Projectmanagement: 6 valkuilen bij het starten van een nieuw project

1. Geen duidelijke afspraken maken

De eerste projectmanagement valkuil bij de start van een nieuw project, is wanneer er geen duidelijke afspraken worden gemaakt. Zowel de opdrachtgever als het bureau dat de opdracht heeft aangenomen hebben niet of onvoldoende vastgelegd wat van iedereen wordt verwacht of wat de tussentijdse deliverables worden. Het is belangrijk dat bij de start van een nieuw project duidelijk is wie, waar verantwoordelijk voor is. Het maken van goede afspraken kan ervoor zorgen dat een project succesvol wordt of compleet mislukt.

Vaak zitten creatieven vol met energie en passie voor hun vak, waardoor zij soms te hard van stapel lopen en hierdoor vergeten om een goede (financiële) basis te leggen voor het project. Dit heeft vaak als gevolg dat niet alleen de opdrachtgever, maar ook het projectteam met vraagtekens rondloopt. Dit zorgt ervoor dat het projectteam niet optimaal kan werken, waardoor de uiteindelijke kwaliteit van het eindproduct niet wordt gehaald. En dat je misschien wel veel geld verliest op je project.

In een opdrachtbevestiging leg je daarom ook de hoogte van het budget vast dat nodig is om een bepaalde creatieve output te realiseren. Zowel de opdrachtgever als het bureau ondertekenen deze opdrachtbevestiging.

2. Geen opdrachtbevestiging en/of projectplan

Er moeten altijd duidelijke afspraken worden gemaakt met je opdrachtgever. Uiteraard moeten deze afspraken altijd worden vastgelegd, zodat hier later naar terug kan worden verwezen. Met de opdrachtgever maak je afspraken over:

• De creative scope van het project
• De kosten van het project
• De tijdsplanning
• De middelen die worden ingezet
• Deliverables
• Het intellectueel eigendom: blijft dat van jou of gaat het over naar de opdrachtgever?

In het projectplan worden alle afspraken en projectonderdelen met de opdrachtgever vastgesteld. Dit projectplan deel je natuurlijk altijd met de opdrachtgever en wanneer jullie het eens zijn over de deliverables en het budget zorg je ervoor dat deze wordt getekend. 

3. Geen goede afspraken met het projectteam

Naast dat je met de opdrachtgever duidelijke afspraken moet maken, is het handig dat ook met je projectteam te doen. Je wilt bijvoorbeeld bepalen wie verantwoordelijk is voor welk creatieve onderdeel van het project. Laten we als voorbeeld een branding campagne nemen voor een warenhuis. Je komt dan met verschillende creatieve onderdelen in aanraking zoals logo design, sponsoring, PR, etc. Hiervoor heb je dus een goed functionerend projectteam nodig. 

Om het projectteam goed te laten functioneren is het belangrijk dat iedereen weet wat zijn/haar taken zijn, om te voorkomen dat er dubbel werk gedaan wordt of dat sommige taken blijven liggen. Het is hierbij belangrijk te weten welke skills het team heeft. Je gaat zo bijvoorbeeld geen backend developer de copy van de campagne laten schrijven. Zorg er daarom voor dat de taken altijd op de juiste manier zijn verdeeld en dat iedereen weet naar welk overkoepelend doel er wordt toegewerkt. 

Een mooi hulpmiddel hierbij is een goede projectmanagement tool. Als je de juiste tool hebt gevonden, kun je zowel het projectteam als de opdrachtgever inzicht geven in de status van het project. De opdrachtgever kan de voortgang van het project zien en het projectteam weet welke taken moeten worden opgepakt. De projectmanager houdt overzicht over de planning, extra resources die ingezet kunnen worden of kan, indien nodig de huidige deadlines aanpassen.

4. Geen duidelijke deadlines opstellen

Elk project heeft duidelijke deadlines nodig. Anders kun je natuurlijk nooit weten of je nog op schema ligt. De ervaring leert dat een project zonder deadlines nooit af zal komen. Mensen hebben eenmaal een bepaalde ‘push’ nodig om daadwerkelijk aan het werk te gaan. Een tweede valkuil is dan ook dat er soms wordt vergeten om duidelijke deadlines op te stellen. 

Het opstellen van de juiste deadlines is van groot belang voor het succes van een project. Goede deadlines geven richting aan een project en zorgen ervoor dat er niet eindeloos aan wordt doorgewerkt. Dit zorgt voor duidelijkheid bij de leden van het projectteam, die moeten bijdragen aan het project. Daarnaast geven duidelijke deadlines ook bij de opdrachtgever aan wanneer hij bepaalde deliverables kan verwachten. 

Kortom, acceptabele en realistische deadlines geven richting aan het project!

Slechte deadlines

Door opdrachtgevers opgelegde deadlines; wie kent ze niet. Het zijn deadlines die onrealistisch zijn. Zo zijn er soms opdrachtgevers die heel veel willen, voor heel weinig geld en zo snel mogelijk. Er zijn bijvoorbeeld opdrachtgevers die verwachten dat een volledige app, binnen een week kan worden gerealiseerd. Dit is natuurlijk compleet onrealistisch en heeft vaak als gevolg dat de samenwerking tussen het projectteam en de opdrachtgever onder druk komt te staan.

Naast deadlines die simpelweg niet haalbaar zijn, heb je ook deadlines die te ruim zijn. Je hebt vast wel eens gehoord dat ‘de nieuwe website’ ergens in oktober af moet zijn’. We kunnen je vertellen dat er een 99% kans bestaat dat die website eind oktober niet af is. Dit komt doordat de deadline niet specifiek genoeg is gemaakt. ‘Ergens in oktober’ kan door iedereen op een andere manier worden geïnterpreteerd. Zo zien sommigen dit als begin oktober en sommigen als de laatste dag van oktober.

Zorg er daarom voor dat alle deadlines altijd zo specifiek mogelijk worden gemaakt. We bedoelen dan niet dat je exact op de minuut moet gaan kijken wanneer iets afgerond is, maar wel dat je specifieke momenten aanhoudt voor de oplevering. Dit zorgt voor duidelijkheid bij zowel het projectteam als bij de opdrachtgever en over het algemeen voor een beter verloop van het project.

5. Geen budget opstellen

Het is belangrijk om te weten welk budget voor het project beschikbaar wordt gesteld. Zonder een realistisch budget kunnen de kosten oplopen tot een punt waarop het project niet meer rendabel is. Hoewel het voor creatieven leuk kan zijn wanneer geld geen rol speelt, is het toch belangrijk om kaders te definiëren waarbinnen gewerkt kan worden. Het opstellen van een budget is geen 100% garantie voor succes, maar dit helpt wel om financiële mislukkingen te voorkomen. Het budget is een essentieel hulpmiddel om creatieve plannen te vertalen naar specifieke, actiegerichte plannen en financiële doelstellingen.

Lees ook: 5 tips om realistische budgetten te maken

Bij adequaat projectmanagement geeft een budget richting aan het project en zorgt ervoor dat de opdrachtgever een duidelijke overweging kan maken om het project door te zetten of niet. Door een sterke budgettering kan je vooraf beter inschatten of een project winstgevend kan zijn. Door dit te doen zet je de juiste stappen om een succesvol project te realiseren. 

6. Alles ‘micro managen’

We hebben ons allemaal wel eens schuldig gemaakt aan ‘micro managing’. Hiermee wordt bedoeld dat je te veel op de kleine details let die uiteindelijk niet veel bijdragen aan het uiteindelijke resultaat. Dit begrip wordt vaak gebruikt om vervelende managers te omschrijven die elke dag achter je bureau staan om te controleren of je geen Youtube-filmpjes zit te kijken. Maar in de praktijk zien we steeds meer dat mensen bepaalde onderdelen van hun leven ‘micro managen’. 

Helaas komt dit ook terug bij projectmanagement. Er zijn mensen die taken moeilijk uit handen kunnen geven en daardoor alles naar zich toe trekken. Dit loopt natuurlijk nooit goed af en zorgt ervoor dat taken niet goed of helemaal niet worden afgerond. Zorg er daarom voor dat je de taken op een manier verdeelt waarbij iedereen ongeveer even veel werk heeft. Kijk hierbij dan ook naar de individuele vaardigheden van de persoon.

Conclusie: De 6 projectmanagement valkuilen bij de start van een nieuw project

Bij de start van een nieuw project komt er best veel kijken. Je moet ervoor zorgen dat alle neuzen dezelfde kant op wijzen en tegelijkertijd moet je de opdrachtgever tevreden houden. Soms is het moeilijk om alles zelf bij te houden en kun je wel wat hulp gebruiken bij jouw projectmanagement. Kies er daarom voor om gebruik te maken van de juiste projectmanagement tool.