Are you looking for the English version of our website?
Menu
Menu

Waarom een Project Manager een tool verdient!

Beeld je even een wereld in waar je nooit meer zorgen hebt over je administratie. Geen paniek meer rondom deadlines. Alles constant real-time in een overzicht. Dat kan. Door middel van apps en tools kan je veel beter orde scheppen en inzicht krijgen in je werk. En jij, als Project Manager, verdient dat!

Waarom een Project Manager een tool verdient!

Wat moet je kiezen? In deze blog aandacht voor alle zaken waar je op moet letten als je kiest voor Project Management Software.

Daar heb je toch helemaal geen tijd voor!

Excel bestanden uitpluizen. PDF’s doorscrollen. Graven in je mailbox. Swipen door je iCal. Uren zoekend door een chatlog. Daar heb je toch helemaal geen tijd voor. Nou blijkbaar wel want een aanzienlijk deel van de dag ben je hiermee bezig. Hoe zou het zijn als je al je projectadministratie eenvoudig op een plek zou hebben? Een overzicht van facturen, offertes, planningen, kosten, taken, contacten en rapporten. Van het begin tot het einde van je werkdag toegankelijk met een druk op de knop. Modern projectbeheer kan niet meer zonder tooling.

Slapeloze nachten

Badend in het zweet word je wakker. Hoe zat het nou ook alweer met die toevoeging van het PO voor die ene klant met dat rare project? Je wilt gewoon rust en overzicht. 9 van de 10 keer is alles ook prima in orde, maar ben je gewoon even het overzicht kwijt. Dat komt omdat je niet weet wat de status is. Niet geheel onlogisch als je administratie all over the place is. Je wilt eigenlijk een dashboard waar je altijd even op terug kan vallen als je het even niet meer weet. En dan weer lekker doorslapen.

Waarom zou je kiezen voor Project Management Software?

  • Overzicht

  • Rust

  • Consistentie

Project Management Software

Er zijn vele softwareoplossingen die deze problemen tackelen. Grote kans dat jij al gebruik maakt van een administratietool. Er zijn programma’s om uren te schrijven, bonnetje in te scannen, een planning te maken, takenlijsten bij te houden, facturen te maken, budgetten te beheren en ga zo maar door. Je zou bijna een tool kunnen maken om al deze tools in te beheren. Hoe bepaal je wat werkt voor jullie proces?

Welke Project Management features heb je nodig?

  • Dashboard/overzicht

  • Offertes/facturatie

  • Urenregistratie

  • Rapportages

Data gedreven

Overal lees je berichten voorbij komen over data gedreven beslissingen. Klinkt natuurlijk geweldig, maar voor een pragmatisch vak als projectmanagement gaat dat natuurlijk niet op. 

Nou, daar zou je nog wel eens naast kunnen zitten. De wat meer geavanceerdere Project Management tools hebben rapportagefuncties. Deze leunen op de gegevens die door deze apps heen gaan. Denk aan het berekenen van de tijd die het duurt voordat een taak af is. Of het kan suggesties geven gebaseerd op informatie uit de (behaalde) planningen.  Op basis van je takenadministratie kan je zien welke freelancer optimaal presteert en welke de kantjes eraf loopt. Nu kan je eindelijk met feiten je onderbuikgevoel kracht bijzetten.

Tips voor tools

  • Declaree is een app waar je gemakkelijk je bonnetjes mee in kan scannen en beheren. Communiceert ook lekker met de boekhouding.

  • Docusign is een app waar je digitaal documenten kan laten tekenen. Hiermee kan je sneller en veiliger offertes laten goedkeuren.

Eenvoudig Consistent

Een goede tool is de basis van de dag van een Project Manager. Het is het eerste dat geopend wordt als je je laptop aanzet. Vanuit je dashboard start je de dag op. Hier zie je in één opslag waar je actie op moet ondernemen. Het is je snelheidsmeter en navigatie tegelijkertijd. 

Op je dashboard zie je een overzicht van je uren, taken, projecten en facturen. Als je dan elke dag op dezelfde manier start zal je merken dat je workflow een stuk gestructureerder uitgevoerd wordt. Hierdoor kan je enorm groeien in je consistentie en daarmee efficiëntie. Dat is niet alleen voor je mentale gemoedstoestand prettig, maar ook jouw omgeving zal daar de vruchten van plukken. 

Met consistentie komt inzicht in de werkdruk. Je kan makkelijker communiceren wat je gedaan hebt, maar ook beter inschatten hoe lang iets gaat duren. Hierdoor kan je nog beter de verwachtingen managen, wat weer enorm veel frustratie scheelt. 

Dus?

Nu je wat scherper inzichtelijk hebt wat je kan verwachten van Project Management Tools kan je wellicht aan de slag met de zoektocht naar de juiste app voor jou. In dit proces is het belangrijk dat je de juiste vragen formuliert zodat jouw tool straks naadloos aansluit op jouw werkzaamheden. Het is belangrijk dat je goed in de gaten hebt waar voor jouw Project Management de optimalisatieslagen liggen. 

  • Wat wordt er qua administratie vanwacht van jullie bedrijfsprocessen? 
  • Welke onderdelen zou jij gestroomlijnder, duidelijker en consistenter willen? 
  • Welke features zorgen ervoor dat jij jouw werk makkelijker en beter kan doen?
  • Welke collega's zijn betrokken bij de processen en hoe wat verwachten zij van een tool?

Heb je dit scherp? Neem dan contact op met de tools waarvan jij denkt dat ze jou verder kunnen helpen en leg je problemen bij ze neer. Het is dan een kwestie van kijken of ze de juiste oplossing aanbieden.

+31 (0)88 165 14 00
Request a new password
Go back to login
An email has been sent with instructions to request a new password.