De 12 beste projectmanagement tools voor het MKB

Midden- en kleinbedrijven hebben een andere structuur vergeleken met grote ondernemingen. Terwijl grote bedrijven voor alles aparte afdelingen hebben, kan het zijn dat je in een klein bedrijf met meerdere operationele, administratieve en zelfs creatieve taken tegelijk moet jongleren.

Het is belangrijk om een projectmanagement tool te vinden die past bij de behoeften van een kleine organisatie. Vaak heb je niet het budget voor een fulltime projectmanager, waardoor je taken en projecten moet beheren met beperkte middelen.

In dit blog vergelijken we de 12 beste projectmanagement tools voor het MKB die organisaties helpen bloeien. We bespreken de features en kosten van elke tool én geven je een overzicht geven van Rodeo Software, een projectbeheer tool speciaal ontworpen voor het MKB.

Waar moeten MKB’ers op letten tijdens het zoeken naar een geschikte projectmanagement tool?

Voor kleine bedrijven kan het vinden van de juiste projectmanagement software een hele uitdaging zijn. Wat voor budget heb je nodig? Welke features zijn must-haves vs nice-to-haves? Kan het team het direct gebruiken zonder een lange onboarding?

Er zijn veel factoren waarmee je rekening moet houden, van kosten tot functies tot gebruiksgemak. Om dit proces wat gemakkelijker te maken, zie hier de drie belangrijkste factoren waarmee je rekening moet houden:

Schaalbaarheid

Een belangrijke factor voor de juiste projectmanagement software is schaalbaarheid. Naarmate je bedrijf groeit, wil je een platform dat met je meegroeit. Het kan immers wat chaos geven om van platform te wisselen.

Zoek naar software die zowel basis- als geavanceerde functies biedt, zodat je kunt beginnen met een eenvoudige omgeving en je kunt upgraden als je behoeften veranderen.

Gebruiksvriendelijkheid

Kies een user interface dat makkelijk te gebruiken is. Stel je eens voor dat je veel tijd kwijt bent aan het leren en begrijpen van een nieuw platform of dat je dagen moet besteden om nieuwe teamleden te onboarden.

Vooral voor kleine bedrijven zorgt een intuïtief en gebruiksvriendelijk platform ervoor dat zelfs degenen die niet technisch onderlegd zijn, gemakkelijk kunnen navigeren.

Betaalbaarheid

Een andere -zeer belangrijke factor- om te overwegen bij het kiezen van projectmanagement software zijn de kosten. Voor kleine bedrijven is het belangrijk om een ​​oplossing te vinden die niet te duur is, maar toch alle functies biedt die je nodig hebt.

Sommige project management tools hebben alle belangrijke features voor een redelijke prijs, terwijl andere programma’s afhankelijk zijn van integraties.

Dat is wel een puntje om rekening mee te houden. Integraties betekenen extra abonnementen, meer complexiteit en onvermijdelijk duurder dan waarvoor je hebt gebudgetteerd.

Zorg ervoor dat je tarieven vergelijkt en zoek naar kortingen of gratis proefversies voordat je een definitieve beslissing neemt.

De beste projectmanagement software voor het MKB

Nu je weet waar je op moet letten bij een projectmanagement tool, gaan we eens kijken naar 12 van de beste opties voor het MKB.

1. Rodeo

Rodeo Software is een projectmanagement tool speciaal ontworpen om kleine bedrijven te helpen hun winst te optimaliseren en tegelijkertijd efficiënt te werken aan het opleveren van projecten.

Het platform heeft alle functies die je nodig hebt om je projecten te beheren, zonder toeters en bellen die onnodige complexiteit en kosten met zich mee kunnen meebrengen.

De tool heeft een eenvoudige interface die gemakkelijk is te navigeren, zelfs voor degenen die niet technisch onderlegd zijn. Het bevat functies zoals budgettering, tijdregistratie, takenlijsten en rapportages waarmee je projecten efficiënt en effectief kunt plannen en uitvoeren.

Functies

Dankzij de verscheidenheid aan features, is Rodeo de perfecte project management software voor het MKB. Aangezien kleine bedrijven over beperkte middelen beschikken, kan een alles-in-één-oplossing tijd en geld besparen.

Laten we eens kijken naar deze functies:

Budget: Rodeo’s budget functie biedt alles om je projectbudget en kosten bij te houden. Maak een nieuw project aan en voeg eenvoudig activiteiten, kosten en uurtarieven toe.

Zo kun je gemakkelijk het overzicht houden en helpt de budget functie je binnen het budget te blijven.

Offertes: Zodra je klaar bent met je project budget, verstuur je de offerte naar de klant. In plaats van handmatig, regel voor regel alles in te voeren, kun je in Rodeo eenvoudig een offerte opmaken. Klik in de budgetweergave op ‘offerte’ en upload de branding en details van je organisatie.

Kies welke kolommen en regels moeten worden weergegeven en je hebt een offerte - klaar voor het akkoord van de klant. Verstuur de offerte direct vanuit Rodeo. Wil je nog even alles controleren? Download de offerte en verstuur naar je collega’s. Deze functie is ook handig voor teams of freelancers die niet direct met de klant werken, maar wel goedkeuring op een budget nodig hebben.

Planning: Gefeliciteerd, je project budget is goedgekeurd! Wat nu? Capaciteitsbeheer heeft een grote invloed op elk project en het opzetten en onderhouden van taken en tijdlijnen kan uitdagend zijn. Rodeo schiet je te hulp. De planner en taakbeheer bieden je de mogelijkheid om taken toe te wijzen op basis van skills en/of beschikbaarheid. Zo optimaliseer je de planning en zorg je ervoor dat teamleden niet teveel worden belast.

Urenregistratie: Weten hoe lang het duurt voordat een taak is voltooid, is cruciaal voor het voorspellen van toekomstige projecten. Als je meer tijd besteedt dan gepland om een taak of een fase van het project te volbrengen, kan dit ook van invloed zijn op de marges en winst. Rodeo lost dit op door de ingebouwde timer. Teamleden kunnen hun besteedde uren  bijhouden en registreren met de tijdskaarten. Zodra de uren zijn geregistreerd in Rodeo, wordt het projectbudget automatisch bijgewerkt om je realtime inzicht in de marges te geven.

Facturatie: Rodeo maakt het je gemakkelijk om klanten te factureren. Kies tussen het verzenden van een volledige factuur, het opsplitsen van projecten in fases of het instellen van periodieke facturen - direct vanuit een project. Bovendien integreert Rodeo met Exact, zodat je de financiën op orde hebt.

Rapportages: Er gaat niets boven gemoedsrust door te weten waar je bedrijf staat. Met real-time inzichten en uitgebreide rapportages geeft Rodeo je een volledig beeld van de gezondheid van je projecten (en bedrijf), waardoor het platform een echte alles-in-één tool voor project management is.

Extra functies van Rodeo

• Inkooporders
• Kosten
• Contactbeheer

Wat zeggen klanten over Rodeo?

Het is essentieel voor Axell Avalon-van Staveren, Brand Director van Digital Agency JaxX, om te kunnen meten of offertes overeenkomen met de werkelijke kosten en tijd die aan projecten zijn besteed.

Met dat in gedachten deelt Axell: "Het gebruik van Rodeo heeft onze projecten ongeveer 30% winstgevender gemaakt. Toen we de urenregistratie eenmaal begonnen te gebruiken, hadden we een nauwkeurig overzicht van hoeveel tijd teamleden echt nodig hadden om hun projecten te voltooien. Zo zijn we staat om discrepanties precies te lokaliseren in vergelijking met onze offertes."

Voor BAIT Studios Managing Director, Peter Rogers, hielp Rodeo hun projecten kostenefficiënter te maken en tegelijkertijd meer gedetailleerdere updates aan klanten te leveren. Omdat klanten je zonder kennisgeving kunnen bellen om projectupdates te vragen, reageert Peter: "Met Rodeo kunnen we precies zien wat er met onze projecten gebeurt, waardoor we veel meer context in onze updates kunnen bieden."

Tarieven

• Gratis proefperiode: Ja
• Basisprijs: € 29,99 gebruiker/maand
• Extra volledige gebruikerslicentie (projectmanagers): € 14,99 gebruiker/maand
• Extra standaard gebruikerslicentie (advertentiemateriaal): € 8,99 gebruiker/maand
• Probeer Rodeo vrijblijvend uit. Zonder creditcard, geen gedoe. 

2. Trello

^{Bron: Trello}

Trello is een projectmanagement tool die een eenvoudige en visuele manier biedt om taken en projecten te beheren. Het is een goede match voor kleine teams omdat het gemakkelijk te gebruiken is en niet veel training vereist.

Het nadeel is echter dat de tool niet erg schaalbaar is, omdat deze alleen basisfuncties voor projectmanagement biedt, wat betekent dat je een andere tool nodig hebt voor financiële aspecten zoals facturatie, kosten, offertes, urenregistratie, enzovoort.

De populaire functies van Trello

• Takenoverzicht
• Kanbanborden
• Kalenderweergave
• Bestandsbijlagen
• Kaartlabels en -filters

Tarieven

• Gratis proefperiode: Ja
• Standaard: $6 gebruiker/maand
• Premium: $12,50 gebruiker/maand
• Enterprise: $25 gebruiker/maand

3. Asana

^{Bron: Asana}

Asana is een projectmanagement tool die zich richt op taakbeheer. Het biedt een verscheidenheid aan functies, waaronder takenlijsten, Gantt-diagrammen, bestandsbijlagen en meer.

De tool is sterk afhankelijk van integraties om een een alles-in-één oplossing te bieden, wat kan leiden tot hoge maandelijkse kosten als je team groeit. 

Lees ook: Asana vs. Rodeo: Wat Zijn De Exacte Verschillen?

De populaire functies van Asana

• Takenlijsten
• Gantt-diagrammen
• Aangepaste workflows
• Sjablonen
• Rapportages

Tarieven

• Gratis proefperiode: Ja
• Standaard: $6 gebruiker/maand
• Premium: $ 12,50 gebruiker/maand
• Enterprise: $ 25 gebruiker/maand

4. Wrike

^{Bron: Wrike}

Wrike is een projectmanagement tool waarmee teams taken, projecten en doelen op één plek kunnen beheren. Hoewel de tool het meest geschikt is voor enterprise bedrijven, is Wrike zeer schaalbaar en biedt het teams één plek voor alle projecten. De onboarding kan langer duren dan verwacht voor kleinere teams gezien de complexiteit van de software.

De populaire functies van Wrike

• Activiteitentracker
• Backlogbeheer
• Campagnebeheer
• Geavanceerde analyses

Tarieven

• Gratis: tot 5 gebruikers
• Professioneel: $9,80 gebruiker/maand
• Zakelijk: $24,80 gebruiker/maand
• Enterprise: Tarieven kunnen worden aangevraagd op hun website

5. Smartsheet

^{Bron: Smartsheet}

Met een aantal intuïtieve projectmanagement uncties is Smartsheet ontworpen om teams te helpen bij het plannen, organiseren, volgen en automatiseren van hun processen. Zoals de naam al doet vermoeden, lijkt de interface van de tool op spreadsheets, waardoor het vertrouwde uiterlijk een voordeel kan zijn tijdens de onboarding.

Het nadeel is dat het platform niet zo uitgebreid is, dus teams die al aan het opschalen zijn, vinden de tool misschien een beetje te basic.

De populaire functies van Smartsheet

• Formulieren
• Raster- en Gantt-diagrammen
• Bestandsbijlagen
• Rapportage
• Sjablonen

Tarieven

• Gratis proefperiode: Ja
• Pro: $9 gebruiker/maand
• Zakelijk: $32 gebruiker/maand
• Enterprise: Tarieven kunnen worden aangevraagd op hun website

6. Basecamp

^{Bron: Basecamp}

Als je vaak met klanten samenwerkt aan projecten, kan Basecamp de oplossing voor je zijn. De tool stelt teams in staat om taken en projecten te beheren, terwijl het ook een client view biedt waarmee jouw team realtime input van een klant kan krijgen.

Functies omvatten taakbeheer, documenten- en bestandsopslag en een livechat. Één van de grootste nadelen die gebruikers ondervinden, is de gebruikersinterface, die verwarrend kan zijn en helemaal niet gebruiksvriendelijk is.

Lees ook: De 19 beste Basecamp alternatieven voor rubuust project management in 2023 [gratis en betaald]

Populaire functies van Basecamp

• Klantenportaal
• Samenwerkingsborden
• Bestandsbijlagen
• Document delen
• Ingebouwde chat

Tarieven

$11 per gebruiker/maand, inclusief onbeperkte projecten en 500 GB opslagruimte

7. monday.com

^{Bron: monday.com}

monday.com helpt bedrijven bij het tracken en beheren van projecten en communicatie tussen teamleden. De tool heeft een aantal functies die het een aantrekkelijke optie maken voor kleine bedrijven, waaronder de lage prijs en de mogelijkheid om op te schalen.

De beperkte projectmanagement functies en het gebrek aan een goede helpdesk kunnen nadelig zijn, vooral voor zo'n complexe tool.

Lees ook: monday.com Vs. Rodeo: de exacte verschillen

De populaire functies van monday.com

• Taakbeheer
• Tijdregistratie
• Geautomatiseerde workflows
• Integraties van derden
• CRM

Tarieven

• Basis: $10 gebruiker/maand
• Standaard: $12 gebruiker/maand
• Pro: $20 gebruiker/maand
• Enterprise: Tarieven kunnen worden aangevraagd op hun website

8. HoneyBook

^{Bron: HoneyBook}

HoneyBook helpt bij het stroomlijnen van de projectworkflow en communicatie. Het is een alles-in-één platform dat een centrale locatie biedt voor het beheer van projectdeadlines, bestanden, facturen en klantcommunicatie. HoneyBook is een betaalbare oplossing voor diegenen die een eenvoudige manier nodig hebben om projecten en klanten te beheren. Het is echter niet zonder nadelen.

Een nadeel van HoneyBook is dat sommige gebruikers de interface als verwarrend en gebruikersonvriendelijk hebben ervaren. Omdat het platform werkt volgens het principe van een sales funnel, kan dit een uitdaging zijn.

De populaire features van HoneyBook

• Offertes en facturen
• Taakmanagement
• Geautomatiseerde workflows
• Betalingen

Tarieven

• Gratis proefperiode: Yes
• Unlimited monthly: $39 
• Unlimited annual: $390

9. nTask

^{Bron: nTask}

nTask is ontworpen om kleine bedrijvente helpen met projectmanagement en biedt takenlijsten, kalenders en projectnotities. Het platform bevat ook ingebouwde tijdregistratie- en rapportagetools om teams te helpen de voortgang van het project bij te houden.

Sommige gebruikers vinden dat nTask moeilijk te leren en te gebruiken kan zijn en dat de functies niet zo robuust zijn als die van andere tools. Over het algemeen is nTask een handig hulpmiddel voor kleine teams, maar het is misschien niet de beste optie voor bedrijven met complexere projecten.

De populaire functies van nTask

• Hulpbronnenbeheer
• Taakbeheer
• Bestanden en opmerkingen delen
• Tijdregistratie

Tarieven

• Gratis proefperiode: Ja
• Premium: $ 4 gebruiker/maand
• Zakelijk: 12 gebruiker/maand
• Enterprise: Tarieven kunnen worden aangevraagd op hun website

10. Airtable

^{Bron: Airtable}

Airtable heeft lovende kritieken gekregen van kleine teams door de jaren heen. De flexibiliteit en het gebruiksgemak zijn van topklasse en het platform kan worden geïntegreerd met een breed scala aan andere zakelijke software. Sommige gebruikers vonden het Airtable lastig te begrijpen.

In vergelijking met andere tools in deze lijst, mist Airtable enkele functies. Als je de gratis versie gebruikt, mis je waarschijnlijk wat features. 

Populaire functies van Airtable

• Automatiseringen
• Taakbeheer
• Sjablonen
• Dashboards

Tarieven

• Gratis: tot 5 gebruikers
• Plus: $12 gebruiker/maandelijks
• Pro: $24 gebruiker/maandelijks
• Enterprise: Tarieven kunnen worden aangevraagd op hun website

11. Teamwork

^{Bron: Teamwork}

Teamwork bevat takenlijsten, bestanden, urenregistratie en voortgangsrapporten. Het platform biedt ook een gratis versie voor teams tot vijf gebruikers. De gratis versie kan iets te beperkt zijn en volgens reviews zijn gebruikers niet altijd blij met de interface.

Over het algemeen is Teamwork een goede optie voor een klein bedrijf dat op zoek is naar een eenvoudige manier om projecten en teams te managen.

Lees ook: De beste alternatieven voor Teamwork in 2022 [gedetailleerde review]

De populaire functies van Teamwork

• Projectsjablonen
• Taakbeheer
• Rapporten
• Tijdregistratie

Tarieven

• Voor altijd gratis: tot 5 gebruikers
• Leveren: $10 gebruiker/maand
• Groeien: $ 18 gebruiker/maand
• Schaal: Tarieven kunnen worden aangevraagd op hun website

12. Zoho Projects

Zoho Projects biedt een scala aan functies, waaronder taakbeheer, teamsamenwerking, urenregistratie en projectrapportage, wat perfect is voor groeiende tams. Het platform kan ook worden geïntegreerd met andere Zoho-producten, zoals Zoho Mail, Zoho CRM en Zoho Invoice.

Sommige gebruikers hebben kritiek geuit op de software omdat deze te complex en moeilijk te gebruiken is, vooral voor kleine bedrijven. Omdat het afhankelijk is van een reeks integraties, waaronder het add-on-product voor facturering en contactbeheer, kunnen de totale kosten veel hoger zijn dan bij andere tools op deze lijst.

De populaire functies van Zoho Projects

• Taakmanagement
• Urenregistratie
• Rapportages
• Zoho integraties

Pricing

• Gratis: tot 3 users
• Premium: $5 per gebruiker/maand
• Enterprise: $10 per gebruiker/maand

Conclusie

Welke projectmanagement tool is het beste voor je kleine onderneming? Het hangt af van je wensen en budget.

Als je op zoek bent naar een tool met robuuste functies die schaalbaar en ook budgetvriendelijk is, dan is Rodeo wellicht de juiste keuze.

Bovendien is het beste van het kiezen van een echte alles-in-één oplossing voor projectbeheer dat je bespaart op onnodige tools (en abonnementen), waardoor projecten soepel verlopen.

Als je een krap budget hebt en nog niet veel functies nodig hebt, kan Airtable of Teamwork een betere optie zijn.

Welke tool je ook kiest, zorg ervoor dat je profiteert van gratis proefversies.

Veel plezier met het management van al je projecten! :)