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Erfahrungsberichte

Wie Dorst & Lesser Projekte Mit Rodeo Kopieren Und Wiederverwenden

Dorst & Lesser: die kreative Social-Media-Agentur für wirkungsvolle Geschichten

Standort: Amsterdam, NL & Brussel, B
Mitarbeiter: 30, plus freelancers
Benutzen Rodeo: seit Januar 2020

Kunden: Heineken, Lidl, Action, Alpro, Renault, Nikon, Schweppes, Collistar, Kinepolis, Lavazza, Jägermeister, Pandora, Bourjois, Transavia, Rituals

Von Dorst & Lesser entwickelte Social-Media-Inhalte für JägermeisterVon Dorst & Lesser entwickelte Social-Media-Inhalte für Jägermeister

Heutzutage ist Social Media als fester Bestandteil des modernen Marketings anerkannt, was das Team der Full-Service Social Media Agentur Dorst & Lesser nur zu gut weiß. Durch die Entwicklung einzigartiger, kreativer Inhalte und innovativer Werbestrategien helfen sie Marken, sich von der Masse abzuheben, indem sie die Dinge ein wenig anders machen. Mit fast zehn Jahren Erfahrung in der Branche sind sie immer auf dem Laufenden, was die neusten Social-Media-Trends angeht. So stellen sie sicher, dass jede Kampagne ihr Zielpublikum erreicht.

Zu ihrem Kundenportfolio gehören einige große Namen, für die sie jeden Monat neue, kreative Ideen entwickeln. In einem meist jungen, dynamischen und kreativen Umfeld ist es wichtig, jederzeit den Überblick zu behalten. Vor allem, wenn an mehreren Kampagnen gleichzeitig gearbeitet wird. Wir haben uns mit Sophie van der Togt, Head of Account bei Dorst & Lesser, getroffen, die uns mehr über die Abläufe in ihrer Agentur erzählt hat.

Warum Dorst & Lesser ein Projektmanagement-Tool braucht

In der Gründungsphase arbeiteten nur fünf Personen bei Dorst & Lesser. Mit einem so kleinen Team war es einfach, den Überblick über alle Geschäftsprozesse zu behalten, und die Arbeit verlief ohne allzu viel Struktur. Als das Unternehmen zu wachsen begann, wurde es viel schwieriger, alles unter Kontrolle zu halten.

Ein verstreuter Arbeitsablauf begann sich zu entwickeln, da ein Haufen verschiedener Systeme und Tools verwendet wurde, um Dinge zu erledigen. Die Zeiterfassung wurde mit einem Tool durchgeführt, während Angebote mit einem anderen erstellt wurden, die Bestellungen wurden mit einem anderen System abgelegt, und so weiter. Irgendwann wurde das alles zu einem großen Durcheinander und es musste sich etwas ändern.

Sophie van der Togt: "Als unser Unternehmen immer weiter wuchs, wurde uns klar, dass wir unsere Effizienz enorme steigern mussten , um uns von einem Anfänger-Unternehmen zu einer professionellen Organisation zu entwickeln. Mit einem fünfköpfigen Team war nicht viel Struktur nötig, aber das ändert sich definitiv, wenn man 30 Mitarbeiter hat. Außerdem haben wir ein Buchhaltungsteam aufgebaut, das ebenfalls alles mehr kontrollieren und regeln wollte. Wir mussten einen praktischen, schnelleren Weg finden, um zu verfolgen, welche Rechnungen verschickt, bezahlt oder überfällig sind. Deshalb entschieden wir uns, nach einem Tool zu suchen, das unsere Finanzprozesse, sowie unsere Arbeitsprozesse, im Allgemeinen vereinfachen kann."

Als Dorst & Lesser Rodeo traf

Die Suche nach einem neuen System zur Optimierung ihrer Geschäftsprozesse führte Dorst & Lesser zunächst zu einem anderen Projektmanagement-Tool. Nach dessen Implementierung wurden viele Vorteile sofort deutlich. Das Team war in der Lage, eine weitaus schlankere Arbeitsweise zu etablieren, wobei die gesamte Verwaltung an einem Ort organisiert war.

Auf der anderen Seite fühlte sich das Tool so an, als wäre es auf Finanzunternehmen ausgerichtet, und nicht so sehr auf moderne, kreative Unternehmen. Die Funktionen waren sehr umfangreich, aber dadurch auch etwas unübersichtlich und unhandlich in der Bedienung. 

Sophie van der Togt:" Manchmal konnte es wirklich eine Weile dauern, bis die Mitarbeiter das Tool aufgrund seiner Komplexität richtig nutzen konnten, außerdem gab es eine Menge Funktionen, die wir nie verwendet haben. Im Großen und Ganzen haben wir nur die Funktionen genutzt, die wir brauchten, und es hat gut funktioniert.”

Bis zu dem Tag, an dem sie von Rodeo angesprochen wurden...

Sophie van der Togt: "Als wir hörten, wie Rodeo funktioniert, klang es so einfach, dass wir sofort interessiert waren. Es ist wirklich ein All-in-One-Tool, das Geschäftsprozesse miteinander verbindet, und es ist super einfach zu bedienen. Als wir anfingen, es zu testen, stellten wir fest, dass es sich viel besser mit unserer Arbeitsweise vereinbaren ließ. Das zeigt sich auch darin, dass wir alle Funktionen nutzen.”

Von Dorst & Lesser entwickelte Social-Media-Inhalte für Jägermeister
Von Dorst & Lesser entwickelte Social-Media-Inhalte für Jägermeister

Neue Mitarbeiter können Rodeo direkt nutzen, da alles so einfach ist

Rodeo wurde von Kop of Munt, einem Finanzdienstleistungsunternehmen für die Kreativbranche, entwickelt. Die Erfahrung hat sie gelehrt, was Kreativunternehmen in einem Projektmanagement-Tool suchen, deswegen wurde Rodeo nach diesen Anforderungen entworfen. Ihr Ziel war es, ein Tool zu schaffen, das intuitiv und einfach zu bedienen ist, was sie eindeutig erreicht haben.

Sophie van der Togt: "Wir haben viele junge Kreative, die mit uns zusammenarbeiten und es sehr zu schätzen wissen, wie modern Rodeo ist. Die Oberfläche wirkt sehr aufgeräumt und übersichtlich, und sie gewöhnen sich alle schnell daran, weil alles so unkompliziert ist. Immer, wenn ich einem neuen Praktikanten oder Mitarbeiter zeige, wie es funktioniert, gehen wir alles nur einmal durch und das war's."

Rodeo verbindet alle Geschäftsprozesse 

Weil alle Arbeitsprozesse mit Rodeo verbunden sind, entsteht ein sehr reibungsloser Arbeitsablauf. Das ist genau das, was wir mit "make it flow" meinen. Du beginnst mit der Erstellung eines Budgets, das mit Deinem Angebot, der Aufgabenplanung, den Zeitkarten, Rechnungen und Berichten verbunden ist. Wenn Sie ähnliche Projekte starten, können Sie Projektdaten von vorher kopieren und wiederverwenden.

Sophie van der Togt:" Die Funktion, mit der man Projekte kopieren kann, ist für uns super praktisch. Wir haben hier und da einmalige Projekte, aber für die meisten unserer Kunden entwickeln wir monatliche Kampagnen. Das bedeutet, dass wir jeden Monat den gleichen Zyklus mit ihnen durchlaufen. Jede Kampagne beginnt basierend den Daten aus der Letzteren die in das Budget und das Angebot kopiert werden, für die wird dann Aufgaben planen, die Zeit erfassen und so weiter. Unsere monatlichen Projekte laufen dank der Verknüpfung dieser Schritte super reibungslos, weil wir den Prozess mit vorhandenen Daten fortsetzen. Das Starten und Abschließen eines wiederkehrenden Projekts mit Rodeo ist so einfach, von Anfang bis Ende."

Entwickelte Social-Media-Inhalte von Dorst & Lesser für Lidl
Entwickelte Social-Media-Inhalte von Dorst & Lesser für Lidl

Absolut alles wird in Rodeo gemacht, deshalb wäre es eine Katastrophe wenn es jemals abstürzen würde

Für viele Unternehmen ist Rodeo das erste, was sie morgens öffnen und das letzte, was sie überprüfen, bevor sie nach Hause gehen. Das gilt auch für Dorst & Lesser, wie wir im Laufe des Interviews heraus fanden.

Sophie van der Togt: "Alle unsere Mitarbeiter arbeiten tagtäglich in Rodeo, dort findet alles statt. Es hilft uns, alle unsere Prozesse sehr effizient zu gestalten, anstatt Daten in verschiedenen Systemen zu sammeln. Jetzt ist alles an einem Ort zu finden, auch die gesamte Projektverwaltung, sowie Angebote und Rechnungen. Deshalb wäre es für uns ein ziemliches Desaster, wenn Rodeo jemals abstürzen würde. Wir könnten mit unseren Projekten einfach nicht mehr weitermachen.”

Schneller und zufriedenstellender Kundenservice, der sich unser Feedback zu Herzen nimmt 

In all dieser Zeit ist es nur einmal vorgekommen, dass die Oberfläche von Rodeo eingefroren ist, während das Team von Dorst & Lesser versuchte, darauf zuzugreifen. Andererseits war dies auch ein Moment, in dem wir erfahren haben, wie schnell und effektiv der Kundenservice von Rodeo ist.

Sophie van der Togt:" Innerhalb kürzester Zeit sprach ich mit einem Support-Mitarbeiter, der herausfinden konnte, was das Problem war. Bei einem Entwicklungs-Update ging etwas schief, was dazu führte, dass unser System einfror. Glücklicherweise war das Problem leicht zu lösen. Wir mussten nur einige Verläufe löschen und etwas in den Einstellungen ändern, danach funktionierte alles wieder. Ich glaube, das System war für etwa ein oder zwei Stunden außer Betrieb. Wir waren sehr zufrieden damit, wie wir durch die Sache geführt wurden. Aber auch abgesehen von diesem Vorfall waren wir immer sehr zufrieden mit dem Service von Rodeo. Auch im Vergleich zu dem Tool, das wir zuvor benutzten."

Video Shoot Produktion von Dorst & Lesser für Alpro
Video Shoot Produktion von Dorst & Lesser für Alpro

Sophie van der Togt: "Wir haben das Gefühl, dass unser Feedback wirklich beherzigt wird, auch wenn ich Vorschläge für neue Funktionen einbringe. Ich würde gerne eine Funktion haben, mit der man die Gewinnspanne pro Projekt im Voraus berechnen kann. Das ist wirklich das einzige, was meiner Meinung nach fehlt. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, das Team von Rodeo zu kontaktieren. Ich wähle meist den einfachsten, nämlich die Chat-Funktion. Nachdem ich das Problem erklärt habe, erhalte ich bei Bedarf einen Anruf und kann meinen Bildschirm einfach teilen, um durch das Problem geführt zu werden."

Update: In der Zwischenzeit hat Rodeo die Option zur Berechnung von Gewinnspannen in den Rechercheplan für neue Updates aufgenommen.

Funktionen können auf unterschiedliche Weise genutzt werden 

Wie wir bereits betont haben, ist Rodeo ein sehr intuitives Tool. Jeder hat seine eigene Arbeitsweise und dies wurde bei der Entwicklung aller Funktionen berücksichtigt. Es gibt nicht die eine einheitliche Art und Weise, in der sie verwendet werden sollen. Es gibt zum Beispiel verschiedene Ansichtsoptionen, um den Überblick über Projekte zu behalten, und auch die Zeiterfassung kann so gemacht werden, wie es am besten zum Prozess passt.

Einige Unternehmen stellen ihren Kunden die Summe der geleisteten Stunden in Rechnung. In diesem Fall ist die Zeiterfassung von Rodeo perfekt, da die erfassten Stunden in eine Rechnung übertragen werden können. Bei Dorst & Lesser ist dies nicht notwendig, da sie die Zeit anders erfassen.

Sophie van der Togt: "Da wir monatliche Kampagnen mit Stammkunden haben, müssen wir ihnen nicht die genauen Arbeitsstunden in Rechnung stellen. Niemand hier benutzt die Stechuhr. Trotzdem verfolgt jeder die Zeit, die er für Projekte aufgewendet, indem er sie nachträglich in das System einträgt. Auf diese Weise können wir überprüfen, ob es große Unterschiede zu anderen Monaten gibt und herausfinden, warum ein Projekt länger oder schneller als üblich gedauert hat."

Fazit

Seit sie von einem anderen Projektmanagement-Tool auf Rodeo umgestiegen, hat Dorst & Lesser die Erfahrung gemacht:

  • Die Oberfläche bietet eine bessere Übersicht, da Rodeo sehr einfach ist, ohne viele unnötige Funktionen.

  • Die Mitarbeiter können sofort mit Rodeo arbeiten, da es so einfach ist, dass keine Zeit für Schulungen oder Erklärungen zur Bedienung verloren geht.

  • Monatliche Kampagnen laufen dank der Möglichkeit, Projektdaten zu kopieren und wiederzuverwenden, reibungslos ab.

  • Es gibt einen zentralen Punkt für alle Mitarbeiter, da nun alles in Rodeo passiert. Alle Daten, Projekte und Rechnungen sind an einem Ort zu finden.

  • Rodeo sammelt und fasst Daten aus allen Prozessen in Berichten zusammen, so dass die Mitarbeiter diese nicht aus verschiedenen Quellen zusammensuchen müssen, um einen Bericht zu erstellen.

  • Mit dem Kundenservice von Rodeo sind sie sehr zufrieden. Innerhalb kürzester Zeit wird man mit einem Support-Mitarbeiter verbunden, der einen an die Hand nimmt .

  • Dank des Time-Trackers können sie überwachen, wie viel Zeit für die Projekte aufgewendet wird, und herausfinden, warum einige länger als üblich gedauert haben.

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“Rodeo ist die erste Projektmanagementplattform, die für uns funktioniert. Und das sagt viel!”
Borish | Creative Agency
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