Probeer nu gratis
Product
Voor wie
Tarieven
Bedrijf
Ondersteuning
Login
Productiviteit

Waarom een projectmanager een tool verdient!

Joanna Marlow
Joanna Marlow
|
december 4, 2019
Lichte modus

Wat moet je kiezen? In deze blog aandacht voor alle zaken waar je op moet letten als je kiest voor Projectmanagement Software.

Daar heb je toch helemaal geen tijd voor!

Excel bestanden uitpluizen. PDF’s doorscrollen. Graven in je mailbox. Swipen door je iCal. Uren zoekend door een chatlog. Daar heb je toch helemaal geen tijd voor. Nou blijkbaar wel, want een aanzienlijk deel van de dag ben je hiermee bezig. Hoe zou het zijn als je al je projectadministratie eenvoudig op één plek zou hebben? Een overzicht van facturen, offertes, planningen, kosten, taken, contacten en rapporten. Van het begin tot het einde van je werkdag toegankelijk met een druk op de knop. Modern projectbeheer kan niet meer zonder tooling.

Slapeloze nachten

Badend in het zweet word je wakker. Hoe zat het nou ook alweer met die toevoeging van het PO voor die ene klant met dat rare project? Je wilt gewoon rust en overzicht. 9 van de 10 keer is alles ook prima in orde, maar ben je gewoon even het overzicht kwijt. Dat komt omdat je niet weet wat de status is. Niet geheel onlogisch als je administratie all over the place is. Je wilt eigenlijk een dashboard waar je altijd op terug kan vallen als je het even niet meer weet. En dan weer lekker doorslapen.

Waarom zou je kiezen voor Projectmanagement Software?

  • Overzicht

  • Rust

  • Consistentie

Projectmanagement Software

Er zijn vele softwareoplossingen die deze problemen tackelen. Grote kans dat jij al gebruik maakt van een administratietool. Er zijn programma’s om uren te schrijven, bonnetjes in te scannen, een planning te maken, takenlijsten bij te houden, facturen te maken, budgetten te beheren en ga zo maar door. Je zou bijna een tool kunnen maken om al deze tools in te beheren. Hoe bepaal je wat werkt voor jullie processen?

Welke Projectmanagement features heb je nodig?

  • Dashboard/overzicht
  • Offertes/facturatie
  • Urenregistratie
  • Rapportages

Data gedreven 

Overal lees je berichten voorbij komen over data gedreven beslissingen. Klinkt natuurlijk geweldig, maar voor een pragmatisch vak als projectmanagement gaat dat natuurlijk niet op. 

Nou, daar zou je nog wel eens naast kunnen zitten. De wat meer geavanceerdere Projectmanagement tools hebben rapportagefuncties. Deze leunen op de gegevens die door deze apps heen gaan. Denk aan het berekenen van de tijd die het duurt voordat een taak af is. Of het kan suggesties geven gebaseerd op informatie uit de (behaalde) planningen.  Op basis van je takenadministratie kan je zien welke freelancer optimaal presteert en welke de kantjes eraf loopt. Nu kan je eindelijk met feiten je onderbuikgevoel kracht bijzetten.

Tips voor tools

  • Declaree is een app waarmee je gemakkelijk je bonnetjes in kan scannen en beheren. Communiceert ook lekker met de boekhouding.

  • Docusign is een app waar je digitaal documenten kan laten tekenen. Hiermee kan je sneller en veiliger offertes laten goedkeuren.

Eenvoudig Consistent

Een goede tool is de basis van de dag voor een Projectmanager. Het is het eerste dat geopend wordt als je je laptop aanzet. Vanuit je dashboard start je de dag op. Hier zie je in één opslag waar je actie op moet ondernemen. Het is je snelheidsmeter en navigatie tegelijkertijd. 

Op je dashboard zie je een overzicht van je uren, taken, projecten en facturen. Als je dan elke dag op dezelfde manier start zal je merken dat je workflow een stuk gestructureerder uitgevoerd wordt. Hierdoor kan je enorm groeien in je consistentie en daarmee efficiëntie. Dat is niet alleen voor je mentale gemoedstoestand prettig, maar ook jouw omgeving zal daar de vruchten van plukken. 

Met consistentie komt inzicht in de werkdruk. Je kan makkelijker communiceren wat je gedaan hebt, maar ook beter inschatten hoe lang iets gaat duren. Hierdoor kan je nog beter de verwachtingen managen, wat weer enorm veel frustratie scheelt. 

Lees ook: Vier tips om je projecten winstgevender te maken!

Dus?

Nu je wat scherper inzichtelijk hebt wat je kan verwachten van Projectmanagement Tools kan je wellicht aan de slag met de zoektocht naar de juiste app voor jou. In dit proces is het belangrijk dat je de juiste vragen formuleert zodat jouw tool straks naadloos aansluit op jouw werkzaamheden. Het is belangrijk dat je goed in de gaten hebt waar voor jouw Project Management de optimalisatieslagen liggen. 

  • Wat wordt er qua administratie vanwacht van jullie bedrijfsprocessen? 
  • Welke onderdelen zou jij gestroomlijnder, duidelijker en consistenter willen? 
  • Welke features zorgen ervoor dat jij jouw werk makkelijker en beter kan doen?
  • Welke collega's zijn betrokken bij de processen en hoe wat verwachten zij van een tool?

Heb je dit scherp? Neem dan contact op met de tools waarvan jij denkt dat ze jou verder kunnen helpen en leg je problemen bij ze neer. Het is dan een kwestie van kijken of ze de juiste oplossing aanbieden.

Nu weet je dat het hebben van de juiste hulpmiddelen essentieel is bij het beheren van een project. Je gaat hier voor overzicht, rust en consistentie. Dit zal je helaas niet vinden als je voor elke feature een andere tool nodig hebt. Maak daarom kennis met de projectmanagement tool van Rodeo Drive. Hier heb je alle features die jij nodig hebt, gewoon in 1 tool. Maak daarom vandaag nog een gratis trial account aan!