De ultieme gids voor creatief projectmanagement in 2024

Achter elke commercial, animatie of ander creatief werk zit een plan van actie. Dat kader wordt opgezet en veilig bewaakt door een creatieve projectmanager.

Om PM's te helpen projecten met succes af te leveren zonder stress en frustratie, hebben we deze gids voor creatief projectmanagement samengesteld.

Wat is creatief projectmanagement?

Creatief projectmanagement zorgt voor een succesvolle oplevering van creatieve projecten. Voorafgaand aan die laatste fase behandelen PM's de instructies, coördineren ze taken, houden ze de voortgang bij, definiëren ze projectmijlpalen en hebben ze soms interactie met klanten.

Omdat projecten tijdelijk zijn en een vast begin en einde hebben, stelt de projectmanager de structuur en richtlijnen op. Alle stappen zijn zeer praktijkgericht en managers kunnen te maken krijgen met hoge verwachtingen, een krap budget en een naderende deadline. Creatieve PM's houden het grote geheel in gedachten en zorgen ervoor dat alle mijlpalen worden gehaald.

Maar waarom verschilt projectmanagement in de creatieve industrie van andere sectoren? Om te beginnen zijn tijdlijnen niet altijd chronologisch en kunnen ze verschillende afhankelijkheden hebben, vooral als je met een ander bureau of een andere leverancier werkt. De deliverables zijn geen statische objecten; het zijn uitingen van creativiteit en brengen emotie met zich mee of vragen om uitleg bij de presentatie van het eindproduct.

De dagelijkse praktijk van een creatieve projectmanager bestaat uit het begeleiden van verschillende creatieve processen. Vergeet het daadwerkelijke managementaspect van de baan niet. Jouw project kent mogelijk wat tijdsdruk en je zult met creatieve oplossingen moeten komen.

Met deze gids creëer je een structuur voor jezelf, jouw team en de klant voor de gehele projectcyclus.

Een intern team coördineren

Als je een intern creatief team coördineert, is de kans groot dat je een grondige kennis hebt van het bedrijf, de bedrijfscultuur en de ambities. Als gevolg hiervan heeft al het werk één focus.

In deze rol moet je je bewust zijn van capaciteit, interne verantwoordelijkheden en communicatiestijlen binnen het team. Zie de collega of afdeling die het project heeft geïnitieerd als een externe stakeholder en geef tussentijds updates.

Een groot verschil met het werken met externe opdrachtgevers is de communicatie, zeker als je in hetzelfde gebouw of op dezelfde verdieping werkt. De manager kan langskomen om een snelle update te vragen. Houd de projectupdates gestructureerd door vergaderingen te plannen en de gegevens bij de hand te hebben. Laat je afleiden door nieuwe eisen en wensen die jouw project kunnen laten ontsporen.

Werken bij een agency

In een bureauomgeving jongleer je met verschillende projecten en beheer je de verwachtingen van verschillende klanten. Je zou wakker kunnen worden met meerdere tijdlijnen die door je hoofd razen. Grote kans dat de projecten verschillende doelgroepen en doelstellingen hebben.

Er zijn meerdere projectstatussen en -tijdlijnen waaraan je dagelijks wordt blootgesteld, dus je zult een veel bredere kennis van projectonderwerpen nodig hebben dan wanneer je in-house werkt.

De sleutel tot het runnen van meerdere projecten is om tot de kern te komen van wat klanten nodig hebben en misschien in plaats van willen tijdens een onboardingsessie. Deze werkwijze is afhankelijk van transparante informatiedeling. Je moet de klant alles kunnen vragen – en vice versa.

Na deze sessie vat je samen wat de klant doet, wat zijn behoeften zijn en hoe hij te werk gaat. Kijk af en toe in dit document of de deliverables nog voldoen aan de voorwaarden.

Wie is erbij betrokken

Je kunt met meerdere teams en leveranciers werken voor jouw interne creatieve projecten. Zij rapporteren allemaal aan jou en je organisatie. Als je voor verschillende klanten werkt, zijn hun wensen en verwachtingen misschien niet die direct van hen, maar die van hun klanten. Iets om in gedachten te houden voordat je de teambriefing maakt.

Het creatieve projectmanagement proces

Creativiteit kan subjectief zijn; jouw project is dat juist niet. Het creatieve projectmanagement proces kent verschillende stadia, dus gebruik de volgende fasen als richtlijn en verdeel jouw plan in haalbare doelstellingen. 

Fase 0: voordat het project van start gaat

Van het eerste contact tot het daadwerkelijke verzoek van de klant, er zijn meestal verschillende fasen voorafgaand aan de officiële projectopdracht. In de initiatiefase draait alles om het identificeren van de vereisten voor de creatieve deliverables.

Samen met de opdrachtgever wordt de scope van het project bepaald. Dit proces moet worden gecoördineerd door een creatieve projectmanager om ervoor te zorgen dat er een haalbaar plan tot stand komt. Teamleden kunnen hun eigen interpretatie van de scope hebben. Daarom is het essentieel om iedereen erbij te betrekken.

De scope moet de doelstellingen van de klant beschrijven en omvat de deliverables, mijlpalen, budget en tijdlijn. Vermeld hoe je de voortgang bijhoudt en updates communiceert.

Kies een softwaretool

Begint het te duizelen? Geen zorgen, er is een oplossing voor jou om het allemaal te doen. Elk bedrijf heeft zijn eigen manier om de voortgang en productiviteit van projecten bij te houden. Het vinden van een tool die aan jouw behoeften voldoet en past bij het beleid van het bedrijf, is essentieel voor een gestructureerde aanpak. Het gebruik van een tool zorgt voor een balans tussen creativiteit en zakelijke doelstellingen. Hoewel de tijdlijn van een project abstract lijkt, hoeft het eigenlijke werk dat niet te zijn. Elk team heeft zijn eigen behoefte aan een projectmanagement platform, dus zoek een flexibele oplossing.

Rodeo Drive is een intuïtieve projectmanagement took die speciaal is ontworpen voor creatieve bureaus. Je kunt het volledige creatieve projectmanagement proces op één gecentraliseerde manier beheren.

Niet iedereen is technisch onderlegd. Mogelijk moet je mensen onboarden terwijl het project al aan de gang is. Investeer in een intuïtieve tool als Rodeo Drive die het leven voor jou en je (toekomstige) teamgenoten makkelijker maakt.

Lees ook: De 18 beste projectmanagement software tools voor creatieve bureaus [voor 2023]

Fase 1: Voorbereiding en budgettering

Het project gaat van start zodra het team en de klant het eens zijn over het budget, de producten en de doelen.

Een afdeling of collega is je ‘klant’ als je in-house werkt. In dit stadium begint jouw team zich voor te bereiden op het komende project. Een groot deel van je tijd zal worden besteed aan het opstellen van budgetten. Als het bedrijf financieel floreert, doen jouw huidige en toekomstige projecten dat ook. Een gedetailleerde verdeling van het budget moet de declarabele uren en andere onkosten bevatten.

Zodra het budget is goedgekeurd, kun je met Rodeo Drive de offerte rechtstreeks naar de klant sturen en vervolgens de planner gebruiken om alle taken en activiteiten in kaart te brengen.

Hoe je een budget maakt

Door vooraf alle budgetgegevens te verzamelen, voorkom je ongemakkelijke situaties als je om meer geld moet vragen. De definitie van een projectbegroting is de totale kostprijs van alle uren plus materiaalkosten.

Hier is een overzicht van wat je in jouw budget kunt opnemen:

• Declarabele en niet-declarabele uren
  Of je nu met freelancers of eigen personeel werkt, ze moeten betaald worden. Je kunt het aantal uren per persoon of werk voor elke taak berekenen met een vast bedrag dat intern en met de klant is overeengekomen. Houd niet-declarabele uren nauwlettend in de gaten, aangezien deze werkuren vertegenwoordigen, maar niet kunnen worden doorberekend aan de klant. Denk aan all-hands meetings, trainingen en het entertainen van klanten.
   
• Vervoer
  Reis- of logistieke kosten. Als je bijvoorbeeld een videoshoot hebt gepland, moeten personeel en rekwisieten veilig op de set aan te komen. Ook verpakkingsmaterialen en autohuur vallen in deze categorie.
   
• Overige benodigdheden
  Voeg alle apparatuur, software, hardware en andere materialen toe aan deze categorie. Het kan geen kwaad om rond te shoppen en om kortingen te vragen als je soortgelijke projecten hebt.

Je kunt een projectbegroting op twee manieren opstellen: top-down of bottom-up.

• Top-down budgettering
  In dit geval heb je al een totaalbedrag voor het volledige project dat door de klant is overeengekomen. Het is jouw taak om het op te splitsen in taken en activiteiten met bijbehorende kosten.

• Bottom-up budgeting
  Nadat je het project hebt uitgesplitst en de kosten voor elke taak en activiteit hebt bepaald, tel je alles bij elkaar op en kom je tot het totale projectbudget - het enige wat nog mist is de handtekening.

Dizzy door alle getallen op je rekenmachine? De budgetteringsfunctie van Rodeo Drive is gestructureerd om creatieve projectmanagers te helpen bij het berekenen van de kosten en het plannen van tijdactiviteiten. Terwijl je taken plant en deadlines opstelt in Rodeo Drive, zul je ontdekken dat projecttaken verband houden met een gebudgetteerde activiteit, waardoor je productiviteit en budget in één platform kunt beheren.

Fase #2: Planning, middelen en taakbeheer

Tijdens de tweede fase wijs je het werk toe aan teamleden met de juiste vaardigheden. Krijg je collega's op één lijn door een beschreven aanpak te bieden en mijlpalen te ontdekken om de focus op de horizon te behouden. Je zou het framework van Rodeo als leidraad kunnen gebruiken.

Een projecttijdlijn helpt je bij het beheren van taken. De visualisatie toont de deliverables en de benodigde activiteiten. Dit kun je vervolgens delen met stakeholders. Deze informatie moet worden opgenomen in jouw projecttijdlijn:

• Alle taken
• Deadlines
• Geschatte duur
• Afhankelijkheden
• Medewerkers die zijn toegewezen aan de taken

Capaciteit

Het gebruik van een softwaretool zoals Rodeo Drive zal deze fase een stuk eenvoudiger maken. Met de planningsfunctie van Rodeo Drive kun je bijvoorbeeld teamcapaciteit beheren op basis van beschikbaarheid.

Wanneer je klaar bent, kun je de taken eenvoudig op hun takenlijst plaatsen. Door dit visueel te doen, kunnen teamleden eventuele problemen identificeren en tackelen voordat de productiefase van start gaat.

Taakbeheer

Het kloppende hart van jouw projecten zijn de taken. Werk op een eenvoudige manier samen met jouw team en zorg ervoor dat je een beschrijving toevoegt.

Als het een shoot is, wil je het adres, het vervoermiddel, call sheet en andere relevante informatie vermelden. Vermeld de status en prioriteit van elke taak om het project zo soepel mogelijk te laten verlopen.

Stel meetbare doelen voor je team

Je balanceert elke dag creativiteit en productiviteit. Gebundelde taken vormen samen een mijlpaal of doel. Door meetbare doelen te stellen, houd je iedereen scherp. Wees transparant over projectdoelen, persoonlijke doelen en mijlpalen, maar vermijd micromanaging.

Er zijn meerdere methoden die je kunt implementeren:

• SMART
  SMART-doelen worden gedefinieerd als Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. Deze criteria helpen je bij het formuleren van een realistisch doel, het creëren van een tijdlijn en het identificeren van vitale onderdelen van jouw project en wat kan worden geschrapt. Het framework helpt je bij het maken van een realistisch plan met haalbare resultaten.
• OKR's
  Doelen en doelstellingen zijn niet hetzelfde. OKR's staat voor Objectives and Key Results.

Het doel is het gewenste resultaat van het project. Bijvoorbeeld: traffic op de landingspagina van de klant met 20% verhogen. De doelstellingen zijn subdoelen die de klant in de goede richting sturen, zoals een redesign van de landingspagina.

Je kunt deze methode voor jouw project gebruiken om een uniform begrip van de uitkomst te krijgen. Nodig jouw teamleden uit om succescriteria voor het project te definiëren, zowel professioneel als persoonlijk.

Fase #3: Uitvoering en regelmatige check-ins

Je project komt tot leven tijdens de uitvoeringsfase. Creëer transparantie als klanten om een update vragen. Houd de declarabele en niet-declarabele uren bij en beslis of je voldoende middelen hebt voor alle taken.

Het team kan afhankelijkheden of vertragingen ontdekken. Geen stress; dit maakt deel uit van het proces. Organiseer regelmatige check-ins en bespreek de komende taken en vertragingen. Los problemen snel op en zorg ervoor dat iedereen zich gehoord voelt.

Kwaliteit bewaken

Het leveren van kwalitatief hoogstaand werk is de ultieme wens van jouw opdrachtgever. Je kunt een breed scala aan diensten leveren en heel snel werken, maar het project valt uit elkaar als je geen geweldige kwaliteit kunt leveren. Houd de groei van het bedrijf in de gaten en controleer de kwaliteit voordat je een mijlpaal bereikt of een deliverable oplevert.

Houd de projectdoelen in de gaten

Teamwerk is een van de meest cruciale parameters voor succes. Heeft je team input? Pas de tips toe en en upgrade jouw proces als hiermee het projectdoel en je team vooruit helpt.

Voorkom scope creep

Wanneer het vereiste werk begint toe te nemen, moet je je zich ervan bewust zijn dat dit geen scope creep veroorzaakt. Extra declarabele uren of verschuivende tijdlijnen kunnen voor frustratie bij je team zorgen. Gebruik een urenregistratietool om te bepalen of de aan een taak toegewezen uren correct zijn of moeten worden aangepast. Creëer transparantie in ieders werklast.

Fase #4: afronden, rapporteren en feedback geven

De laatste fase mag niet over het hoofd worden gezien, want nu verkrijg je de meest waardevolle inzichten. Je kunt mogelijk een template genereren en deze gebruiken voor het volgende project.

Als creatief projectmanager zul je je op veel dingen tegelijk moeten focussen. De productiviteit en winstgevendheid zijn belangrijke zaken maar het is ontzettend lastig om op basis van aantekeningen een trend te ontdekken.

Profiteer van realtime rapportage

Realtime updates geven je inzicht in de winstgevendheid van elk project. Ontdek hoe activiteiten het budget beïnvloeden en beslis of je kosten moet besparen.

Productiviteit

Tijdmanagement voor werknemers is essentieel voor een gezond en gelukkig bedrijf. Het team besteedt uren aan hun werk, Rodeo Drive houdt bij hoe productief ze zijn en wie de capaciteit heeft om nog een taak op te pakken.

Leer van projecten

De rapportage met data over afgeronde projecten geeft je het volledige overzicht van jouw projecten, inclusief productiviteit, kosten, marges en winstgevendheid. Gebruik deze inzichten om budgetten te optimaliseren en toekomstige werklasten en tijdlijnen te voorspellen. Het is ook waardevol om te zien welke projecten het bedrijf de meeste winst hebben opgeleverd.

Zodra het project is voltooid, blijf beschikbaar voor vragen en ondersteuning van zowel klanten als je team. Vraag om feedback om toekomstige processen te verbeteren. Controleer na een paar weken of er nog losse eindjes zijn door alle betrokkenen een vriendelijke e-mail te sturen.

Over de creatieve projectmanager

Creatieve projectmanagers houden toezicht op het proces van videoprofessionals, marketeers, ontwerpers en andere creatieve mensen. Ze zijn vaak betrokken bij het volledige proces van idee tot projectopdracht, schets, uitvoering en afronding. De verantwoordelijkheden bestaan uit tastbare elementen zoals budgettering en planning, evenals leiderschap, ondersteuning en organisatie.

De titel staat niet altijd op het visitekaartje. De titel is van toepassing op iedereen die projecten en processen beheert.

Hoe word ik een creatieve projectmanager?

Er zijn geen specifieke academische opleidingen voor creatieve projectmanagers. Je kunt profiteren van een diploma in een creatieve discipline zoals marketing, grafisch ontwerp of kunst. Een business course helpt je inzicht te krijgen in het reilen en zeilen van een bedrijf.

Voordat je gaat solliciteren naar een functie als projectmanager, schrijf je je eigenschappen op en analyseer je hoe je ze voor de baan kunt gebruiken. Geef tijdens het sollicitatiegesprek voorbeelden en situaties waarin je de pet van een projectmanager droeg.

Je leert veel on the job. Maak jezelf vertrouwd met de processen en procedures van het bedrijf en volg een cursus in de gebruikte software.

Een projectmanager die creatieve mensen aanstuurt, zal moeten leiden met empathie voor het creatieve proces. Vind een balans tussen het optimaliseren van de productiviteit en het stimuleren van talent zonder opdringerig te zijn.

Het is jouw taak om het hele proces te beheren en mensen zullen waarschijnlijk naar je toe komen met problemen, gemiste deadlines of andere ingewikkelde zaken. Beheers de taken met de volgende tips:

Talk the talk: branchekennis

Weten wat er speelt in de branche maakt je een geloofwaardige manager. Weten welke bronnen je moet gebruiken of freelancers waarmee je contact kunt opnemen, bespaart tijd. Leer de afkortingen die in jouw vakgebied worden gebruikt en vraag jouw team om goed leesmateriaal. Als je de basisprincipes van de verschillende betrokken disciplines begrijpt, ontwikkel je sterke planningsvaardigheden.

Werk aan je softwarekennis

Organisatie en structuur beschermen het team tegen een onrealistische werkdruk en voorkomt dat projecten het budget overschrijden of deadlines missen. Met creatieve projectmanagementsoftware zoals Rodeo kun je de ruis dempen en krijg je een nauwkeurig overzicht van de voortgang wanneer je dat nodig hebt.

Begrijp het creatieve proces

Als je zelf creatief bent, zal het je helpen de verantwoordelijkheden en vaardigheden van teamleden te begrijpen. Als je geen creatieve achtergrond hebt, verdiep je dan in bronnen die je zullen helpen de nuances en vereisten te ontwikkelen. Zo weet je precies wat je in de beginfase moet vragen om jouw project tot een succes te maken.

Spreek de taal. Dit vertaalt zich in taakspecificaties die nuttig zijn en jouw instructies beknopt maken. Hierdoor wordt het makkelijker om de voortgang te overzien en op de hoogte te blijven van mijlpalen.

Lees ook: De 26 belangrijkste projectmanagement skills voor succes

Kritisch denken en oplossingsgericht

Wees proactief in plaats van reactief om zo door lastigr situaties te navigeren. Blijf objectief, analyseer en evalueer in elke fase.

Iedereen heeft een vooroordeel. Kritisch denken stelt je in staat om feiten van meningen te onderscheiden in projectmanagement. Als je de situatie beter begrijpt, kun je stress verminderen en sneller een oplossing vinden. Pas deze methode toe tijdens brainstormsessies en vergaderingen en faciliteer uitgebreide discussies.

Toon leiderschap en neem initiatief

Door de betrokken mensen te begeleiden en te motiveren, help je het project vooruit en heb je een grotere kans op een positief resultaat. Help jouw team zich invloedrijk te voelen door doelen te stellen en te bespreken en prestaties te evalueren. Maak dit proces transparant en nodig mensen uit om ook jou feedback te geven. Combineer deze elementen, ontwikkel je leiderschapskwaliteiten en definieer je stijl.

Ken ieder aspect van het project

Het creatieve project is misschien niet je echte baby, maar behandel het wel als een baby. Sommige taken zijn belangrijker dan andere. Maak jezelf vertrouwd met de workflows van het team, zodat je de prioriteiten kunt bepalen.

Risicomanagement

Door potentiële risico's te identificeren die jouw project kunnen laten ontsporen, ben je op alles voorbereid. Ontwikkel strategieën die je kunnen helpen wanneer er iets misgaat. Erken wat de impact kan zijn, positief of negatief, en plan vooruit om problemen te voorkomen.

Duidelijke communicatie

Werken in de creatieve industrie kan zo zijn eigenaardigheden hebben. Het leiden van een team vereist een sociaal onderlegde radar. Actief luisteren helpt om de boodschap volledig te begrijpen. Door een bewuste inspanning te leveren, kun je je zich meer bewust worden van de toestand van het team en het project. Laat je niet afleiden terwijl je naar iemand luistert en let op lichaamstaal.

Interpersoonlijke vaardigheden

Je moet goed communiceren en leren omgaan met verschillende persoonlijkheden. Als creatieve projectmanager ben je de tussenpersoon tussen de klant en het team. Er kunnen situaties zijn waarin je tussen hen moet bemiddelen. Probeer het probleem met feiten te benaderen en leef mee met alle betrokken partijen.

Conclusie

Jij, een creatieve projectmanager, kunt het allemaal. De kracht ligt in het leiden van projecten met transparantie en eenvoud met een beetje hulp van een softwaretool. Zoek naar software waarmee je alles kunt beheren, van offertes, budgettering, planning en rapportage.

Probeer Rodeo Drive zelf! We bieden een gratis abonnement aan, zodat je vrijblijvend al onze functies kunt verkennen.