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Fünf Tipps für eine realistische Budgetierung

Eine gute Haushaltsplanung bietet keine 100%ige Erfolgsgarantie, hilft Ihnen jedoch dabei, eine finanzielle Katastrophe zu verhindern. Das Budget ist ein wichtiges Hilfsmittel, um kreative Pläne in spezifische, handlungsorientierte Pläne und finanzielle Ziele umzusetzen. Sie möchten natürlich mit Ihren Projekten auch Geld verdienen.

Fünf Tipps für eine realistische Budgetierung

Wie wichtig ist Projektbudgetierung? Fünf Tipps für eine realistische Budgetierung

(Spoiler Alarm: Das Folgende ist nicht langweilig.)

Vorschuss im Vergleich zu Projektbudgetierung

Viele Unternehmen arbeiten vorzugsweise mit Vorschüssen. Vor allem in den USA sehen wir, dass viele Unternehmen noch auf diese Art und Weise abrechnen. In Europa verliert der monatliche Vorschuss zunehmend an Beliebtheit, da Kunden diese Methode nicht mehr akzeptieren. Langfristige Geschäftsbeziehungen, meistens auf der Grundlage von Vorschüssen, machen der Zusammenarbeit auf der Grundlage von Projekten Platz. Manchmal arbeitet der Kunde mit verschiedenen Unternehmen zusammen und muss für jedes Projekt erneut budgetiert werden. Wir sehen in den USA auch einen Trend hin zu mehr projektbezogenen Kundenbeziehungen.

Warum budgetieren?

Die Budgetierung ist keine 100%ige Erfolgsgarantie, hilft Ihnen jedoch dabei, finanzielle Misserfolge zu verhindern. Das Budget ist ein essentielles Hilfsmittel, um kreative Pläne in spezifische, handlungsorientierte Pläne und finanzielle Ziele umzusetzen.

In einem mittelgroßen Unternehmen gibt es viele Mitarbeiter in ebenso vielen Funktionen. Diese Funktionen müssen ein zusammenhängendes Gefüge bilden, um auch zusammenhängend kooperieren zu können. Das Budget ist ein Instrument, das das zu erwartende Resultat kommuniziert und einen detaillierten Ablauf liefert, damit Teams zusammenarbeiten können.

Wenn die Dinge nicht wie geplant laufen, ist das Budget das Tool, mit dem die Fehlerursache festgestellt und der Fokus zur Realisierung der Ziele wiederhergestellt werden kann. Das Budget bietet die Benchmarks, an denen der Erfolg gemessen werden kann. Außerdem fungiert es als Warnmelder und kann so dafür sorgen, dass bei einem drohenden Fehler rechtzeitig eingegriffen werden kann. Mit einem aktualisierten Budget können Sie rechtzeitig gegensteuern, wenn etwas aus dem Ruder zu geraten droht.

„Budgets müssen genügend Details enthalten, um zu erwartende Einkünfte und Kosten für jede Kreativaufgabe wiedergeben zu können.“

Das Budget und der Kunde

Werden Projektbudgets schlecht geschätzt, ist das mit Risiken behaftet. Zunächst wirkt sich dies auf die Kundenbeziehung aus. Kann das Vereinbarte nicht innerhalb des festgelegten Budgets geliefert werden, kann sich das erheblich auf die Glaubwürdigkeit des Auftragnehmers und zukünftige Projekte auswirken. Außerdem kann ein Verlustprojekt direkte Folgen für die Rentabilität des Unternehmens haben. Vor allem dann, wenn Projekte strukturell unrentabel sind.

Manchmal kann das Budget schon in der Anfangsphase des Projekts aus dem Ruder geraten. Aber in den meisten Fällen tauchen Budgetprobleme allmählich auf und wird erst das eine Loch mit dem anderen gestopft. Wenn erst am Ende des Projekts sichtbar wird, ob das Budget eingehalten wurde, kann es für die Rettung des Projekts und für Anpassungen des ursprünglichen Projektbudgets zu spät sein – ganz zu schweigen von zusätzlichen Arbeitsstunden, die eigentlich dem Kunden in Rechnung gestellt werden müssten.

Ursachen einer schlechten Budgetierung

Falsche Berechnungen sind oft die Folge mangelnder Erfahrung oder ein mühsamer Umgang mit Zahlen im Allgemeinen. In den meisten Fällen ist es fast unmöglich, ein Projekt ohne Änderungen des ursprünglichen Budgets fortzusetzen.

Eines der am häufigsten vorkommenden Probleme, mit denen sich ein Projektmanager konfrontiert sieht, ist eine schlechte Schätzung der Arbeitsstunden und Kosten sowie ein Übermaß an stets neuen Änderungen. Auch schlechte, interne Tools zur Projektverfolgung können ein Problem sein.

„Nichts ist schädlicher für die erfolgreiche Entwicklung eines Projekts als ein schlecht konfiguriertes Budget.“

Durch eine solide Budgetierung kann man vorab besser einschätzen, ob ein Projekt profitabel sein kann. Dann ist man auf dem richtigen Weg, um den Erfolg eines Projekts zu gewährleisten. 

Wie sorgt man für ein robustes Budget?

1. Zahlen früherer Projekte einsetzen

Der Rückblick auf vergleichbare Projekte und deren Budgets ist eine sehr gute Methode, um sich einen Vorteil bei der Budgetierung aktueller Projekte zu sichern. Wenn Sie einen guten Überblick über alte Projekte haben, können Sie aus den Erfolgen und Fehlern lernen. So können Sie besser und genauer budgetieren.

2. Experten hinzuziehen

Eine andere Quelle für die Erstellung eines Projektbudgets ist die Hinzuziehung von Experten mit einschlägiger Erfahrung und Fachwissen. Das können Berater sein, aber auch erfahrene Projektmanager innerhalb oder außerhalb der Organisation. Sie verfügen über viel Erfahrung und haben Tipps, die Sie sofort für Ihre Budgetierung nutzen können.

3. Präzision zählt

Sobald das Budget fertig ist, müssen Sie es nochmals kritisch unter die Lupe nehmen, bevor Sie es an den Kunden schicken. Wenn das Projekt in vollem Gang ist, möchten Sie nicht feststellen müssen, dass Ihnen ein Kommafehler unterlaufen ist. Lassen Sie das Budget zum Beispiel noch einmal von einem anderen Kollegen kontrollieren. Das Vier-Augen-Prinzip funktioniert sehr gut und sorgt für Lerneffekte bei Projektmanagern.

4. Die richtigen Tools

Das versteht sich natürlich von selbst, aber wenn man gut automatisiert ist, kann man die täglichen Arbeitsstunden nachverfolgen und zusätzliche Ausgaben vorhersehen. Bei Bedarf kann man das Budget dann noch rechtzeitig korrigieren.

5. Budget überschritten – was nun?

Normalerweise sollte man das erkennen, sobald es geschieht. Die Arbeitsstunden nehmen Überhand, es müssen externe Kräfte eingesetzt werden und es entstehen mehr sonstige Kosten: Im Nu ist das ganze Budget verbraucht.

Wenn das passiert, muss man die Ursache dieser Überschreitung erfassen können. Lag es an interner Ineffizienz? Sind am Budget viele noch unerfahrene Mitarbeiter beteiligt? Gibt es Probleme bei der Ausarbeitung des ursprünglichen Konzepts? Hat der Kunde Wünsche und/oder Anpassungen, die zusätzlich berechnet werden können? Handelt es sich um ein Projekt, bei dem Sie eine Budgetüberschreitung akzeptieren, weil bei neuen Projekten bessere Gewinnmargen erzielt werden können? Oder haben Sie für dieses Projekt einfach falsch budgetiert und ist das eine Lektion für neue Projekte?

Das alles sind Gründe und Ursachen, die für den finanziellen Erfolgs eines Projekts ausschlaggebend sind.

Lesen Sie auch: vier Tipps für profitablere Projekte! (Englisch)

Warum macht die Budgetierung Spaß?

Projektmanager, die sich mit Budgets beschäftigen, finden das oft 'langweilig' oder 'mühselig'. Es kann aber auch Spaß machen, Budgets zu erstellen, die den Erwartungen des Kunden und der Kollegen entsprechen.

Dank einer konsistenten Budgetverwaltung im Verlauf eines Projekts bleiben Sie über die (finanziellen) Fortschritte eines Projekts auf dem Laufenden. Dies hat auch großen Einfluss auf die Beziehung zum Kunden. Denn letztendlich sind glückliche Kunden das Ziel!

Durch die Erstellung realistischer Budgets, die regelmäßige Kontrolle der Entwicklung und die Anpassung des Budgets bei Bedarf können Sie Ihre Projekte mit zufriedenen Kunden abschließen und lernen Sie, wie Sie zukünftige Budgets noch besser machen können.

Ein weiterer Bonus: Ihr Büro erzielt Gewinne, die wiederum Wachstum ermöglichen.

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Wie wir schon erwähnten: Der Echtzeit-Einblick in den Projektverlauf ist sehr wichtig. Und Sie möchten ein Tool, mit dem man auch Projekte einfach budgetieren kann. Rodeo bietet eine ganze Reihe nützlicher Budgetfunktionen. Das ist wohl keine Überraschung ☺

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