Maak een projecttijdlijn met deze eenvoudige stappen

Zonder projectmanagement is het een zware klus om projecten succesvol af te ronden. Onze methode helpt projectmanagers om overzicht te krijgen en grote projecten behapbaar te maken. Het managen van diverse taken en een tegelijk team tevreden houden kan best stressvol zijn. Dankzij een visuele tijdlijn zie je hoe de stukjes van de grote projectpuzzel in elkaar vallen.

Wat is een projecttijdlijn precies en hoe kan je er ermee aan de slag? Geen zorgen, wij helpen je. 

Wat is een projecttijdlijn?

Simpel gezegd, een projecttijdlijn is een visualisatie die op chronologische volgorde alle essentiële taken weergeeft. Je krijgt inzicht in welke activiteiten moeten worden afgerond voordat de volgende kan worden opgestart. De voortgang en planning zijn makkelijk te delen met hoger management, klanten en andere stakeholders. 

Alle projecten zijn uniek, maar de volgende punten zijn essentieel voor jouw projecttijdlijn:

• Overzicht van alle taken
• De deadlines per taak
• De verwachte duur voor het afronden van iedere taak
• Afhankelijkheden
• Taakeigenaren

Waarom zou je een projecttijdlijn gebruiken? 

Als je aan een ervaren projectmanager zou vragen naar het geheim van een naadloze planning, zou hij of zij enthousiast ‘Met een projecttijdlijn!’ antwoorden. Door het inzichtelijk maken van het project, kunnen alle betrokkenen direct de status checken.

Andere voordelen zijn:

• Alle taken zijn zichtbaar in een oogopslag.
• Chronologische volgorde van alle taken, zelfs van complexe projecten met diverse subtaken.
• Op schema blijven door mogelijke hobbels aan het licht te brengen die vertraging kunnen veroorzaken.
• Transparantie naar stakeholders.
• Je teamleden zien wat hun verantwoordelijkheden zijn.

Ontdek welke projecttijdlijn bij je past 

Tijdlijnen kunnen op verschillende manieren worden gevisualiseerd. Welke het beste voor jou werkt hangt af van het type project of de werkmethode van je team. Voor een lineair project volstaat een eenvoudige tijdsbalk. Werk je in een Agile team? Dan heb je misschien behoefte aan een uitgebreidere visualisatie. Er bestaat een cruciaal verschil tussen interactieve- en statische tijdlijnen. De eerste is digitaal, waardoor je projectinformatie op elk moment kunt bewerken. Statische tijdlijnen worden met de hand gemaakt en kunnen niet worden bewerkt. Je hebt niets aan een statische tijdlijn als je projecten beheert die aan verandering onderhevig zijn.

Horizontale tijdlijn 

Een horizontale tijdlijn laat eenvoudig de taken in chronologische volgorde zien. Een verticale lijn geeft van links naar rechts de taken weer. Zoals hierboven beschreven, is deze methode ideaal voor rechtlijnige en stapsgewijze projecten. Verticale tijdlijn Sommige projecten met veel gegevens zoals financiën hebben het meest baat bij een verticale tijdlijn. De horizontale lijnen kruisen de verticale hoofdlijn en bieden meer ruimte voor projectgegevens rond de as. Dit alles met behoud van een uitgebreid overzicht van alle taken. 

Verticaal staafdiagram

Als je de verandering in hoeveelheid wilt meten, dan is een verticaal staafdiagram jouw beste optie. Elke verticale balk geeft de af- of toename weer terwijl de horizontale balk het tijdsbestek laat zien. 

Gannt diagram 

Één van de meest populaire en gebruikte grafieken is de Gannt grafiek. Een Gannt chart bestaat uit rijen of labels die ieder een activiteit weergeven. De labels laten zien wanneer taken starten, eindigen en welke taken afhankelijk van elkaar zijn.
 

Zo maak je een projectplanning of -tijdlijn 

Of je nu een met de hand getekende of digitale planningstool wilt werken, overweeg een aantal voordat je begint. Bepaal het doel van het projectplan, de mijlpalen en resultaten. Daarna volg je deze stappen:

• Definieer de scope van het project. Je kunt niet beginnen voordat de aard, omvang en beperkingen van het project duidelijk zijn. 
• Bepaal de omvang van het project. Voordat de taken worden verdeeld, is het noodzakelijk om de exacte gewenste resultaten af te stemmen. Vervolgens maak je een projectbeschrijving. 

De project scope 

De projectbeschrijving bevat het volgende: 

• Taakbeschrijving die moeten worden uitgevoerd om de deliverables te produceren 
• Middelen die nodig zijn om deze deliverables te produceren
• Verwachte duur van elke taak 
• Aantal teamleden dat nodig is om deze taken uit te voeren 

Met bovenstaande informatie ben je al in staat om een globale tijdlijn voor je project te maken. Stel, je werkt aan een videoproductie voor een merk. De projectbeschrijving is: “We produceren vier promovideo’s van ieder drie minuten voor [merk] op [deadline]. 

Maak een Work Breakdown Structure (WBS) 

Een Work Breakdown Structure of WBS wordt gezien als de basis voor de project scope. Deze structuur breekt grote taken op in kleinere, hapklare brokken. Deze subtaken zijn nog niet gelabeld als specifieke taak, dat komt later. Dit proces helpt je om grote projecten te verdelen in kleinere deliverables, ieder met een takenpakket. De WBS voor het videoproductie project zou er als volgt kunnen uitzien: 

• Conceptontwikkeling 
• Voorproductie 
• Opname 
• Nabewerking 

Verdeel de taken

De WBS is compleet. Nu begin je met het opzetten en verdelen van de taken. Begin met een to-do lijst met activiteiten die nodig zijn voor de tussenresultaten. Nu je een overzicht hebt van alle activiteiten per werkpakket, zie je dat sommige vergelijkbare activiteiten bevatten. Dit helpt je om een logisch en efficiënt plan te ontwikkelen en onderlinge afhankelijkheid te herkennen. Het voorproductie werkpakket kan het volgende bevatten: 

• Kies en huur productieteam in 
• Storyboard maken gebaseerd op het concept 
• Opsplitsen van het script 
• Shotlist maken 
• Materialen en rekwisieten huren of aanschaffen
• Locatie scouten en vastleggen 
• Talent casten
• Verzekeringen afsluiten en vergunningen regelen
• Huren of kopen van andere benodigdheden

Schat in hoeveel tijd iedere taak kost

Om je projecttijdlijn zo precies mogelijk te maken, schat je in hoeveel tijd iedere taak zal kosten. Als je eerder een vergelijkbaar project hebt gedraaid, zal je een goede inschatting kunnen maken. Als dit je eerste videoshoot is, kan dit onderdeel best spannend zijn.  Zodra je de planning hebt gemaakt, is het tijd om de data in de projecttijdlijn te plaatsen.

Maak afhankelijkheden inzichtelijk

Efficiënt werken is key als je aan een project werkt. Zowel je team als de benodigde materialen moeten binnen het budget en geplande tijd te blijven. Het is belangrijk om taken te signaleren die afhankelijk zijn. Tijdens de voorproductie kan er bijvoorbeeld geen shotlist worden gemaakt zonder eerst het storyboard af te ronden. Dit laat zien hoe essentieel een tijdlijn is voor je project.
Nu dat je een overzicht hebt wat en wanneer af moet, bepaal je welk teamlid verantwoordelijk is voor iedere taak. De beschikbaarheid en vaardigheden van je team bepaalt hoeveel taken gelijktijdig kunnen worden afgerond.

Leg projectmijlpalen vast

Maak het jezelf gemakkelijk en analyseer tussentijds de voortgang van je project. Bepaal de belangrijkste mijlpalen zodat je op tijd kan inschatten of het daadwerkelijk haalbaar is. Dit geeft je inzicht om op tijd actie te ondernemen en je project weer op de rails te krijgen.

Ga direct aan de slag met projectmanagement software

Zoals we eerder hebben beschreven, een met de hand getekende tijdlijn is niet super praktisch. Een digitale versie veel handiger, sneller en geeft je altijd de optie om wijzigingen door te voeren. Met projectmanagement software zoals Rodeo Drive, creëer je een gedetailleerde planning en tijdlijn voor je project, verdeel je de taken en betrek je je team. Het platform is hét uitgangspunt en geeft teamleden inzicht in hun opdrachten.
Blijf op de hoogte en check de projectstatus, urenregistratie en rapportage of deel de data met anderen. Krijg inzicht en grip op je project en schakel waar nodig. Je project wordt een succes!
Rodeo Drive helpt je met het in kaart brengen en monitoren van je project. Plan direct een demo wanneer het jou uitkomt. Nu aan de slag? Probeer direct gratis.