BAIT Studio verlaagt projectmanagement tool kosten met 50% dankzij Rodeo

Locatie: Cardiff, United Kingdom
Medewerkers: 8, plus freelancers
Rodeo in gebruik: since 2019
Klanten: Netflix, BBC, ITV, Sky, Channel 4, Film 4, Europe, Deep Purple

^{Visuele effecten gecreëerd door BAIT Studio voor de Netflix film The Apostle.}

Voor het maken van spectaculaire visuals voor tv, film, reclame en muziek heeft het team bij BAIT Studio al verschillende awards gewonnen. Adembenemende visuele effecten van hun hand kun je bewonderen als je kijkt naar de Netflix film The Apostle, Sci-fi thriller The Machine of de BBC One drama serie Casualty. Verder hebben ze ook gewerkt aan animatie video clips voor de bands Deep Purple en Europe, naast verschillende reclame campagnes en corporate projecten. Van het bedenken van een concept tot de uiteindelijke post-productie, met zoveel fases blijft het een flinke uitdaging om meerdere projecten tegelijkertijd te managen. Via een video call spraken wij de directeur van BAIT Studio, Peter Rogers, over hoe Rodeo geholpen heeft de werkdruk achter de schermen te verlichten en hun processen te optimaliseren. 

Waarom BAIT Studio een projectmanagement tool nodig heeft

Bij een visual effects en motion design studio met een breed scala aan verschillende producties, lopen er altijd meerdere projecten naast elkaar. Meestal werkt het team bij BAIT Studio aan ongeveer 10 projecten tegelijkertijd. In de drukkere periodes, kan dit oplopen tot 25-30 projecten. De grote projecten kunnen makkelijk 6 tot 8 weken in beslag nemen, kleine projecten daarentegen kunnen binnen een halve middag opgeleverd worden. Je kan je op verschillende punten in een lang proces bevinden. In een vroeg stadium bespreek je een idee, schrijf je een script en plan je een storyboard. Daarna bevind je je in de latere stadia van pre-prodcutie, editing en post-productie. BAIT Studio heeft altijd gewerkt met projectmanagement software, omdat het anders onmogelijk wordt de voortgang van alle projecten bij te houden.

Nu BAIT Studio nog een klein bedrijf is, heeft directuer Peter Rogers meerdere petten op. Naast het runnen van het bedrijf is hij ook betrokken bij het creatieve proces en het binnen halen van klussen. Momenteel heeft hij een team van 8 fulltime medewerkers in dienst. Dit team wordt versterkt door een hoop freelancers, die per project worden toegevoegd. Er werd lange tijd gebruik gemaakt van een andere projectmanagement tool. Deze voldeed eigenlijk nooit helemaal aan de eisen, maar leek destijds de beste optie. Met de tijd werd de mismatch met deze tool echter steeds duidelijker. Sommige functies werden nooit geupdate. Andere functies werden zodaning geupdate dat ze niet meer aansloten op de werkprocessen bij BAIT Studio. 

Toen BAIT Studio Rodeo tegenkwam

Een Google zoektocht kan vaak tot goede dingen leiden. Dit is precies hoe Rogers met zijn missie begon, op zoek naar een nieuwe tool. Met behulp van excel sheets, maakte hij een overzicht van alle opties met alle functionaliteiten. Een tool vinden die echt alles had wat hij zocht, bleek nogal een opgave te zijn. De meeste tools hadden ongeveer 60% van de functionaliteietn waar hij naar op zoek was. Nadat hij er een aantal had getest, legde hij zich er bijna bij neer dat ze het maar moesten doen met die 60%. Peter Rogers:”Misschien was het een reclame banner, misschien heb ik nog één laatste keer gegoogled. Ik kwam in ieder geval Rodeo tegen, waar ik nog nooit eerder van had gehoord. Toegevoegd aan de lijst, hebben we het even getest. De tool bleek veel beter bij ons aan te sluiten. Op het eerste gezicht, schatte ik in dat het op zijn minst 80% van de functionaliteiten bezat die we nodig hadden.”

Een soepele onboarding dankzij de plug-en-play opzet en persoonlijke service

Na verschillende tools te hebben getest, merkte Rogers al op hoe tijdrovend het kan zijn om te begrijpen hoe een projectmanagement tool werkt, en hoe je het kan laten aansluiten op je work flows. Hij verloor ontzettend veel tijd aan dit proces, dat wel wekenlang voortduurde. Daarom kon hij erg waarderen hoe simpel het was om Rodeo op te zetten, en hoe intuitief het bleek te zijn in vergelijking met andere tools. Peter Rogers:”Het was zo makkelijk om een demo in te plannen, waarbij de sales medewerker veel moeite deed om de werkwijze van ons bedrijf te begrijpen. Dit is een groot verschil met andere bedrijven waarmee ik gesprekken had gehad. De meesten stelden weinig vragen over ons bedrijf. Ze legden simpelweg uit over welke functionaliteiten hun tool beschikte. Daarna kon ik tijdens de testperiode zelf uitzoeken hoe ze zouden kunnen aansluiten op onze werk processen. Vervolgens belden ze steeds alleen maar om de deal rond te krijgen. Nadat dit rond was, ontving ik maandelijkse facturen. Maar verder nooit een telefoontje om te checken of alles goed ging en of we tevreden waren.”

Dit vormt een schril contrast met de procedure bij Rodeo, waar een demo compleet op maat gemaakt wordt voor een bedrijf. Rogers:”De sales medewerker nam echt de tijd om meer te weten over onze processen en work flows, om beter te begrijpen wat onze behoeftes waren. Hij heeft ons tot in detail uitgelegd hoe Rodeo onze werkzaamheden zou kunnen ondersteunen, en hoe we het maximale uit de tool zouden kunnen halen. Zelfs na al die tijd en moeite, voelde ik me verder niet onder druk gezet. De opdringerige verkooptechnieken bleven uit. Ik kreeg een gratis testperiode aangeboden en mocht zelf contact opnemen als ik vragen had.” Na deze testperiode, kregen we van Rogers en zijn team een groen licht. In de volgende vragen van ons interview, gaan we wat dieper in op hoe het BAIT Studio is vergaan sinds ze van Rodeo gebruik maken. Rogers had hier genoeg over te vertellen.

Urenregistratie voelt zo ongedwongen, dat iedereen het doet

Als allereerst, viel het ontwerp van de interface erg in de smaak bij het team. Het dashboad en de verschillende weergave opties zien er gelikt uit, en zoals je wel van design artiesten verwacht, kunnen ze het een tool met een aantrekkelijk uiterlijk wel waarderen. Ten tweede, waardeerden ze ook hoe simpel de software in gebruik is. Het team maakt gebruik van alle beschikbare functionaliteiten, van budgets en planning tot facturatie en rapportage. Peter Rogers:”De planner is natuurlijk super handig om bij te houden wanneer klussen binnen komen, wat de voortgang is en wie eraan werkt. Zelfs urenregistratie voelt zo ongedwongen dat iedereen het moeiteloos volhoudt. Wanneer ze ontdekken dat ze de timer vergeten zijn, voegen ze achteraf extra tijd toe in het systeem” 

^{BAIT Studio heeft een RTS Award, een Canmol Wales Marketing Award en 4 BAFTA Cymru Awards gewonnen.}

Updates voor klanten zijn veel uitgebreider dankzij beknopte rapporten

Het komt weleens voor dat klanten spontaan bellen om te vragen naar de voortgang van een project. Bij BAIT Studio hebben ze inmiddels ondervonden hoe handig de quick views zijn. Peter Rogers:”Met Rodeo kunnen we precies zien hoe onze projecten ervoor staan, omdat het veel meer context biedt om informatie uit te halen. Klanten hebben al gemerkt dat we veel meer details omtrent de status van projecten kunnen geven dan voorheen. Deze data is ook heel waardevol voor managers, aangezien de uitgebreide rapporten hen helpen bij het maken van belangrijke beslissingen.”

Projecten zijn meer kostenefficient

Budgetten zijn verbonden aan projecten in Rodeo, waardoor het super makkelijk is om de kosten per project en saldo per account in de gaten te houden. Nog handiger; je kan status updates weergeven in bedragen. Peter Rogers:”Wanneer we kosten gaandeweg toe moeten voegen, kan dit heel soepeltjes met behulp van Rodeo. Maar wat er echt voor zorgt dat je op je kosten planning let, is het zien van al je updates in bedragen. Met elke beslissing of extra werkuur dat we invoeren, zien we precies welke kosten daarvan doorberekend worden. Dit motiveert ons om alles strakker te plannen en efficienter te werken. Met als resultaat dat we ons nu beter aan budgetten houden.”

^{Het team dat aan Dream Horse heeft gewerkt met regisseur Euros Lyn, bij de cast & crew screening.} 

Kosten voor projectmanagement software zijn met tenminste 50% verlaagd, zelfs nu er meer gebruikers zijn

Zoals eerder genoemd, verandert de samenstelling van het team bij BAIT Studio continu omdat ze steeds freelancers of complete teams toevoegen voor bepaalde projecten. In het verleden betaalden ze een bedrag per gebruiker om ervoor te zorgen dat het gehele team toegang tot dezelfde projectmanagement tool had. Dit terwijl sommige gebruikers -veelal freelancers en grafische designers- veel van de functionaliteiten niet benutten. 

Peter Rogers:”Voor de voorgaande tools die we gebruikt hebben, betaalden we een vast bedrag per gebruiker voor de volledige functionaliteiten. Designers willen echter dat een interface zo compact en overzichtelijk mogelijk blijft, zonder afleidingen. Om deze reden moesten we steeds handmatig in de backend alle functies uitschakelen die ze niet gebruikten. Wat kostenefficientie betreft, was het soms volstrekt onlogisch om een tijdelijke freelancer als gebruiker toe te voegen, omdat we dan voor een hele maand de volle mep moesten betalen, voor functionaliteiten die ze toch niet nodig hadden. Totdat we op Rodeo waren overgestapt!”

De meeste projectmanagement tools berekenen een vaste prijs per gebruiker, terwijl er vaak ook nog eens een minimaal totaal bedrag vereist is. Bij Rodeo kun je gebruikers toevoegen op basis van verschillende gebruikersprofielen, met een goedkopere optie met minder functionaliteiten. Peter Rogers:”De flexibiliteit van Rodeo is fantastisch. Ik kan nieuwe gebruikers toevoegen en verwijderen wanneer ik maar wil, soms alleen voor de paar dagen dat ze voor ons werken. Mijn factuur van Rodeo verschilt daarom elke maand. Onze kosten voor projectmanagement software zijn nu sterk verlaagd, zelfs met meer gebruikers. We besparen op zijn minst 50%, terwijl we veel meer teamleden dan voorheen hebben.”

Teamleden bij BAIT Studio waarderen hoe makkelijk Rodeo’s interface in gebruik is. Door de plug-and-play setup en persoonlijke begeleiding vanuit Rodeo verliep de onboarding heel soepel.

^{Teamleden bij BAIT Studio waarderen hoe makkelijk Rodeo’s interface in gebruik is. Door de plug-and-play setup en persoonlijke begeleiding vanuit Rodeo verliep de onboarding heel soepel.}

Rodeo blijft ontwikkelen

Al sinds het begin van de samenwerking, heeft Rodeo geregeld contact met BAIT Studio om te kijken of alles nog goed gaat. Klanttevredenheid staat natuurlijk hoog in het vaandel. Daarnaast is het ook een manier om waardevolle feedback voor het development team te krijgen. Peter Rogers:”Het team bij Rodeo hoort altijd graag van ons hoe de tool voor ons nog praktischer zou kunnen worden. Bijvoorbeeld welke functionaliteiten ze mogelijk toe zouden moeten voegen. Zoals eerder genoemd, had Rodeo aanvankelijk 80% van wat we zochten in een tool. Maar ik heb sterk het gevoel dat die overige 20% er nog wel bijkomt. Ik kom geregeld met suggesties voor nieuwe functionaliteiten. Zelfs wanneer deze functionaliteiten niet in de nabije toekomst mogelijk zijn, kan het team mij precies uitleggen waarom. Althans, waarom het nog eventjes duurt.”

Conclusie

Sinds ze overgestapt zijn naar Rodeo, heeft BAIT Studio de volgende voordelen ondervonden:

• Ze hebben de tijd kunnen beperken die ze normaliter kwijt zijn aan het testen en begrijpen van software, dankzij de plug-and-play opzet en de persoonlijke serviceverlening.
• Alle medewerkers schrijven tegenwoordig hun uren, aangezien urenregistratie heel makkelijk en ongedwongen voelt met Rodeo.
• Ze kunnen klanten gedetailleerde updates geven over de voortgang van projecten wanneer ze spontaan opbellen. De quick view optie biedt ruime context waarop korte updates te baseren zijn.
• Managers en klanten kunnen betere, weloverwogen beslissingen maken op basis van de uitgebreide rapporten.
• Een verbeterde kostenefficientie doordat project updates worden weergegeven in geld bedragen.
• Projecten blijven vaker binnen het budget nu de kosten verbonden aan elke activiteit duidelijk in beeld worden gebracht.
• Zelfs met meer teamleden dan voorheen, besparen ze op zijn minst 50% op de kosten voor project management software.