4 tips om je projecten winstgevender te maken!

Je krijgt een aanvraag om een offerte uit te brengen. Dat is geweldig! Maar voordat de klant het contract ondertekent, willen ze, naast creatieve voorstellen, antwoorden op een aantal praktische vragen: Hoeveel gaat dit projectkosten? Wanneer worden de werkzaamheden uitgevoerd? Heb je de nodige mensen beschikbaar?

Deze vragen zijn niet alleen belangrijk voor je klant, ze zijn ook cruciaal voor je bedrijf. De antwoorden vormen de basis van elk project. Ze bepalen wie eraan gaat werken en voor hoe lang. En ze bepalen of je geld verdient of het verliest aan het project.

Daarom hebben we deze blog geschreven.

Ondanks het financiële belang hebben veel bedrijven geen gestructureerde methodes om adequate offertes te maken. Het zijn vaak grove en onnauwkeurige schattingen met de hoop dat het project uiteindelijk toch nog winstgevend wordt. Ook zien we nog veel bedrijven met Excel werken.

Er is geen schakelaar die je kunt omdraaien om automatisch betere offertes te maken. Maar met behulp van tijdregistratie is het mogelijk om een ​​meer data-gedreven aanpak te volgen die het risico verkleint om geld te verliezen aan een project. Zo kun je aan de slag:

1. De basis leggen

Als urenbedrijf is de bestede tijd de meest waardevolle informatie die je kunt hebben. Immers is tijd uiteindelijk wat je verkoopt. Verder wil je geen verlies maken op je inkopen. Dus verstrek je opdrachten met prijsafspraken aan je leveranciers (po’s) en heb je een mark up op je kosten om die minimaal (inclusief handling!) terug te verdienen.

Om toekomstige projecten goed te kunnen offreren moet je weten hoelang het duurde om soortgelijke projecten in het verleden af ​​te ronden en hoeveel ze hebben gekost. De enige manier om deze informatie te krijgen, is om de tijd te registreren.

Niemand wil z’n tijd bijhouden, maar als je het goed implementeert, kan het verrassend eenvoudig zijn. Hier zijn enkele tips om ervoor te zorgen dat je de gegevens krijgt die echt nuttig zijn:

Houd de tijd bij voor specifieke projecten

Zorg ervoor dat je de tijd registreert voor afzonderlijke projecten. Beetje een dooddoener maar we hebben ook een blog geschreven over hoe je een werkbare cultuur bouwt rond urenschrijven.

Houd de tijd bij voor specifieke taken

Binnen elk project kun je tijd bijhouden voor specifieke taken, zoals ontwerp of projectbeheer of vergaderingen. Dit helpt je om de kosten van specifieke taken te bepalen.

Iedereen moet de tijd bijhouden

Iedere medewerkers die aan een project werkt, moet zijn tijd bijhouden, anders zijn de gegevens onvolledig en onbetrouwbaar.

Zorg ervoor dat de gegevens kloppen

Je team moet de werkelijke tijd bijhouden die ze aan een project besteden. Zorg ervoor dat ze niet zomaar 'magische aantallen' invoeren waarvan ze denken dat jij dat wilt zien. Als de gegevens niet kloppen heb je er ook niks aan.

Bepaal wat je medwerkers kosten

Je medewerkers hebben allemaal een verschillend bruto uur loon. Om de werkelijke kosten van een project te achterhalen, heb je in Rodeo Drive de mogelijkheid om van elk individu in werkelijke kosten te bepalen en daarmee te rekenen.

Organiseer je data

Je wilt iedere keer dat je een nieuw project start terug kunnen vallen op historische gegevens.

In Rodeo Drive heb je toegang tot alle projecten die er ooit zijn geweest en kun je ook budgetten en taken gemakkelijk kopiëren van oude naar nieuwe projecten.

2. Schatting van de projecttijdlijn

Het maken van een projecttijdlijn is niet gemakkelijk, maar wanneer je vergelijkbare projecten hebt gedaan kun je daarop terugvallen.

Als je (potentiële) klant vraagt om een herontwerp van de website, zoek je naar een herontwerp van de site die je eerder hebt gemaakt.

Vervolgens bekijk je hoeveel uur er per functie is ingegaan. Hoeveel uur hebben ontwerpers eraan besteed? Hoeveel uur hebben ontwikkelaars uitgegeven? Hoe zit het met projectmanagers?

Uiteraard is elk project anders en moet je aanpassingen maken voor de bijzonderheden van dit specifieke project.

Als je je goed voelt over het aantal verwachte uren, kun je dat in de komende paar maanden afstemmen op de capaciteit van je team. Idealiter heb je een systeem dat bijhoudt hoeveel uur elk teamlid de komende maanden gepland heeft te werken en hoeveel nieuw werk ze kunnen aannemen.

In Rodeo Drive Planning kun je de werklast van je team de komende paar maanden zien.

Koppel vervolgens het aantal uren dat van elke rol vereist is aan de beschikbaarheid van mensen in die rol.

Zodra je de uren hebt afgestemd op de beschikbare capaciteit van je team, zou je een vrij nauwkeurige schatting moeten kunnen maken van wanneer het project zal worden voltooid.

Wanneer bedrijven verkeerd plannen, is dat meestal omdat ze onderschatten hoe lang iets gaat duren.

Bouw binnen de planning bewegingsruimte in voor tegenvallers. Daarmee kun je de verwachtingen van je opdrachtgever ook beter managen.

Ook belangrijk: betrek je opdrachtgevers bij je planning en de milestones en de momenten dat zij bv feedback moeten geven,

3. Schatting van de projectkosten

Er zijn verschillende methoden die je kunt gebruiken om een begroting/offerte te maken.

Er is echter één basisregel die van toepassing is op alle projecten: je moet je klant meer in rekening brengen dan het je kost om het werk te doen 😁 Hoewel je soms bewust een verlies maakt op een project om hiermee later een groter project binnen te halen.

Maar het uitgangspunt is dat je geld wilt verdienen en geen geld wilt verliezen aan het project.

De essentiële eerste stap om uit te rekenen hoeveel je de klant moet berekenen, is te schatten hoeveel het je gaat kosten om dit specifieke project te voltooien.

Er zijn verschillende manieren om de kosten van een project te berekenen.

Opsplitsing van uren per individu

De nauwkeurigste manier om een schatting te maken is te bepalen wie er aan dit nieuwe project gaat werken en hoeveel uur iedere persoon erin gaat stoppen. Je kunt dit aantal vervolgens vermenigvuldigen met het uurtarief van de medewerker.

Het uurtarief van de medewerker heb je bepaald door zijn werkelijke kosten (bruto uurloon) te verhogen met een opslag voor de dekking van de bedrijfskosten en de gewenste winstmarge. De gewenste winstmarge bij een reclamebureau ligt tussen de 15 en 20%.

In Rodeo Drive kun je een kostprijs van het uurtarief aan een medewerker toekennen zodat je later precies kunt zien wat je medewerkers op een project hebben gekost.

Urentarieven koppelen aan een activiteit: de ratecard

Binnen een bureau zijn er verschillende functie groepen: artdirectors, copywriters, accountmanagers, strategen. Je kunt per functiegroepen generieke uurtarieven maken en een onderscheid maken tussen senior, medior, en junior niveaus. Over het algemeen zijn de salarissen op deze niveaus ongeveer hetzelfde en kun je dus een algemeen uurtarief hanteren.

Een ratecard per klant

Sommige bureaus werken met rate-cards. Handig want dan weet je precies wat je per activiteit aan een klant kan berekenen. Voordeel; je maakt geen fouten meer bij het maken van een begroting, alle projectmanagers gebruiken immers dezelfde ratecard.

De ratecard is een veel gebruikte functionaliteit binnen Rodeo Drive!

Een uniform uurtarief

We komen ook bureaus tegen met 1 uurtarief voor alle werkzaamheden. Daarbij wordt dan nog wel een onderscheid gemaakt tussen junior, medior en senior niveaus. Voordeel is dat het gemakkelijk werkt bij het budgetteren en dat het overzichtelijk is voor de klant.

Nadeel is dat brutolonen zich niet meer vertalen naar een uurtarief en dat t.o.v. een gedifferentieerd uurtarief soms minder winstmarge kan worden gerealiseerd.

4. Je offertes verbeteren

Belangrijk om in gedachten te houden is dat het maken van projectschattingen een iteratief proces is.

Hoe meer je het doet, hoe beter je wordt, ook omdat je meer historische gegevens hebt om naar terug te kijken. Hier zijn enkele manieren om ervoor te zorgen dat je bij elke schatting beter wordt:

Zoek uit wat er misging

Wanneer je een project afrondt, neem dan even de tijd met het team om te evalueren hoe het is gegaan: de debriefing.

Is je project in het rood beland? Met andere woorden, heeft het je meer gekost dan je de klant in rekening hebt gebracht?

Als dat zo is, betekent het waarschijnlijk dat je schattingen niet klopten.

Is de scope van het project veranderd? Was je team inefficiënt? Had de cliënt veel feedback?

De antwoorden op deze vragen helpen je om ook tussentijds het verloop van een project te verbeteren, maar ze zullen je ook helpen bij het verfijnen van toekomstige schattingen wanneer je beter kunt anticiperen op het onverwachte wendingen in het project.

Retrospectieve vergaderingen kunnen erg nuttig zijn om projecten te evalueren en de lessen te leren voor toekomstige projecten.

Beoordeel individuele schattingen

Het is niet genoeg om alleen maar te kijken of het project als geheel geld heeft (of verloren). Soms kan een winstgevend project problemen verhullen die zich onder het oppervlak bevinden.

Waren je schattingen voor de hoeveelheid ontwerpuren in de buurt van de werkelijkheid? Waren er personen die langer aan het project werkten dan je had verwacht? Praten met je team en het beantwoorden van deze vragen zullen een grote bijdrage leveren aan het verbeteren van je begrotingen.

Door je begrotingen te vergelijken met de tijd die je teams daadwerkelijk hebben geschreven, kun je een 'buffer' maken die je kunt toepassen op toekomstige schattingen zodat je uiteindelijk toch binnen de begroting blijft.

In Rodeo Drive is het eenvoudig om je schattingen/budgetten te vergelijken met de hoeveel tijd die medewerkers echt hebben geschreven.

5. Conclusie

Dit proces kan ontmoedigend klinken als je eraan gaat beginnen, maar zodra je een ritme hebt gevonden om tijdregistratiegegevens te verzamelen en te analyseren voor elk project dat je voltooit, wordt het relatief eenvoudig.

Het verbeteren van begrotingen van je opkomende projecten is slechts een van de vele voordelen van tijdregistratie. Je kunt klanten factureren overeenkomstig je inspanningen, je bedrijf wordt winstgevender en je hebt beter inzicht in de prestaties van je teams cq. medewerkers.

Punt is wel dat veel mensen tijdregistratie niet bepaald als leuk ervaren. Teams klagen over het moeten doen en ze denken dat het de strijd niet waard is.

Daarom is het logisch om naar een hulpmiddel als Rodeo Drive te kijken. Rodeo Drive maakt het invoeren van tijd eenvoudig voor je team, door gebruikmaking van timers, gemakkelijk urensheets, door taken aan uren te koppelen en de mobiele app.

En we hebben mooie on-the-fly rapporten die je het gemakkelijk maken om alle uren van je teams te volgen.