Are you looking for the English version of our website?
Menu
Menu

Deadline Management: Efficiënte Tijdsplanning Waardoor Je Nooit Een Deadline Mist

Success komt nooit zomaar aanwaaien. Het is sterk afhankelijk van de omgeving die je voor jezelf creëert. Een duidelijke strategie waarin overzichtelijkheid en efficiëntie centraal staan, is absoluut fundamenteel.

Deadline Management: Efficiënte Tijdsplanning Waardoor Je Nooit Een Deadline Mist

Dat je veel deadlines mist, betekent niet altijd dat je lui of incompetent bent. Meestal is dit te wijten aan een slechte voorbereiding en tijdsindeling. Onze tips helpen bij het aanbrengen van structuur, waardoor een workflow ontstaat waarbij je nooit meer een deadline zal hoeven missen.

Table of contents:

  1. Bereid jezelf voor op succes
  2. Tijdmanagement
  3. Deadlines behalen
  4. Conclusie: de tijd vliegt. Maar jij bent de piloot!

Bereid jezelf voor op succes

Vol enthousiasme begin je aan een splinter nieuwe opdracht. Met zoveel passie voor het project, vloeit je creativiteit moeiteloos en krijg je taken met luttele moeite geklaard...Totdat je nog niet eens halverwege al tijd tekort komt en in een race tegen klok je werk begint af te raffelen, wat de kwaliteit ook zeker niet ten goede komt! De deadline verstrijkt en je vraagt je af; OMG, hoe heeft dit kunnen gebeuren?!

Zoals we al zeiden valt dit niet te wijten aan bekwaamheid. Het zit hem in de organisatie en het opstellen van een schema waarbij je doeltreffend, stap-voor-stap de taken van je project afwerkt. Het maakt een gigantisch verschil wanneer je begint met een gestructureerd plan. Tegelijkertijd zorgt dit ervoor dat je meer tijd aan het daadwerkelijke, creatieve proces kan besteden.

Tijdmanagement

Tijd is geld. Tijd wacht op niemand. Tijd is precies hetgeen waarvan we allemaal meer zouden kunnen gebruiken, maar we vaak geneigd zijn te verspillen. Welnu, het is de hoogste tijd (woordspeling, haha) om tijd in je voordeel te laten werken. Hierbij 7 tips die je helpen bij het maken van een planning die naadloos aansluit op een gewenste tijdlijn.

  1. Doelen formuleren en plannen: Start nooit met een vaag idee van wat je exact gaat doen. Breng concrete activiteiten met bijbehorende taken in kaart. Zo hoef je niet alles gaandeweg uit te zoeken en vermijd je onvoorziene obstakels. Gebruik daarom ook de SMART methode om doelstellingen te formuleren.
     
  2. Prioriteiten stellen: Zorg dat je de zwaarste taken als eerste kan afstrepen. Geef dus prioriteit aan de meest uitdagende taken, die naar verwachting de meeste tijd kosten. Pak deze meteen als eerste op, wanneer je fris en fruitig de ochtend begint. Na een grote vooruitgang voel je je voldaan en extra gemotiveerd. Het ergste is immers achter de rug!
     
  3. Tijdslimiet toeschrijven: Zonder een exacte eind tijd voor ogen, zul je merken dat je gauw afgeleid raakt of treuzelt. Stel een redelijke tijdslimiet voor jezelf, maar wees hierin niet té streng. Calculeer ook wat extra tijd tussen taken in, als een soort buffer. Zo kun je taken afmaken zonder dat ze elkaar overlappen.
     
  4. Delegeren aan anderen: Je hebt maar twee handen, maar wellicht meerdere collega’s die de klus kunnen klaren, misschien zelfs beter. Wees niet bang om te delegeren. Dit gaat nog makkelijker met Rodeo’s gedetailleerde planning functie, die de skills en beschikbaarheid voor alle medewerkers weergeeft.
     
  5. Focus houden: Voorkom afleiding tijdens belangrijke taken. Berg je telefoon op, en sta jezelf toe deze alleen op bepaalde tijdstippen te checken. Wees hierin zo rigoureus als nodig is. Bijvoorbeeld door je computer op ‘niet storen’ in te stellen, offline te werken, of maar één monitor/venster te gebruiken om op te focussen.
     
  6. Pauzes nemen: Neem meerdere korte pauzes in plaats van een paar grote. Korte onderbrekingen geven nieuwe energie, en een frisse nieuwe blik op dingen. Belangrijk: ga niet doelloos niksen op je telefoon. Blijf juist actief. Loop bijvoorbeeld een rondje, probeer yoga aan je bureau of behendigheidskunstjes zoals hmmm…stenen balanceren? Lichaamsbeweging stimuleert hersenactiviteit en dit heeft een positieve invloed op je stemming.
     
  7. Voor jezelf zorgen: Dit lijkt vanzelfsprekend, maar had ook op nummer één kunnen staan. Je focus en productiviteit blijven hoog wanneer je goed voor jezelf zorgt. Dit betekent voldoende slaap, regelmatige beweging en goede maaltijden. Ga vroeg slapen vóór een drukke dag, of bestel vooraf eten voor een bepaald tijdstip wanneer je verwacht dat het er anders bij in schiet.

Deadlines behalen

Het klinkt nogal duister, een deadline. Hoe is die naam ooit ontstaan horen we je denken. De korte uitleg? Het is simpelweg een lijn die niet meer verder beweegt, het is dood. Een andere theorie dateert uit de oorlog, toen gevangenen een kogelschot riskeerden wanneer ze bepaalde grenzen (lijnen) voorbij liepen.

Terugkerend naar een positieve noot, deadline-vrees is onnodig. Als ze naar redelijkheid zijn bepaald, kun je ook je omstandigheden eraan aanpassen. Stel ook een alternatieve deadline, die iets eerder gepland staat dan de originele deadline. Zodra je aan de eerdere deadline gewend bent, vergeet je onbewust de latere deadline. Bij het verstrijken van de eerste deadline blijk je dus nog extra tijd te hebben, in het beste geval zal je juist ruim vóór op schema liggen.

Maar hoe stel je nou een redelijke deadline? Dit kan op een hele simpele manier. Geef een bepaalde tijdsduur aan iedere taak of activiteit die binnen je project valt. Zo kun je precies bijhouden hoeveel tijd aan alles besteed wordt. Met Urenregistratie van Rodeo kunnen alle medewerkers hun uren nauwkeurig aan Tijdkaarten toeschrijven. Met deze info kun je voor opeenvolgende projecten een realistisch tijdsschema inschatten en opstellen.

Ondanks bovengenoemde tips, zul je toch nog dagen meemaken waarop je worstelt met een deadline. Maar alsnog, onvoorziene problemen zie je eerder aankomen wanneer je een gedetailleerd plan volgt. Dit geeft je de mogelijkheid de tijdsindeling aan te passen. Het is helemaal niet erg om in overleg een nieuwe deadline te opperen, vooral als dit tijdig gebeurt en je precies kan uitleggen waarom.

Conclusie: de tijd vliegt. Maar jij bent de piloot!

Een goede voorbereiding is het halve werk. Zodra je weet hoe alle puzzelstukjes eruit horen te zien, zie je het grote plaatje al verschijnen. Daarbij zal je op een natuurlijke manier ontwikkelingen signaleren en erop in kunnen spelen. Binnen duidelijk gedefinieerde bandbreedtes, zul je meer tijd overhouden voor de leuke gedeeltes van het project. Zo krijg je toch veel meer plezier in je werk?

De project management tool van Rodeo heeft alle benodigde functies om je te helpen je projecten te beheren. Start nu gratis een 14-daagse proefperiode!

Vraag een Rodeo demo aan Maak een Rodeo proefaccount aan

+31 (0)88 165 14 00
Deze website maakt gebruik van Cookies Accepteren