

Wenn Du all diese Dinge schriftlich festhältst, überlässt Du den Erfolg des Projekts nicht dem Zufall. Außerdem wird Deine Budget- und Ressourcenplanung auf diesen Informationen beruhen.

Ein weiteres potenzielles Problem, dass jedoch im Keim erstickt werden kann, ist "Scope Creep". Dieser Begriff beschreibt Situationen, in denen im Laufe der Zeit immer mehr Details zu einem Projekt hinzugefügt werden, was letztendlich dazu führt, dass das Projekt viel größer wird als erwartet. 

Während der Kunde vielleicht gar nicht merkt, dass er mehr verlangt, als ursprünglich besprochen war, wird er wahrscheinlich auch davon ausgehen, dass die zusätzliche Arbeit, die damit einhergeht, im Preis inbegriffen ist. Vermeide dies buchstäblich um jeden Preis, indem Du Dich immer auf das beziehen kannst, was schriftlich bestätigt wurde.

2. Definiere die notwendigen Ressourcen

Sobald der Umfang des Projekts klar ist, kannst Du mit der Ressourcenplanung beginnen. Eine effiziente Planung Deiner Ressourcen hängt davon ab, wie gut sie verwaltet werden.

Stelle daher sicher, dass Du über ein Tool verfügst, mit dem Du jederzeit einen klaren Überblick über Deine verfügbaren Ressourcen behalten kannst, dazu gehören:

• Finanzielle Ressourcen

• Personelle Ressourcen

• Materialien und Werkzeuge

Unterschätze nicht, wie wichtig das Humankapital ist, denn das bedeutet nicht nur zu wissen, wie viele Mitarbeiter für bestimmte Stunden und Aufgaben zur Verfügung stehen. Sondern auch den Überblick über die speziellen Kenntnisse und Fähigkeiten behalten, die Ihre Teammitglieder entwickeln. Bevor Du Dich für ein Outsourcing entscheiden, sollten Sie genau wissen, wozu Ihr Team in der Lage ist.

3. Lege ein realistisches Budget fest

Eigentlich sollte die Festlegung eines realistischen Budgets der erste Schritt eines jeden Projekts sein. Der Grund, warum wir es in dieser Liste umgestellt haben, ist, dass viele Projekte mit einer Idee oder einem Konzept beginnen, bevor die Finanzen ins Spiel kommen. Letztendlich hängt dies von Deinen Arbeitsprozessen ab.

Wie auch immer, man sollte meinen, dass dies selbstverständlich ist, aber die Festlegung realistischer Budgets scheint für viele eine ziemliche Herausforderung zu sein. 

In einem früheren Artikel haben wir einige detaillierte Tipps zur Erstellung realistischer Budgets aufgelistet. Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, Deine Ausgaben auf der Grundlage der Ressourcenplanung zu prognostizieren und einen zusätzlichen Prozentsatz von 10 % für Unvorhergesehene Ereignisse mit einzuberechnen. Dieser Prozentsatz ist reserviert für den Umgang mit potenziellen Störungen. 

Der beste Weg, realistische Budgets festzulegen, ist, sie auf den Daten aus vergangenen Projekten zu basieren. Wenn Du Deine gesamte Projektverwaltung ordentlich organisiert hast, wirst Du im Handumdrehen vergleichbare Daten finden.

Für wiederkehrende Projekte kannst Du einfach abgeschlossene Budgets nehmen. Für neue Kunden kannst Du Dir Budgets aus abgeschlossenen Projekten, die ähnlich sind, ansehen.

4. Erfasse den Zeitaufwand für Aufgaben

Zeit ist Geld, und Zeit vergeht wie im Flug! Also sollt Du nachverfolgen, in was die Zeit genau investiert wird. Wenn Du für Projekte Freiberufler einsetzt, solltest Du sicherstellen, dass jede Stunde, die diese arbeiten, erfasst wird. Die meisten Leute schreiben nicht gerne ihre Stunden auf, aber wenn sie nur einen Timer einstellen müssen, werden sie es eher tun. Glücklicherweise gibt es eine Fülle von Tools und Software zur Zeiterfassung.

Wenn Du festangestellte Mitarbeiter auf der Gehaltsliste hast, ist die Zeiterfassung immer noch entscheidend, um Deine Projekte im Budget-Rahmen zu halten. Selbst mit einem festangestellten Team erweisen sich manche Projekte als weniger profitabel als erwartet, wenn man feststellt, wie viel Zeit in sie investiert wird. Das Team hätte dann zum Beispiel mehr Zeit und Mühe in andere Dinge stecken können, die mehr Gewinn einbringen. 

Genau aus diesem Grund nutzt die Social-Media-Agentur Dorst & Lesser Rodeo, um die Zeit zu erfassen, welche die angestellten Mitarbeiter für Projekte aufwenden. Die Einblicke helfen ihnen zu verstehen, warum einige Projekte länger als andere gedauert haben.

5. Verfolge die Ausgaben für ein Projekt

Verbuche niemals projektbezogene Ausgaben über das allgemeine Spesenkonto Deines Unternehmens. Dies ist ein häufiger Fehler, den viele Unternehmen beim Übergang von einem Start-Up zur professionellen Organisation machen. Natürlich werden sie irgendwann hinzugefügt, aber solange ein Projekt noch läuft, solltest Du alle diese Ausgaben getrennt halten.

Unternehmen, bei denen ein Datenchaos herrscht, werden auf lange Sicht feststellen, dass sie keine Ahnung haben, welche spezifischen Projekte ihre Gesamtkosten in die Höhe treiben.

Eine projektbasierte Buchhaltung hilft Dir, die Ausgaben in Echtzeit zu verfolgen, da Du genau sehen kannst, welche Aktivitäten die Kosten in die Höhe treiben. Die Überprüfung jedes Schrittes, der Dich näher an das Budgetmaximum bringt, wird Ihnen helfen, darunter zu bleiben. 

Intuitive Software kann diesen Prozess wirklich vereinfachen. Das Motion Design & Visual Effects Unternehmen BAIT Studio bestätigt, wie sie Rodeo Drive nutzen, um ihre Projektbudgets im Griff zu behalten, da sie in der Lage sind, Projektfortschritte umgerechnet in Kosten zu sehen. 

6. Antizipiere und revidiere Änderungen 

Selbst wenn der Umfang des Projekts klar ist, ist es nur natürlich, dass Änderungen und Abweichungen auftreten. Hier kommt es auf ein angemessenes Änderungsmanagement an.

Dazu gehört es, den Prozess kontinuierlich zu evaluieren, denn jede kleine Änderung kann große Auswirkungen auf das Budget haben. Sobald ein Hindernis auftaucht, müssen mehrere Lösungen überarbeitet und mit dem Team und dem Kunden besprochen werden, bevor es weitergeht. Jede Änderung erfordert auch eine erneute Prognose, da kleine Budgetüberschreitungen leichter zu korrigieren sind als große.

Die Praxis des Kostenabweichungs-Projektmanagements ist hier der Schlüssel. Die Kostenabweichung (KA) gibt an, inwieweit ein Projekt im Verhältnis zur geleisteten Arbeit über oder unter dem Budget liegt. Daher solltest Du kontinuierlich die prognostizierten Kosten mit den tatsächlichen Kosten vergleichen.

Wenn das Projekt, an dem Du arbeitest, ziemlich komplex ist und viel Flexibilität erfordert, solltest Du eine geeignete Projektmanagement-Methodik anwenden. Insbesondere agile Projektmanagement-Methoden bieten einen Rahmen, um Änderungen zu antizipieren. 

7. Kommunikation, Kommunikation, Kommunikation

Entschuldige die Wiederholung, aber wir können dies nicht genug betonen. Kommuniziere während des gesamten Prozesses alle Projektaktualisierungen an Dein Team, Deine Kunden und andere Beteiligte.

Indem Du alle Beteiligten über Revisionen und neue Prognosen auf dem Laufenden hälst, wird ein offener Dialog aufrechterhalten, der auch die Verantwortlichkeit innerhalb des Teams fördert. 

Das ist auch wichtig für die Beziehung zu Deinen Kunden und anderen Beteiligten, da diese wissen wollen, wie Du sicherstellst, dass die Ziele erreicht werden und das Budget eingehalten wird. 

Alle budgetbezogenen Entscheidungen müssen rechtzeitig mit ihnen besprochen werden, um Enttäuschungen zu vermeiden. Halte daher regelmäßige Meetings ab und nutze Echtzeit-Daten als Entscheidungsgrundlage. 

8. Benutze eine Projektmanagement-Software

Alle zuvor erwähnten Praktiken, die Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Projektbudgets helfen, können mit einer geeigneten Projektmanagement-Software unterstützt, beschleunigt und vereinfacht werden.

Eine intuitiv bedienbare All-in-One-Projektmanagement-Software, wie Rodeo Drive, verbindet alle Schritte des Projektzyklus miteinander. Wenn der Umfang des Projekts klar ist, kannst Du in Rodeo Drive Projektbudgets einrichten und sehen, welche Deiner Mitarbeiter verfügbar ist. Du bist sogar in der Lage, sich einen Überblick über deren Fähigkeiten zu verschaffen, um Aufgaben entsprechend zu planen.

Lege Deiner Projektplanung das beigefügte Budget zugrunde, und kopiere und verwende gegebenenfalls Daten aus vergangenen Projekten. Da Deine gesamte Projektverwaltung mit Rodeo Drive an einem Ort zu finden ist, ist es nie schwer, vergleichbare Daten zu finden.

Die Zeiterfassung-Funktion ist super einfach zu bedienen, da die Mitarbeiter nur einen Timer setzen müssen, obwohl die Zeit auch nachträglich hinzugefügt werden kann. 

Außerdem können Ausgaben pro Projekt hinzugefügt werden, was nützliche Daten zusätzlich zu den Informationen liefert, die von allen anderen Funktionen gesammelt werden. Aus diesen Daten lassen sich umfangreiche Berichte, aber auch kleinere Statusberichte erstellen. Die Schnellansichten zeigen Dir zum Beispiel genau, wie Dein Projekt voranschreitet und wie sich die tatsächlichen Kosten zu dem festgelegten Budget verhalten.

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