Wat is tijdsblokken: een korte gids

Eerder legden we al het een en ander uit over andere onderwerpen gerelateerd aan productiviteit, zoals het regelen van je project administratie en hoe om te gaan met deadlines. Nu graven we iets dieper, naar een andere techniek die jouw werkleven kan verbeteren; tijdsblokken.

Als je nog niet bekend bent met de ins en outs van tijdsblokken, zal je hier alles te weten komen. Wat is het nou precies, en hoe werkt het dan? Daarnaast, zullen we ook de bekende valkuilen benoemen, en uitleggen hoe je ze kan vermijden.

Wat is tijdsblokken?

Tijdsblokken is een tijdmanagement techniek waarbij je tijd indeelt voor elke afzonderlijke taak in je schema. Dit geldt dus ook voor je lunchtijd, persoonlijke zaken, meetings, projecten enzovoorts. Wanneer je je dag in tijd blokken indeelt heb je een betere tijd verdeling en een beter besef van welke taken langer duren en welke geoptimaliseerd moeten worden. 

Tijdsblokken is ontzettend nuttig voor wanneer je aan één of meerdere projecten werkt. Het idee achter tijdsblokken wordt uitvoerig besproken in het boek Diep Werk: Werken in een wereld vol afleiding door Cal Newport. In dit boek legt Newport het concept van diep werk uit, waarbij verschillende nuances worden benadrukt.

Diep werk

Cal Newport beschrijft ‘diep werk’ als het vermogen om te kunnen focussen op een cognitief inspannende taak zonder te worden afgeleid. Het is een vaardigheid waarmee je sneller complexe informatie tot je neemt en betere resultaten produceert in minder tijd. Diep werk zorgt er dus voor dat je beter in je werk wordt, en daarbij ook een sterkere voldaanheid voelt.

Oppervlakkig werk

De taken die niet zo mentaal veeleisend zijn en ook uitgevoerd kunnen worden met wat afleiding, worden ‘oppervlakkig werk’ genoemd. Een goede tip is om alle oppervlakkig werk taken met een lage prioriteit te combineren en een tijd te blokken waarin je ze allemaal af werkt. Zo zullen deze taken je niet kunnen afleiden van belangrijkere zaken.

Variaties van tijdsblokken

Er bestaan verschillende variaties van tijdsblokken. Om het verschil hiertussen te kunnen begrijpen, geven we de volgende voorbeelden.

Tijdsblokken

De dag verdelen in verschillende tijd blokken, elk toegewijd aan een specifieke taak of activiteit.
Bijvoorbeeld: Plannen dat je van 10.00 tot 13.00 een blog gaat schrijven.

Taak batching

“Batching” is het samenvoegen van een aantal vergelijkbare taken. Deze rond je vervolgens allemaal na elkaar af, wat beter werkt dan ze over de dag heen te verdelen. 

Tijd boxing

Het toekennen van een vaste tijdsperiode waarin je aan een bepaalde taak zal werken.

Het verschil tussen tijdsblokken en tijd boxing is dat het eerste een bepaalde tijd reserveert voor een activiteit, terwijl het tweede ook een limiet aan de tijdsduur geeft. 

Day theming

Meer geschikt voor grotere projecten en complexe taken is het zogeheten ‘day theming’. Hierbij wijd je een hele dag toe aan het werken aan één bepaald initiatief. Zoals de naam al suggereert, delen alle taken waar je gedurende de dag aan werkt hetzelfde thema. Het maken van content bijvoorbeeld, of een research uitvoeren.

Wat maakt tijdsblokken zo effectief?

Voordelen gekoppeld aan tijdsblokken zijn er genoeg:

• Het moedigt diep werk aan

• Het zorgt ervoor dat je oppervlakkig werk efficiënter kan afronden

• Het houdt je gefocust op je doelen

• Het maakt je meer bewust van je tijdsindeling

• Het maakt je in mindere mate een perfectionist, maar juist een ‘effectionist’

Bekende valkuilen van tijdsblokken en hoe je ze vermijdt

Elke techniek heeft zo zijn valkuilen en tijdsblokken maakt hierop geen uitzondering. Natuurlijk zijn er ook voorzorgsmaatregelen die je kunt nemen om deze te vermijden.

Tijd onderschatten

Het maakt niet uit hoeveel tijd we aan een bepaalde taak toekennen, het is simpelweg de natuur van de mens om alles last-minute te doen. Zelfs als je een van de meest efficiënte mensen bent, kan het gebeuren dat je de benodigde hoeveelheid tijd voor een taak onderschat. Soms raak je hierdoor ook overhoop met de volgende projecten op je planning.

Na verloop van tijd zal je beter kunnen inschatten hoeveel tijd je nodig hebt voor bepaalde taken. Als voorzorgsmaatregel kun je wat extra tijd inplannen zodat je altijd safe zit. Reken hierbij ook nog wat extra tijd voor het transitioneren tussen alle taken. Met de tijd zal je je eigen capaciteiten ook beter leren kennen en daardoor een betere planning kunnen maken.

Te rigoreus zijn

Wees flexibel. Dingen gaan eenmaal niet altijd volgens plan. Soms zullen zich spontane meetings en andere activiteiten voor doen, die jouw planning door de war schoppen. Houd echter in gedachten dat deze planning eerder een richtlijn is om je te helpen focussen op wat belangrijk is. Het is geen binded contract. Gebruik tijdsblokken juist als een flexibele manier om jezelf uit te dagen. Niet een strenge methode om jezelf te straffen wanneer het spaak loopt.

Het 'overplannen' van ontspanning

Met tijdsblokken houd je ook rekening met het plannen van vrijetijdsactiviteiten zoals tennis of simpelweg momenten om te relaxen. Sla hier echter niet in door, aangezien dat juist een averechts effect kan hebben waardoor je minder van deze activiteiten zal genieten.

Een betere manier om je vrije tijd in te delen is om simpelweg tijd ervoor te blokken zonder een rigoureus plan te maken voor hoe je de tijd precies benut. Je behoudt hiermee flexibiliteit en spontaniteit zonder je gedwongen te voelen door te gaan met iets waar je eigenlijk geen behoefte meer aan hebt. Een gevoel dat juist het tegenovergestelde van ontspanning teweeg brengt.

Tijdsblokken vs. een to-do lijst

De meesten onder ons gebruiken planners of to-do lijsten om taken bij te houden, terwijl aan beiden een groot nadeel kleeft. Ze vertellen je niet exact wat je moet doen, op het daadwerkelijke moment. Daarentegen vertellen ze je slechts wat je uiteindelijk af moet leveren, wat vaak tot uitstelgedrag en last-minute werk leidt.

Dit is precies waarom tijdsblokken zo’n goede tijdsmanagement strategie is. Waar een to-do lijst je alleen vertelt wat je moet leveren, vertelt tijdsblokken je ook wanneer je eraan moet werken.

Conclusie

Je kan nu makkelijk een grote inhaalslag maken waar het om productiviteit en efficiëntie op het werk gaat. Als je nooit eerder gebruik hebt gemaakt van tijdsblokken, raden we je aan het een kans te geven. Probeer het tenminste een week zodat je echt kan ervaren hoe het werkt. 

Van projectmanagers is bekend dat ze experts zijn op het gebied van urenregistratie.

Bijvoorbeeld met behulp van project planners die weergeven hoeveel tijd er in een bepaald project gaat zitten.

Efficiënter te werk gaan betekent minder stress plus een beter welzijn. Een betere manier om doelen te behalen en een goede werk-vrijetijds balans behouden is er niet, toch?

Wil je precies ontdekken hoe Rodeo Drive hieraan kan bijdragen? Plan een gratis demo in of start gratis om de planning en tijdregistratie functies uit te proberen. Daarnaast zijn er een hoop andere functies waarmee jij je workflows kan optimaliseren.