De beste manier om je projectadministratie te regelen

De meerwaarde van projectmanagement wordt heel duidelijk, wanneer projecten verdeeld zijn over een aantal taken. Door het aanbrengen van structuur maak je projecten nog succesvoller en krijg je meer plezier in je werk. Over de hoeveelheid administratie die hierbij komt kijken is men meestal minder enthousiast. Wij begrijpen volledig waarom veel mensen een lichte afkeer hebben voor administratieve taken. Wanneer meerdere creatieve projecten om jouw aandacht vragen, lijkt het afhandelen van papierwerk nogal een tijdrovende klus die weinig toevoegt. Niettemin, speelt dit juist een grote rol in het succes van je projecten. Zorg er dus voor dat je projectadministratie op een efficiënte manier geregeld is, zodat je meer tijd overhoudt voor projecten.

Projectmanagement vs projectadministratie

Projectmanagement wordt toegepast om ervoor te zorgen dat projecten op tijd voltooid worden, binnen het budget en met een kwalitatief resultaat. Met een duidelijk schema ziet iedereen precies aan welke taken ze moeten werken. Maar ze moeten ook beschikken over alle benodigde informatie. Om ervoor te zorgen dat het project vooruit blijft lopen, moet deze informatie voortdurend worden bijgewerkt. Het verzamelen, bijhouden en updaten van deze informatie, valt allemaal onder projectadministratie.

Wat is projectadministratie?

Zoals we net hebben vastgesteld, is projectadministratie in feite het bijhouden van alle projectmanagement-gerelateerde informatie. Dit begint met de voorbereiding van alle benodigde data om een project te kunnen starten. Maar ook hierna, behoort het bijwerken en analyseren van alle data tijdens de voortgang tot project administratie. 

Elk stukje informatie gerelateerd aan een project, hoort bij je projectadministratie. Sommige projecten kunnen vrij eenvoudig gepland worden, vooral als een team eerder vergelijkbare projecten heeft voltooid. De administratie van voorgaande projecten kan gebruikt worden als leidraad voor vergelijkbare nieuwe projecten. Complexe projecten daarentegen, vereisen nogal wat flexibiliteit. Het plan wordt namelijk vaak bijgesteld en aangepast, waardoor de geplande activiteiten of benodigde middelen ook aangepast moeten worden. In dit geval, speelt project administratie een grote rol in het vastleggen van aanpassingen en het opnieuw inschatten van de benodigde middelen.

Bijvoorbeeld wanneer een budget wordt overschreden. Wanneer de voortgang van een project goed gedocumenteerd wordt, kan men exact zien welke taak of activiteit de kosten omhoog drijft. Een data analyse zal snel uitwijzen wat het probleem is, en wat eraan gedaan kan worden. De snelheid en efficiëntie waarmee je data kan ophalen, analyseren en rapporteren is sterk afhankelijk van de manier waarop je administratie geregeld is. Je project zal vlot verlopen wanneer je een goed systeem voor je administratie hebt, waarmee alle belangrijke data op orde wordt gehouden. Op basis van deze data kun je weloverwogen beslissingen maken, en veel sneller schakelen. Het is ontzettend belangrijk om je projectadministratie goed te regelen, omdat er zoveel van afhankelijk is.

Projectadministratie: rollen en verantwoordelijkheden binnen het team

Natuurlijk kunnen teamleden zelf de voortgang van hun projecten en de uiteindelijke resultaten evalueren. Echter hebben veel bedrijven hiervoor een projectmanager (ook wel een projectleider genoemd) in dienst, omdat ze ervaren dat dit de meest effectieve manier is om goede resultaten te boeken. Vaak is de projectmanager tegelijkertijd verantwoordelijk voor de projectadministratie. Soms wordt dit gedeeld met een assistent projectmanager. Bedrijven waar aan grote, complexe projecten wordt gewerkt voegen hier vaak ook nog een projectadministrateur aan toe.

De projectadministrateur wordt ook wel eens projectadministratie medewerker genoemd, en draagt zorg voor alle administratieve werkzaamheden die aan een project verbonden zijn. Denk aan het bijhouden van budgetten, middelen en schema’s en het verwerken van alle updates. Tevens is het ook de taak van de projectadministrateur om alle updates en eventuele discrepanties aan de projectmanager te communiceren. Met projectadministratie tools kunnen projectmanagers en projectadministrateurs heel eenvoudig data verwerken en analyseren. Ze kunnen hun werk dus veel sneller en beter doen met behulp van dergelijke tools.

Vooral voor bedrijven die (nog) geen projectmanager of projectadministrateur hebben, is een projectmanagement tool onmisbaar. Zo worden namelijk bijna alle taken die bij deze functies horen overgenomen. In welke mate, zal natuurlijk per tool verschillen. Sommige van de meer intuïtieve tools kunnen gedetailleerde rapporten genereren en een groot gedeelte van je werk processen automatiseren. Om je werk processen volledig te integreren en optimaliseren, is het belangrijk om alle projectadministratie op één plek te hebben. Door voor een alles-in-één projectmanagement tool te kiezen, wordt je administratie niet meer over verschillende tools en programma’s verdeeld.  

Het opzetten van je projectadministratie

Nu we duidelijk hebben wat projectadministratie inhoudt, zullen we wat dieper ingaan op alle bijbehorende processen. Hier volgt een overzicht van alles wat je in de praktijk moet brengen om je projecten op gang te houden.

Middelen

Voordat je kan starten met het plannen van een project, dien je in kaart te brengen welke middelen daarvoor nodig zijn. Hiermee bedoelen we zowel financieel- als menselijk kapitaal. Stel van tevoren altijd een realistisch budget op, om projecten zo kostenefficiënt mogelijk te houden. Verder zorg je voor een overzicht van alle beschikbare medewerkers die je eventueel in kan zetten, met daarbij hun specifieke vaardigheden en skills.

Planning

Als je zonder een duidelijk plan aan iets begint, neem je veel risico. Je laat in ieder geval teveel aan het toeval over. Neem de tijd om alles zorgvuldig te plannen om er zeker van te zijn dat je project soepel zal verlopen. Ontwikkel hiervoor een structuur of template waarmee je schema’s kan indelen. Verwerk alle benodigde details hierin zodat iedereen weet wat ze moeten doen, en wanneer.

Monitoren

Zodra projecten lopen, moet alles goed in de gaten worden gehouden. Om een duidelijk overzicht te bewaren, is het belangrijk om alles vanuit meerdere perspectieven te kunnen observeren. Discrepanties of andere bijzonderheden vallen dan veel sneller op. Denk hierbij aan het maken van lijstjes of nog beter; een visuele representatie van het geheel. Sommige projectmanagement tools bieden verschillende weergave opties om dit te vergemakkelijken. Zoals bijvoorbeeld Gantt charts, Kanban borden, tabellen, schema’s en grafieken.    

Updates

Aangezien het proces voortdurend gemonitord wordt, dient ook elke update gedocumenteerd te worden. Tegenwoordig heeft niemand meer tijd om notities en talloze sheets bij te houden, projectmanagement tools maken hierin dus een wezenlijk verschil. De meest intuïtieve tools kunnen real-time updates weergeven, en deze automatisch doorvoeren wanneer je data invoert of aanpast. Zo kun je te allen tijde precies zien hoe je project ervoor staat.

Documentatie

Het documenteren van alle projectdata, maakt het plannen van vergelijkbare projecten in de toekomst stukken makkelijker. Je kan namelijk terug vinden welke kosten je in het verleden hebt gemaakt aan bepaalde taken en activiteiten, en welke teamleden er destijds aan gewerkt hebben. Daarnaast kun je ook inzien met welke problemen of obstakels ze te maken hebben gehad, en hoe deze werden opgelost. Zelfs wanneer een project heeft gefaald, kun je hier altijd lering uit trekken. Zorg er dus voor dat alle waardevolle informatie wordt gedocumenteerd.

Tijdkaarten/Urenregistratie

Veel medewerkers zullen de meerwaarde er niet van inzien, toch is urenregistratie een van de meest effectieve manieren om je projecten winstgevender te maken. Als je een manier kan vinden om urenregistratie zo simpel en makkelijk mogelijk te maken, zullen je medewerkers eerder geneigd zijn het te doen. Een tool waarmee ze een simpele timer kunnen instellen zou de perfecte oplossing zijn. 

Meetings

Zolang een project loopt, dienen er genoeg gelegenheden te zijn waarop de voortgang kan worden besproken. Met meetings op de juiste momenten, kan de meest waardevolle informatie gedeeld en geëvalueerd worden. Het bijhouden van de agenda en voorbereiden van de gesprekspunten zijn administratieve werkzaamheden die hierbij horen. Net zoals het zorg dragen voor de notulen en follow-up notes.

Rapportage

De beste manier om projectadministratie te kunnen analyseren, is door het te verwerken in beknopte rapporten. Je zou natuurlijk zelf rapporten kunnen schrijven op basis van alle zelf verzamelde data. Maar, er is geen gebrek aan tools die met één klik gedetailleerde rapporten voor je kunnen uitdraaien.

Projectadministratie tools

Tijdens het beschrijven van de verschillende projectadministratie werkzaamheden hebben we het al een aantal keren genoemd. Een geweldige manier om je projectadministratie op orde te houden is door dit over te laten aan projectmanagement software. Een analyse wordt grotendeels automatisch uitgevoerd, zolang de data maar correct wordt ingegeven. Veel projectmanagement tools hebben ingebouwde projectadministratie functies, waarmee je naast de voortgang van een project nog veel meer relevante data kan inzien.

Verder bieden alles-in-één tools zoals Rodeo Drive ondersteuning op alle gebieden. Al je werk processen worden zodanig gesynchroniseerd waardoor er een soepele workflow ontstaat. Dit betekent ook dat je alle projectmanagementadministratie via één platform kan inzien. Zeg dus gedag tegen die warboel aan verschillende programma’s, verspreide workflows en eindeloze email-threads. Verreweg de beste manier om je projectadministratie te regelen, is door een alles-in-één tool te implementeren.