5 tips die ervoor zorgen dat je baas ja zegt tegen een projectmanagement tool

Projectmanagers zijn het natuurlijk gewend om meerdere balletjes in de lucht te houden. Ze moeten ervoor zorgen dat doelstellingen behaald worden, alle stakeholders tevreden zijn en dat de neuzen van alle teamleden dezelfde kant op wijzen. Elke projectmanager verdient een projectmanagement tool, omdat het veel simpele maar tijdrovende taken uit handen kan nemen. Echter is het je baas die de rekening moet betalen, en hij/zij begrijpt wellicht niet welke winst op deze investering te behalen is. In dit artikel leggen wij je precies uit hoe je dit kan aanpakken, om ervoor te zorgen dat je baas “JA” zegt tegen een projectmanagement tool!

#1 Bespreek problemen en moeilijke uitdagingen

Dit spreekt eigenlijk voor zich. In ieder bedrijf, hoort de manager altijd op de hoogte te zijn van de problemen en uitdagingen waar het team voor staat.

Wanneer je voorstelt een projectmanagement tool te kopen, zal je baas als allereerste vragen waarom je het nodig hebt. Kaart je met je betoog een hoop issues aan waar ze nog nooit eerder over gehoord hebben, dan zullen ze niet erg overtuigd zijn.

Of je nou voor het eerst een PM tool wil implementeren of wil switchen naar een betere, je baas is makkelijker te overtuigen wanneer het een oplossing kan zijn voor problemen waar ze al langer over horen.

Heb je al even een specifieke PM tool in gedachten? Dan kun je ook een tijdje wachten voordat je erover begint. Verspreid over een aantal weken, kun je op slinkse wijze al een aantal zaken benoemen waarvoor de tool als ultieme oplossing zou kunnen dienen.

Bijvoorbeeld: “Oh wat zou het toch handig zijn als we een PM tool zouden hebben die facturen verstuurt met ons logo en lay-out…” Vervolgens laat je een paar weken later aan je baas zien dat Rodeo Drive ‘toevallig’ een feature heeft waarmee dit kan.

Een beetje sneaky is het wel, maar voor een goed doel!

#2 Zet de voordelen op een rijtje

Of je nou twijfelt om een nieuw carrièrepad in te slaan, van je echtgenoot te scheiden of om van projectmanagement software te switchen, het maken van een lijstje met alle voor- en nadelen is altijd een goed idee.

Hiermee breng je heel duidelijk in kaart wat er op het spel staat, wat je eventueel verliest en wat je ervoor terug krijgt. Zo kun je uiteindelijk een balans opmaken. Als je een PM tool wilt vervangen zet je alle pluspunten van de nieuwe tool op een rijtje tegenover de minpunten van de oude tool. 

Als je juist voor het eerst een tool wilt introduceren, focus je enkel op een lijst met alle voordelen. Leg echter de nadruk op hoe de features jouw team exact helpen, maar ook hoe ze van invloed zijn op de uiteindelijke netto omzet van de gehele organisatie.

De tool zal veel interessanter zijn voor je baas wanneer het zaken waar hij/zij zich mee bezighoudt ook beïnvloedt. Verricht research en presenteer de voordelen op een manier die aansluit op de zorgen van je baas.

Zeg niet simpelweg: 

Deze tool heeft een urenregistratie feature waarmee ik kan bijhouden hoeveel tijd teamleden aan hun taken besteden.

Ga dieper in op hoe het hele bedrijf profijt van de feature kan hebben, terwijl je alle voordelen benoemt:

Met de urenregistratie feature kan ons bedrijf:

- zien hoeveel tijd er in projecten gaat zitten

- overzicht hebben op de productiviteit van medewerkers

- beter inschatten hoe lang projecten zullen duren

- beter inschatten wat de kosten voor projecten zullen zijn

- zorgen dat projecten binnen budget blijven

- projecten winstgevender maken

- het facturatie proces versnellen

- etc…

Vergeet niet deze lijst al klaar te hebben voordat je überhaupt tegen je baas over een tool begint. Zo ben je veel beter voorbereid op eventuele vragen.

#3 Constateer welke twijfels er zijn

Let tijdens het eerste gesprek heel erg goed op je managers’ reactie, en luister goed naar de manier waarop ze vragen formuleren. Hun echte twijfels en bezwaren spreken ze vaak niet direct uit, maar zullen er doorheen schemeren.

Besef ook dat een dergelijke beslissing tijd nodig heeft, een definitief antwoord krijg je niet meteen na één gesprek.

Benut de tijd die eroverheen gaat echter goed door je op de volgende meeting voor te bereiden. Constateer wat de exacte twijfels lijken te zijn en hoe je daarop in kan spelen.

Vraagt je baas bijvoorbeeld hoe lang het onboarding proces zal duren? Dan heerst er duidelijk het idee dat het een hoop tijd en rompslomp gaat kosten. 

Zoek alvast precies uit hoe het onboarding proces eruitziet en hoe je team zich daarop zou kunnen voorbereiden. 

Bij Rodeo Drive hebben we experts die jou door het gehele onboarding proces begeleiden nadat ze de workflows van je bedrijf hebben leren kennen. Dit versoepelt het proces aanzienlijk.

#4 Betrek het gehele team erbij

Veel PM tools maken gebruik van een goede marketingstrategie en beloven fantastische resultaten. Neem dit echter nooit klakkeloos aan, probeer het altijd zelf uit!

Je wil je team en baas niet overhalen om een bepaalde tool te kopen, om achteraf te merken dat het zijn beloften totaal niet waarmaakt.

De meeste PM tools bieden een gratis proefperiode, of zelfs een demo aan. Gebruik deze gelegenheid om te zien hoe je team de tool daadwerkelijk ervaart. Luister naar de feedback van teamleden om zeker te zijn dat ze net zo overtuigd zijn als jij.

Je hebt bondgenoten nodig om je baas ervan te overtuigen dat jullie specifiek deze tool nodig hebben. De ultieme tactiek pas je toe door te zeggen dat het hele team na de test unaniem overeengekomen is dat het een game-changer is. 

#5 Creëer een implementatieplan

Managers denken vaak dat het switchen of implementeren van nieuwe software een tijdrovende klus is, waarvoor men technisch goed onderlegd moet zijn. Verder zijn ze vaak bang dat belangrijke data en documenten verloren zullen gaan tijdens het omzetten.

Het creëren van een implementatieplan waarin precies staat hoe en wanneer de tool geïmplementeerd wordt en wie met wat helpt, zal hen al een stuk geruster maken.

Zoek van tevoren uit hoe data geëxporteerd kan worden en hoe je ervoor zorgt dat de workflow zo min mogelijk verstoord wordt bijvoorbeeld.

Als het team kan aantonen hoe ze de onboarding zo soepel mogelijk kunnen maken, en je baas alleen nog maar “ja” hoeft te zeggen, dan kan dit net het laatste zetje zijn die hij/zij nodig heeft.

Conclusie

Uiteindelijk hoeft het helemaal niet zo moeilijk te zijn om ervoor te zorgen dat je baas “ja” zegt als je je goed voorbereid hebt. Het hangt helemaal af van de mate waarin jij het “waarom” kan beantwoorden.

Vergeet niet dat er wel duizenden apps, tools en oplossingen bestaan die allemaal onmisbaar claimen te zijn voor een bedrijf.

Je baas ontvangt waarschijnlijk dagelijks mails van salesmedewerkers die hun product aanprijzen. Wanneer jij beweert de beste van al deze tools te hebben gevonden, is het logisch dat men sceptisch is.

Door goede research te verrichten zul je makkelijk kunnen uitleggen hoe de tool het verschil kan maken voor je team, maar ook het gehele bedrijf.

Zodra je team helemaal overtuigd is en je een gedetailleerd implementatieplan klaar hebt, zal je baas wellicht volledig achter jullie staan.