Hoe digitaal bureau JaxX hun projecten 30% winstgevender maakte dankzij effectieve urenregistratie

Locatie: Eindhoven, NL
Medewerkers: 14
Gebruikt Rodeo sinds: september 2019
Klanten: HS Fashion, Blue Road Seafood, Dynamo Jeugdwerk, De Rooi-Pannen School, SPECSTACULR, Bido care

^{Axell Avalon van Staveren (midden) met het Digital Agency JaxX team}

Online aanwezigheid is cruciaal voor bedrijven. Het doorbreken van alle ruis online is een grote uitdaging voor het bedrijfsleven. Digital Agency JaxX is een full service online marketingbureau gespecialiseerd in branding en IT-oplossingen.

Gewapend met op maat ontwikkelde strategieën weet het team van specialisten de beste digitale oplossingen te creëren als het gaat om marketing, branding, social media, IT, Search Engine Marketing en video/fotografie.

Elke opdracht is anders en verdient een eigen aanpak, waardoor ze veel data en uren per project moeten bijhouden. We spraken Axell Avalon-van Staveren, Brand Director van Digital Agency JaxX over hoe Rodeo haar hielp meer inzicht te krijgen in alle projecten.

Het team had geen proces om te meten of hun geschatte- overeenkwamen met gewerkte uren

Sommige klanten hebben hulp nodig bij het lanceren van hun website of webshop, terwijl anderen awareness op sociale media wensen of hun naamsbekendheid willen vergroten door middel van creatieve marketingstrategieën.

Omdat elk pakket andere services heeft, moet het team vooraf inschatten hoeveel tijd en moeite elk project zal kosten. Lange tijd gebruikten ze spreadsheets en losse documenten voor hun urenregistratie.

Uiteindelijk begonnen ze zich af te vragen of hun schattingen daadwerkelijk overeenkwamen met het aantal gewerkte uren.. Een ‘onderbuikgevoel’ zei dat ze hun klanten waarschijnlijk niet genoeg in rekening brachten voor het geleverde werk. Ze hadden echter geen proces of systeem om het te bewijzen.

Je kunt je misschien voorstellen hoe uitdagend het kan zijn om een ​​team van creatievelingen hun tijd te laten bijhouden. Dit spoorde hen aan om op zoek te gaan naar een urenregistratie tool die hen hierbij kon helpen.

Hoe Digital Agency JaxX de winstgevendheid met 30% verhoogde door Rodeo's urenregistratie functie te gebruiken

Volgens Axell heeft de implementatie van Rodeo een significant en positief verschil gemaakt. Rodeo hielp het team met ontdekken waar er discrepanties waren in de geschatte- en gewerkte uren. Axell: “Het gebruik van Rodeo heeft onze projecten ongeveer 30% winstgevender gemaakt.”

“Toen we de urenregistratie functie begonnen te gebruiken, kregen we een nauwkeurig overzicht van hoeveel tijd teamleden echt nodig hadden om hun projecten te voltooien. Voor het eerst konden we afwijkingen precies lokaliseren."

Hoe konden ze hun projecten winstgevender maken met Rodeo?

Stap 1: Alle teamleden hielden hun uren bij met de timer

Nadat Rodeo werd geïmplementeerd, werden alle teamleden verzocht de timer te gebruiken tijdens hun taken en activiteiten.

Een veel voorkomend fenomeen bij creatieve bureaus is dat managers het moeilijk vinden om teamleden te motiveren om hun uren te registeren. Axell: “Voorheen was het een grote uitdaging om een ​​team van creatives precies te laten bijhouden hoeveel tijd ze aan elke taak besteden. Maar de timer van Rodeo is zo gebruiksvriendelijk, dat ze het zelden vergeten.”

Stap 2: Gelogde uren werden vergeleken met gebudgetteerde uren

Toen Digital Agency JaxX Rodeo ging gebruiken, duurde het niet lang voordat de tool voldoende data had verzameld om inzicht te geven in de bedrijfsprocessen. Met Rodeo's rapportages kunnen projectmanagers bijvoorbeeld geregistreerde uren vergelijken met gebudgetteerde uren.

Axell: “Toen we eenmaal begonnen met het gebruik van de timer, hadden we een nauwkeurig overzicht van hoeveel tijd teamleden echt nodig hadden om hun projecten af ​​te ronden. Voor het eerst konden we precies afwijkingen lokaliseren."

Stap 3: Discrepanties werden in realtime geïdentificeerd

Omdat bijgehouden uren in Rodeo worden geregistreerd op specifieke projectbudgetten, tonen de rapportages actuele inzichten. Axell: “Soms verschenen er al afwijkingen terwijl projecten bij Digital Agency JaxX nog liepen. We hadden duidelijk niet genoeg uren gefactureerd.”

Stap 4: Nieuwe offertes werden berekend op basis van bijgehouden uren per activiteit

De Rodeo rapportage is een krachtig hulpmiddel om de winstgevendheid en marges van projecten te meten. Voor sommige projecten van de bureaus was het verschil in uren niet zo groot.

Ze konden echter de projecten identificeren waar de verschillen zo desastreus waren dat ze nauwelijks winstgevend waren, waaronder projecten die nog in uitvoering waren.

"Helaas kun je niet plotseling opnieuw onderhandelen over de prijs van een project als het al in gang gezet is", voegde Axell eraan toe. “Je kunt niet zomaar zeggen: ja, we zijn akkoord gegaan met deze prijs, maar het is onjuist, nu is het deze prijs. Maar voor nieuwe projecten konden we nauwkeurige offertes maken. Nu weten we precies wat we onze klanten in rekening moeten brengen.

Rodeo heeft alle andere tools vervangen 

Tijdens het opzetten van Rodeo had Axell nauw contact met salesexpert Steffan die een demo verzorgde. Tijdens deze sessie leerde ze dat Rodeo naast urenregistratie ook gebruikt kan worden om vele andere bedrijfsprocessen te ondersteunen.

“Uit eerste hand wist ik niet dat Rodeo ook geweldig was voor projectplanning. Toen we ons realiseerden dat we een urenregistratie tool nodig hadden, beseften we ook hoe handig een planningstool zou zijn. Onze zoektocht was al begonnen en ik had al verschillende vergaderingen gehad en contracten getekend met andere partijen.”

De meeste van deze andere tools die Axell en haar team testten, bleken erg complex in gebruik: “We waren het er allemaal over eens dat Rodeo veel gemakkelijker te gebruiken was, maar het duurde even voordat we van de contracten konden komen. Toen we eindelijk volledig naar Rodeo waren overgestapt, hebben we alle andere tools en systemen die we gebruikten weggedaan. Niemand gebruikt nu meerdere documenten of programma's, het was niet meer nodig.”

Vastzitten aan contracten is niet uniek. Veel project management tools vereisen een contract, zelfs voor korte proefperiodes.

Bij Rodeo doen we het anders. Een demo door één van onze experts of een proefperiode is écht gratis. Je kunt starten zonder creditcard en zonder gedoe, Mocht je klant worden, kun je kiezen voor een jaarcontract of maandelijkse betaling.

De resultaten

Sinds de overstap naar Rodeo kan Digital Agency JaxX:

• De winstgevendheid van projecten verhogen omdat ze nu de projectbudgetten nauwkeurig kunnen inschatten.
• Processen stroomlijnen en onnodige tools elimineren. Rodeo is hét centrale systeem voor alle projectadministratie.
• Je team kennis laten maken met de gebruiksvriendelijkheid van het systeem, terwijl andere alternatieven erg complex waren in het gebruik.
• Log uren met Rodeo's urenregistratie functie en ontdek hoeveel tijd daadwerkelijk aan projecten wordt besteed.

Wil je weten of de gewerkte uren overeenkomen met de gefactureerde uren? Test het zelf!

Ga vandaag nog gratis aan de slag of plan een demo in voor meer informatie.