Are you looking for the English version of our website?
Menu
Menu

Overstappen van Project Management Software

Met de online project management software van Rodeo kun je de administratie en planning van alle projecten op één plek bekijken en beheren. Alle stappen in het project kun je daar uitvoeren vanaf het opmaken van de eerste begroting tot aan de rapportage van het afgeronde project. Grote kans dat je dat nu verdeeld over allerlei apps of met Excel doet. Dat is ook een van de redenen waarom de meeste gebruikers van ons zijn overgestapt naar Rodeo. Het lijkt echter niet altijd even makkelijk of aantrekkelijk om over te stappen. In deze blog leggen we ook uit waarom het overstappen wel meevalt en je veel kan opleveren.

Overstappen van Project Management Software

Project Management Software

Project management is een veelzijdig begrip. Daarom zijn er ook vele manieren om de administratie ervan bij te houden. Wat het beste werkt, is natuurlijk afhankelijk van de processen in de organisatie.

Omdat al deze facetten vaak door allerlei verschillende oplossingen en tools worden ondersteund, lijkt het een flinke klus om over te stappen naar Rodeo. Meestal is deze ongerustheid gestoeld op de angst voor verandering. Zo horen we vaak dat het te veel werk is om alle data over te zetten. Of dat de kans groot is dat er gegevens verloren gaan. Of dat de manier waarop de data is georganiseerd  niet overeenkomt met de manier waarop de data in het nieuwe programma verwerkt wordt. Belangrijk is hierbij om je af te vragen in hoeverre dit echt een probleem is. Het biedt namelijk ook weer mogelijkheden.

Wil je meer lezen over de voordelen van Project management software voor jouw organisatie? Lees dan deze blog.

Een Frisse Start

Hoe vaak schiet de gedachte door je hoofd dat je eigenlijk wel alles van tafel wilt vegen om vervolgens een nieuwe start te maken? Overstappen naar een andere project management software is daar een goed moment voor. Je kunt dan alle puinhoop van jaren aan kromme administratiemethodes achter je laten. Met de lessen die je daaruit geleerd hebt, kun je dan alles opnieuw inrichten tijdens het overstappen.

Bij het overstappen naar nieuwe project management software krijgen we vaak als reactie dat men bang is dat alle oude gegevens verloren gaan. We begrijpen deze angst, maar het is ook zo dat iedere data verwerkende organisatie alle gegevens toegankelijk moet kunnen houden. Dus dat de oude data bij het overstappen naar een andere oplossing beschikbaar moet blijven. 

Dit klinkt al geruststellender, maar in realiteit valt dit vaak niet echt praktisch uit. Je krijg dan een Csv-bestand waar je een levenswerk van moet gaan maken voordat het inzichtelijk is. Daarom zijn er onderhouds- en of licentieovereenkomsten in het leven geroepen. Soms staan deze bekend als single-user accounts. Kost wel wat, maar dan gaat er in ieder geval niets verloren. Uit ervaring weten wij wel dat deze oplossingen vaak na een jaar weer opgezegd worden zonder dat daar eigenlijk echt in gekeken is.

Het omzetten van de oude data uit de huidige software kan lijken alsof het een onmogelijke of hele dure stap kan vormen voor het in gebruik nemen van de nieuwe software. Het is natuurlijk ook maar hoe je ernaar wilt kijken. De huidige manier van het interpreteren van deze data is uiteindelijk ook maar een manier om naar deze gegevens te kijken. Het kan heel gezond en verfrissend zijn om nieuwe software te implementeren om zo met een ander perspectief naar de kennis te kijken. Dit kan weer tot nieuwe inzichten leiden waarmee het bedrijf vastgeroeste en misschien wel giftige processen naar iets nieuws en moois kan omzetten. 

Het is dus niet zo erg om soms oude data te laten bij de software waarmee dat gebruikt werd en helemaal opnieuw te beginnen in nieuwe software. De lessen die de organisatie geleerd heeft uit de oude data gaan namelijk niet verloren. Overstappen naar nieuwe software kan wel weer voor allerlei nieuwe lessen zorgen.

Alles-in-1 Project Management Software

Maken je nog budgetten op in Excel? Hoe vaak schiet je niet stiekem een beetje in paniek als je Projectbegroting versie 9.2b absoluut def V3.7.a defdef.xlsx voorbij ziet komen. Hoe lang ben je soms bezig om de gehele Google Drive ondersteboven te keren? Om dat ene kostenoverzicht terug te vinden dat ooit aangemaakt is door die ene stagiair die nu zichzelf ergens aan het ontdekken is in Zuid Amerika. Wanhopig roep je wat in een oude mailconversatie of een hysterische appgroep. Je weet eigenlijk al dat je opnieuw moet beginnen. 

Waarom moet ook alles versplinterd over mapjes en tools verspreid liggen. Zou het niet ideaal zijn als je alles in een overzichtelijke omgeving kan opmaken, bewerken, terugvinden en beoordelen? 

Wat is Rodeo allemaal;

  • Communicatiemiddel

Behalve dat je vanaf nu al jouw project administratie op één plek kan vinden, is deze plek ook altijd en overal bereikbaar. Je hoeft je alleen even in te loggen en je hebt alles ter beschikking. Je bent ook niet meer afhankelijk van ingewikkelde inlogmethodes. Je bent nooit meer afhankelijk van een computer of plek om bepaalde bestanden in te kunnen zien. Het enige wat je niet moet vergeten is je mailadres en wachtwoord. Onze software is ook uitvoerig getest tegen inbraak in jouw hypergevoelige bedrijfsinformatie. Hartstikke veilig.

Werk je nog met Excel?

Excel, je houdt ervan of je haat het. Na wat rondvragen zijn we erachter gekomen dat de gemiddelde projectmanager er toch eerder tegen op ziet dan er met alle plezier induikt. Het grote voordeel van Excel als leidraad gebruiken voor projectadministratie, is dat dit programma heel veelzijdig is. Alles kan naar eigen inzicht en hartenlust worden aangepast of bijgewerkt. Althans dat lijkt het grote voordeel, want hierdoor ontstaat meestal een gebrek aan consistentie en dat is nu juist voor administratie funest. Een strakke administratie is qua opzet elke keer hetzelfde. Dus waar Excel met alle mogelijkheden en flexibiliteit op eerste gezicht dé ultieme oplossing lijkt te zijn, blijkt het aan het einde van de rit vaak zo dat Excel juist zorgt voor verwarring. Iedereen houdt er namelijk altijd zijn eigen ideeën op na en Excel biedt al deze ideeën de ruimte om tot ontwikkeling te komen. Laat dat nou precies hetgeen zijn wat een goede projectadministratie in de weg staat.

Afbeelding-urenregistratie-Excel-Rodeo

Behalve dat iedereen er een rommel van maakt, heeft Excel nog een nadeel. Het kost namelijk enorm veel tijd om het op te zetten. Als je überhaupt al weet waar je moet beginnen. Er moet al flink wat basiskennis in huis zijn wil je er een beetje sprekende rapportages uit toveren. Bij Rodeo hebben we op basis van alle data een rapportagefunctie ontwikkeld. Het merendeel van onze gebruikers beantwoord nu bedrijfsstructurele vraagstukken met meer zekerheid, omdat er door de rapportagefunctie van Rodeo gefundeerde antwoorden boven water komen. Zonder dat dit extra werk kost.

😤Aargh, niemand houdt zijn uren bij!

Maak het jezelf makkelijk door het voor je team makkelijk te maken. Als ze maar een of twee klikken hoeven uit te voeren om hun gewerkte tijd te registreren, dan doen ze het wel. Helemaal top is het als ze ook mobiel alles kunnen bijhouden. Zo minimaliseer je de excuusmogelijkheid. Dus bespaar jezelf de smoesjes en stap over op urenregistratie software.

Met Rodeo kun je nu ook mobiel uren schrijven. Zo kan iedereen altijd en overal tijdschrijven.

Betrek stakeholders en maak een pakket van eisen 

Overstappen van project management software is niet iets wat je in je eentje doet. Dan weet je zeker dat implementatie mislukt, omdat er geen draagvlak is. Je begint met het vaststellen van de knelpunten en maakt vervolgens een lijstje met must-have’s en nice-to-have’s. Ook slim om een adviseur (bijvoorbeeld de accountant) hierbij te betrekken. Ook stel je een klein team van relevante disciplines samen die input geven op het pakket van eisen. Vervolgens ga je oriënteren op Google of je belt een conculega. Uiteindelijk zou je niet meer dan drie kansrijke oplossingen in je beslissingstraject moet betrekken. De meeste bedrijven bieden online demo’s aan of een zelfs een live presentatie. 

Bij Rodeo heb je keuze uit beide. Betrek uiteraard de relevante stakeholders bij deze demo’s. Klinkt misschien gek, maar iemand die alleen tijd gaat schrijven kan ook veel waarde toevoegen in het beslissingstraject. Zorg dat je vragen gereed hebt die gerelateerd zijn aan je eisenpakket. Geef punten aan iedere gewenste functionaliteit en eventueel een weging. In principe zal de oplossing met de meeste punten als ‘winnaar’ uit de bus komen. Zorg nog los van het puntenlijstje dat iedereen achter de uiteindelijke beslissing staat. En dan ga je implementeren. Dat hoeft echt niet alleen in januari, maar kan het hele jaar door.

Overstappen doe je nu

Overstappen klinkt als een pittige onderneming, maar dat valt reuze mee. Natuurlijk is het even wennen, maar Rodeo biedt gratis migratie-assistentie waarmee de implementatie niet langer dan 2 uur hoeft te duren. Verder merken we dat een overstap een ideaal ook voor een frisse start te zorgen. Het is een moment waarbij aan alle tekortkomingen van je oude projectadministratie systemen een einde maakt.

Redenen om over te stappen naar nieuwe project management software kunnen uiteenlopend zijn. Zo kan het zijn dat de huidige software niet meer aan de wensen van jullie (groeiende) organisatie voldoet. Of er is nieuwe software op de markt die veel meer bieden dan het huidige. Wat de reden ook kan zijn, bij Rodeo helpen we je graag met het informeren van een goede overstap. Plan nu een gratis video demo in.

Vraag een demo aanMaak een proefaccount aan

+31 (0)88 165 14 00
Request a new password
Go back to login
An email has been sent with instructions to request a new password.