Are you looking for the English version of our website?
Menu
Menu
Klantverhalen

Dorst & Lesser

Lees alles over hoe Dorst & Lesser maandelijkse campagnes voor vaste klanten soepeltjes doorloopt door voorgaande projecten te kopiëren met Rodeo.

The creative social media agency for impactful stories

Locatie: Amsterdam, Nederland & Brussel, België
Medewerkers: 30, plus freelancers
Rodeo in gebruik: sinds januari 2020

Klanten: Heineken, Lidl, Action, Alpro, Renault, Nikon, Schweppes, Collistar, Kinepolis, Lavazza, Jägermeister, Pandora, Bourjois, Transavia, Rituals

Social Media content ontwikkeld door Dorst & Lesser voor Jägermeister
Social media content ontwikkeld door Dorst & Lesser voor Jägermeister

Social media wordt inmiddels als integraal onderdeel van moderne marketing beschouwd, dat weet het team bij full-service social media bureau Dorst & Lesser maar al te goed. Door middel van unieke, creatieve content en vooruitstrevende advertising strategieën helpen zij merken om op te vallen door dingen net even anders te doen. Met bijna tien jaar ervaring binnen de industrie zijn ze altijd op de hoogte van de laatste social media inzichten. Zo zorgen ze ervoor dat iedere campagne de gewenste doelgroep bereikt. Niet voor niets kunnen ze grote namen tot hun vaste klanten rekenen, waarvoor ze maandelijks nieuwe creatieve ideeën bedenken. In een veelal jong, dynamisch en creatief team is het noodzakelijk om te allen tijde grip op de zaak te hebben, vooral wanneer er aan meerdere campagnes tegelijkertijd wordt gewerkt. Wij spraken Head of Account bij Dorst & Lesser, Sophie van der Togt, over hoe het er achter de schermen aan toe gaat. 

Waarom Dorst & Lesser een projectmanagement tool nodig heeft

In de start-up fase begon Dorst & Lesser met een team van vijf mensen, waardoor overzicht houden op alle werkprocessen makkelijk was en veel zaken heel gemoedelijk, als vanzelf liepen. Toen het bedrijf begon te groeien, werd het steeds lastiger om grip op de zaak te houden. Er ontstond een soort versplinterde manier van werken, omdat er allerlei losse systemen en tools werden gebruikt om verschillende dingen af te handelen. Het schrijven van uren gebeurde op één plek, offertes werden weer ergens anders opgesteld, de inkoopkosten met een andere tool bijgehouden en ga zo maar door. Er was op een gegeven moment teveel dat door elkaar liep, wat voor geen meter werkte.

Sophie van der Togt:”Naarmate het bedrijf groeide, beseften we dat een efficiëntie-slag nodig was om van een soort cowboy bedrijf naar een professionele organisatie te groeien. Met een klein team van vijf was er nog niet zoveel behoefte aan structuur, maar als je 30 man personeel hebt wordt dat heel anders. Er kwam ook een account team bij en die wilden natuurlijk veel meer controle kunnen hebben. We moesten een handige en snellere manier vinden om bij te houden welke facturen verstuurd waren, welke open stonden en welke betaald waren. Daarom gingen we op zoek naar een tool waarmee we financiële processen makkelijker konden maken, maar ook onze manier van werken in het algemeen.”

Toen Dorst & Lesser Rodeo tegenkwam

Tijdens de zoektocht naar een systeem om hun werkprocessen te optimaliseren, kwam Dorst & Lesser eerst uit bij een andere projectmanagement tool. De implementatie hiervan bracht veel voordelen met zich mee, waardoor de administratie al heel goed op orde kwam en men veel gestructureerder te werk ging. Het nadeel was dat het meer voelde als een tool die voor financiële bedrijven bedoeld was, niet zo zeer voor een modern, creatief bedrijf. De functionaliteiten waren veel uitgebreider, maar daardoor ook minder overzichtelijk en niet heel makkelijk in gebruik. Sophie van der Togt:”Het duurde soms echt even voordat medewerkers uit de voeten konden met de tool omdat het vrij complex was, en veel van de functionaliteiten gebruikten we ook niet echt. Op zich gebruikten we gewoon de functies die we nodig hadden en werkte het prima”

Totdat ze op een dag toevallig benaderd werden door Rodeo. Sophie van der Togt:”Toen ons werd uitgelegd hoe Rodeo werkt klonk het heel simpel, dus dat sprak ons wel aan. Het is echt een alles-in-één tool die alle processen met elkaar verbindt en makkelijk in gebruik is. Toen we ermee aan de slag gingen, bleek het inderdaad veel beter bij onze werkwijze te passen. We maken dan ook gebruik van alle functionaliteiten.”

Social media content ontwikkeld door Dorst & Lesser voor Jägermeister
Instagram content ontwikkeld door Dorst & Lesser voor Jägermeister

Nieuwe medewerkers snappen de tool meteen, alles spreekt voor zich met Rodeo

Rodeo is ontwikkeld door Kop of Munt, een financiële dienstverlener voor de creatieve sector. Zij wisten door deze ervaring precies waar een projectmanagement tool voor creatieve bedrijven aan zou moeten voldoen, en probeerden dit tot stand te brengen. Belangrijk was dat het vooral intuïtief en eenvoudig in gebruik moest zijn. Dat is aardig gelukt. Sophie van der Togt:”Er werken bij ons veelal jonge, creatieve mensen voor wie het heel fijn is dat Rodeo qua opzet heel modern voelt. De interface ziet er heel mooi en overzichtelijk uit, en ze maken zich er heel snel wegwijs in omdat alles voor zich spreekt. Als ik een nieuwe stagiaire of medewerker ervoor zet, lopen we er één keer doorheen en dat is voldoende.”

Rodeo zorgt voor een aaneenschakeling van processen

Doordat Rodeo werkprocessen met elkaar verbindt, ontstaat een manier van werken die lekker doorloopt. Dat is wat bedoeld wordt met “make it flow”. Je start met het opstellen van een budget, die gekoppeld is aan offertes, planning, urenregistratie, facturatie en rapportage. Wanneer vergelijkbare projecten zich aandienen, kun je oude projecten kopiëren en opnieuw gebruiken. 

Sophie van der Togt:”Het kopiëren van voorgaande projecten is voor ons ideaal. Hier en daar hebben we ook wel losse projecten, maar we hebben vooral veel vaste klanten waarmee we elke maand hetzelfde proces doorlopen. Voor iedere maandelijkse campagne start je met een budget die je dan weer kopieert naar een offerte, waarop je een planning maakt, waarop uren worden geschreven en ga zo verder. Met deze aaneenschakelingen lopen de maandelijkse projecten soepel door, omdat we voortwerken op voorgaande projectdata. Het is heel eenvoudig om steeds opnieuw een vast project op te starten en af te sluiten in Rodeo, van begin tot eind.”

Social media content ontwikkeld door Dorst & Lesser voor Lidl.
Social media content ontwikkeld door Dorst & Lesser voor Lidl

Werkelijk alles gebeurt in Rodeo, het zou een ramp zijn als het ooit crasht

Voor veel bedrijven is Rodeo het eerste dat ze in de ochtend openen en het laatste dat ze in de avond afsluiten voordat ze naar huis gaan. Tijdens het interview met Dorst & Lesser, blijkt het bij hen ook het geval. Sophie van der Togt:”Elke dag werken alle medewerkers in Rodeo, daar gebeurt werkelijk alles. We kunnen op een snelle manier processen doorlopen, in plaats van data verzamelen uit verschillende systemen om daar vervolgens één rapport van te maken. Nu gebeurt echt alles op één plek, waar ook alle project info, offertes en facturen te vinden zijn. Het zou daarom ook een grote ramp zijn als Rodeo ooit crasht, we zouden in dat geval niet verder kunnen werken.”

Snelle en goede customer service, waarbij feedback met zorg wordt gehoord

Gelukkig is het in al die tijd maar één keer voorgekomen dat Rodeo vastliep. Echter was dit wel een gelegenheid waarbij opgemerkt werd hoe snel en fijn de service verlening van Rodeo is. Sophie van der Togt:”Ik had al snel een medewerker te pakken die kon achterhalen wat het probleem was. Een development update was niet helemaal goed gegaan, dit had ervoor gezorgd dat alles bij ons bleef hangen. De oplossing was gelukkig heel simpel. Ergens wat geschiedenis wissen en iets aan de instellingen veranderen, toen konden we meteen verder. In totaal denk ik dat het twee uurtjes eruit lag. Verder moet ik zeggen dat de klantenservice van Rodeo altijd heel goed is geweest, ook in vergelijking tot die van de voorgaande tool”

Video productie verzorgd door Dorst & Lesser voor Alpro.
Video productie verzorgd door Dorst & Lesser voor Alpro

Sophie van der Togt:”Feedback wordt met zorg gehoord, bijvoorbeeld wanneer ik met suggesties kom voor nieuwe functionaliteiten. Ik zou nog graag zien dat er een formule berekening komt waarmee je van tevoren de te behalen winstmarge van een project kan berekenen. Dit is echt het enige dat ik mis. Er zijn verschillende manieren om contact op te nemen zoals via de chat functie, en als het nodig was werd ik meteen gebeld. Ik kon dan makkelijk mijn scherm delen en werd stap voor stap erdoorheen begeleid.”

Update: Rodeo heeft inmiddels de optie om winstmarges te berekenen toegevoegd aan de research & development planning, om hier in de toekomst een feature voor te ontwikkelen.

Functies die op verschillende manieren gebruikt kunnen worden

Zoals eerder aangegeven, is Rodeo een hele intuïtieve tool. Iedereen heeft een andere manier van werken en daar is aan gedacht bij de ontwikkeling van de functionaliteiten. Het is niet zo dat er maar één manier van gebruik is. Zo zijn er verschillende weergave opties om de voortgang van projecten in kaart te brengen, en kan urenregistratie ook gedaan worden op een manier die bij het werkproces past. Sommige bedrijven factureren per uur aan klanten. In dit geval is de timer van Rodeo heel handig, omdat de uren van de timer eenvoudig gekopieerd kunnen worden naar een factuur. Bij Dorst & Lesser is dit niet nodig, maar wordt urenregistratie op een andere manier benut.

Sophie van der Togt:”Doordat we maandelijkse campagnes hebben met vaste klanten, is het bij ons niet noodzakelijk om alle werkuren te factureren. De timer wordt door niemand gebruikt. Toch schrijft iedereen zijn uren per project, door ze later toe te voegen. We houden op deze manier bij hoeveel tijd er aan ieder project besteed is. Zo kunnen we zien welke verschillen er per maand zijn en kunnen we nagaan waarom een project in vergelijking met de voorgaande keer meer uren nodig had of juist minder.”

Conclusie

Sinds ze overgestapt zijn op Rodeo, heeft Dorst & Lesser de volgende voordelen ondervonden:

  • Het systeem is veel overzichtelijker omdat Rodeo eenvoudig is, zonder een arsenaal aan overbodige functies.

  • Men kan meteen aan de slag met Rodeo omdat alles zichzelf uitwijst, er gaat geen tijd verloren aan het wegwijs maken van nieuwe medewerkers en stagiaires.

  • Maandelijkse campagnes voor vaste klanten worden heel soepel doorlopen dankzij de mogelijkheid om voorgaande projecten te kopiëren.

  • Er is één centraal punt voor alle medewerkers, nu alles in Rodeo gebeurt. Alle informatie, projecten en facturen zijn op één plek te vinden.

  • Rodeo verwerkt data vanuit alle processen in een rapport, zodat men geen data hoeft te verzamelen uit verschillende systemen om daar een rapport van te maken.

  • Over de klantenservice van Rodeo zijn ze erg te spreken. Binnen een mum van tijd staat een medewerker paraat die via de telefoon en eventueel scherm delen meekijkt.

  • Dankzij urenregistratie kunnen ze makkelijk zien of er meer of minder uren dan een voorgaande maand aan een project zijn besteed.

Plan een persoonlijke demo in om te bespreken hoe jouw bedrijf profijt zou kunnen hebben van Rodeo, probeer het 14 dagen gratis.

“Rodeo is het eerste projectmanagement platform wat voor ons werkt. Dat zegt een hoop!”
Borish | Creative Agency
Borish
Creative Agency
Rodeo is heldere, intuïtieve projectmanagement software voor creatieve teams.
Word je liever op weg geholpen door ons? plan dan een persoonlijke demo in.
Je kunt Rodeo nu 14 dagen gratis uitproberen.

...

Gelukt!

We hebben je een email gestuurd met instructies hoe je direct aan de slag kunt met Rodeo.

Oh nee!

Er ging iets compleet mis. Probeer het nog een keer.

Je bent in goed gezelschap
+31 (0)88 165 14 00
Deze website maakt gebruik van Cookies Accepteren