SuperHeroes verbetert productiviteit met Rodeo

Locatie: New York City, Amsterdam & Singapore
Medewerkers: 50 verdeeld over de 3 locaties
Rodeo in gebruik: sinds maart 2020
Klanten: Coca-Cola, Netflix, Lenovo, Zalando, Sixt, Vans, Nike, MTV, Timberland, Rituals, LG, Heineken, Maxi-Cosi, Essent, Swapfiets, Converse

^{Campagne ontwikkeld door SuperHeroes voor Lenovo}

SuperHeroes wordt omschreven als een “post-advertising ad agency” omdat ze advertising op een moderne manier benaderen. Geboren en getogen in het digitale tijdperk, beseft het team dat ze tegenwoordig rekening moeten houden met zaken als subscription constructies, reclame blockers en de vluchtige mate waarin al gauw ge-swiped wordt. Deze strategische uitdaging gaat gepaard met het bekokstoven van het creatieve sausje dat campagnes uniek, waardevol en entertaining maakt. Een opgave waar ze raad mee weten, aangezien ze grote merken tot hun klanten rekenen. Wij spraken Susan Vugts, werkzaam als Client Director bij de SuperHeroes vestiging in New York City, over hoe Rodeo ervoor zorgt dat ze meer tijd overhouden voor het creatieve proces.

Waarom SuperHeroes een projectmanagement tool nodig heeft

Zoals veel andere bedrijven waar aan creatieve projecten wordt gewerkt, gebruikte SuperHeroes lange tijd geen projectmanagement tool. Vanaf de start in 2009, werden een hoop verschillende tools en sheets gebruikt om in te werken, zoals Google Drive. Naarmate het bedrijf groeide, begon het team in te zien dat ze erg weinig overzicht op zaken hadden. Er was heel weinig inzicht in hoeveel uren er nou precies besteed werden aan een project, en of deze projecten wel genoeg opleveren. 

Om deze reden begon het team een time-tracking tool te gebruiken, zodat alle werknemers hun uren kon schrijven. Dit gaf al iets meer inzicht in gewerkte uren, voor zover iedereen het goed bij hield. Echter bood dit nog steeds geen oplossing voor het feit dat alle data verspreid werd over verschillende sheets. Dat het een goed idee zou zijn om op zoek te gaan naar een all-in-one projectmanagement tool, werd steeds vaker gedacht. Alleen werd ook gedacht dat dit een hoop uitzoek- en testwerk zou zijn, waar niemand aan toe kwam.

Toen SuperHeroes Rodeo tegenkwam

SuperHeroes is op een hele andere manier bij Rodeo terecht gekomen dan gebruikelijk is. Het team werkt vaak aan projecten voor grote, gevestigde merken voor wie het een uitdaging is om aan de top te blijven. Echter zitten hier ook kleinere bedrijven tussen die aan bekendheid willen winnen en hier hulp bij nodig hebben. Hier zat Rodeo dus ook tussen! Zodoende werd SuperHeroes ingeschakeld voor een reeks campagnes, waaronder ook een social media project. Door middel van deze samenwerking hebben beide partijen elkaars bedrijf en service goed kunnen leren kennen. 

Susan Vugts:”Om een effectieve campagne te kunnen ontwerpen, moesten we heel goed onderzoeken waar de kracht van Rodeo nou precies zat. Onderdeel hiervan is dat we de brand story van Rodeo moesten definiëren. Terwijl we dit onderzochten, kregen we steeds meer het gevoel dat Rodeo precies de service bood waar we zelf naar op zoek waren. Toen we dit aangaven, werden we in contact gebracht met de Sales VP van de US team, Sam, die een demo voor ons verzorgde. Hieruit bleek dat Rodeo inderdaad echt iets voor ons was.”

^{Event op het kantoor van SuperHeroes in Amsterdam}

Geen uitzoekwerk of moeizame onboarding dankzij de persoonlijke service van Rodeo

Zoals ook uit dit verhaal blijkt, beseffen veel bedrijven al lang dat ze baat zouden hebben van een projectmanagement tool. Ze komen er echter niet aan toe om te kunnen onderzoeken welke er zijn, en wat het beste bij hen past. Voor veel projectmanagement tools geldt dat je na het aanvragen van informatie zelf dient uit te zoeken hoe alle features and functionaliteiten werken, en of dit wel bij je bedrijf past.

Bovendien rekenen veel bedrijven ook nog eens kosten voor het onboarding proces wanneer je uiteindelijk besluit dat je het echt wil proberen. Kortom, het zal je in de meeste gevallen redelijk wat tijd en geld kosten. Logisch dat bedrijven hier niet aan toe komen, en het implementeren van een tool uitstellen tot het moment waarop hun administratie inmiddels een bende is.

Bij Rodeo, begrijpen we volledig dat je weinig tijd hebt. Vandaar dat we dit proces zo efficiënt en effectief mogelijk gemaakt hebben. Je kan een demo inplannen wanneer het jou uitkomt, waarbij je vertelt over jouw specifieke bedrijfsprocessen. Aan de hand hiervan, kunnen onze experts een demo op maat geven, en precies belichten hoe jouw bedrijf van onze features en functionaliteiten kan profiteren. Dit hoef je dus niet zelf uit te zoeken. Daarnaast, verzorgen wij een geheel kosteloze en persoonlijke onboarding service, zodat je meteen goed met de tool uit de voeten kan. 

Ook dit wordt beaamd tijdens het interview met Susan Vugts:”Toen we werden gevraagd hoe onze bedrijfsprocessen verliepen en of we voorbeelden konden geven van projecten, hebben we ter illustratie wat documenten en data verstuurd. Tot mijn genoegen was onze data al ingevoerd in de testomgeving, waardoor de sales medewerker ons precies kon laten zien hoe het werken in de tool eruit zou zien voor ons. We konden daarna meteen zelf aan de slag, en konden meer data invoeren aan de hand van de voorbeelden. We konden ook al gauw wat rapporten inzien. Zo handig! Dit was zo fijn, dat ik al bijna dacht dat we een soort voorkeursbehandeling kregen, haha. De gehele onboarding was verder super opgezet.”

^{Rogier Vijverberg is één van de founders van SuperHeroes}

Slechts één centraal systeem met Rodeo

De features van Rodeo zijn zodanig opgezet om ervoor te zorgen dat projecten soepeltjes worden doorlopen. Hierbij wordt rekening gehouden met het feit dat ieder bedrijf een eigen manier hierin heeft, waardoor de features misschien op een andere manier worden gebruikt. Sommigen features zullen vaak gebruikt worden, anderen weer niet. In ieder geval zorgt Rodeo ervoor dat je absoluut geen andere programma's of integraties met andere tools nodig zult hebben, uitgezonderd van de boekhoud app Quickbooks. Ook bij SuperHeroes wordt hier gebruik van gemaakt. Sinds zij Rodeo gebruiken, is er slechts één centraal systeem, in plaats van verschillende tools en sheets waardoor een versplinterde workflow ontstaat.

Susan Vugts:”We gebruiken bijna alle features, vooral voor budgets, offertes, time-tracking en rapportage. Aan de reports hebben we echt heel veel! We gebruiken de planner wat minder, omdat iedereen een eigen manier van werken heeft en dit gedeelte altijd wel goed doorliep. De facturatie feature gebruiken we ook niet echt, omdat een ander team dit afhandelt. Via de Rodeo integratie met Quickbooks komen alle facturen meteen bij de boekhouding terecht."

Nieuwe projecten worden super snel opgestart met Rodeo, waardoor ze meer tijd overhouden voor andere dingen

Wie houdt er nou van om administratie te doen? Dat zullen bar weinig mensen zijn. En toch is het heel belangrijk om je administratie op een goede manier te ordenen, zodat je bedrijfsprocessen sneller en efficiënter verlopen. Met Rodeo is al jouw administratie en data op één plek te vinden, en blijft alles geordend en up to date. Dit zorgt ervoor dat je meer tijd overhoudt voor de leukere dingen, zoals het creatieve proces.

Susan Vugts:”Het kopiëren van projecten deden we voorheen wel eens toen we veel vaste klanten hadden, maar sinds de pandemie werken we vooral aan incidentele projecten voor brands. Wel zijn het vaak allemaal soortgelijke projecten waarbij we dezelfde stappen doorlopen, met dezelfde medewerkers en activiteiten. Desondanks voelde het voorheen toch alsof we voor ieder project weer opnieuw het wiel uit moesten vinden. We begonnen dan in allerlei sheets te berekenen wat het zou kosten, hoeveel uren erin zouden gaan zitten en wat we ervoor nodig zouden hebben. Dit kostte steeds ontzettend veel tijd, maar met Rodeo kwam hier verandering in. De data van voorgaande projecten gaf ons inzage en een duidelijk overzicht van hoeveel tijd en moeite een project nou kost. Binnen twee minuten hebben we tegenwoordig een nieuw project opgestart, en kunnen we meteen aan de slag.”

^{Campagne ontwikkeld door SuperHeroes voor Zalando}

Verbeterde tijdsmanagement dankzij urenregistratie en productiviteit rapporten

De feature die bij SuperHeroes een grote rol heeft gespeeld in het optimaliseren van het algehele proces, is urenregistratie. Er werken veel creatieve mensen die tijdschrijven best vervelend vinden, maar met de timer van Rodeo wordt dit makkelijk gemaakt. 

Susan Vugts:” De timer werkt heel goed, iedereen kan het ook gewoon op hun eigen manier doen. Sommige laten echt de timer lopen en andere voegen achteraf hun tijd toe. Dat werkt prima. Sindsdien hebben we een heel goed beeld van hoeveel uren in elk project zitten, en waarom een voorgaand project nou langer nodig had bijvoorbeeld. Tegelijkertijd geeft dit ook heel goed de productiviteit van medewerkers weer, we kunnen nu altijd precies inschatten hoeveel tijd medewerkers nodig hebben voor bepaalde projecten. Op het moment dat we een nieuw project aannemen, weet ik al meteen wie van mijn teamleden ik daarop ga zetten. Ik weet namelijk meteen dat een bepaalde medewerker bijvoorbeeld vier dagen nodig zal hebben voor een dergelijke klus.”

Susan legt ook uit, hoe urenregistratie op andere manieren het creatieve proces ondersteunt. Susan Vugts:”De brainstormsessies voor het bedenken van creatieve ideeën kosten ook tijd. Soms denk je met je team na over een concept, en ja, het idee komt wanneer het idee komt natuurlijk. Als dit allemaal getimed wordt, zie je meteen hoeveel tijd af gaat van de uren die je zou factureren. Voelen creatieven zich hierdoor belemmerd? Nou, sommigen hebben die druk juist nodig merk ik, en dan komt het idee ook echt binnen de tijd. En tja, soms komt het ook niet. Maar dan weten we al op voorhand dat we meer tijd moeten inplannen om hieraan te besteden, of we kunnen er zelfs voor kiezen om het in onze eigen tijd te doen”

Projecten blijven beter binnen budget en veel tijd wordt bespaard dankzij de (real-time) rapportage functie

Naast verbeterde tijdsmanagement, kan het team bij SuperHeroes beter in de gaten houden of ze binnen het budget blijven met een project. In plaats van alleen maar achteraf te evalueren hoe alles ging, kan het team nu altijd eerder bijsturen omdat ze tussendoor real-time rapporten kunnen inzien. Susan Vugts:”Sowieso is de rapportage functie echt een uitkomst voor ons. Het kostte ons voorheen zoveel tijd en moeite om data overal vandaan te halen zodat we dingen konden onderzoeken. Rodeo heeft ons reporting proces echt helpen versnellen. Ook hierdoor houden we veel meer tijd over om aan andere dingen te besteden, en dat is heel fijn voor creatieven.”

Conclusie

Sinds de implementatie van Rodeo, heeft SuperHeroes de volgende voordelen ondervonden:

• Een duidelijk overzicht van hoeveel uren er besteed worden aan projecten, en of ze wel genoeg opleveren.
• Er hoeft niet meer gewerkt te worden met een hoop verschillende tools, sheets en systemen aangezien Rodeo voor één centraal systeem zorgt waar alles te vinden is.
• Het team hoefde niet uit te zoeken hoe ze profijt kunnen hebben van de functies van Rodeo, tijdens de demo en onboarding werd dit helemaal uitgelegd aan de hand van voorbeelden van echte data geleverd door SuperHeroes.
• Het team gebruikt bijna alle features van Rodeo, behalve de planner en facturatie. Dankzij de integratie met Quickbooks worden alle facturen echter meteen doorgestuurd naar de boekhouder.
• Nieuwe projecten worden binnen twee minuten opgezet met Rodeo, op basis van data van voorgaande, vergelijkbare projecten.
• Dankzij urenregistratie kunnen ze beter onderzoeken waarom een project meer tijd nodig heeft gehad.
• De productiviteit rapporten bieden inzage in hoeveel uren/dagen bepaalde medewerkers nodig hebben voor een specifiek project, waardoor beter gepland kan worden.
• Verbeterde tijdsmanagement omdat de brainstormsessies nu ook getimed worden.
• Projecten blijven beter binnen het budget dankzij real-time rapporten, ook kan hierdoor bijtijds bijgestuurd worden.
• Door het versnelde rapportage en administratie proces houden ze meer tijd over voor andere dingen.