De 18 beste projectmanagement software tools voor creatieve bureaus [voor 2023]

Als je ooit een creatief team hebt geleid, weet je dat deze rol best wat uitdagingen kent. Gelukkig leven we niet meer in de jaren negentig en kunnen we nu gebruik maken van technologie.

Er zijn veel handige software tools voor creatieve bureaus op de markt, het enige wat je hoeft te doen is erachter komen welke het beste bij je wensen past.

Al deze tools stimuleren de samenwerking tussen teamleden, helpen je eenvoudig taken te beheren en workflows te stroomlijnen terwijl je inzicht krijgt in de productiviteit van het team.  

Bijna alle tools hebben ze een rapportagefunctie, waarmee je obstakels kunt identificeren.

In dit blog kijken naar de beste projectmanagement softwares voor creatieve bureaus, vergelijken we de features en tarieven én geven we tips hoe je de beste tool kiest. Laten we eerst kijken naar de relevante criteria.
 

Bepaal de juiste criteria voor projectmanagement software voor je creatieve business

Van alle tools op de markt, zullen er maar enkele volledig aansluiten bij de wensen van je team en je daadwerkelijk genoeg ondersteunen om je zakeijke doelen te bereiken.

Hoewel er geen one-size-fits-all oplossing is, laten we kijken naar enkele features en voordelen die je zou verwachten van goede projectmanagement software:

Lees ook: Een projectmanagementtool kiezen: 5 essentiële criteria

#1 Gebruiksgemak en -ervaring

De eerste vraag die moet worden gesteld: is de tool intuïtief en eenvoudig genoeg?
Over het algemeen wordt niet verwacht dat creatieve mensen ook de meest technisch onderlegde mensen in een bedrijf zijn.

Daarom moet projectmanagement software eenvoudig zijn. De tool moet creatieve teams helpen bij het plannen, tracken en opleveren van projecten - en het liefst voor de deadline en binnen het budget. 

Als je een creatief bureau runt, kies dan niet voor al te complexe tools, ook al bieden ze een breed scala aan functies.

Zorg ervoor dat je investeert in een tool die het leven van je teamgenoten beter maakt. Zoek naar een oplossing die gemakkelijk te leren en te gebruiken is.

Een simplistische interface, sjablonen en geautomatiseerde workflows zijn enkele functies die jouw werkdag aangenaam maken.

#2 Naadloze budgettering

Het is niet handig om elk verzoek of wijziging handmatig bij te houden. Creatieve teams kunnen soms het projectbudget uit het oog verliezen, helemaal als mensen zijn begraven onder een stapel werk.

De projectmanagement software die je gaat implementeren, moet je teamgenoten gemak bieden wanneer ze het budget van een project aanpassen. Het scheelt tijd als ze geen ingewikkelde stappen hoeven te doorlopen om wijzigingen aan te brengen of steeds om toegang moeten te vragen.

Stel dat je momenteel aan tien projecten werkt die elk ongeveer een maand in beslag nemen. Per project ontvang je gemiddeld twintig revisies. Als je software de mogelijkheid biedt om snel gegevens in te voeren zoals het vastleggen van gewerkte uren, zullen de projectmanagers geen minuut hoeven te besteden aan het aanpassen van het budget.

Dit is het tegenovergestelde scenario: telkens als er een update is, kost het de projectmanager twee minuten om aanpassingen door te voeren. Als je dit bij elkaar optelt, kost het maandelijks ongeveer 6,6 uur. Bovendien verliezen je teamgenoten ook tijd als ze telkens een update moeten doorgeven. 

Handmatig data invoeren kan ervoor zorgen dat er een foutje insluipt. Zoek naar een tool waarmee je een budget van een vorig project kunt kopiëren, zo maak je efficiënt gebruik van je tijd en verklein je de kans op foutjes.

Lees ook: 5 tips om realistische budgetten te maken

#3 Flexibiliteit

Zonder twijfel de belangrijkste criteria voor een goede match.

Creatief projectmanagement vereist alle flexibiliteit van de wereld zodat creatieve teams op tijd en volledig te leveren. Elk creatief team heeft eigen workflow en houdt zich zelden aan algemene theorie. 

En dat is precies de reden waarom creatief werk zo aan verandering onderhevig is. Je hebt alle flexibiliteit nodig om de planning, projectbudget en personeelsplanning aan te passen.

Je wilt uiteraard niet betalen voor functies die je nooit zal gebruiken. Zoek naar een tool die je de vrijheid geeft met flexibele mogelijkheden en -tarieven.

De top 12 projectmanagement software tools voor creatieve bureaus

Nu we weten waar we op moeten letten, laten we enkele van de beste tools op de markt vergelijken op basis van voor- en nadelen, functies en prijzen. 

1. Rodeo

Rodeo is een intuïtieve en zeer functionele softwareoplossing voor projectbeheer voor kleine en middelgrote creatieve bureaus die behoefte hebben aan flexibiliteit en uitstekende service. De gebruiksvriendelijke tool brengt alle relevante features samen, van planning tot urenregistratie en facturatie. 

Features

De gebruiksvriendelijke tool is inclusief een uitgebreid pakket aan functies die speciaal zijn ontworpen voor creatieve bureaus.

Budget: Rodeo biedt vereenvoudigde templates die het opstellen van een budget gemakkelijk maken voor teams van elke omvang. Je kunt eenvoudig een activiteit aan de planning toevoegen, samen met de kosten, het aantal uren en het uurtarief. Zo! Hier is je budget klaar om goedgekeurd te worden.

Doorgewinterde creatievelingen weten dat zelfs de best voorbereide projecten ingrijpende veranderingen kunnen ondergaan. De projectbudget feature is flexibel genoeg om wijzigingen door te voeren. Met Rodeo kun je je project opdelen in fases en aan elke fase een specifiek budget koppelen. Op deze manier kun je een apart budget toevoegen, mocht er een aanvraag of wijziging binnenkomen. 

Offerte: niemand houdt van terugkerende administratieve taken die stiekem veel tijd kosten. De offerte functie garandeert een soepele overgang van budget naar offerte. Met Rodeo voer je eenvoudig de benodigdheden door en pas je je offerte automatisch aan. 

Planning: Rodeo gebruikers zien de status van alle taken op één dashboard. 

Teams kunnen zo hun roadmaps creëren en volgen tijdens de uitvoeringsfase.

Urenregistratie: Een van de beste onderdelen van een gebruiksvriendelijke tool als deze is dat het je helpt om de meest repetitieve taken uit te voeren zoals het bijhouden van je uren. De persoonlijke timer en -tijdskaarten maken het gemakkelijk voor alle gebruikers. Zodra de teamleden hun uren hebben ingevoerd, wordt het budget automatisch bijgewerkt.

Tarieven

Rodeo heeft een maandelijkse basisprijs van €29,99 per gebruiker, inclusief alle functies: project- en budgetbeheer, facturering en rapportage, evenals urenregistratie en prognoses.

Als je een snelgroeiend team bent of veranderende behoeften hebt die inherent zijn aan gecompliceerde projecten, biedt Rodeo upgrades zonder gedoe.

Als je het komende jaar bijvoorbeeld strategische personeel in dienst wilt nemen, biedt een tool als Rodeo de flexibiliteit die je nodig hebt. Zo kun je zoveel mogelijk gebruikers (€14,99) toevoegen aan het maandelijkse tarief. 

Of stel dat je op jacht bent naar creatieve talenten om het team te versterken. Je kunt eenvoudig toegang tot het platform geven door een licentie af te sluiten voor €8,99 per gebruiker.

Nu is een positieve houding altijd handig bij het runnen van een bedrijf. Maar er zijn ups en downs in elke onderneming en kleine bedrijven hebben baat bij flexibele tools met flexibele prijsmodellen.

Natuurlijk wil je eerst de software testen met je team. Dat kan! Rodeo maakt het je gemakkelijk door een gratis proefperiode van 14 dagen aan te bieden - zonder creditcard. Gewoon geen gedoe.

Wat zeggen klanten over Rodeo?

Peter Rogers, van het bekroonde BAIT Studio, legt uit hoe ze hun softwarekosten met 50% hebben verlaagd:

"De flexibiliteit van Rodeo is geweldig. Ik kan nieuwe gebruikers toevoegen, soms zelfs voor de paar dagen dat ik met ze werk. Onze factuur van Rodeo is elke maand anders. We zijn erin geslaagd om aanzienlijk te besparen op software, ook al hebben we meer personeel. We besparen minstens 50% met juist veel meer gebruikers dan voorheen."

Sophie van der Togt van Dorst & Lesser vertelt hoe ze het langdradige onboarding probleem hebben overwonnen met de intuïtieve tool:

"We hebben veel jonge creatievelingen die bij ons werken die echt waarderen hoe modern Rodeo aanvoelt. De interface ziet er erg netjes en verfijnd uit en ze wennen er allemaal snel aan omdat alles zo eenvoudig is. Telkens wanneer ik een nieuwe stagiair of medewerker laat zien hoe het werkt, doorlopen alles gewoon één keer en dat is het."

2. monday.com

^{Bron: monday.com}

monday.com helpt bedrijven bij het tracken en beheren van projecten en communicatie tussen teamleden. De tool heeft een aantal functies die het een aantrekkelijke optie maken voor kleine bedrijven, waaronder de lage prijs en de mogelijkheid om op te schalen.

De beperkte projectmanagement functies en het gebrek aan een goede helpdesk kunnen nadelig zijn, vooral voor zo'n complexe tool.

Lees ook: monday.com Vs. Rodeo: de exacte verschillen

De populaire functies van monday.com

• Taakbeheer
• Tijdregistratie
• Geautomatiseerde workflows
• Integraties van derden
• CRM

Tarieven

• Basis: $10 gebruiker/maand
• Standaard: $12 gebruiker/maand
• Pro: $20 gebruiker/maand
• Enterprise: Tarieven kunnen worden aangevraagd op hun website

3. Basecamp

^{Bron: Basecamp}

Als je vaak met klanten samenwerkt aan projecten, kan Basecamp de oplossing voor je zijn. De tool stelt teams in staat om taken en projecten te beheren, terwijl het ook een client view biedt waarmee jouw team realtime input van een klant kan krijgen.

Functies omvatten taakbeheer, documenten- en bestandsopslag en een livechat. Één van de grootste nadelen die gebruikers ondervinden, is de gebruikersinterface, die verwarrend kan zijn en helemaal niet gebruiksvriendelijk is.

Lees ook: De 19 beste Basecamp alternatieven voor rubuust project management in 2023 [gratis en betaald]

Populaire functies van Basecamp

• Klantenportaal
• Samenwerkingsborden
• Bestandsbijlagen
• Document delen
• Ingebouwde chat

Tarieven

$11 per gebruiker/maand, inclusief onbeperkte projecten en 500 GB opslagruimte.

4. Asana

^{Bron: Asana}

Asana is een projectmanagement tool die zich richt op taakbeheer. Het biedt een verscheidenheid aan functies, waaronder takenlijsten, Gantt-diagrammen, bestandsbijlagen en meer.

De tool is sterk afhankelijk van integraties om een een alles-in-één oplossing te bieden, wat kan leiden tot hoge maandelijkse kosten als je team groeit. 

Lees ook: Asana vs. Rodeo: Wat Zijn De Exacte Verschillen?

De populaire functies van Asana

• Takenlijsten
• Gantt-diagrammen
• Aangepaste workflows
• Sjablonen
• Rapportages

Tarieven

• Gratis proefperiode: Ja
• Standaard: $6 gebruiker/maand
• Premium: $ 12,50 gebruiker/maand
• Enterprise: $ 25 gebruiker/maand

5. Workamajig 

^{Bron: Workamajig}

Workamajig is een andere oplossing voor creatief projectmanagement die veelal wordt gebruikt door grootschalige bureaus. Het is een alles-in-één oplossing die je werkprocessen kan stroomlijnen en alle aspecten van projectmanagement voor bureaus omvat.

Ook al is het een robuuste tool met veel functies, online reviews zeggen dat de interface verwarrend is en dat de onboarding van Workamajig veel te wensen overlaat. Als je geen fan bent van veel tekst in interfaces, is dit misschien niet de tool voor jou.

De populaire features van Workamajig:

• Boekhouding
• Verkoop-CRM
• Tijdregistratie
• Projectsjablonen

Tarieven:

• 5+ gebruikers: $50 per gebruiker/maand
• 10+ gebruikers: $41 per gebruiker/maand
• 20+ gebruikers: $39 per gebruiker/maand
• 50+ gebruikers: $37 per gebruiker/maand

6. ClickUp

^{Bron: ClickUp}

ClickUp is een tool voor collaboratief projectbeheer die gebruikers ingebouwde creatieve functies biedt. ClickUp kan creatieve teams helpen communicatie te stroomlijnen, bestanden intern en met klanten te delen en toegang te krijgen tot sjablonen voor het beheer van creatieve workflows.

Maar aangezien creatieve bureaus vaak werk doen voor externe klanten, kan het gebrek aan facturatie features van ClickUp een groot nadeel zijn, omdat je de financiële kant van projecten nog steeds handmatig moet afhandelen.

De populaire functies van ClickUp

• Taakbeheer
• Gantt- en tijdlijnweergaven
• Mind maps
• Rapportage

Tarieven

• Basisabonnement: gratis
• Onbeperkt abonnement: $5 per gebruiker/maand
• Zakelijk abonnement: $12 per gebruiker/maand
• Zakelijk plus-abonnement: $19 per gebruiker/maand
• Enterprise-abonnement: prijzen op aanvraag

Lees ook: ClickUp Vs. Rodeo: de Exacte Verschillen

7. Teamwork

^{Bron: Teamwork}

Teamwork bevat takenlijsten, bestanden, urenregistratie en voortgangsrapporten. Het platform biedt ook een gratis versie voor teams tot vijf gebruikers. De gratis versie kan iets te beperkt zijn en volgens reviews zijn gebruikers niet altijd blij met de interface.

Over het algemeen is Teamwork een goede optie voor een klein bedrijf dat op zoek is naar een eenvoudige manier om projecten en teams te managen.

Lees ook: De beste alternatieven voor Teamwork in 2022 [gedetailleerde review]

De populaire functies van Teamwork

• Projectsjablonen
• Taakbeheer
• Rapporten
• Tijdregistratie

Tarieven

• Voor altijd gratis: tot 5 gebruikers
• Leveren: $10 gebruiker/maand
• Groeien: $ 18 gebruiker/maand
• Schaal: Tarieven kunnen worden aangevraagd op hun website

8. Proofhub

^{Bron: Proofhub}

De robuuste team features van ProofHub maken het een goede software optie voor creatieve teams die aan visuele projecten werken. Met online proofing en Gantt-diagrammen kan het platform het gemakkelijker maken om workloads te beheren.

Hoewel deze functies leuk zijn om te hebben, zul je merken dat ProofHub's ontbrekende opties voor facturatie, budget en andere resource anagement het platform niet in staat stellen projecten in elke fase te ondersteunen.

De populaire functies van Proofhub

• Taken opvolgen
• Gantt-diagrammen
• Projectsjablonen
• Discussieforums
• Bestanden delen

Tarieven

• Essentieel abonnement: $ 50 per maand voor onbeperkte gebruikers en 40 projecten
• Ultiem beheerplan: $ 99 per maand voor onbeperkte projecten

9. nTask

^{Bron: nTask}

nTask is ontworpen om kleine bedrijvente helpen met projectmanagement en biedt takenlijsten, kalenders en projectnotities. Het platform bevat ook ingebouwde tijdregistratie- en rapportagetools om teams te helpen de voortgang van het project bij te houden.

Sommige gebruikers vinden dat nTask moeilijk te leren en te gebruiken kan zijn en dat de functies niet zo robuust zijn als die van andere tools. Over het algemeen is nTask een handig hulpmiddel voor kleine teams, maar het is misschien niet de beste optie voor bedrijven met complexere projecten.

De populaire functies van nTask

• Hulpbronnenbeheer
• Taakbeheer
• Bestanden en opmerkingen delen
• Tijdregistratie

Tarieven

• Gratis proefperiode: Ja
• Premium: $ 4 gebruiker/maand
• Zakelijk: 12 gebruiker/maand
• Enterprise: Tarieven kunnen worden aangevraagd op hun website

10. Paymo

^{Bron: Paymo}

Paymo is een handige tool voor  bureaus die behoefte hebben aan HR-management, CRM en projectmanagement, aangezien het platform alle deze functies samenbrengt in één. De gecompliceerde interface van Paymo wordt echter vaak genoemd als het nadeel van een tool met zoveel verschillende functies.

De populaire functies van Paymo

• Teamplanning
• Tijdregistratie
• Verlofplanner
• Online betalingen

Tarieven

• Basisabonnement: gratis
• Startersabonnement: $5,95 per gebruiker/maand
• Klein kantoorabonnement: $11,95 per gebruiker/maand
• Zakelijk abonnement: $24,95 per gebruiker/maand

11. Scoro

^{Bron: Scoro}

Scoro is een robuuste tool met extra functies voor verkoop en financieel projectbeheer. Het werkt misschien niet altijd even goed voor externe of hybride teams, omdat communicatiefuncties missen. Zo blijven teams minder verbonden wanneer ze niet op kantoor zijn.

De populaire functies van Paymo

• Rapportage
• CRM-mogelijkheden
• Geautomatiseerde facturatie
• Kosten tracker

Tarieven

Essentieel abonnement: $28 per gebruiker/maand
Standaard abonnement: $42 per gebruiker/maand
Pro-abonnement: $71 per gebruiker/maand
Ultiem pakket: prijs op aanvraag
Opmerking: voor alle betaalde abonnementen zijn minimaal 5 gebruikers vereist.

12. Nifty

^{Bron: Nifty}

Nifty projectmanagement software is een oplossing die creatieve teams helpt om productiever te worden. Teams kunnen hun taken volgen en beheren met behulp van Kanban-borden, milestones en takenlijsten.

Net als een paar andere softwareoplossingen op deze lijst, heeft Nifty geen facturatie mogelijkheden, waardoor het van #7 naar #12 is gedaald in onze ranglijst.

De populaire functies van Nifty

• Portfoliobeheer
• Interne messenger
• Tijdregistratie in de app
• Rapportages

Tarieven

Basisabonnement: gratis
Startersabonnement: $9 per gebruiker/maand
Pro-abonnement: $16 per gebruiker/maand
Zakelijk abonnement: $25 per gebruiker/maand
Enterprise-abonnement: prijzen op aanvraag

13. Smartsheet

^{Bron: Smartsheet}

Met een aantal intuïtieve projectmanagement uncties is Smartsheet ontworpen om teams te helpen bij het plannen, organiseren, volgen en automatiseren van hun processen. Zoals de naam al doet vermoeden, lijkt de interface van de tool op spreadsheets, waardoor het vertrouwde uiterlijk een voordeel kan zijn tijdens de onboarding.

Het nadeel is dat het platform niet zo uitgebreid is, dus teams die al aan het opschalen zijn, vinden de tool misschien een beetje te basic.

De populaire functies van Smartsheet

• Formulieren
• Raster- en Gantt-diagrammen
• Bestandsbijlagen
• Rapportage
• Sjablonen

Tarieven

• Gratis proefperiode: Ja
• Pro: $9 gebruiker/maand
• Zakelijk: $32 gebruiker/maand
• Enterprise: Tarieven kunnen worden aangevraagd op hun website

14. Wrike

^{Bron: Wrike}

Wrike is een projectmanagement tool waarmee teams taken, projecten en doelen op één plek kunnen beheren. Hoewel de tool het meest geschikt is voor enterprise bedrijven, is Wrike zeer schaalbaar en biedt het teams één plek voor alle projecten. De onboarding kan langer duren dan verwacht voor kleinere teams gezien de complexiteit van de software.

De populaire functies van Wrike

• Activiteitentracker
• Backlogbeheer
• Campagnebeheer
• Geavanceerde analyses

Tarieven

• Gratis: tot 5 gebruikers
• Professioneel: $9,80 gebruiker/maand
• Zakelijk: $24,80 gebruiker/maand
• Enterprise: Tarieven kunnen worden aangevraagd op hun website

15. Trello

^{Bron: Trello}

Trello is een projectmanagement tool die een eenvoudige en visuele manier biedt om taken en projecten te beheren. Het is een goede match voor kleine teams omdat het gemakkelijk te gebruiken is en niet veel training vereist.

Het nadeel is echter dat de tool niet erg schaalbaar is, omdat deze alleen basisfuncties voor projectmanagement biedt, wat betekent dat je een andere tool nodig hebt voor financiële aspecten zoals facturatie, kosten, offertes, urenregistratie, enzovoort.

De populaire functies van Trello

• Takenoverzicht
• Kanbanborden
• Kalenderweergave
• Bestandsbijlagen
• Kaartlabels en -filters

Tarieven

• Gratis proefperiode: Ja
• Standaard: $6 gebruiker/maand
• Premium: $12,50 gebruiker/maand
• Enterprise: $25 gebruiker/maand

16. RedBooth

^{Bron: RedBooth}

RedBooth is een softwareoplossing die bekend staat om hun gebruiksvriendelijke taakbeheer en unieke functies voor videogesprekken, die interessant kunnen zijn voor creatieve bureaus die op afstand werken. Als je echter op zoek bent naar een tool met functies voor financieel projectbeheer, dan moet je blijven zoeken.

Populaire functies van RedBooth

• Dashboard
• Videobellen
• Project templates
• Gantt, Kanban en tijdlijn project views

Tarieven

• Pro-abonnement: $12 per gebruiker/maand
• Zakelijk abonnement: $18,75 per gebruiker/maand
• Enterprise-abonnement: prijzen op aanvraag

17. Toggl

^{Bron: Toggl}

Toggl biedt een reeks aan projectmanagement-apps. Toggl Track en Toggl Plan worden gebruikt voor urenregistratie en projectplanning. Beide producten hebben cleane een gebruiksvriendelijke interface, wat een van hun grootste pluspunten is.

Het nadeel van Toggl is dat gebruikers Toggl Track en Toggl Plan moeten kopen en de twee moeten integreren om beide functiesets te krijgen, wat betekent dat het waarschijnlijk niet de meest economische optie is, tenzij je al andere producten binnen het Toggl-ecosysteem gebruikt.

Populaire functies van Toggl

Urenbeheer
Teamplanning
Projectplanning
Taken tracken

Tarieven

Toggl track:

• Basisabonnement: gratis
• Startersabonnement: $10 per gebruiker/maand
• Premium abonnement: $20 per gebruiker/maand
• Enterprise-abonnement: aangepaste prijzen

Toggl Plan:

• Teamabonnement: $ 9 per gebruiker/maand
• Zakelijk abonnement: $ 15 per gebruiker/maand

18. Airtable

^{Bron: Airtable}

Airtable heeft lovende kritieken gekregen van kleine teams door de jaren heen. De flexibiliteit en het gebruiksgemak zijn van topklasse en het platform kan worden geïntegreerd met een breed scala aan andere zakelijke software. Sommige gebruikers vonden het Airtable lastig te begrijpen.

In vergelijking met andere tools in deze lijst, mist Airtable enkele functies. Als je de gratis versie gebruikt, mis je waarschijnlijk wat features. 

Populaire functies van Airtable

• Automatiseringen
• Taakbeheer
• Sjablonen
• Dashboards

Tarieven

• Gratis: tot 5 gebruikers
• Plus: $12 gebruiker/maandelijks
• Pro: $24 gebruiker/maandelijks
• Enterprise: Tarieven kunnen worden aangevraagd op hun website

Conclusie

We hebben de 18 beste projectmanagement software vergeleken door functies, prijzen, gebruiksgemak en andere belangrijke statistieken te onderzoeken.

Waar het op neerkomt, is dat het geen zin heeft om te zoeken naar een tool met functies die je nooit zult gebruiken en waar je toch voor moet betalen. Producten en oplossingen die flexibiliteit in ontwerp en prijsstelling combineren, geven je de vrijheid om resources opnieuw toe te wijzen en de strategie te wijzigen wanneer dat nodig is.

Gebruik projectbeheersoftware die flexibiliteit mogelijk maakt op de volgende gebieden:

• Planning
• Budget
• Rapportage

Door dit te doen, kun je de middelen en activa beter benutten, zodat je goed beslagen ten ijs komt in deze zeer competitieve markt.