Are you looking for the English version of our website?
Menu
Menu

Wat is projectmanagement?

Wat is projectmanagement nou precies? Al heb je er vaak genoeg over gehoord, waarschijnlijk vind je het toch lastig te omvatten wat het exact inhoudt. Wij delen hier graag onze kennis over, en vertellen je over een aantal van de meest populaire projectmanagement tools en methoden.

Wat is projectmanagement?

Projectmanagement is tegenwoordig een veel gebruikte term. Aangezien je het zo vaak voorbij ziet komen, verwacht je wel ongeveer te weten wat het is. Maar zou je werkelijk kunnen uitleggen wat het inhoudt? Als je wilt dat ieder project waar je aan werkt een succes wordt, is dit een belangrijk onderwerp. In dit artikel brengen we alle details aan het licht, om te ontdekken waarom projectmanagement zo belangrijk is en welke methoden er zijn.

Table of contents:

  1. Wat is projectmanagement?
  2. Zou projectmanagement in alle bedrijven werken?
  3. Waarom is projectmanagement belangrijk?
  4. Waarom zijn projectmanagement tools belangrijk?
  5. Welke projectmanagement methoden zijn er en welke is geschikt voor jouw bedrijf?
  6. Kan projectmanagement geautomatiseerd worden? 
  7. Welke soort projectmanagement tools zijn er?
  8. Conclusie

Wat is projectmanagement?

Het lijkt zo vanzelfsprekend, maar heeft een omvangrijk definitie. Als eerste is het belangrijk om precies te begrijpen wat een project is. Dit wordt gedefinieerd als een aaneenschakeling van activiteiten die voltooid moeten worden om bepaalde doelen te bereiken. Projectmanagement wordt ingezet om ervoor te zorgen dat deze doelen ook echt worden gehaald. De complete definitie van projectmanagement is het toepassen van kennis, ervaring, vaardigheden, processen en methodes om het gewenste resultaat te verwezenlijken. Heel anders dan het gewone ‘management’, wat een doorlopend proces is. Projectmanagement focust op een bepaald project met een eigen tijdsbestek en uiteindelijke deliverables.

Hierbij een volledige lijst van alle onderdelen van projectmanagement:

  • De reden/doel van het project vaststellen

  • De vereisten voor de deliverables vaststellen

  • De vereisten voor de benodigde middelen vaststellen

  • Een tijdsbestek vaststellen

  • Het project budget beheren

  • Het actieplan uitstippelen

  • Een projectteam samenstellen en begeleiden

  • De projectvoortgang overzien

  • Risico’s, problemen en veranderingen beheersen

  • Contact met stakeholders onderhouden

  • Het project sluiten

Projectmanagement is dus niet alleen een planning van de wie, wat, en wanneer? Naast het garanderen dat doelen behaald worden, omvat het ook het beheren van de manier waarop dit gebeurt. Hierbij wordt de kwaliteit van de deliverables in acht genomen, naast het waarborgen van kostenefficiëntie. 

Zou projectmanagement in alle bedrijven werken?

Ons antwoord is “ja”. Projectmanagement werkt voor elke organisatie waar aan projecten gewerkt wordt. Het is uitgegroeid tot een wereldwijd fenomeen omdat de meeste bedrijven werkzaamheden bieden die door middel van een aaneenschakeling van taken worden voltooid. Hier hoort natuurlijk ook een specifiek resultaat binnen een vastgesteld tijdsbestek bij. Projectmanagement is dus ontwikkeld om te verzekeren dat resultaten naar tevredenheid worden behaald. Welk bedrijf wilt dit nou niet? Projectmanagement kan dus van waarde zijn voor iedere soort organisatie. Het investeren in projectmanagement software en het aannemen van een project manager zijn hierbij de sleutelfactoren.

Voor kleine bedrijven zal het misschien niet altijd kostenefficiënt zijn om een projectmanager in te huren. Dit geldt tevens voor projecten die niet omvangrijk genoeg zijn. In dit geval, maakt het investeren in projectmanagement software nog altijd het grote verschil.

Waarom is projectmanagement belangrijk?

Het belang van projectmanagement rust op het gegeven dat ieder project een succes moet worden. Succes bereik je niet zomaar, je moet ervoor plannen. Wanneer je het teveel aan het toeval overlaat, speel je in feite met je business. Je stelt het volledig bloot aan de chaos die vervolgens ontstaat. Bijvoorbeeld een overmatige inzet van middelen die alsnog leidt tot middelmatige resultaten. Of zelfs ver onder maat. Ook kan het zijn dat je hierdoor veel geld verspilt. 

Zelfs wanneer het lijkt alsof je bedrijf prima gedijt, blijkt niets minder waar te zijn. Het toepassen van projectmanagement brengt alle mogelijkheden in beeld waar winst te behalen valt. Misschien benut je bepaalde resources niet voor de volle capaciteit, of je blijkt ze juist te verkwisten. Misschien kan er wel flink bezuinigd worden, waardoor je de winstmarge enorm kan vergroten. Er zijn zoveel verschillende scenario's te bedenken. We zullen hieronder wat dieper ingaan op het belang van projectmanagement.

Verminder de kans op chaos

Chaos ontstaat al gauw zodra werk zich op begint te stapelen. Dat komt omdat je dan het overzicht kwijt raakt. Het structureel plannen en organiseren van projecten helpt deze chaos te temmen, door alles op te delen in duidelijke, overzichtelijke taken. Wanneer iedereen een gedetailleerd plan volgt, kun je makkelijker voortgang van taken in de gaten te houden en bijsturen wanneer obstakels ontstaan. Vergeet ook niet dat cliënten het zullen merken wanneer je business een chaos is, wat zeker geen professionele indruk wekt.

Verbeterde samenwerking en team productiviteit 

Team work makes the dream work hoor je wel vaker. Projectmanagement zorgt op verschillende manieren voor een verbeterde samenwerking. Het selecteren en samenbrengen van de juiste werknemers om een project te voltooien is hier onderdeel van. Wanneer dit gebeurt op basis van de juiste vaardigheden en beschikbaarheid per werknemer, kun je er vanuit gaan dat het beste resultaat behaald wordt. Door aan projecten te werken ontwikkelen medewerkers ook voortdurend hun vaardigheden. Het is belangrijk dit te monitoren. Realiseer het ware potentieel van je eigen werknemers voordat je dingen gaat uitbesteden.

Projectmanagement overziet de productiviteit van medewerkers op basis van hun beschikbaarheid. Dit laat duidelijk zien wanneer medewerkers het te zwaar hebben, of wie juist meer aan zou kunnen. Het laatste wat je wilt is dat medewerkers onder de maat presteren omdat ze onder teveel druk staan. Of juist dat je niet doorhebt dat sommige medewerkers kunnen luieren. In een omgeving waar vlotte samenwerking en communicatie gestimuleerd wordt, zal verantwoordelijkheid eerlijk verdeeld blijven. Een beetje aanmoediging of ondersteuning hier en daar zal wonderen doen. Uiteindelijk maakt een verbeterde samenwerking en productiviteit ook een grote impact op de kwaliteit van de deliverables. 

Verminderde risico op wanbeheer van middelen

Voorkom wanbeheer van middelen ten alle tijden. Of het nou financieel of menselijk kapitaal betreft, het is altijd kostbaar. Een projectmanagement strategie wijst middelen aan projecten toe, en kan vaststellen wat een redelijk budget zou zijn. Hieronder valt ook de budgetverdeling per taak en het bijhouden van de kosten tot voltooiing. Zoals we al eerder beschreven, is het van belang het ware potentieel uit je team te halen voordat je kosten uitbesteedt. 

Maar zelfs als een project al loopt, kun je kosten gaandeweg inperken door bovenop elke stap in het proces te blijven zitten. Sommige obstakels en problemen vereisen een koerswijziging. Dit dient ook op de meest effectieve en efficiënte manier te gebeuren zodat het budget niet overschreden wordt. 

Garantie dat projecten op tijd af worden geleverd

Alle medewerkers hebben zo hun eigen sterktes en zwakten, voor sommigen kan tijdsmanagement een issue zijn. Vooral creatieven kunnen zichzelf in het proces verliezen wanneer ze geïnspireerd zijn. Het hele projectteam hoort echter op schema te blijven, en daar zorgt projectmanagement voor. Door begeleiding te bieden en constant de voortgang te beoordelen, blijven projecten op schema. Soms hebben medewerkers gewoon niet in de gaten dat ze achterop raken, en hoe dit effect heeft op andere projectonderdelen. Hierom is het van cruciaal belang dat ze aan deadlines worden herinnerd, en werkuren worden geregistreerd.

Waarborging van de kwaliteit 

Terwijl een project opgedeeld wordt in taken en subtaken, bewaart projectmanagement het overzicht over het grote plaatje. Soms blijkt na verschillende aanpassingen dat de kwaliteit van een deliverable teveel afwijkt van wat oorspronkelijk de bedoeling was. Projectmanagement zorgt in feite voor een constante kwaliteitscontrole, waardoor afwijkingen meteen opgemerkt worden. Zo kan je nog op tijd ingrijpen om de kwaliteit te kunnen waarborgen.

Verzamelen en toepassen van waardevolle kennis

Of een project nou slaagt of faalt, je kan er altijd lering uit trekken. Maar deze waardevolle lessen vervagen wanneer kennis niet juist wordt opgeslagen. Het verzamelen van deze data speelt een belangrijke rol in het succes van toekomstige projecten. Een vakkundige projectmanager heeft door vallen en opstaan al heel wat kennis vergaard. Aan hun de taak deze kennis te blijven verzamelen en toepassen. Ook communiceert de projectmanager deze bevindingen aan het team, hoger management en andere stakeholders. 

Waarom zijn projectmanagement tools belangrijk?

Al neemt je bedrijf de allerbeste projectmanager aan, dan nog heeft hij een systeem en de juiste tools nodig om mee te werken. Spreadsheet programma’s hebben het leven al een stuk makkelijker gemaakt. Afhankelijk van je vaardigheidsniveau natuurlijk. Alsnog missen ze echter de benodigde intuïtie om moderne bedrijfsactiviteiten te kunnen ondersteunen. Tegenwoordig heeft niemand meer tijd om eindeloze lijsten, tabs en formules te maken om projecten te kunnen evalueren.

Projectmanagement tools zijn ontwikkeld om precies te doen wat de naam al doet vermoeden: projecten managen. Ze zijn ontworpen om relevante data op een visueel aantrekkelijke manier weer te geven. Op een intuïtieve manier worden automatisch berekeningen gemaakt en worden verbanden gelegd met gegevens. Met minimale input en enkele clicks, heb je een duidelijk overzicht over een projectplan. Vervolgens kunnen taken verdeeld worden over medewerkers. Sommige tools kunnen de voortgang op verschillende manieren illustreren, door middel van grafieken, diagrammen of tabellen. Het verschilt per tool in hoeverre projecten beheerd en beoordeeld kunnen worden. Er is heel veel keuze. Sommige tools kunnen beknopte rapporten produceren, terwijl anderen slechts eenvoudige statistieken laten zien. Niettemin, nemen slimme tools veel gecompliceerde taken over.

Zelfs met skills en ervaring in overvloed, is het leven van een projectmanager niet makkelijk. Het hebben van de juiste tools zorgt ervoor dat ze hun werk goed kunnen doen, op de meest efficiënte manier. Daarnaast genereren deze tools rapporten op basis van data uit voorgaande projecten. Hierdoor kan een projectmanager weloverwogen beslissingen nemen. Ook voor kleine bedrijven die (nog) geen projectmanager hebben, fungeert een projectmanagement tool als belangrijkste leidraad. Vooral nu we meer vanuit huis werken, is het gebruik van een centraal platform nodig om een team samen te kunnen brengen.

Welke projectmanagement methoden zijn er en welke is geschikt voor jouw bedrijf?

Elk project is uniek, waardoor er geen one-size-fits-all methode bestaat die je altijd kan toepassen. Met een ruime keuze aan verschillende methoden, is het soms moeilijk te bepalen welke het meest geschikt is voor jouw bedrijf. Hieronder zullen we een aantal populaire methoden beschrijven.

  1. Waterval: Een traditionele methode, met een lineaire benadering tot projectplanning. Je neemt chronologische stappen aan de hand van een duidelijk schema. Pas wanneer een stap voltooid is, kun je verder met de volgende. Een evaluatie vindt pas achteraf plaats. Geschikt voor: Grote, maar relatief eenvoudige projecten waarmee een team al ervaring heeft.

  2. Agile: Vooral populair voor software ontwikkeling. Het project wordt in meerdere korte iteraties opgedeeld, waarbij het team samenwerkt met de stakeholders om de resultaten constant te kunnen evalueren. Elke iteratie levert weer verbeteringen op, totdat alles naar tevredenheid werkt. Geschikt voor: Vrij complexe projecten die veel flexibiliteit vereisen.

  3. Scrum: Ook een Agile methode, alleen worden iteraties naar ‘sprints’ vertaald, en wordt gebruik gemaakt van specifieke events en rollen om het proces te beheren. De ‘Scrum master’ zorgt ervoor dat het scrum proces wordt gevolgd, terwijl de ‘product eigenaar’ functioneert als stem voor de stakeholders. Geschikt voor: Teams met max 10 leden die aan complexe projecten werken die veel flexibiliteit vereisen.

  4. Kanban: Nog een Agile methode, al focust deze op een visuele representatie van een project en de just in time benadering. Een ‘Kanban bord’ is opgemaakt uit ‘kanban kaarten’ welke steeds doorgeschoven worden in de kolommen ‘to-do’, ‘doing’ en ‘done’. Geschikt voor: Teams met max 10 leden die aan vrij complexe projecten werken die redelijk wat flexibiliteit vereisen.

  5. Lean: Populair gemaakt door Japanse fabrikanten, focust de lean methode op het creëren van maximale waarde met zo min mogelijk middelen. Alle zaken die geen waarde toevoegen worden verwijderd en gecategoriseerd als ‘Muda’, ‘Mura’ en ‘Muri’. Deze drie M’s staan voor activiteiten die geen waarde toevoegen, overbelasting van het proces en ongelijkheden in de workflow. Geschikt voor: Organisaties die een nieuwe benadering willen proberen om maximale efficiëntie te bereiken.

Een agile project management methode is het gebruik van een Kanban board

Kan projectmanagement geautomatiseerd worden? 

Sommige aspecten van projectmanagement zullen altijd menselijke bekwaamheid vereisen, sommigen kunnen geautomatiseerd worden. Met name de dingen die mensen toch al niet zo leuk vinden om te doen.

Automatiseren van offertes

Voordat je een project kan starten, besteed je vaak veel tijd aan het vaststellen van een realistisch budget. Dit proces kan worden versneld door data van vergelijkbare projecten te raadplegen. Wanneer alle waardevolle informatie goed wordt bijgehouden, is het systeem in staat nauwkeurige suggesties te maken. Hierop kan een budget gebaseerd worden, in plaats van simpelweg alle beschikbare middelen in te zetten. Zodra het budget berekend is, kan de offerte voor de klant hier ook op gebaseerd worden. Met sommige projectmanagement tools zoals Rodeo, kun je eenvoudig budgets omzetten naar offertes.

Automatiseren van planning

Je zal een stuk minder meetings hoeven inplannen om voortgang te bespreken, als de updates van een planning tool voor zich spreken. Teamleden zien vanzelf wanneer ze aan projecten zijn toegevoegd, en kunnen een digitale takenlijst afwerken. Managers hoeven niet te vragen wat een teamlid gedaan heeft, als iedereen het simpelweg kan zien. Voor vergelijkbare projecten, zou het handig zijn als een tool het mogelijk maakt een oud projectformat te kunnen kopiëren en hergebruiken. 

Automatiseer urenregistratie

Laten we eerlijk zijn, niemand houdt graag uren bij. Maar als het super eenvoudig gemaakt wordt, zullen ze het wel doen. Urenregistratie is ontzettend waardevol, en niet bedoeld als een manier voor overijverige managers om hun team te micro-managen. Wanneer alle werkuren nauwkeurig geregistreerd worden, kun je precies zien hoeveel tijd het kost om bepaalde taken en volledige projecten op te leveren. Hierdoor kun je je projecten nog winstgevender maken.

Automatiseer facturatie

Niet veel projectmanagement tools hebben een functie voor het aanmaken en verzenden van facturen. Dit terwijl ieder bedrijf kan profiteren van een makkelijke manier om inkomsten te laten doorstromen. Er bestaan slechts een paar tools met een dergelijke functie, waaronder Rodeo. We bieden zelfs de mogelijkheid om herhaal facturen volledig te automatiseren.

Welke soort projectmanagement tools zijn er?

Er bestaan zoveel verschillende soorten projectmanagement tools, die populair zijn voor verschillende branches en processen.

Excel/Sheets

Zoals eerder genoemd, waren spreadsheets in het verleden wel revolutionair te noemen. Hoewel het hebben van eindeloze spreadsheets voor veel bedrijven nog steeds een gangbare praktijk is, is het een nogal ouderwetse methode. Een hoog vaardigheidsniveau is vereist om met een programma als Excel te kunnen werken. Je moet echt in staat zijn om bepaalde sheets en formules te kunnen creëren, die precies de informatie kunnen berekenen die je nodig hebt. Ieder klein foutje in de sheet heeft invloed op het hele document. Maar als meerdere mensen met verschillende vaardigheidsniveaus dezelfde sheet moeten gebruiken, weet je gewoon dat er fouten gemaakt worden. Voordat je het weet, zijn alle formules weer aangetast en duurt het uren om alles te herstellen.

Op een gegeven moment wordt het sowieso te tijdrovend om ontelbare sheets met formules te maken. Daarbij kost het veel moeite om zelf de juiste formules te bedenken waarmee je bepaalde dingen kan berekenen, en moet je zelf uitzoeken hoe je alles in context plaatst.

Jira

Veel van de eerst geïntroduceerde projectmanagement tools waren speciaal bedoeld voor software ontwikkeling. Het complexe productieproces vereist een hoop ruimte voor evaluatie, omdat technische problemen ofwel bugs meteen opgespoord en aangepakt moeten worden. Een populair voorbeeld van een dergelijke tool is Jira.

Asana

Zodra duidelijk werd dat projectmanagement werkt voor iedere soort organisatie, werden meer tools geïntroduceerd waarbij het om de taken planning ging. Asana is een tool waarmee je taken tot in detail kan plannen. Het werd specifiek ontwikkeld om samenwerking en team productiviteit te verbeteren. Alhoewel het een geweldige planning tool is, ondersteunt het geen andere werkprocessen zoals andere allround tools dat wel kunnen. Wat betekent dat je nog steeds tussen verschillende tools en programma’s moet schakelen.

Rodeo

Voor bedrijven die hun algehele werkprocessen willen optimaliseren, zou een all-in-one projectmanagement tool beter geschikt zijn. Rodeo heeft een hele simpele plug-and-play setup, waarmee je direct aan de slag kan. Integraties met andere tools zijn niet nodig. Doordat alle processen met elkaar verbonden zijn, kan een aanzienlijk deel van het proces geautomatiseerd worden. Budgets, offertes, planning, urenregistratie, facturatie en rapportage behoren tot de benodigde functies om projectmanagement op alle niveaus te optimaliseren.

Een van de redenen waarom Rodeo zo goed aansluit op het projectmanagement proces, is dat het ontwikkeld werd door financiële dienstverlener KOM (Kop of Munt). Door een groot klantenbestand in de creatieve sector, konden ze de beste praktijk methoden vanuit de doelgroep in de tool te verwerken.

Conclusie

Door het succes van je projecten niet aan het toeval over te laten, kun je je bedrijf veel winstgevender maken. Projectmanagement kan voor ieder bedrijf werken, aangezien elke organisatie profijt heeft van een geoptimaliseerd werkproces. Het inhuren van een capabele project manager valt te overwegen. Het investeren in project management software is echter een harde vereiste. Intuïtieve tools maken alle processen eenvoudiger, sneller en soepeler. Ze nemen heel veel gecompliceerde taken over, zodat het team meer tijd heeft om te werken aan de leuke dingen. Bekijk verschillende project management methodes, om erachter te komen welke het beste past bij jouw werkprocessen. 

Probeer Rodeo 14 dagen gratis, en plan een gratis demo in om te bekijken hoe jouw bedrijf ervan kan profiteren.

 

+31 (0)88 165 14 00
Deze website maakt gebruik van Cookies Accepteren