Projectbeheer voor creatives was een enorm gedoe: zo lossen we het op
Het creatieproces is het belangrijkste voor creatieve teams. De projectmanager krijgt vaak de lastige taak om al het administratieve werk af te handelen.
Voordat project management tools zoals Rodeo op de markt kwamen, probeerden creatieve bureaus handmatig om projecten en administratieve processen soepel te laten verlopen. In de creatieve branche worstelden de meesten met dezelfde uitdagingen op het gebied van projectmanagement.
Projectmanagement valkuilen bij creatieve bureaus
Waarom was projectmanagement een lastige taak voor creatieve bureaus? Laten we eens kijken naar de grootste valkuilen:
#1 Alles beheren met spreadsheets
Veel bureaus hadden geen systeem om hun projecten te beheren, vooral kleine agencies en startups misten een systeem. Projectmanagers gebruikten spreadsheets om al hun projectinformatie in te voeren. Een tabblad om de gewerkte uren bij te houden, een ander blad om alle taken in te plannen, nog eentje om de winst te bereken, enzovoort.
Het handmatig werken met spreadsheets leidt tot menselijke fouten of - in het ergste geval - verwijdert iemand per ongeluk al het werk. Bovendien heeft het constant bijhouden van een spreadsheet een enorme impact op de dagelijkse activiteiten en productiviteit.
Volgens Forbes blijkt uit onderzoek dat 88% van alle spreadsheets fouten bevat. Zodra een fout wordt opgemerkt, is het erg moeilijk om erachter te komen waar het begon, of hoe alles gecorrigeerd moet worden.
#2 Verschillende tools gebruiken om het gehele proces te beheren
Sommige bureaus ontdekten dat intuïtieve software tools een stuk beter werkten dan spreadsheets.
Het proces werd eenvoudiger door speciaal ontworpen software voor het bijhouden van gewerkte uren, het plannen van taken en het verzenden van schattingen of facturen.
Dit betekende ook dat veel bedrijven uiteindelijk een overvloed aan verschillende tools en oplossingen gingen gebruiken. De tech stack werd uitgebreider waardoor er verwarring onstond en de kosten opliepen.
Een andere uitdaging was dat al deze afzonderlijke tools niet met elkaar konden communiceren. Tegenwoordig zijn stand-alone oplossingen vaak ontworpen om te integreren met andere tools en programma's.
#3 De winstgevendheid van projecten meten
Zonder een systeem dat elke fase van de projectcyclus beheert en alle informatie met elkaar verbindt, was er geen manier om erachter te komen of projecten winstgevend waren of niet.
Vaak waren offertes gebaseerd op een wilde schatting van het aantal uren dat nodig was om het project te voltooien. Er was geen methode om nauwkeurig in te schatten hoeveel een project zou kosten, of hoe de winstmarge berekend moest worden.
#4 Onduidelijke teamcapaciteit
Bij het jongleren met meerdere projecten was het voor managers vaak onduidelijk of de werklast gelijkmatig over de teamleden was verdeeld. Terwijl sommige teamleden overbelast waren met werk, hadden anderen mogelijk meer taken op zich kunnen nemen.
Met een systeem dat de capaciteit van het team visualiseert, kunnen organisaties precies inzien hoeveel projecten ze kunnen aannemen, of dat het tijd is om meer personeel aan te nemen of werk uit te besteden.
Hoe Rodeo Drive helpt bij het oplossen van projectmanagement uitdagingen voor creatieve bureaus
Rodeo Drive project management concept is in 2015 ontwikkeld door Pieter Vos, de oprichter van financiële dienstverlener Kop of Munt.
De allereerste versie van Rodeo projectmanagement tool werd gelanceerd in 2016, een intuïtieve softwareoplossing gebaseerd op de behoeften en wensen van de klanten van Kop of Munt.
Omdat de tool en zijn functies speciaal zijn ontwikkeld voor creatieve bureaus, kan Rodeo enkele de meest voorkomende issues elimineren.
Beheer al je projecten op één plek
In plaats van te schakelen tussen verschillende spreadsheets en platforms, biedt Rodeo Drive een oplossing voor een single point of truth. Het navigeren tussen alle fasen van de projectcyclus wordt mogelijk gemaakt door de gebruiksvriendelijke interface.
Met Rodeo kun je alle projecten beheren op één plek. Jessy van der Vlist van Sticky Chapters vertelt: "Rodeo is de eerste app die ik 's ochtends open en een van de laatste die ik aan het eind van de dag sluit."
Bespaar op je softwarekosten met Rodeo Drive
Omdat Rodeo Drive een alles-in-één tool is, heb je vrijwel geen andere software nodig.
In Rodeo Drive start je ieder project met een budget, vervolgens bepaal je taken en deadlines met behulp van de planner. Met de gebruiksvriendelijke functie voor urenregistratie kun je de gewerkte uren bijhouden en verstuur je de facturen aan al je klanten.
“Rodeo heeft ons geholpen om onze projecten 30% winstgevender te maken. Toen we de tijdregistratie begonnen te gebruiken, hadden we een nauwkeurig overzicht van hoeveel tijd teamleden daadwerkelijk nodig hadden om hun projecten te voltooien.”
- Axell Avalon van Staveren, Digital Agency JaxX
