Projectadministratie: Een Belangrijk Onderdeel Van Projectmanagement

De meeste mensen denken alleen aan taken planning wanneer het over projectmanagement gaat. Wellicht is dit ook de reden waarom veel projectmanagement tools alleen op taakmanagement focussen. Projectmanagement bestaat echter niet alleen uit het plannen van taken en activiteiten. Hoe waardevol een projectmanagement tool kan zijn voor het administratieve en financiële process wordt zwaar onderschat. In dit artikel leggen we je precies uit waarom administratie een belangrijk onderdeel van projectmanagement is en waarom je een tool nodig hebt die alle bedrijfsprocessen kan ondersteunen.

Wat is projectadministratie?

De definitie van projectadministratie is: het verzamelen, bijhouden en updaten van alle informatie gerelateerd aan projecten.

Alleen al voor planning en taken management is er een hoop administratie dat bijgehouden moet worden. De taakomschrijving, deadlines en zelfs de schema’s zelf behoren allemaal tot projectinformatie.

Projectmanagement tools slagen er ontzettend goed in om al deze info automatisch voor jou bij te houden. Wanneer een teamlid bijvoorbeeld bij een taak op “voltooid” klikt, wordt de tijdlijn van het project automatisch aangepast. Zo kun je ten alle tijden de voortgang in van het project in de gaten houden.

Het aantal uren dat aan taken gespendeerd wordt heeft natuurlijk een directe impact op het budget en de tijdlijn van een project. Daarnaast moeten onkosten ook op de juiste manier worden verwerkt. Exact om deze reden is het noodzakelijk om inzicht te hebben op ontwikkelingen, budgets en onkosten. Managers kunnen op basis van deze inzichten betere inschattingen maken en mogelijke vertragingen signaleren.

Last but not least, brengt het facturatie proces ook nogal wat administratieve rompslomp met zich mee dat goed gemanaged moet worden.

Projectmanagement bestaat niet alleen uit takenplanning

Naast de takenplanning, komt er ontzettend veel administratie kijken bij de andere onderdelen van projectmanagement. Zo’n grote hoeveelheid, dat het verwonderlijk is dat de meeste tools er zo weinig aandacht aan besteden.

Andere processen zoals budgets, offertes, tijdschrijven, facturatie en rapportage vormen ook een integraal onderdeel van projectmanagement.

Toch lijkt het alsof men vooral op zoek is naar een planner wanneer ze projectmanagement tools bekijken. Jammerlijk, want dit betekent dat ze de administratie voor andere processen helemaal zelf moeten bijhouden, wat onnodig veel tijd kost. Of ze zullen hier weer aparte apps en tools voor moeten aanschaffen, wat ook niet erg efficiënt is.

Projectadministratie vanuit een financieel perspectief

We have already touched upon this a bit, which was just the tip of the iceberg; there are quite a few different project management operations that deal with finance.

Het werd al eerder aangekaart als slechts het topje van de ijsberg; er zijn nogal wat verschillende projectmanagement processen die een financieel aspect delen.

Gewoonlijk begint ieder project met een budget. Soms wordt dit budget vooraf aangegeven door de klant, maar vaak wordt er alleen een project omschrijving gegeven waarvoor een offerte berekend moet worden.

Hoe dan ook, vormen het budget en de offerte de eerste stap in het proces voordat je een takenplanning kan maken.

Zodra het budget goedgekeurd is en je een inschatting van de kosten hebt, kun je de rest van het project volgens een duidelijk en realistisch plan uitwerken.

Met een intuïtieve projectmanagement tool zoals Rodeo, kun je eenvoudig werkuren bijhouden en deze van het budget afschrijven. Op dezelfde manier kun je ook alle andere -inkoop en onkosten afboeken die tijdens het project gemaakt worden.

Wanneer het project voltooid is, kun je met Rodeo de geregistreerde werkuren omzetten in een factuur en deze meteen naar de klant doorsturen. Met een duidelijk overzicht van alle openstaande facturen zul je makkelijker een constante instroom van omzet in stand kunnen houden.

De laatste stap is rapportage. Rodeo verzamelt data vanuit alle stappen in het project om op basis daarvan uitgebreide en inzichtelijke rapporten te genereren. Heel veel financiële informatie wordt hierdoor bijgehouden, waardoor je makkelijk kan zien of een project binnen het budget blijft bijvoorbeeld.

Onderhand zul je het waarschijnlijk wel beseffen; al deze financiële processen zijn onlosmakelijk verbonden aan je takenplanning. Tezamen vormen zij een gebruikelijke versie van het project cyclus.

Waarom projectadministratie zo belangrijk is

Je projectadministratie op de juiste manier bijhouden is van cruciaal belang, omdat het ervoor zorgt dat je projecten goed door kunnen lopen. In dit artikel lees je precies wat de beste manier is om je administratie te regelen.

Om te weten wat de volgende stap is, moeten teamleden gedurende het project altijd de juiste informatie kunnen inzien. Managers daarentegen, moeten de data kunnen inzien die hen helpt bij het maken van beslissingen.

Hoe snel en gemakkelijk de juiste informatie te vinden is, hangt helemaal af van hoe goed je administratie wordt bijgehouden. Verder is de nauwkeurigheid van deze informatie ook hiervan afhankelijk natuurlijk. 

Waarom je een alles-in-één projectmanagement tool nodig hebt

We hebben inmiddels vastgesteld dat projectmanagement wel meer aspecten kent dan alleen takenplanning. Alle stappen in het project cyclus zijn met elkaar verbonden, waardoor ze dus beter met één tool gemanaged kunnen worden.

Wanneer je alleen een planning tool gebruikt, zal je alle andere processen moeten managen met andere tools en apps. Of nog rampzaliger, alle verdere administratie handmatig bijhouden. Wie heeft daar tegenwoordig tijd voor?

Om de juiste beslissingen te kunnen nemen en ervoor te zorgen dat je projecten winstgevend zijn, moet je informatie afkomstig uit alle bedrijfsprocessen in één rapport kunnen samenvoegen. Je verliest veel te veel tijd, met een hoger risico op onnauwkeurigheid, wanneer je deze informatie uit verschillende systemen moet halen.

Met een alles-in-één projectmanagement tool zoals Rodeo, zitten alle benodigde functies verwerkt in één systeem. Compleet gesynchroniseerd, verschaft dit toegang tot actuele data op elk willekeurig moment tijdens het project.

Nieuwsgierig? Ontdek alle manieren waarop Rodeo je projecten winstgevender kan maken tijdens een gratis demo, en test het zelf tijdens een gratis proefperiode.