Integreer Je Workflows Zonder Integraties

Zodra je de voordelen van projectmanagement software inziet, ben je vastberaden om de juiste optie voor jouw organisatie te selecteren. De juiste keuze maken is nogal een grote opgave gezien het aantal tools die je om de oren vliegen. Het process kan heel misleidend zijn. De factoren die sommige tools heel interessant doen lijken, blijken achteraf vaak helemaal niet belangrijk te zijn. Zoals het faciliteren van integraties met andere apps en programma's. In dit artikel lees je dat je je workflows kan optimaliseren zonder integraties. Dit is precies waarom Rodeo Drive geen integraties biedt.

Wat zijn integraties?

Je begint vluchtig door de productpagina’s van verschillende projectmanagement tools te scrollen. Wat je ongetwijfeld veelvuldig tegenkomt, is informatie over aan welke applicaties een tool gekoppeld kan worden. Deze koppelingen worden ook wel eens aangeduid als “integraties”. Maar wat wordt hier precies mee bedoeld?

De definitie van applicatie integratie is het process waarbij een samenwerking tussen individuele applicaties mogelijk gemaakt wordt. De individuele apps worden aan elkaar verbonden, zodat je de functies van één app kan gebruiken via de andere. Of, het doorgeven of transporteren van data tussen beiden.

Waarom werden integraties ontwikkeld?

Hoeveel verschillende apps gebruik je op je mobiele telefoon? Hoeveel op de computer die je voor werk gebruikt? Waarschijnlijk ben je de tel kwijt, of kun je het onmogelijk uit het hoofd weten. Bedrijven en entrepreneurs lijken aan de lopende band nieuwe apps te produceren die handig zijn voor uiteenlopende activiteiten.

Dit grote aanbod, maakt ons al snel afhankelijk van meerdere gespecialiseerde apps. Het is super fijn om voor iedere focus een andere app te hebben, alleen raak je zo gauw het overzicht kwijt. Hier komt ook nog bij dat er veel data opgeslagen moet worden op verschillende plekken.

Applicatie integraties werden ontwikkeld om verschillende apps met elkaar te verbinden. Wanneer je bij de één informatie invoert, wordt dit automatisch getransporteerd naar de app(s) waaraan het gekoppeld is. Zo hoef je nooit meerdere keren dezelfde informatie in te voeren. Daarbij zou dit ook menselijke fouten moeten beperken.

^{bron: uxdesign.cc}

Waarom bieden projectmanagement tools vaak zoveel integraties?

Er zijn veel redenen hiervoor. Sommigen liggen voor de hand, terwijl anderen misschien nooit bij je zouden opkomen.

Populaire apps zijn aantrekkelijk

Werp een vluchtige blik op een lijst met mogelijke integraties en je herkent vast een hoop apps die je al gebruikt, toch? Hele populaire apps zoals Dropbox, Slack en Google Docs worden door veel mensen al heel lang gebruikt. Met de tijd, is er een vertrouwen ontwikkeld op basis van goede ervaringen. Wanneer ze zien dat een tool gekoppeld kan worden aan deze apps, wekt dat dus hetzelfde vertrouwen.

Mensen zijn er al aan gewend

Wanneer je ziet dat een tool gekoppeld kan worden aan al jouw favoriete apps, voelt het als een opluchting. De meeste mensen wisselen niet graag van software, en kijken er tegenop om aan iets nieuws te moeten wennen. Het liefst werken ze gewoon verder met apps waar ze aan gewend zijn, omdat ze al precies weten hoe alles functioneert. Deze gedachte is echter vaak totaal onterecht.

Het maakt de ontwikkeling van een tool veel eenvoudiger

Veel bestaande projectmanagement tools zijn ontwikkeld om projecten en taken in kaart te brengen. Dit terwijl de daadwerkelijke activiteiten worden ondersteund en bijgehouden via de andere apps waaraan de tool gekoppeld is.

Een bedrijf kan dus een tool creëren met slechts één focus, zoals takenplanning, urenregistratie of facturatie bijvoorbeeld. Vervolgens wordt de tool waardevoller door het aantal integraties die mogelijk worden gemaakt. Sommige tools hebben niet eens een specifieke focus of projectmanagement functie. Ze zijn eigenlijk niet meer dan een software structuur die verschillende apps met elkaar verbindt, om zo een tool te vormen.

Een dergelijk concept maakt het productieproces veel sneller en eenvoudiger. Iedere integratie vervangt een hoop software ontwikkeling die een bedrijf anders voor eigen rekening zou moeten nemen.

Het idee hierachter, is dat men geen functies hoeft te ontwikkelen die reeds door anderen zijn ontwikkeld. Een koppeling met deze bestaande apps wordt voldoende geacht. Dit terwijl het vaak beter zou zijn om op maat gemaakte functies te ontwikkelen die perfect bij de tool passen. 

Een duidelijk voorbeeld: het team achter een projectmanagement tool heeft een urenregistratie functie nodig. Deze ontwikkelen ze echter niet zelf. Hiervoor in de plaats faciliteren ze een koppeling met de bestaande app “Harvest”, een urenregistratie app.

Een tool geheel van de grond af aan opbouwen kost een bedrijf veel meer:

• Financiële middelen

• Menselijk kapitaal

• Gespecialiseerde vaardigheden & kennis

• Evaluatie & testen

• Marketing & communicatie inzet

• Tijd!

Welke nadelen kleven er aan het gebruik van integraties?

Je bent erin geslaagd een projectmanagement tool te vinden die gekoppeld kan worden aan alle apps en programma’s die je reeds gebruikt. Sommige gebruik je al jaren, dus je kan er goed mee uit de voeten. Waarschijnlijk geeft dit jou een gevoel van rust en vertrouwen, omdat je zo de angst voor het onbekende kan vermijden. Echter kleven er ook een hoop nadelen aan het gebruik van tools die op integraties steunen.

De functies werden individueel ontwikkeld

This is one of the drawbacks that becomes more apparent over time. In the beginning, you are far too inclined to trust that everything will work perfectly because you will be using apps you already know. However, you must realize that these apps were individually created as stand-alone tools. 

Dit is één van de nadelen die met tijd steeds duidelijker wordt. In het begin ga je er gewoon vanuit dat alles goed zal gaan omdat je met apps werkt die je al kent. Toch moet je je realiseren dat deze apps als afzonderlijke tools zijn ontwikkeld.

Misschien werden ze geproduceerd met het idee dat ze in de toekomst ook gekoppeld zouden kunnen worden aan andere tools, maar ze zijn zeker niet op maat gemaakt voor specifieke tools. Hierdoor zullen ze vast tot op zekere hoogte dienst kunnen doen voor bepaalde activiteiten, maar niet op hetzelfde niveau als op maat gemaakte tools.

Daarbij zijn al deze integraties niet ontworpen om elkaar te kunnen complementeren. In feite werk je dus met een netwerk aan individuele apps die achteraf aan elkaar gekoppeld werden, terwijl dit niet van oorsprong de intentie was.

Uiteindelijk kan dit betekenen dat je je werkprocessen toch niet op de meest effectieve of efficiënte manier optimaliseert.

De functies werden niet specifiek voor business / PM ontwikkeld

Houd ook in gedachten, dat al deze individuele apps misschien niet ontwikkeld werden voor gebruik in een bepaalde context. Of een specifieke industrie.

Wanneer een projectmanagement tool ontwikkeld wordt, is het heel belangrijk dat alle individuele functies ontwikkeld zijn met hetzelfde doel in gedachten. Denk bijvoorbeeld aan een collaborationfunctie die het mogelijk zou moeten maken om een bepaald type documenten toe te voegen, of een timer die specifiek voor het registreren van werkuren bedoeld is.

Sommige alles-in-één tools die compleet in eigen beheer zijn ontwikkeld, hebben een focus op een industrie. Bijvoorbeeld om het uitermate geschikt te maken voor bedrijven die aan creatieve projecten werken, of juist software ontwikkeling. Dit geldt bij lange na niet voor tools die op integraties steunen. De apps waaraan ze gekoppeld worden zijn namelijk ook niet altijd speciaal ontworpen voor bedrijfsprocessen of projectmanagement in het algemeen.

Mogelijke problemen vanwege applicatie software updates

Apps that are designed as stand-alone tools, will also have their own research and improvement process going on. Whenever they add or change features, they won’t give special consideration to whether or not this affects any other apps or tools that they can integrate with.

Apps die bedoeld zijn als stand-alone tools, hebben een eigen onderhouds- en technisch verbeteringsprocess. Wanneer functionaliteiten worden toegevoegd of gewijzigd, wordt geen rekening gehouden met het eventuele effect daarvan op andere apps en tools waaraan ze gekoppeld zijn. Het zou ze een dagtaak kosten, en waarom zouden ze ook? De focus ligt uiteraard op de behoeftes van hun directe gebruikers.

Updates uitgevoerd door apps zouden dus een eventuele invloed kunnen hebben op bestaande integraties. Misschien maakt dit de app minder geschikt voor een bepaalde activiteit waarvoor je het gebruikte. In het ergste geval, zorgt het voor technische problemen met de tool waaraan het gekoppeld is. Dit vormt een perfecte overgang naar ons volgende punt.

Onduidelijkheid over welke helpdesk je moet contacteren

Stel je voor dat je technische problemen ervaart met je projectmanagement tool, met betrekking tot een integratie. Hoe weet je nu eigenlijk wiens helpdesk je moet contacteren?

Zelfs nadat je ze allebei hebt gecontacteerd, weten ze beiden niet bij wie de verantwoordelijkheid ligt. Onderzoek aan beiden kanten is nodig om te herleiden wat het probleem is, wat de oplossing is en wie hiervoor gaat zorgen. Dit process is tijdrovend en vermoeiend tegelijkertijd. Vooral wanneer je eerst een paar keer van het kastje naar de muur gestuurd wordt.

Extra kosten voor andere apps

Sommige apps waarmee je wil samenkoppelen zijn gratis, anderen weer niet. Ook zijn er apps die een gratis versie bieden waarvoor je alleen extra kosten betaalt als er meerdere gebruikers zijn. Dit geldt bijvoorbeeld voor Slack. Houd daarom altijd in gedachten dat deze kosten bovenop de kosten voor je projectmanagement tool komen.

Waarom biedt Rodeo Drive geen integraties?

Bij Rodeo Drive hebben we genoeg tijd, moeite en middelen ingezet om ervoor te zorgen dat we simpelweg geen integraties nodig hebben! We hebben een beeld geschetst van alle nadelen die je ontloopt wanneer je kiest voor een projectmanagement tool die niet leunt op integraties. Maar er zijn tevens een hoop bijkomende voordelen.

In eigen beheer ontwikkelde functies die elkaar complementeren

Rodeo Drive is werkelijk een alles-in-één tool, omdat alle functies in eigen beheer ontwikkeld zijn om naadloos op elkaar aan te sluiten. Dit is ook meteen de reden dat er geen gratis versie van Rodeo Drive beschikbaar is. 

Terwijl veel andere projectmanagement tools een gratis versie aanbieden met minder functies, kiezen wij er bewust voor dit niet te doen. Al onze features complementeren elkaar en functioneren als een verenigd systeem dat alle losse apps en tools die je gebruikt vervangt. Het is daarom niet voor te stellen welke functies we zouden weglaten alleen maar om een gratis versie aan te kunnen bieden.

Speciaal ontwikkeld voor specifieke bedrijfsprocessen

Rodeo Drive werd bedacht door de oprichter van financiële dienstverlener Kop of Munt. Aangezien dit bedrijf vooral klanten uit de creatieve sector aantrekt, konden ze precies achterhalen hoe deze industrie profijt zou kunnen hebben van een projectmanagement tool. Vervolgens werd dus een tool ontwikkeld op basis van industry best practices, in lijn met gebruikelijke bedrijfsprocessen.

Om deze bedrijfsprocessen te ondersteunen heeft Rodeo Drive in eigen beheer features ontwikkeld, in plaats van integraties te faciliteren met bestaande apps. Het hele uitgangspunt was juist om functies te ontwikkelen die nog beter zijn dan bestaande apps met een vergelijkbare functie.

Elke feature is ontwikkeld met het doel de workflows van bedrijven te optimaliseren die aan projecten werken. Dit omvat het gehele bedrijfsproces van begin tot eind, waarbij alle activiteiten met elkaar verbonden worden.

Dit begint met budgetten en offertes, project planning en urenregistratie en eindigt met facturatie en het genereren van rapporten. Dit proces kan makkelijk herhaald worden, door projectdata te kopiëren en hergebruiken voor vergelijkbare projecten. Lees hier hoe social media bureau Dorst & Lesser maandelijkse projecten voor vaste klanten soepeltjes doorloopt dankzij de mogelijkheid om projectdata te kopieren.

Bij problemen -met welke functie dan ook- staat er binnen no time een support medewerker voor je klaar. Ons sales en support team werkt nauw samen met het development team, wat onze service alleen maar nog efficiënter en effectiever maakt.

De enige integratie die we faciliteren is met een financiële accounting systeem. Aangezien boekhouding vrijwel altijd door een extern bedrijf verzorgd wordt zal deze integratie de enige uitzondering op de regel blijven. Het bijhouden van je kosten, inkooporders en sales facturen gebeurt nog steeds in Rodeo Drive. De integratie maakt het slechts mogelijk om alle benodigde informatie en UBL data naar je boekhouder te transporteren.

Hoe integreer je dus je workflows zonder integraties?

Even een opsomming; Rodeo Drive faciliteert geen integraties omdat het simpelweg niet nodig is. We hebben de tijd, middelen en moeite genomen om te onderzoeken wat bedrijven nou echt zoeken in een projectmanagement tool. Vervolgens hebben we er een van de grond af aan gebouwd die precies aan deze behoeften voldoet.

We hebben geen koppelingen mogelijk gemaakt met bestaande apps die projectmanagement gerelateerde activiteiten kunnen ondersteunen. We hebben juist onze kennis en vaardigheid gebruikt om functies te ontwikkelen die dit nog veel beter kunnen. Als een geheel, functioneert Rodeo Drive als een alles-in-één systeem die alle losse apps vervangt die voor projectmanagement gebruikt worden.

Je workflows integreren zonder integraties betekent dat je gedag kan zeggen tegen versplinterde workflows, verschillende helpdesks en verspreide rapportage per tool.

Je processen zullen nooit in de uiterste mate geoptimaliseerd zijn wanneer je afhankelijk bent van integraties met verschillende losse tools die afzonderlijk ontwikkeld zijn. Niet zoals dat kan met één centrale interface, met features die speciaal ontwikkeld zijn om elkaar aan te vullen. Wil je weten hoe jouw bedrijf profijt kan hebben van Rodeo Drive? Plan dan een gratis demo in!