Are you looking for the English version of our website?
Menu
Menu

Niemand schrijft z'n tijd 😢 6 tips om het urenschrijven in je bedrijf te verbeteren!

Je team is uitgegroeid tot 10 medewerkers en je hebt steeds minder grip op de uren. Waar besteden ze hun tijd aan? Kloppen de geoffreerde uren wel met de geschreven uren? Moet je medewerkers of freelancers aannemen de komende tijd? Heb je in juni nog wel genoeg werk?

Niemand schrijft z'n tijd 😢 6 tips om het urenschrijven in je bedrijf te verbeteren!

Daarom heb je na lang wikken en wegen besloten om tijdregistratie te implementeren.

Je overtuigde je collega’s dat tijdregistratie essentieel is om projecten met succes uit te voeren. Je hebt een goed budget om de juiste tool aan te schaffen. Vervolgens heb je verschillende software tools onderzocht en getest totdat de juiste oplossing voor je organisatie vond. Je hebt zoveel mogelijk stakeholders in het beslissingstraject betrokken zodat je een breed gedragen keuze kunt maken.

Je hebt al dit werk gedaan, en de dag dat het zich allemaal gaat uitbetalen komt eraan.  Eindelijk introduceer je deze gloednieuwe tijdregistratieoplossing voor je team. En het resultaat?

Niemand houdt zijn tijd bij 🤬

Erger nog, je verspilt nu tijd om je collega’s te motiveren hun tijd te schrijven. Je weet dat tijdregistratie belangrijk is voor je bedrijf, maar je bent er nu wel redelijk klaar mee.

Het is een verhaal dat we vaak horen bij Rodeo. Maar we hebben goed nieuws. We hebben een helder stappenplan gemaakt dat je kunt gebruiken om tijdregistratie met succes in je organisatie te implementeren.

Volg onze tips en de kans dat het urenschrijven in je organisatie verbetert zal significant toenemen.

1. De waarde van tijdregistratie

Communiceer de waarde van tijdregistratie zodat het team het ‘waarom’ begrijpt. De meeste mensen raken gefrustreerd als ze voelen dat ze zonder goede of duidelijke reden iets doen. Als ze ergens tijd aan willen besteden, willen ze weten waarom.

Dit betekent dat de eerste en belangrijkste stap om je team aan boord te krijgen is: wees op voorhand duidelijk over de redenen waarom het belangrijk is om de tijd bij te houden en wat je gaat doen met de gegevens. Laat ook een project zien waar het helemaal mis is gegaan. En leg de relatie tussen het urenschrijven en het betalen van de salarissen en de rekeningen.

Wees transparant over waarom tijdregistratie belangrijk is. De meeste mensen willen echt dat hun bedrijf succesvol is. Ze zijn bereid om een ​​extra stap te zetten om ervoor te zorgen dat dit gebeurt.

Wees duidelijk over hoe waarom tijdregistratie cruciaal is voor dat succes. Je kunt voorbeelden van urenrapportages delen met het team en aangeven waarop je let.

2. Waarom houden bedrijven hun tijdsbesteding bij?

Hier volgen enkele veelvoorkomende redenen waarom bedrijven de tijd bijhouden:

Factureerbare tijd bijhouden

Als je per uur factureert, laat dan aan je team zien hoe hun geschreven tijd zich vertalen naar facturen en dat de omzet van het bedrijf afhankelijk is van de geschreven tijd.

Projecten op schema houden

Als je tijdregistratie gebruikt om ervoor te zorgen dat projecten onder of rond het budget blijven, laat je collega’s dan zien welke rapporten je gaat maken om de voortgang van het project bij te houden.

Betere offertes maken

Laat je collega’s zien hoe tijdregistratie je in staat stelt om met ervaring van projecten uit het je betere offertes in de toekomst te maken. Zodat projecten beter gaan renderen.

3. Big Brother houdt je in de gaten

Ehh, nee!

Er bestaat best wel weerstand rond tijdregistratie. Veel mensen denken dat het betekent dat Big Brother alles ziet wat ze doen. Mensen geruststellen (en hen aanmoedigen tijd te volgen) door duidelijk te zijn over wat er niet gaat gebeuren.

Laat je team weten dat je geen tijdregistratie zult gebruiken om ze te bespioneren, te micro-managen of te beoordelen.

Beklemtoon ook dat nauwkeurigheid het belangrijkste is en dat er geen magisch aantal uren is dat bepalend is voor een succesvolle week. Laat hen weten dat je ze niet zult straffen. Als je Rodeo gebruikt, is de pagina Projectoverzicht een geweldig in-app-rapport om aan je team te laten zien.

4. Succesvol tijdregistratie introduceren!

Hoe je tijdregistratie bij je team introduceert, kan van grote invloed zijn op de vraag of ze de tijd gaan bijhouden.

Hier zijn enkele tips voor het soepel en met succes introduceren van tijdregistratie:

Een presentatie geven.

Organiseer een kick-off om de nieuwe tool te introduceren. Dit zorgt ervoor dat de neuzen dezelfde kant opstaan. Het geeft je ook de gelegenheid om hun vragen en zorgen te bespreken.

Hier zijn enkele onderwerpen om met je team te bespreken:

Leg het belang uit van het bijhouden van tijd

Benoem alle redenen waarom het nodig is om tijd bij te houden. Dit is een goed moment om enkele voorbeeldrapporten of facturen te laten zien en uit te leggen waarom tijdregistratie hiervoor essentieel is.

Laat mensen weten wat hun opties zijn

Afhankelijk van de tool die je gebruikt, zijn er meestal veel verschillende manieren waarop medewerkers hun tijd kunnen bijhouden: direct in de app, door taken af te werken die aan de urenstaat zijn gekoppeld, een timer of mobiel.

Leid je team op en help ze een manier te vinden om de tijd bij te houden die voor hen werkt. Als mensen de tijd bij kunnen houden op een manier die het beste bij hen past, is de kans groter dat ze het doen.

Veel mensen gaan ervan uit dat het vervelend is om constant een timer te starten en te stoppen. Maar zodra ze het gebruiken, zullen ze ontdekken dat het veel gemakkelijker (en sneller) is dan ze dachten. Een korte demo kan hen helpen dat meteen te zien.

Stel een planning in voor urenstaten en maak iemand verantwoordelijk

Een consistent ritme helpt om de verwachtingen rond tijdig tijdschrijven te managen. Kies een dag waarop iedereen zijn timesheets gereed moet hebben. De meeste organisaties kiezen vrijdagmiddag of maandagochtend. Op deze manier weten mensen wanneer ze urenstaten moeten invullen en weten ze wanneer ze waarschijnlijk een follow-up zullen ontvangen.

Vergeet niet om het team eraan te herinneren wanneer het tijd is om de weekstaten ingevuld aan te leveren. Een automatische Slack-herinnering of terugkerende kalendergebeurtenis kan daarbij helpen.

In Rodeo worden gebruikers er op het dashboard subtiel aan herinnerd dat de tijdregistratie nog niet volledig is.

De realiteit is dat tijdregistratie er zo nu en dan bij inschiet, zelfs bij de beste teams. Als er niet iemand is om een ​​vriendelijke herinnering te geven, zal de tijdsregistratie stagneren.

Maak iemand verantwoordelijk voor tijdregistratie in het hele bedrijf en overweeg het op te nemen in hun functieomschrijving om ervoor te zorgen dat het daadwerkelijk gebeurt.

Het team heeft dan meteen iemand om feedback te geven als ze denken dat het systeem kan worden verbeterd.

Mensen belonen voor tijdige tijdregistratie; straf ze niet

Beloon mensen voor het bijhouden van tijd. Een beetje omkoping kan geen kwaad!

Denk na over manieren waarop je het team kunt belonen wanneer netjes de uren bijhouden.

Misschien kun je elke week een borrel of speciale lunch aanbieden wanneer 100 procent van de timesheets op tijd binnen zijn. We hebben zelfs gehoord van bureaus die werknemers alleen toegang tot het bier van de tap geven wanneer ze hun timesheets hebben ingediend.

Misschien kan een maand van succesvol ingediende timesheets worden beloond door een happy hour in een lokale bar of een bedrijfsuitje. Wees creatief en maak van de beloning echt iets waar het team naar uitkijkt.

Wat je ook doet, wees voorzichtig met het combineren van tijdregistratie met straf. Als tijdregistratie een negatieve ervaring voor je team oplevert zal elke week een gevecht worden. Vermijd publiekelijk mensen te schande te zetten op Slack of een e-mail van het hele bedrijf.

Hoe moeilijk het soms ook is, het is beter om positieve motivatie te gebruiken om een ​​tijdoverzicht in te vullen.

Omdat we een grote fan zijn van het belonen van mensen, zullen we Rodeo SendMeAPresent in Q4 2019 introduceren.

We sturen willekeurig cadeautjes naar je werknemers wanneer zij hun weekstaten op tijd invoeren. Ze zullen dat waarderen.

5. Informeer nieuwe medewerkers over het waarom van tijdregistratie

Zorg ervoor dat je nieuwe medewerkers informeert over het tijdschrijven als onderdeel van het onboarding-proces. Wanneer het belang van tijdregistratie duidelijk wordt gecommuniceerd, is de kans groter dat ze dit gaan doen.

6. Wat zit er voor jou in?

Het motiveren van je team is hard werken. Het kan verleidelijk zijn om hier streng mee om te gaan en negatieve consequenties op te leggen voor het niet registreren van de tijd. Maar het kan een stuk effectiever zijn als je de tijd neemt om te sturen op positieve communicatie en het belang van het bijhouden van tijd te benadrukken.

Op deze manier zullen ze er echt naar uitkijken om het te doen, in plaats van het alleen als een noodzakelijk kwaad te zien.

Hier zijn enkele manieren om ervoor te zorgen dat tijdregistratie een positief effect heeft op je team:

Voorkom burn-out

Gebruik gegevens die zijn verzameld via tijdregistraties om overwerkte medewerkers te voorkomen en een goede balans tussen werk en privé te versterken. Als je merkt dat mensen consequent meer dan veertig uur per week schrijven, kun je actief ingrijpen en wat werk van hun bord halen. Wanneer mensen weten dat je hun tijd gebruikt om ook hun welzijn verder te verbeteren zullen ze veel sneller de tijd bijhouden.

Laat je team zien waar ze hun tijd aan besteden

Soms realiseren mensen zich niet hoeveel tijd ze echt besteden aan vergaderingen, e-mails of andere interne processen totdat ze die uren zien. Gebruik die gegevens om verspilling van intern werk te voorkomen. Je team zal het op prijs stellen.

Tijdregistratiegegevens kunnen je team in staat stellen hun werkgewoonten te verbeteren. Laat de leden van uw team over deze gegevens beschikken om hen te motiveren om nauwkeuriger te volgen.

Extra uren zijn immers factureerbaar

Extra uren en het overschrijden van het oorspronkelijke budget zijn meteen zichtbaar in Rodeo en zullen daarom waarschijnlijk vaker worden gefactureerd. En je krijgt meer grip op het urenverbrandingspercentages: is het nodig om het team uit te breiden? Kun je de klant vragen om meer budget vanwege het extra werk?

Hoeveel capaciteit is beschikbaar

Wanneer het team op regelmatige basis uren bijhoudt en taken gebruikt om toekomstig werk te plannen, biedt Rodeo je geweldige inzichten over gebruikte en beschikbare capaciteit.

Moet je nieuwe medewerkers aannemen of ben je in staat om de piekvraag te beheren door freelancers aan te nemen?

Aan de andere kant, als je al freelancers hebt aangenomen, kunnen ze budgetverbranders zijn en daarom wil je niet dat ze te lang bij je blijven zitten.

Tot zover onze tips om de cultuur rond het urenschrijven in je organisatie te verbeteren. Heb je ervaring opgedaan met het verbeteren van de cultuur rond het urenschrijven?

Vraag een Rodeo demo aan Maak een Rodeo proefaccount aan

Reply all

Reply all

I am ok

I am ok

Friday

Friday

On time

On time

Yah Expenses!

Yah Expenses!

Such Hours

Such Hours

Of course we can

Of course we can

Like timesheets?

Like timesheets?

Every production

Every production

Private

Private

Old Spice

Old Spice

King

King

Feedback

Feedback

Powerpoint

Powerpoint

Brutal

Brutal

Shoot

Shoot

Hours

Hours

Awards

Awards
+31 (0)88 165 14 00
Request a new password
Go back to login
An email has been sent with instructions to request a new password.