Are you looking for the English version of our website?
Menu
Menu

5 Tips Om Realistische Budgetten Te Maken

Goede budgetten zijn geen 100% garantie voor succes, maar ze helpen wel om een financiële ramp te voorkomen. Het budget is een belangrijk hulpmiddel om creatieve plannen te vertalen naar specifieke, actiegerichte plannen en financiële doelstellingen. Je wilt immers ook geld verdienen met je projecten

5 Tips Om Realistische Budgetten Te Maken

Het belang van projectbudgettering & 5 tips om realistische budgetten te maken

(spoiler alert: het is niet saai).

Retainer fee versus project budgettering

Veel bureaus werken bij voorkeur op basis van een retainer. Vooral in de VS zien we dat veel bureaus nog op deze manier factureren. In Europa wordt de maandelijkse retainer echter steeds minder populair, omdat klanten deze factureringsmethode niet meer accepteren. Langetermijnrelaties, meestal op basis van retainers, zijn vervangen door samenwerking op basis van projecten. Soms werkt de klant met verschillende bureaus en moet ieder project opnieuw worden begroot. Ook zien we in de VS een trend naar meer projectmatige relaties met de klanten.

Waarom budgetteren?

Budgetten zijn geen 100% garantie voor succes, maar ze helpen wel om financiële mislukkingen te voorkomen. Het budget is een essentieel hulpmiddel om creatieve plannen te vertalen naar specifieke, actiegerichte plannen en financiële doelstellingen.

Een middelgroot bureau bestaat uit veel mensen en rollen. Deze rollen moeten worden samengebracht om op een samenhangende manier met elkaar te kunnen werken. Het budget is een instrument die het te verwachten resultaat communiceert en een gedetailleerd script biedt om je teams met elkaar te kunnen laten samenwerken.

Wanneer zaken niet volgens plan verlopen, is het budget dé tool dat een mechanisme biedt voor het identificeren waar het mis gaat en hoe de focus weer aangebracht kan worden op het behalen van de doelstellingen. Het budget biedt de benchmarks waaraan succes getoetst kan worden. Tevens biedt het een alarmeringsmethode dat ervoor kan zorgen dat er op tijd ingegrepen kan worden als het fout dreigt gaan. Met een up-to-date budget kun je op tijd bijsturen wanneer het mis dreigt te gaan.

"Budgetten moeten voldoende details bevatten om verwachte inkomsten en kosten voor elke creatieve activiteit weer te geven."

Budget en de klant

Wanneer projectbudgetten slecht worden ingeschat zijn er nogal wat risico’s. Allereerst zijn er gevolgen voor de klantrelatie. Als de afspraken niet binnen het overeengekomen budget geleverd kunnen worden, kan dat een aanzienlijk effect hebben op geloofwaardigheid en toekomstige projecten. Verder kan een verliesgevend project directe gevolgen hebben voor de winstgevendheid van het bureau. Zeker wanneer projecten structureel verliesgevend zijn.

Soms kan het budget al in de beginfase van het project uit de rails lopen. Maar in de meeste gevallen verschijnen budgetproblemen geleidelijk en wordt eerst het ene gat met het andere gat gevuld. Wanneer pas aan het einde van het project zichtbaar is of het budget is gehaald kan het te laat zijn om de boel te redden en aanpassingen aan te brengen in het oorspronkelijke budget van het project. Laat staan extra werk aan de klant te factureren.

Oorzaken van een slecht budget

Verkeerde berekeningen zijn vaak het gevolg van een gebrek aan ervaring of een moeizame omgang met getallen in het algemeen. In het algemeen is het bijna onmogelijk om door te gaan met een project zonder wijzigingen in het oorspronkelijke budget.

Een van de meest voorkomende problemen waarmee een projectmanager wordt geconfronteerd, is een slechte schatting van uren en kosten en een overvloed aan opeenvolgende wijzigingen. En slechte interne tools om het project te volgen.

"Niets is schadelijker voor de succesvolle ontwikkeling van een project dan een slecht geconfigureerd budget."

Door een sterke budgettering kun je vooraf beter inschatten of een project winstgevend kan zijn. Door dit te doen ben je goed op weg om het succes van een project te garanderen. 

Hoe maak je een robuust budget?

1. Gebruik cijfers uit vorige projecten

Terugkijken op vergelijkbare projecten en hun budgetten is een heel goede manier om een ​​voorsprong te krijgen bij het bouwen van je budget. Als je je verdiept in oude projecten, kun je leren van de successen en fouten. Hierdoor kun je betere en accuratere budgetten maken.

2. Maak gebruik van experts

Een andere bron voor het opbouwen van een projectbudget is om mensen in te huren die ervaring en kennis hebben. Dat kunnen adviseurs, maar ook ervaren projectmanagers binnen of buiten de organisatie. Ze hebben een schat aan ervaringen en tips die je meteen kunt inzetten in je budgetten.

3. Wees nauwkeurig

Zodra het budget klaar is moet je er nog een keer kritisch naar kijken voordat je het naar je klant verstuurt. Als het project in volle vaart doordendert wil je er niet achter komen dat er een komma verkeerd stond. Laat er bv ook nog een keer een collega naar kijken. Het twee ogen principe werkt heel goed en veroorzaakt een leercurve bij projectmanagers.

4. Zorg voor de juiste tools

No brainer natuurlijk, maar wanneer je goed bent geautomatiseerd kun je dagelijks de uren volgen die worden gemaakt en extra out-of-pocket kosten signaleren. En waar nodig tijdig bij begroten.

5. Budgetoverschrijding en wat dan?

Als het goed is, zie je het real-time gebeuren. De uren lopen uit de hand, er moeten freelancers worden ingezet, er zijn meer andere kosten en je verbrandt het hele budget binnen no time.

Wanneer dat gebeurt moet je de oorzaak van de overschrijdingen kunnen achterhalen. Is het interne inefficiëntie? Werken er veel junioren aan het budget? Zijn er creatieve problemen met de uitwerking van het originele concept? Heeft de klant verzoeken en/of aanpassingen die bij begroot kunnen worden? Is het een project waarop je budgetoverschrijdingen accepteert, omdat je bij nieuwe projecten wel betere marges kan maken? Of heb je project gewoon verkeerd begroot en is het lering voor nieuwe projecten?

Allemaal redenen en oorzaken die bepalend zijn voor het financiële succes van een project.

Lees ook: 4 tips om je projecten winstgevender te maken!

Waarom is budgetteren leuk?

Projectmanagers die werken met budgetten associëren dat vaak met 'saai' of 'gezwoeg'. Maar het kan eigenlijk heel leuk zijn om budgetten te maken die passen bij de verwachting van de klant en je collega's.

Consistent budgetbeheer gedurende een project helpt je niet alleen om op de hoogte te blijven van de (financiële) voortgang van een project, maar is ook van grote invloed op de relatie met de klant. Happy customers is the goal right?

Door realistische budgetten te maken, regelmatig de voortgang te checken en het budget zo nodig aan te passen, voltooi je projecten met tevreden klanten en leer je om toekomstige budgetten nog beter te maken.

En niet onbelangrijk: je bureau is winstgevend waardoor er ruimte ontstaat voor groei.

Rodeo. Manage the madness

We zeiden het al: real-time inzicht in het verloop van een project is key. En je wilt een tool wanneer je ook gemakkelijk projecten kan budgetteren. Rodeo biedt een scala aan nuttige budgetfuncties. Geen verrassing natuurlijk ☺

Met de software van Rodeo zorg je ervoor dat jij budgetten kan opstellen die gebaseerd zijn op data uit het verleden. Hiermee maak je geheid betere budgetten en hou je wellicht nog iets over voor dat extra etentje aan het einde van de maand.👀 Probeer het nu gratis!

Vraag een demo aanMaak een proefaccount aan

 

+31 (0)88 165 14 00