Best practices voor thuiswerken: jouw gids voor succesvol werken op afstand

Thuiswerken is nog nooit zo populair geweest. Miljoenen mensen hebben comfort en gemak gevonden als het gaat om remote werken, en een volledige terugkeer naar kantoor is een dealbreaker voor velen die op zoek zijn naar een nieuwe functie.

Uit de PwC US Remote Work Survey bleek dat 52% van de werkgevers het ermee eens was dat de productiviteit van werknemers is toegenomen sinds ze op afstand werken. En met online platforms zoals Zoom, Slack en Rodeo die teams helpen verbinden en samenwerking beheren, kunnen teams gemakkelijk op afstand (of hybride) werken.

Of je nu hybride werkt of gewend raakt aan volledig thuiswerken, je aanpassen aan een nieuwe omgeving kan moeilijk zijn. 

Uitdagingen van thuiswerken

Werken vanuit huis is niet voor iedereen weggelegd, het vereist een ongelooflijke hoeveelheid discipline.

Werk kan bijvoorbeeld inbreuk zijn op je privéleven en je het gevoel geven dat je altijd bereikbaar bent. Bovendien kunnen sommigen zich geïsoleerd voelen terwijl ze honderd procent op afstand werken, wat ook van invloed is op de teamspirit en de bedrijfscultuur.

Hoewel veel mensen graag thuiswerken, laten we eens kijken naar drie belangrijke uitdagingen waarmee externe werknemers worden geconfronteerd.

#1 Gebrek aan balans tussen werk en privéleven

Werken en wonen in dezelfde ruimte kan nadelig zijn voor je productiviteit.

Zonder een duidelijke scheiding tussen werk- en persoonlijke ruimte, voelen velen die vanuit huis werken zich onder druk gezet om na werktijd door te werken, aangezien je het kantoor nooit 'verlaat'.

Dit soort druk kan snel leiden tot burn-out en algehele ontevredenheid over het werk.

#2 Sociaal isolement

Het spreekt voor zich dat je vermogen om te socializen op het werk belemmerd wordt als je thuis werkt. Het is moeilijker om je collega's te leren kennen als je voornamelijk communiceert via berichten en e-mails in plaats van een gesprekje bij de koffieautomaat.

Veel thuiswerkers worstelen met gevoelens van isolement en eenzaamheid, aangezien ze een groot deel van hun dag alleen werken.

Het is moeilijk om teambuildingsactiviteiten op afstand uit te voeren, en sommigen voelen daardoor misschien de gezamenlijke kracht van hun team wankelen.

#3 Afleidingen

Naar kantoor gaan betekent meestal dat je persoonlijke problemen en afleiding thuis moet laten. Maar voor thuiswerkers is dit geen optie.

Kinderen, huisgenoten en huisdieren kunnen het moeilijk maken om je thuis te concentreren. De hoeveelheid vrijheid die gepaard gaat met werken op afstand kan het ook moeilijk maken om de verleiding te weerstaan om tijdens het werk sociale media te checken of tv te kijken.

Als zodanig moeten externe werknemers meer moeite doen om hun werkruimte vrij te maken van afleiding, wat moeilijk kan zijn.

20 best practices voor thuiswerken

Als de bovenstaande uitdagingen je bekend voorkomen, wil je misschien een aantal nieuwe best practices voor thuiswerken implementeren.

Blijf lezen en ontdek wat je kunt doen om de balans tussen werk en privé te verbeteren en jezelf te bevrijden van dagelijkse afleidingen.

1. Creëer een ochtendroutine 

Er gaat niets boven een goed begin van de dag. Om dat te bereiken, is het essentieel om consistent te blijven en wakker te worden op een vast tijdstip zodat je je later niet traag of moe gaat voelen.

Plan tijd in om je te voorbereiden op de dag en je actief te voelen. Maak een wandelingetje - neem je ontbijt en een kop koffie en start je dag. 

2. Maak een lijst met de belangrijkste taken

Neem, voordat je aan je dag begint even de tijd om al je prioriteiten op een rijtje te zetten. Door een checklistsysteem te implementeren, kun je je taken voor de dag beter organiseren en tegelijkertijd focussen op deadlines.

Maar als het maken (en volgen) van een takenlijst of takenlijst nieuw voor je is, kan het een uitdaging zijn om er een gewoonte van te maken. Dus begin simpel:

• Maak eerst een overzicht van alle taken voordat je in de werkmodus komt
• Identificeer de topprioriteiten op je takenlijst en begin daarmee
• Implementeer een tijdmanagementtechniek zoals tijdsblokken
• Als er gedurende de dag taken of prioriteiten opduiken, pas dan de lijst aan
• Voorkom overbelasting door nee te zeggen als dat nodig is
• Gebruik een online planningstool zoals Rodeo Drive om je te helpen je taken te beheren.

3. Maak een speciale werkruimte 

Misschien kom je in de verleiding om vroege vergaderingen vanuit bed of vanaf de bank te houden - we snappen het. Maar een speciale ruimte helpt je werkruimte af te scheiden van de rest van het huis en dat maakt een groot verschil.

Veel mensen die remote werken, werken het liefst in een kamer met een deur, omdat dit het gemakkelijker maakt om fysiek afstand te nemen van afleiding. Hierdoor kun je je beter concentreren en productief blijven terwijl je je kunt afsluiten van de gebruikelijke huishoudelijke geluiden (ook wel huisdieren, kinderen of televisie genoemd).

Het geluidsniveau thuis zal waarschijnlijk anders zijn dan op kantoor, wat van invloed kan zijn op je productiviteit. Overweeg of lichte achtergrondmuziek je focus kan verbeteren.

Waar je ook werkt, het creëren van zoneruimtes kan een goede aanpak zijn bij het inrichten van je werkruimte. Bijvoorbeeld:

• Zone A: Hier zou je meteen alles moeten hebben wat je nodig hebt. In deze zone kun je ongestoord werken. Hier bewaar je je laptop, muismat, schrijfblok, pennen en telefoon bij de hand.
• Zone B: Deze zone bevat dingen die de hele dag door worden gebruikt, maar niet zo vaak als die in de eerste zone zoals naslagwerken of andere notities. 
• Zone C: Dingen die je niet elke dag gebruikt, liggen hier. Mogelijk moet je opstaan om in deze zone te komen, maar deze moet zich in de buurt van je werkruimte bevinden. Dit is een goede plek om items zoals nietmachines, printers en archiefkasten neer te zetten - en snacks!

4. Investeer in de juiste uitrusting

Als je eenmaal een goede werkplek hebt gevonden, is investeren in de juiste apparatuur om je werkgebied te optimaliseren een belangrijke volgende stap.

Comfort is een belangrijke factor om in gedachten te houden bij het kopen van uitrusting. Investeren in een ergonomische stoel en een stevig bureau is een goed begin. Als je er niet van houdt om lang te zitten, is een sta-bureau misschien iets voor jou.

Het gebruik van de juiste technische accessoires kan zeer gunstig zijn voor de productiviteit. Veel mensen die thuiswerken gebruiken liever een monitor als tweede scherm om computerwerk makkelijker te maken.

Andere technische tools om naar te kijken zijn onder meer een ergonomische muis en -toetsenbord, evenals een goede koptelefoon. Bekijk hier enkele van de meest populaire opties.

5. Structureer je dag 

Als je enige flexibiliteit hebt wat betreft de structuur van je dag, experimenteer en ontdek wat voor jou het beste werkt. Misschien ben je productiever als je al je vergaderingen 's ochtends plant en je 's middags concentreert op werk of andersom.

Probeer je dag in te delen volgens jouw voorkeuren, aangezien kleine wijzigingen in de planning een grote invloed kunnen hebben op je humeur en energieniveau.

Als je vaak moeite hebt om je gedurende langere tijd op je taken te concentreren, probeer dan de Pomodoro-techniek. Bij deze methode wordt je tijd opgedeeld in werkperioden van 25 minuten, gescheiden door pauzes van 5 minuten.

Door deze 'pomodoros' van 25 minuten te gebruiken om je te concentreren op een enkele taak, kun je je discipline verbeteren, vooral omdat je weet dat een pauze slechts een paar minuten van je verwijderd is.
 

6. Stel doelen voor jezelf

Doelen stellen is altijd een goed idee, ook al zijn ze klein.

Maak er een gewoonte van om kleinere dagelijkse doelen voor jezelf te stellen die bijdragen aan grotere wekelijkse of driemaandelijkse doelen. Deze oefening zal je helpen gemotiveerd en toekomstgericht te blijven tijdens de werkdag.

Het is een goede gewoonte om de 'SMART'-criteria te volgen bij het stellen van doelen, wat inhoudt dat je doelen specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden moeten zijn.

Vergeet niet om je overwinningen te vieren wanneer je je doelen bereikt of zelfs overtreft!

7. Bepaal thuis grenzen

Thuis zijn er veel afleidingen die je snel van je taken kunnen afleiden. Maar dat geldt ook voor elke kantooromgeving.

Als je een druk huishouden hebt, zorg er dan voor dat je basisregels vaststelt, zoals:

• Deur dicht = niet storen. Het kan zijn dat je in een vergadering zit en dat mensen op de achtergrond komen en gaan, wat jou en de gesprekspartners afleidt. Zorg ervoor dat familieleden of huisgenoten begrijpen dat als de deur gesloten is, er geen komen en gaan is in die kamer.
• Geen harde muziek of geluiden in de buurt van je werkruimte. Soms kan ruimte een probleem zijn waardoor je geen rustige plek hebt om te werken. Stel in dit geval een 'stiltetijd' in waarin leden van het huishouden geen harde geluiden maken die jouw focus of productiviteit kunnen verstoren. Verzoek om geen harde geluiden of muziek te spelen in de omgeving.
• Richtlijnen voor internetgebruik. Vooral als je kinderen hebt, zul je waarschijnlijk vaak ervaren dat leden van het huishouden video's en muziek tegelijkertijd via verschillende apparaten willen streamen. Dit kan van invloed zijn op de internetsnelheid, waardoor videoconferenties en andere online tools moeilijk te gebruiken zijn. Zorg er dus voor dat je richtlijnen opstelt die voorkomen dat je internet vertraagt tijdens werkuren.

8. Kom in beweging

Uit een onderzoek uit 2019 van The British Journal of Sports Medicine bleek dat lichaamsbeweging in de ochtend het geheugen, de visuele perceptie en de cognitieve functie verbetert.

Niet alleen dat, maar oefeningen in de vroege ochtend kunnen beter passen bij de hormonale schommelingen van je lichaam.

Aangezien je best wat tijd bespaart met woon-werkverkeer wanneer je thuiswerkt, kun je deze tijd beter besteden aan lichaamsbeweging. Of het nu gaat om een wandeling of joggen door de buurt, een les in een plaatselijke sportschool of wat oefeningen thuis, breng je lichaam in beweging en je zult er geen spijt van krijgen!

9. Dress for success

We begrijpen het. De hele dag in je pyjama blijven terwijl je vanuit je bed of vanaf bank werkt, kan verleidelijk (en comfortabel) zijn. Door een mooi shirt of een spijkerbroek aan te trekken of zelfs maar wat sieraden om te doen, kun je  sneller in de werkmodus komen en je professioneler voelen.

Hoewel je collega's niet zien of je een joggingbroek draagt, kan het constant dragen van loungewear ervoor zorgen dat je je traag en onproductief voelt tijdens het thuiswerken.

10. Actief deelnemen aan vergaderingen

Een cruciaal onderdeel van een betrokken teamlid zijn, is actief deelnemen aan vergaderingen.

Als je team regelmatig stand-up meetings heeft gepland, gebruik deze dan als een gelegenheid om ook informele gesprekken met collega's te voeren. Vraag ze naar hun weekend bijvoorbeeld - dit soort uitwisseling kan helpen om het gebrek aan informele gesprekken die je in een kantooromgeving zou hebben, goed te maken.

Probeer in grotere vergaderingen waar het gemakkelijk is om stil te blijven en te luisteren, een paar aantekeningen of ideeën op te schrijven die je van tevoren wilt delen, zodat het gemakkelijker is om bij te dragen wanneer de tijd daar is. Samenwerking is een belangrijk onderdeel van succes en het geven van feedback aan teamleden is een goede manier om van jezelf een betrokken en behulpzame collega te maken.

Zorg er bovendien voor dat je achtergrond professioneel is voor videogesprekken. Met de meeste platforms voor videoconferenties kunt je je achtergrond vervagen, wat een goed idee is als je werkomgeving een beetje rommelig is. 

11. Beperk afleidingen

Een andere best practice voor thuiswerken is om je toegang tot de afleidingen die je productiviteit in de weg staan te beperken.

Het beperken van afleiding gaan hand in hand met het opzetten van een speciale werkruimte thuis, maar het houdt ook in dat je jezelf verantwoordelijk moet houden om aan je taken te werken. Gemakkelijke manieren om afleiding thuis te beperken, zijn onder meer je telefoon op stil zetten.

Software die afleiding blokkeert, zoals Freedom en RescueTime, kunnen voorkomen dat je websites bezoekt die je vaak afleiden.

Dus als je merkt dat TikTok of Instagram je productiviteit vaak verstoort, kun je jezelf grenzen opleggen.

12. Neem lunchpauzes weg van je computer

Als je eenmaal in de focusmode zit, kan het handig zijn om de lunch door te werken en aan je bureau te eten om te voorkomen dat je je focus verstoort.

Dit is om een aantal redenen een slecht idee, waaronder vermoeide ogen. Ongeveer 58% van de mensen die op computers werken, ervaart het Computer Vision Syndrom, dat symptomen kan veroorzaken zoals vermoeide ogen, hoofdpijn en nek- en rugpijn.

Thuiswerken betekent meestal dat je meer tijd besteedt aan het staren naar je computerscherm, aangezien alle communicatie en sociale contacten online plaatsvinden.

Zo’n 30 minuten de tijd nemen om te lunchen zonder beeldschermen kan helpen om je hoofd leeg te maken, je bloed te laten stromen en de kans te verkleinen dat je de negatieve bijwerkingen van veelvuldig computergebruik ervaart.

Een werkvrije lunchpauze kan je ook iets geven om naar uit te kijken tijdens je werkdag.

13. Bereid maaltijden van tevoren voor

Hoewel thuiswerken je de luxe geeft om altijd op een steenworp afstand van je keuken te zijn, is koken tijdens je korte lunchpauze niet de meest efficiënte besteding van je tijd.

Bereid in plaats daarvan een aantal eenvoudige maaltijden van tevoren, net zoalsjeu zou doen als je lunch naar kantoor zou meenemen. Op die manier heb je meer tijd om je lunchpauze door te brengen met ontspannen of een activiteit die je leuk vindt, zonder de extra taak om iets te eten te maken.

14. Ga het huis uit

De hele dag op dezelfde plek doorbrengen kan uitputtend zijn, vooral voor mensen die vanuit huis werken in een kleine ruimte. Het gebrek aan persoonlijke interactie kan ook behoorlijk eenzaam zijn.

Om dit tegen te gaan, kun je proberen te werken vanuit een koffietentje, bibliotheek of andere openbare ruimte met wifi om even van omgeving te veranderen en wat sociale interactie op te doen. Dit kan met name handig zijn voor mensen die vaak een middagdipje hebben of gemakkelijk worden afgeleid in huis.

15. Schrijf je gedachten op

Een dagboek bijhouden kan angst en stress verminderen, vooral na een stressvolle dag als thuiswerker. 

Een ander voordeel van journaling is het verbeteren van schrijf- en communicatie skills, wat een positieve invloed zal hebben op je carrière.

Een rapport van PROvoke Media gaf aan dat bedrijven $37 miljard aan verliezen hadden geleden als gevolg van slechte communicatie, waardoor 'sterke communicatie' een zeer wenselijke vaardigheid is voor werkgevers.

Als je even pauze neemt, zoek dan een rustige plek en schrijf een kwartiertje. 

Als je opschrijft wat je bezighoudt, is er geen goede of foute manier om het te doen. Naarmate je meer vertrouwd raakt met jezelf en je gedachten, zul je troost gaan vinden in het uiten van jezelf.

Als gevolg hiervan kun je met je dagboek oefenen hoe je beter communiceert met je manager, collega's en zelfs tijdens vergaderingen.

16. Zorg voor je (mentale) gezondheid

Voor jezelf zorgen op kantoor of thuis is essentieel. Misschien dreig je de balans tussen je werk en je privéleven te verliezen, wat een uitdaging kan zijn om mee om te gaan.

Thuiswerken kan verbeteren door gezondheidscheckpoints in te voeren. Je kunt bijvoorbeeld uren achter een computer zitten of lange tijd op dezelfde plek werken.

Een geweldige manier om de stress die dit kan veroorzaken te verminderen, is door je werkruimte zo ergonomisch mogelijk in te richten en zet planten neer om je zuurstof of energie op peil te houden.

Andere tips om thuis te werken met gezondheid in gedachten:

• Houd de kamer goed verlicht met natuurlijk licht, indien mogelijk.
• Zorg ervoor dat je aan een bureau werkt in plaats van in bed te liggen of op een bank voor de tv te zitten.
• Neem regelmatig een pauze om te stretchen en te bewegen.

17. Ga in gesprek met collega's

Een van de meest voorkomende problemen die thuiswerkers ervaren, is eenzaamheid en isolement. In een kantoorruimte is het gemakkelijk om een gesprek aan te gaan bij de koffieautomaat. Bovendien kun je gewoon naar iemands bureau lopen als je een korte vraag hebt.

Als je op afstand werkt, wordt dat echter een grotere uitdaging, dus hoe los je dat op?

Een goed begin is door wekelijkse ‘virtuele koffiepauzes’ in te plannen met collega’s. Dit zijn videogesprekken van 10-15 minuten met één collega waarbij je de tijd neemt om elkaar gewoon te leren kennen. Praat over hobby's, interesses, vakantieplannen, de laatste serie die je hebt bekeken of je favoriete boeken.

18. Oefen dankbaarheid

Misschien vraag je je af hoe dit verband houdt met best practices voor thuiswerken, maar er is een connectie. Het is bewezen dat dankbaarheid stress kan verminderen, veerkracht kan vergroten en het welzijn kan verbeteren.

Maak wekelijks of dagelijks een dagelijkse lijst van ten minste drie dingen waar je dankbaar voor bent. Je zult de volgende voordelen gaan opmerken:

Leiders worden er beter door: Dankbaarheid heeft een diepgaande invloed op onze stemmingen en gezondheid. Dit verhoogt de betrokkenheid en productieve interacties op het werk door positieve emoties te creëren. Dankbaarheid verhoogt de productiviteit van werknemers met 50 procent, volgens een studie. Er is geen nadeel aan deze deal.

Er zit voor elk wat wils in: het is belangrijk om te onthouden dat niet iedereen dezelfde mate van waardering wil. Andere werknemers kunnen zich echter bedreigd voelen door publieke lof. Diversiteit op de werkvloer betekent diverse communicatiestijlen, achtergronden en capaciteiten.

19. Erken de prestaties van je collega's

Op afstand werken kan resulteren in een verlangen naar menselijke interactie, vooral als get gaat om erkenning van je werk. De tijd nemen om de mijlpalen van je collega's te vieren, zal hen een gevoel van doelgerichtheid geven, wat zowel het gevoel van eigenwaarde als de output positief beïnvloedt.

Voor managers kan het extra uitdagend zijn om waardering te tonen naar collega’s als iedereen thuis achter zijn of haar bureau zit. Hier zijn enkele manieren om goed werk te herkennen:

• Implementeer een beloningsprogramma. Het kan per kwartaal, per maand of per seizoen zijn. Je kunt ook een combinatie van waarderingen of opstekers hebben, bijvoorbeeld per kwartaal en dienstjaren. 
• Teamuitjes. Het werk wordt dan wel remote gedaan, maar af en toe elkaar persoonlijk ontmoeten zal helpen om een gevoel van gemeenschap en verbondenheid te creëren. Neem het team mee naar een speciale bijeenkomst om de prestaties te vieren.
• Stuur complimentjes. Of het nu via chat is, een wekelijkse nieuwsbrief of tijdens een terugkerende vergadering, zorg ervoor dat er ruimte is voor shoutouts.

20. Eindig je dag met een vaste routine

Je avonduren laten opslokken door werk is de belangrijkste oorzaak van burn-out door thuiswerken. Om dit te voorkomen, is het belangrijk om je dag op dezelfde manier af te sluiten als waarop je hem begon: met een vaste routine.

De eerste stap bij het creeeren van een definitieve eindtijd van de werkdag, als dit niet al door je werkgever is bepaald.

Zodra het tijd is, sluit je laptop of snooze je meldingen om te voorkomen dat je je onder druk gezet voelt om door te werken en te reageren op last-minute berichten nadat je 'uitklokt'.

Zelfs kleine dingen, zoals het aantrekken van comfortabelere kleding of het sluiten van de deur van je thuiskantoor, kunnen helpen een fysieke scheiding tussen  persoonlijke- en werkruimte te creëren en de werk-privébalans te verbeteren.

Conclusie

Werken op afstand heeft veel voordelen, maar de implementatie ervan brengt ongetwijfeld tal van moeilijkheden met zich mee.

Thuiswerken omvat uitdagingen zoals eenzaamheid, gebrek aan evenwicht tussen werk en privéleven en afleidingen die het vermogen om efficiënt te werken belemmeren. Managers moeten een balans vinden tussen productiviteit en teambetrokkenheid om teamleden gemotiveerd te houden in een externe omgeving.