Productiviteit

Business Case: waarom het bijhouden van uren je winst vergroot

Joanna Marlow

augustus 9, 2019

Er zijn bureaus die geen uren bijhouden. Dat kan prima als het bureau wat kleiner is. Maar wordt het bureau groter en zijn er veel meer projecten dan kun je niet meer zonder urenregistratie.

Ja, maar…

Nee, echt niet! We bewijzen dat met deze business case.

Het Bureau

Just Think is een succesvol reclamebureau uit Amsterdam. Het is hun missie om effectieve strategieën voor hun klanten te bedenken en impactvol werk te maken.

Bij Just Think werken 30 strategen, creatieven, designers, producenten en analisten. Het bureau wint regelmatig prijzen en ze staan bekend om haar innovatieve concepten en high-end producties.

Hoewel het een middelgroot bureau is werden er jarenlang geen uren bijgehouden. De retainers en de ruime budgetten moesten voldoende zijn om de uren te dekken. En inderdaad het bureau was goed winstgevend.

1. Afnemende winsten

De onderneming groeide lekker door, maar de winsten begonnen steeds verder af te nemen. Het management begon zich zorgen te maken. Een gut feeling vertelde hen dat er iets niet klopte.

Iedereen was druk en er moesten zelfs freelancers ingehuurd worden.

2. Een nieuwe projectmanagement tool

Er werd nog veel gewerkt met Excel en wat tools die niet met elkaar konden praten.

Het management besloot als eerste stap om de interne informatie huishouding te upgraden. Hierdoor konden de budgetten beter worden bepaald en werden rapportages beschikbaar.

Na een korte oriëntatie met voldoende stakeholders werd nieuwe projectmanagement software geïmplementeerd.

Verder werd besloten om iedereen eerst alleen de projecturen te laten bijhouden. Dat ging niet zonder slag of stoot trouwens. Niemand had er zin in, vooral de creatieven niet.

3. Bijhouden van uren: niet straffen maar belonen!

Om het draagvlak voor urenschrijven binnen de organisatie te vergroten werd een introductieprogramma bedacht: Hours Suck. But Not Here.

Er werd een sessie voor het hele bedrijf georganiseerd waarin het belang van urenregistratie werd uitgelegd.

Met de nodige humor:

Een reclamebureau verkoopt alleen maar uren en dat is de enige manier waarop er winst gemaakt kan worden. En die winst is goed voor de medewerkers en belangrijk voor de continuïteit van het bedrijf.

Aan de hand van voorbeelden werd uitgelegd hoe een gemaakt uur uiteindelijk leidt tot een betaling door de klant.

Ook werden nieuwe medewerkers tijdens hun on-boarding geïnformeerd over het belang van uren schrijven.

Verder werden er beloningen bedacht. Wanneer maandag 11.00 uur alle uren waren ingevuld was de lunch extra uitgebreid.

Waren de hele maand alle uren op tijd ingevuld dan werd er een bedrijfsuitje georganiseerd.

Ook het projectmanagement platform droeg een steentje bij: medewerkers die op tijd waren met het invullen van de weekstaat kregen random een cadeautje toegestuurd.

Goed gedrag werd beloond en niet gestraft!

Het duurde even maar naar een paar maanden begreep iedereen het wel zo’n beetje.

4. Het resultaat 1.0

Snel werd duidelijk dat de productiviteit van de hele onderneming slechts 40% was in plaats van 70% (de industrie norm).

Verder waren bepaalde retainer afspraken zo slecht dat de heel veel uren niet werden verkocht.

Verschillende accounts bleken verzoeken te hebben die apart gefactureerd hadden moeten worden. Omdat er geen uren werden bijgehouden waren die niet eerder zichtbaar.

Eigen medewerkers bleken soms meerwerk te factureren. Maar vooral door wisselende freelance accountmanagers werden extra werkzaamheden of kosten niet of nauwelijks gefactureerd.

Het ging niet om klein bier: het bedrijf verloor tienduizenden euro’s per maand.

Ook bleken projecten nauwelijks afgesloten te worden waardoor uren nooit leken te stoppen.

5. De maatregelen

De eerste uitkomsten uit het projectmanagement systeem waren een wake-up call voor het management.

✅ Het aantal freelancers werd sterk verminderd;

✅ Verschillende vacatures werden even niet meer ingevuld;

✅ Projectmanagers werden geïnstrueerd rond het begrip meerwerk. Het meerwerk kon vervolgens sneller worden bepaald en gefactureerd;

✅ Projecten werden sneller gefactureerd;

✅ Het projectmanagement systeem had de mogelijkheid om met een project voltooid status te werken. Wel nog kosten boeken, maar geen uren meer;

✅ Uurtarieven bleken voor sommige activiteiten veel te laag. De kostprijzen van medewerkers werden opnieuw vastgesteld. In de rapportages waren hierdoor de echte marges op een project zichtbaar.

Om meer zicht te krijgen in de beschikbare capaciteit werd planner geïntroduceerd. Met het plannen van taken werd inzicht gegeven in toekomstige capaciteit.

Hierdoor kon beter worden bepaald wanneer freelancers moesten worden ingehuurd.

Omdat met taken werd gewerkt werd het uren bijhouden ook gemakkelijker: taken werden gekoppeld aan uren waardoor een taak alleen maar afgevinkt moest worden.

6. Het resultaat 2.0

In een korte periode waren de effecten verbluffend. De productiviteit ging omhoog naar 66 procent. De onderneming werd winstgevender. Maar er waren ook medewerkers afgehaakt omdat de werkdruk voelbaar hoger werd.

Een andere belangrijke learning was dat wanneer het rustiger was projecten te goedkoop werden verkocht. Met dit inzicht werd het bewustzijn in de organisatie vergroot en konden keuzes doelgerichter worden gemaakt.

Lees ok: Niemand schrijft z'n tijd, 6 tips om het urenschrijven in je bedrijf te verbeteren!