De 26 belangrijkste projectmanagement skills voor succes
Van projectmanagers wordt verwacht dat ze van alle markten thuis zijn. Het beheren van projecten vereist planning, het opstellen van budgetten, taakbeheer en toezicht houden op teamcoördinatie - om zo maar een paar verantwoordelijkheden te noemen.
Met al deze verantwoordelijkheden komen veel verschillende vaardigheden om de hoek kijken; van hard skills, soft skills tot technische kennis.
In dit blog zullen we de verschillende soorten projectmanagement skills ontleden en je manieren aanreiken om je vaardigheden te versterken. Laten we aan de slag gaan.
Wat zijn projectmanagement skills?
Projectmanagement omvat het gebruik van kennis, skills en tools om een reeks activiteiten af te ronden die moeten worden voltooid om bepaalde doelstellingen te bereiken. Projectmanagement skills zijn de eigenschappen en kenmerken die je beter in staat stellen om projecten van begin tot einde succesvol te begeleiden.
Projectmanagers moeten over een solide set sterke vaardigheden beschikken, hoewel iedereen die aan projecten werkt, baat kan hebben bij het versterken van hun projectmanagement skills. Projecten variëren sterk van branche en doelstellingen, maar veel van de vaardigheden die we zullen onderzoeken, zullen je een sterke teamspeler maken die zowel analytisch als vooruitstrevend is.
Over het algemeen kunnen de benodigde vaardigheden voor succesvol projectmanagement worden onderverdeeld in drie categorieën:
Soft skills: deze vaardigheden worden doorgaans niet geleerd door formele opleiding of training maar door ervaring. Zachte vaardigheden worden vaak 'menselijke vaardigheden' genoemd, omdat ze meestal te maken hebben met hoe je omgaat met relaties op de werkvloer en communicatie. Uiteindelijk zorgen soft skills ervoor dat je team zich gewaardeerd en gemotiveerd voelt tijdens het project.
Hard skills: dit type vaardigheid kan worden geleerd door middel van onderwijs en training, en ze zijn over het algemeen beter meetbaar. Harde skills komen vaak met ervaring die je opdoet in een functie. Iemand die bijvoorbeeld al meerdere jaren een managementfunctie bekleedt, kan sterkere budgetterings- en monitoringvaardigheden hebben.
Technische skills: Technische vaardigheden zijn een soort harde skills die verwijzen naar specifieke kennis van methoden, tools en concepten binnen een bepaalde branche - in dit geval projectmanagement.
Het goede nieuws is dat door de innovatieve projectmanagement tools het aantal technische vaardigheden dat je moet beheersen om succesvol te zijn, is afgenomen. Tools zoals Rodeo maken bijvoorbeeld technische skills zoals financieel beheer gemakkelijker door projectmanagers te helpen inzicht te krijgen in de winstgevendheid van hun project.
10 soft skills voor projectmanagement
Ondanks dat soft skills niet technisch zijn, zijn ze nog steeds cruciaal voor succesvolle projecten. Hier is onze visie op 10 van de belangrijkste soft skills voor projectmanagement. En maak je geen zorgen als je niet al deze vaardigheden hebt - veel ervan komen door te oefenen.
1. Leiderschap
Uiteindelijk zijn projectmanagers teamleiders. Jij bent de persoon tot wie je teamleden zich wenden voor begeleiding en ondersteuning en je moet altijd laten weten dat je een hulpbron voor hen bent.
Vergeet niet het goede voorbeeld te geven. Als teamleden merken dat je deadlines overschrijdt of werk van lage kwaliteit aflevert, zullen zij hetzelfde doen. Denk op de eerste dag na over wat voor soort leider je wilt zijn en houd jezelf aan die norm.
2. Interpersoonlijke vaardigheden
Deze gaat hand in hand met de eerste, omdat interpersoonlijke vaardigheden essentieel zijn om een effectieve leider te zijn. Dit omvat het oefenen van empathie, geduld en goede luistervaardigheid in uw interacties met het team. Emotioneel intelligente leiders zijn veel effectiever dan degenen die hard en koud zijn.
3. Communicatie
Goede communicatie is een doorslaggevende factor bij het slagen van een project. Verwachtingen over hoe vaak er moet worden gecommuniceerd – en hoe – worden vaak onduidelijk gelaten door projectmanagers, wat nadelige gevolgen kan hebben voor het project.
Je team heeft waarschijnlijk verschillende communicatiekanalen die ze regelmatig gebruiken, waaronder (video)calls, chat en e-mail. Maar als het gaat om het communiceren van updates, kan iedereen een andere voorkeur hebben.
Naast ervoor te zorgen dat je updates en communicatie met het team altijd duidelijk en consistent zijn, is het een goed idee om een project communicatieplan te ontwikkelen. Dit schetst hoe en wanneer communicatie moet plaatsvinden en helpt het team een balans te vinden tussen te weinig of te veel communicatie.
4. Kritisch denken
Kritisch denken omvat hoogwaardige analyse en evaluatie van een probleem voordat je een oordeel velt. Alle projecten omvatten tot op zekere hoogte kritisch denken en probleemgericht werken. Er is geen handboek voor kritisch denken - het gaat meer om de juiste aanpak. Oefeningen zoals het maken van mindmaps kunnen je helpen kritische vaardigheden te leren.
Of je nu aan een enkele taak werkt of aan een milestone, benader je besluitvorming logisch in plaats van emotioneel.
5. Organisatie
Sommige mensen zijn van nature erg georganiseerd terwijl anderen dat niet zijn. Ongeacht hoe je bent, moeten projectmanagers over sterke organisatorische vaardigheden beschikken. Gelukkig kan organisatie worden geleerd door te oefenen.
Probeer klein te beginnen. Als je geneigd bent belangrijke e-mails uit het oog te verliezen, neem dan even de tijd om je inbox met mappen te sorteren. Maak gestructureerde aantekeningen bij elke teamvergadering en bewaar ze op je bureaublad, zodat je ze nooit uit het oog verliest. Je snapt het idee.
Een veelvoorkomende bron van desorganisatie voor projectmanagers is wanneer projectinformatie over te veel apps verspreid is. Dit kan het gebruik zijn van verschillende platforms voor urenregistratie, taak- en financieel beheer. Het kan moeilijk zijn om te schakelen tussen de platforms en weten waar welke informatie is opgeslagen.
Daarom kan de keuze voor alles-in-één projectmanagement software voor veel teams tijdsbesparing opleveren. Met al de projectgegevens op één plek, heb je een gecentraliseerde plek om te allen tijde te checken. Door informatie op één plek op te slaan, worden je rapportages ook nauwkeuriger.
6. Aanpassingsvermogen
Aanpassingsvermogen betekent het vermogen om aan nieuwe omstandigheden aan te passen. Met andere woorden: het vermogen om te bij te sturen wanneer je projectplannen veranderen. Als teamleider moet je in staat zijn om je team soepel door veranderingen heen te loodsen wanneer deze zich voordoen. Verwacht altijd dat er tijdens het proces dingen niet gaan zoals gepland of gewenst. Als je doet alsof je plannen en strategieën in cement zijn gegoten, zul je merken dat je elke keer dat er iets onverwachts gebeurt, flink worstelt. Daarom is het belangrijk om te weten hoe je je moet aanpassen.
7. Tijdmanagement
Projectmanagers jongleren met een miljoen dingen en er lijken gewoon nooit genoeg uren in een dag te zitten om alles voor elkaar te krijgen. Dit is waar je tijdmanagement skills om de hoek komen kijken.
Ondanks dat er veel op je bord ligt, is het van cruciaal belang dat je prioriteiten kunt stellen voor al je taken. Er zijn veel strategieën die je kunt gebruiken om uitstelgedrag te elimineren en productiviteit te maximaliseren, bijvoorbeeld door urenregistratie of tijdsblokken, of door taken in batches en thema's uit te proberen. Het volgen van een techniek kan je helpen je time management vaardigheden te versterken, vooral als je worstelt met uitstelgedrag.
8. Samenwerking
Samenwerken is een essentieel onderdeel van teamwerk. Projecten kunnen niet worden voltooid zonder de hulp van iedereen in het team. Als projectmanager zou het je doel moeten zijn om deze samenwerking waar mogelijk te bevorderen.
Moedig je teamleden aan om open en eerlijk te zijn over hun gedachten, en zorg ervoor dat je actief luistert wanneer ze feedback geven. Door feedback in overweging te nemen voordat grote beslissingen worden genomen, kan er meer saamhorigheid ontstaan.
9. Conflictoplossing
Conflicten zijn onvermijdelijk bij het leiden van een team. Sommige conflicten zijn zelfs goed, vooral als het een discussie over verschillende ideeën op gang brengt. Maar een deel van een projectleider zijn, is in staat zijn om conflicten tussen teamleden op te lossen en tegelijkertijd ervoor te zorgen dat alle partijen zich gesteund voelen.
Als je nog nooit eerder conflicten op de werkvloer hebt moeten oplossen, begin dan door met de betrokken partijen om de tafel te gaan zitten en ervoor te zorgen dat iedereen zich gehoord voelt. Ontwikkel van daaruit een handelswijze om het conflict stap voor stap op te lossen. Vergeet niet dat het je rol is om op te treden als bemiddelaar.
10. Onderhandeling
Het zal je misschien verbazen om onderhandelen op deze lijst te zien, omdat het geen vaardigheid is waarvan we doorgaans denken dat projectmanagers deze nodig hebben.
Er zijn veel onderhandelingen nodig om overeenstemming te bereiken over te leveren producten, tijdlijnen, budgetten en het managen van verwachtingen.
Als stakeholders willen dat je je aan een tijdlijn houdt die niet haalbaar is, is het belangrijk dat je pleit voor een tijdlijn die de beste resultaten oplevert in plaats van genoegen te nemen met een resultaat van mindere kwaliteit. Als daarvoor moet worden onderhandeld en compromissen moeten worden gesloten, dan is dat maar zo.
8 hard skills voor projectmanagement
Nu we de belangrijkste soft skills hebben behandeld, is het tijd om de hard skills te bespreken. Je hebt misschien een paar van deze vaardigheden op school geleerd of door eerdere werkervaring opgedaan. Maar zo niet, dan is het nooit te laat om ze aan te scherpen.
1. Schrijven
Het zal je misschien verbazen hoeveel schrijfwerk er van projectmanagers wordt verlangd. Van projectvoorstellen tot rapporten tot communicatie met stakeholders, je moet je gedachten en projectupdates beknopt en professioneel kunnen communiceren.
2. Research
Geïnformeerde besluitvorming vormt de kern van goed projectmanagement. Onderzoeksvaardigheden zijn ongelooflijk noodzakelijk voor succes. De mogelijkheid om onderzoek uit te voeren dat waardevolle gegevens of statistieken oplevert, kan de geloofwaardigheid van zoals een projectvoorstel aanzienlijk vergroten.
Als je project betrekking heeft op een branche waarmee je niet bekend bent, moet je veel tijd besteden aan research. Je moet ook bereid zijn om te onderzoeken hoe vergelijkbare projecten eerder werden uitgevoerd en om te onderzoeken welke projectmanagement methodologie het beste zou kunnen werken.
3. Begroten
Budgetten kunnen lastig zijn om te overzien, aangezien belanghebbenden vaak het projectbudget bepalen en van projectmanagers verwachten dat ze binnen het budget werken dat ze krijgen, zelfs als het niet groot genoeg is.
Weten hoe projectbudgetten het beste kunnen worden toegewezen, is zeker een skill, aangezien het moeilijk kan zijn om prioriteiten te stellen voor bepaalde uitgaven. Vertrouwd raken met hoe een projectbegroting eruit ziet, kan een goede start zijn.
4. Plannen
We kennen allemaal mensen die echte planners zijn. Zij zijn meestal degenen die elk uur van een reis of vakantie tot in detail plannen en werkelijk niets aan het toeval overlaten. Toevallig is dit ook een vaardigheid die belangrijk is bij projectmanagement.
5. Taakbeheer
Tijd is een van de meest waardevolle aspecten van je project. Of je deze op de juiste manier beheert, hangt allemaal af van je taakmanagement skills. Als je vergeet teamleden toe te wijzen om aan een taak te werken, kan je project achterlopen op de verwachte tijdlijn.
Het goede nieuws is dat veel softwaretools voor projectmanagement zijn ontwikkeld om je te helpen. Deze tools bieden een dynamisch overzicht van alle lopende taken, terwijl je ook in één oogopslag kunt zien waar je team aan werkt. Op die manier weet je dat het tijd is om een nieuwe taak toe te wijzen zodra een teamlid iets heeft voltooid.
6. Toezicht
Hoewel projectplanning nodig is, gaat niets precies zoals gepland. Daarom is monitoring een noodzakelijke projectmanagement skill.
Monitoring omvat het volgen van de voortgang van het project, de statistieken en de status van individuele taken om ervoor te zorgen dat alles op schema en binnen het budget verloopt. Mocht er iets misgaan, dan helpt monitoren je om problemen te identificeren en deze zo snel mogelijk te corrigeren.
7. Kwaliteitsmanagement
Stel je dit eens voor: je staat op het punt om de uiteindelijke producten aan je stakeholders te presenteren, maar dan realiseer je je dat een lid van je team gedurende het hele project werk heeft geproduceerd dat moet worden herzien. Je zult je moeten haasten om tekortkomingen op het laatste moment te corrigeren.
Daarom is kwaliteitsmanagement belangrijk. Door onderweg het werk van je team te bekijken, zorg je ervoor dat alles aan je normen voldoet. Bovendien kan iedereen een project voltooien, maar je zult geen indruk maken op klanten als producten van slechte kwaliteit zijn.
8. Branche expertise
Dit is zeker niet de belangrijkste vaardigheid op deze lijst, maar het hebben van enige branche expertise kan het veel gemakkelijker maken om projecten te beheren.
Er zijn veel manieren om dit soort kennis op te doen – je kunt vakbladen lezen of opinieleiders volgen. Ongeacht hoe je het aanpakt, je moet proberen vertrouwd te raken met de industrienormen en -standaarden die van invloed kunnen zijn op het project of de haalbaarheid.
8 technische vaardigheden voor projectmanagers
De soft- en harde skills die we hebben behandeld, zijn zeker van toepassing op meerdere sectoren en banen. Maar welke specifieke vaardigheden zijn nodig voor succes in projectmanagement?
Hier is een overzicht van 8 vaardigheden waaraan je zou kunnen werken:
1. Projectmanagement software
Softwareoplossingen voor projectbeheer elimineren een groot deel van de logistieke last die projectmanagers dragen. Veel tools zijn alles in één, wat betekent dat je urenregistratie, financieel management en rapportages allemaal op één plek vindt.
Bekendheid met dit soort tools zal het gemakkelijker maken om uw projectteam later aan boord te krijgen voor een tool. Bovendien bieden veel platforms zoals Rodeo Drive onboarding assistentie en live chat-ondersteuning die de overgang naar een nieuwe tool kunnen vergemakkelijken.
2. Methodieken voor projectbeheer
Er zijn duizenden projectmanagement methodes, waardoor het moeilijk is om te weten welke de juiste is voor je team. Kennis van de verschillende methodieken en de verschillen daartussen is daarmee een belangrijke vaardigheid.
Voor meer traditionele projecten kan bijvoorbeeld de watervalmethode nodig zijn, terwijl softwareteams misschien vinden dat de Agile methode het beste werkt.
3. Scopemanagement
Projectmanagers zijn maar al te bekend met het concept van scope creep, waarbij stakeholders de projectscope wijzigen nadat het project al aan de gang is, wat negatieve gevolgen heeft voor het budget, de tijdlijn of de oplevering.
Scope creep wordt soms veroorzaakt door miscommunicatie en soms door meningsverschillen. Daarom is scopemanagement een belangrijke vaardigheid om te hebben – projectmanagers moeten kunnen voorkomen dat projecten afwijken van de oorspronkelijke vereisten door verwachtingen af te stemmen.
4. Risicomanagement
Risico's zijn een onvermijdelijk onderdeel van projectmanagement. Het enige dat je kunt doen, is bereid zijn om ze aan te pakken.
Je vraagt zich misschien af wat een risico is bij projectmanagement. Dit kan van alles zijn, zoals een vertraging bij de verzending waardoor de beschikbaarheid van de middelen die je nodig hebt verandert, of een intern probleem zoals een teamlid dat plotseling het team moet verlaten.
Van projectmanagers wordt verwacht dat ze voorbereid zijn op risico's en deze overwinnen - die allemaal vallen onder de term 'risicomanagement'. Het is een goed idee om tijdens je planningsproces een risicoplan op te stellen, zodat je een actieplan hebt voor de meest waarschijnlijke risico's.
5. Gantt-diagrammen
Gantt-diagrammen zijn een populaire tool voor projectmanagement die je planning visueel presenteert als een horizontaal staafdiagram. Elke balk vertegenwoordigt een gedeelte van het werk of taak en de lengte geeft aan hoe lang elk item naar verwachting nodig zal hebben om te voltooien.
Het begrijpen van Gantt-diagrammen is een ongelooflijk nuttige skil, omdat ze je helpen mijlpalen, taakafhankelijkheden en begin- en einddatums te visualiseren die handig zullen zijn als je aan de slag gaat met de projecttijdlijn.
6. Kanban
Kanban-borden zijn een visuele projectmanagement strategie die vaak wordt gebruikt door creatieve teams. Elke kolom op een Kanban-bord vertegenwoordigt een andere fase en naarmate taken vorderen, gaan ze naar beneden op het bord.
Het gebruik van Kanban-borden helpt de transparantie en verantwoordelijkheid onder projectteamleden te vergroten, omdat iedereen op een bepaald moment kan zien waar een het project aan toe is.
7. Beheer van werkdruk
Werklastbeheer omvat het op de juiste manier verdelen van werk om onder- of overbelasting te voorkomen. Het doel van workload management is het voorkomen van burnout, wat het succes van een project in gevaar kan brengen.
Werkdruk is iets dat projectmanagers gedurende het hele project voortdurend in de gaten moeten houden, en het is zeker iets waar ze rekening mee moeten houden bij het toewijzen van nieuwe taken.
Veel projectmanagement software kan helpen bij het beheer van de werklast, omdat ze je helpen de capaciteit van elke werknemer beter te visualiseren en de verantwoordelijkheden indien nodig te herschikken.
8. Kostenbeheer
Budgetten worden aan het begin van een project geschetst, maar kostenbeheersing is noodzakelijk om ervoor te zorgen dat taken gedurende de hele projectcyclus binnen het budget blijven.
Om kosten effectief te beheren, moeten projectmanagers in een vroeg stadium een lijst van alle kosten maken en nagaan hoe elke afzonderlijke kostenpost het totale budget beïnvloedt.
Als een grafisch ontwerper bijvoorbeeld twee keer zoveel tijd nodig had om de campagnebeelden te maken, zijn de kosten voor die activiteit nu 100% hoger dan verwacht. budgetmanagement omvat het verminderen van de uitgaven op andere gebieden om het tekort weg te werken.
Manieren om je projectmanagement skills te verbeteren
Je voelt je misschien overweldigd nu we de 26 verschillende vaardigheden op je af hebben gevuurd. Maar maak je geen zorgen als je niet alle vaardigheden onder de knie hebt die we hebben opgenomen. Er zijn talloze manieren om de vaardigheden te versterken waar je je nog niet sterk in voelt.
Maak om te beginnen een lijst van welke vaardigheden je sterkste en zwakste zijn. Denk na over eerdere projecten en -ervaringen en overweeg wat je tekortkomingen in die situaties waren. Zelfbewustzijn is basis voor verbetering.
Hier zijn een paar andere ideeën om je te helpen projectmanagement skills te ontwikkelen:
Vraag om feedback
Weet je niet zeker wat je huidige sterke en zwakke punten zijn? Een goede manier om erachter te komen is door collega's en vorige of huidige leidinggevenden om feedback te vragen. Deze inzichten kunnen je helpen patronen in je werkgedrag te identificeren.
Lees blogs, artikelen en handleidingen over projectmanagement
Er zijn duizenden blogs, handleidingen en andere artikelen over projectmanagement die allemaal uitstekende bronnen zijn voor mensen die hun technische vaardigheden willen vergroten of het veld willen betreden. Bovendien ben je al een heel eind op weg, aangezien je nu een projectmanagementblog aan het lezen bent.
Een opleiding volgen
Ondanks de enorme hoeveelheid informatie online over projectmanagement, kan het nog steeds veel zijn om in je op te nemen. Als je snel alles wilt leren wat er te weten valt over methodes en strategieën, overweeg dan om een cursus te volgen. Het Project Management Institute (PMI) biedt verschillende cursussen aan, die je ook een duwtje in de rug kunnen geven bij het solliciteren naar projectmanagement functies.
Zoek een mentor
Een van de beste manieren om je een boost te geven, is door een mentor te vinden die uitblinkt in de gebieden waarmee je worstelt. Misschien is dit een voormalige baas wiens leiderschapsstijl je bewonderde of een succesvolle projectmanager in je netwerk wiens baan je ooit zou willen hebben. Ongeacht wie het is, geniet van alle kennis die je kunt.
Maak jezelf vertrouwd met projectmanagement tools
Vooral als je nog niet in de projectmanagement branche werkt, is het een goede manier om vertrouwd te raken met projectmanagement tools om beter te begrijpen wat er komt kijken bij het managen van projecten. Immers, 77% van de bedrijven gebruikt projectmanagement software en het gebruik van dergelijke tools is gekoppeld aan goed presterende projecten.
Ga vandaag nog gratis aan de slag of plan een demo in voor meer informatie.
Conclusie
Rome is niet in een dag gebouwd en dat geldt ook voor sterke projectmanagement skills. We hopen dat we je een goed beeld hebben gegeven van de vaardigheden die nodig zijn voor succes in projectmanagement.
Wat de volgende stappen betreft, raden we aan een of twee vaardigheden uit deze lijst te kiezen om aan te scherpen en manieren te zoeken om deze te verbeteren. Als je ze eenmaal onder de knie hebt, kun je doorgaan naar de volgende twee vaardigheden. Uiteindelijk zul je ze allemaal onder de knie krijgen.
En onthoud: oefening baart kunst. Veel succes!
