De Juiste Projectmanagement Tool Kiezen: 5 Essentiële Criteria

Er gaat heel veel stress gepaard met het selecteren van een projectmanagement tool. Wij weten maar al te goed hoe zwaar dit process is. Een tool moet goed aansluiten bij jouw bedrijf, maar hoe kom je hier achter? Er zijn wel duizenden tools op de markt te vinden, en ze claimen allemaal de beste te zijn.

Maar, wees gerust! Wij hebben uitgebreide research gedaan naar de meest belangrijke criteria waarop je jouw keuze voor een projectmanagement tool zou moeten baseren. Gebruik hiervoor ook de checklist die je onderaan dit artikel gratis kan downloaden.

1. Breng je behoeften en doelen in kaart

Om een juiste keuze te maken uit alle tools, zul je eerst moeten kunnen vaststellen wat de behoeftes van jouw team zijn. Daarnaast, is het ook belangrijk om in kaart te brengen welke lange termijn doelen je met je team hebt.

Je kunt hiervoor het beste een meeting inplannen om de volgende vragen af te handelen.

Voor welke uitdagingen staan we momenteel?

Zoeken naar een projectmanagement tool is de oplossing. Dus dien je je eerst af te vragen wat nou concreet het probleem is waarvoor je een oplossing zoekt. Wat is je uiteindelijke doel? Welke obstakels werpen zich momenteel op?

Zorg ervoor dat je dit alles noteert. Je neemt informatie heel anders op wanneer je het in zwart en wit gedrukt ziet staan. Vaak zul je nog versteld staan van je bevindingen wanneer je stap voor stap je lijst door neemt. Sommige obstakels zijn vrij voor de hand liggend. Terwijl anderen pas na een langer evaluatieprocess zichbaar worden. Deze extra moeite zal uiteindelijk veel bijdragen aan de uitkomst van je onderzoek.

Welke features hebben we echt nodig?

We hebben het hier niet zomaar over features die leuk zijn om te hebben. De focus moet liggen op wat echt noodzakelijk is.

Het is heel makkelijk om te denken dat een tool met zoveel mogelijk features beter is. Laat je echter niet verleiden door die gedachte, te veel overbodige features zorgen alleen maar voor afleiding. We hebben je al aangeraden om de uitdagingen waar je voor staat te noteren. Nu kun je deze lijst als leidraad gebruiken. Iedere uitdaging die je genoteerd hebt zal jou naar een specifieke feature kunnen leiden.

Wat past het beste bij ons team?

Zodra je helder hebt wat je belangrijkste uitdagingen en features zijn, zul je nader kunnen bepalen wat nou het beste bij je team zou passen. Als je team bijvoorbeeld geheel vanuit thuis werkt, is gelijktijdige gebruikers toegang van belang. Als meerdere medewerkers in hetzelfde programma werken wil je er natuurlijk op kunnen vertrouwen dat het naar behoren werkt. 

Een andere beslissende factor, is de grootte van je team. Sommige tools zijn echt bedoeld als zogeheten enterprise solutions. Bij anderen, zoals Rodeo, ligt de focus meer op kleine en middelgrote teams, wat veel voorkomt in de creatieve industrie.

Je zou ervoor kunnen kiezen om meerdere gespecialiseerde tools aan elkaar te koppelen, maar dat blijkt vaak ingewikkelder dan het lijkt. En wie houdt er nou van ingewikkelde dingen? Idealiter kom je dus uit bij een alles-in-één tool die helemaal geen koppelingen nodig heeft.

Verder raden we je aan om de projectmanagementmethode die je team volgt in acht te nemen. Je leest alles over de verschillende projectmanagementmethoden en welke geschikt zou kunnen zijn voor je bedrijf in deze blog.

2. Bepaal de must-have features

Na de voorbereidende stappen, is het tijd om nu dieper in te gaan op de functionaliteiten van een tool. De meesten beschikken echter over een groot aantal features, dus hoe bepaal je dan wat noodzakelijk is voor je team?

Tijdens het evalueren van je opties, is het belangrijk dat je eerst alleen afgaat op de tools die alle must-have features hebben die je zoekt. Pas daarna bekijk je de bijkomende features van deze tools, die je als extra bonus kunt beschouwen.

Sommige veelvoorkomende features zijn:

• Urenregistratie/tijdschrijven

• Taken management

• Budgets

• Planning

• Offertes

• Facturen

• Dashboards

• Rapporten

• CRM

• People management

• Uitgaven tracking

• Extern delen

• Documenten en bestanden uploaden

• Aanpasbare instellingen

3. Houd gemak en geschiktheid in gedachten

Wanneer je een projectmanagement tool onder de loep neemt, hoor je niet alleen naar de samenstelling van features te kijken. Misschien ben je aanvankelijk super enthousiast over een tool met wel meer dan tien features, om er vervolgens achter te komen dat de software verder helemaal niet praktisch is.

Gebruiksvriendelijkheid

Je hebt een tool nodig die op een intuïtieve manier op je werk processen aansluit. Dit vereist dan ook een niveau van gebruiksvriendelijkheid die aansluit op je team.

Sommige tools zijn zo simpel opgebouwd, dat de interface en features geheel voor zich spreken. Je zal ook wat tools voorbij zien komen die vrij complex zijn, met hele uitgebreide features.

Misschien heb je vooral mensen in je team die technisch onderlegd zijn, en daardoor goed uit de voeten kunnen met software. Als echter het tegendeel waar is, zul je beter af zijn met een eenvoudige tool die makkelijk in gebruik is.

Praktische functies

Naast gebruiksvriendelijkheid, zijn er ook andere technische elementen waar je rekening mee moet houden. Zoek bijvoorbeeld uit welke veiligheidsmaatregelen van toepassing zijn om veilig gebruik van de tool te garanderen bijvoorbeeld.

Ook belangrijk; verwacht je alleen tijdens kantoortijden support nodig te hebben? Of geef je de voorkeur aan een tool waarvan de helpdesk 24/7 bereikbaar is? 

Vaak zie je deze praktische dingen over het hoofd tijdens het selectieprocess, en blijken ze op de lange termijn van essentieel belang te zijn. 

Houd daarom ook deze criteria in gedachten:

• integratie/koppeling mogelijkheden

• Data privacy

• Helpdesk bereikbaarheid

• Hosting model: cloud based of server-based

4. Bereken de voordeligste prijs

Gefeliciteerd! Nu zul je zo langzamerhand wel een beter idee hebben voor waar je naar op zoek moet gaan in een tool en hoe je bepaalt welke geschikt is voor je team.

Er is nog een ander zeer belangrijk detail die jou zal helpen bij het filteren van alle resultaten. De prijs natuurlijk! De grootte van je team, kan hierbij een enorme rol spelen.

Maandelijkse pakket prijzen: een vast tarief of een tarief per gebruiker

De meeste tools bieden verschillende pakketten aan. Voor sommige betaal je een vast tarief, terwijl je bij anderen een bedrag per gebruiker betaalt. Dit hangt vaak van het hosting model af, zoals eerder benoemd.

Wanneer een projectmanagement tool cloud-based services aanbiedt, wordt de prijs vaak gebaseerd op het aantal gebruikers per maand. Voor server-based tools, is een vast tarief veel gebruikelijker.

Een tarief per gebruikersprofiel

A select aantal tools gaan een stukje verder, en houden rekening met de verschillende soorten medewerkers die een bedrijf in dienst heeft. Projectmanagers zullen waarschijnlijk bijna alle features gebruiken, terwijl andere teamleden misschien alleen hun taken willen zien en hun tijd moeten kunnen schrijven.

Exact om deze reden, zijn er ook tools waarbij het tarief gebaseerd is op gebruikersprofiel.

Er is een prijs voor gebruikers met beschikking over alle features, en een goedkopere prijs voor gebruikers die minder features nodig hebben. Het toppunt van kosten-efficiëntie!

Betaling per maand of per jaar

Bepaal verder ook of je liever maandelijkse facturen ontvangt of meteen voor een heel jaar. Zoals je misschien wel weet, bieden veel bedrijven fikse kortingen aan wanneer je meteen voor een jaar tekent. Je bespaart hiermee weliswaar geld, maar zit dus wel voor een langere termijn eraan vast.

5. Probeer een gratis testversie/plan een demo

Test, test, test!

De beste manier om erachter te komen of iets werkt, is door het gewoon te testen. Dit geldt niet alleen voor marketing in het algemeen, maar ook voor wanneer je een keuze maakt voor een projectmanagement tool.

Laten we er vanuit gaan dat je wat verder in het selectieprocess met maar een paar opties overblijft. Deze ga je vervolgens testen. Gelukkig bieden de meeste projectmanagement tools een demo of testversie aan, voor een bepaalde tijd. Meestal is dit helemaal gratis en heb je ook geen creditcard nodig, zoals ook bij Rodeo Drive het geval is.

Zo kun je kijken hoe de tool bevalt terwijl je in contact blijft met een medewerker tijdens de testperiode. Alle vragen die tijdens deze periode ontstaan kunnen meteen gesteld worden terwijl je begeleid wordt.

Conclusie

We hopen dat deze uitgebreide gids je zal helpen bij het evalueren van een geschikte projectmanagement tool, en je keuze daardoor sneller gemaakt is.

Uiteindelijk bepaal je zelf welke criteria voor jou cruciaal zijn. Er zijn zoveel tools waaruit je je keuze zou kunnen maken, waardoor het extra belangrijk is om de juiste keuze voor jouw bedrijf en jouw team te maken.

Om dit allemaal nóg makkelijker te maken, hebben we ook een checklist samengesteld waarop alle criteria samengevat wordt.