Deadline management: 12 praktische tips om nooit meer een deadline te missen
Projectmanagement gaat hand in hand met deadlines. Wat je ook probeert, het kan buitengewoon moeilijk zijn om je team elke deadline te laten halen. Gelukkig kan deadline management helpen.
Deadline management is een proces waarbij een projectmanager verschillende projectactiviteiten prioriteert, organiseert en plant om beter te voldoen aan de opgestelde projecttijdlijnen.
In dit blog bespreken we waarom gemiste deadlines (bijna altijd) voorkomen kunnen worden, hoe je prioriteit kunt geven aan projecttaken en delen we 12 tips om nooit meer een deadline te missen.
Deadline management fiasco: waarom missen teams deadlines?
Er bestaat een algemene misvatting dat deadline management alleen uit tijdmanagement bestaat. In werkelijkheid moet je taken en werkdruk goed beheren om hierin succesvol te zijn.
Hier zijn een paar redenen waarom teamleden moeite kunnen hebben met het halen van deadlines:
- Disorganisatie
- Gebrek aan verantwoordelijkheid
- Slechte communicatie
- Onduidelijke verwachtingen
- Deadlines zijn te ambitieus opgesteld
- Onvoorziene omstandigheden
Stel prioriteiten bij het managen van meerdere deadlines
Wat je ook moet prioriteren, ongeacht het project, het komt neer op twee dingen: urgentie en belang.
Prioriteit geven aan meerdere projecten met verschillende deadlines
Veel projectmanagers wenden zich tot de Eisenhower Matrix om hen te helpen prioriteiten te stellen.
Het principe achter deze matrix is bedacht door de voormalige Amerikaanse president Eisenhower, die worstelde om te beslissen op welke taken hij zich elke dag moest concentreren. Als je naar je takenlijst kijkt, zou je elke activiteit in een kwadrant moeten kunnen plaatsen:
Doen: Dit zijn je belangrijkste en meest dringende taken die zo snel mogelijk moeten worden voltooid.
Plannen: deze taken zijn belangrijk maar niet te urgent, wat betekent dat je een tijd moet plannen om ze snel af te ronden.
Delegeren: deze taken zijn zeer urgent, maar van minder belang voor jou. Delegeer ze aan een ander teamlid dat meer tijd heeft of beter geschikt is voor de taak.
Elimineren: dit zijn taken die je van je takenlijst moet schrappen omdat ze niet urgent of belangrijk zijn.
Naast het gebruik van de Eisenhower-matrix om taken te sorteren, moet je ook de mate van complexiteit en de tijd onderzoeken die nodig is om elk project waaraan je werkt te voltooien.
Met dat in gedachten kun je een beter idee krijgen van wanneer je nieuwe prioriteiten moet stellen op basis van de behoeften van elk project.
Je zou ook een dagthema kunnen overwegen, met andere woorden, een hele dag besteden aan je eerste project en de volgende dag aan je tweede project.
Lees ook: De 26 belangrijkste projectmanagement skills voor succes
Prioriteit geven aan meerdere projecten met dezelfde deadlines
Voorbereiding is essentieel bij het succesvol managen van meerdere projecten met mogelijk conflicterende tijdlijnen. Hier zijn een paar strategieën om je te helpen:
Beoordeel je tijdlijn achterstevoren: begin met de laatste project deadline en breng in kaart hoe lang het duurt om elke taak te voltooien. Als een project een langere tijdlijn heeft, verleg je focus dan eerst naar dat project.
Maak een tijdlijn voor elke taak: zorg ervoor dat je een schatting hebt van hoe lang een taak zal duren voordat je deze toewijst aan een teamlid.
Gebruik een projectmanagement tool: software tools kunnen je helpen de werkdruk te managen door de actiepunten voor al je projecten op één plek samen te brengen.
Laat de planning controleren voordat je begint: Door je planning door stakeholders en je team te laten controleren, kun je aan ieders verwachtingen voldoen. Je team kan helpen bij het identificeren van planning conflicten die je misschien hebt gemist.
12 praktische tips voor deadline management zodat je nooit meer een deadline mist
Niemand zal zeggen dat deadline management makkelijk is. We hebben een dozijn tips samengesteld om je te helpen.
1. Splits taken op in kleinere activiteiten
Je hebt misschien wel eens gehoord van de 8/80-regel, een populair concept voor projectmanagement waarbij taken niet korter dan 8 uur en niet langer dan 80 uur mag zijn. Het idee is dat elke taak zinvol genoeg moet zijn om minstens een dag werk te kosten, maar beheersbaar genoeg om niet langer dan twee werkweken te duren.
Zelfs als je team deze regel volgt, zul je je taken waarschijnlijk nog beter beheersbaar moeten maken door ze in kleinere stukken te verdelen. Als je dit doet, kun je een realistischer beeld schetsen van hoe lang elke taak zal duren en kun je voorkomen dat je ontmoedigd raakt.
2. Maak dagelijkse takenlijsten
Misschien heb je de neiging om je e-mailbox door te nemen en meteen te reageren op nieuwe Slack-berichten wanneer je 's ochtends je computer opent, maar deze activiteiten kunnen kostbare tijd opslokken.
Daarom is het het beste om aan het einde van elke werkdag dagelijkse takenlijsten te maken om je van tevoren voor te bereiden op de volgende dag. Hierdoor kun je de volgende dag meteen aan je werk beginnen en voorkom je dat je vergeet waar je was gebleven.
3. Verhoog de benodigde tijd voor elke taak
Een belangrijk principe bij deadline management is ervan uitgaan dat er onderbrekingen en vertragingen zullen optreden. Bouw daarom wat buffers in je planning. Velen van ons worden het slachtoffer van planningsfouten zoals een te optimistische voorspelling.
Overweeg om in te plannen dat taken twee tot vier keer langer zullen duren dan je verwacht, vooral als je taken toewijst aan teamleden met wie je nog nooit eerder hebt gewerkt. Dit extra kussentje is handig als je te maken krijgt met last-minute vergaderingen, een afleidende kantooromgeving of andere onvoorziene omstandigheden.
4. Stel prioriteiten
Bij het maken van je dagelijkse to-do-lijstjes moet je constant voor ogen houden welke taken het meest urgent zijn, welke de meeste tijd in beslag nemen en welke je eventueel op een laag pitje kunt zetten. De Eisenhower Matrix kan zeker helpen.
5. Pak eerst je meest uitdagende taken aan
Velen van ons ervaren de gevreesde middagdip. Om deze reden worden de taken die we uitstellen tot het einde van de dag vaak niet gedaan.
Je zult waarschijnlijk meer succes hebben als je de meest uitdagende taken 's ochtends als eerste aanpakt als je nog lekker fris bent. En als je vroeg op de dag iets groots van je takenlijst afvinkt, kun je je zich productiever voelen.
6. Gebruik projectmanagement software
Projectmanagement tools zoals Rodeo Drive maken taakmanagement en urenregistratie eenvoudig, waardoor projectmanagers kunnen herkennen wanneer teamleden achterop raken of te lang nodig hebben om bepaalde taken uit te voeren. Deze tools kunnen ook helpen bij inzichten in de winstgevendheid van projecten.
7. Optimaliseer je vergaderschema
Te veel vergaderingen kunnen je agenda ongemerkt volgooien en zo verspil je uren die je anders productief zou hebben besteed.
Wees niet bang om vergaderingen te weigeren waar je niet nodig bent, en probeer de vergaderingen waar mogelijk achter elkaar te plannen. Als je je dag doorbrengt met het in- en uitlopen van vergaderingen, kom je nooit aan je werk toe.
Maak er bovendien een gewoonte van om van tevoren agenda's op te stellen en deze op te nemen in de uitnodiging of ze van tevoren naar de andere aanwezigen te sturen.
8. Pas methoden voor time management toe, zoals tijdsblokken
Als je problemen hebt met het voltooien van je takenlijst, probeer dan tijdsblokken. Tijdsblokken is een methode waarbij je tijd in de agenda blokkeert voor elke taak en je te concentreren op één activiteit tegelijk
Veel verwante methoden kunnen ook het proberen waard zijn, zoals timeboxing en de Pomodoro methode. Het vinden van de methode die het beste bij je past, vereist waarschijnlijk wat vallen en opstaan. Ontdek de mogelijkheden zelf.
9. Besteed tijd aan taken prioriteren
Terwijl de week in een sneltreinvaart aan je voorbij raast, zullen er waarschijnlijk onverwachts nieuwe verantwoordelijkheden worden toegevoegd. En vaak rechtvaardigen deze nieuwe taken een verschuiving in je focus.
Het is een goede gewoonte om je aan te passen aan deze onverwachte veranderingen en tijd vrij te maken om je taken opnieuw te prioriteren. Misschien wil je halverwege de week de tijd nemen om te onderzoeken of je prioriteitenlijst moet worden bijgesteld.
10. Houd je uren bij
Wanneer je begint met het plannen van een projecttijdlijn, zal er waarschijnlijk veel giswerk bij betrokken zijn. Je weet nooit zeker hoe lang het duurt voordat een bepaalde taak is voltooid.
Door je tijd bij te houden, kun je beter inschatten hoe lang het doorgaans duurt om bepaalde taken uit te voeren. Zo kun je nauwkeurigere schattingen voor toekomstige projecten.
11. Vertrouw op visualisaties zoals Gantt-diagrammen en Kanban-borden
Takenlijsten zijn goed voor een dagelijks overzicht van wat er gedaan moet worde. Maar het kan erg handig zijn om visuele hulpmiddelen zoals een Gantt-diagram of Kanban-bord te gebruiken om betere prioriteiten te stellen en de huidige status van elke taak beter te begrijpen.
12. Moedig communicatie aan
Zoals we al hebben besproken, is miscommunicatie een van de belangrijkste redenen waarom mensen deadlines missen. Het is essentieel om je team aan te moedigen om te communiceren wanneer wegversperringen verhinderen dat een taak wordt voltooid of wanneer er vragen zijn.
De beste manieren om projecten en deadlines te beheren
Softwaretools voor projectbeheer zijn een absolute must-have voor deadline management.
Alles-in-één oplossingen zoals Rodeo Drive bieden planning, urenregistratie, taakbeheer en rapportage in één enkele applicatie. Wat betekent dat je één enkele bron van waarheid hebt voor al je projecten. Dit kan je helpen bij het identificeren van vertragingen, het beheren van deadlines en het toewijzen van taken – naast vele andere functionaliteiten.
Waarom zou je Rodeo Drive niet eens proberen en kijken of het deadline management voor je team kan verbeteren? Profiteer vandaag nog van onze proefperiode.
