Het handboek voor effectieve project communicatie

Geloof het of niet, verbeterde communicatie kan de teamproductiviteit tot 25% verhogen.

Voor teams die betrokken zijn bij projectmanagement of projectmatig werken, is communicatiemanagement bepalend voor het succes. Veel projecten bevatten onderling gerelateerde taken, wat betekent dat teamleden regelmatig moeten samenwerken en communiceren om dingen voor elkaar te krijgen.

Hier komt projectcommunicatie management om de hoek kijken. Kortom, projectcommunicatie beheer is een reeks processen die ervoor zorgen dat informatie in elke fase van jouw project op de juiste manier wordt verspreid, ontvangen en begrepen door de juiste partijen.

In dit blog onderzoeken we hoe je communicatie gedurende de gehele projectcyclus kunt plannen, bewaken en beheren.

Het belang van effectief projectcommunicatie management

Zonder een plan voor effectieve communicatie zal je project ongetwijfeld met complicaties te maken krijgen. Bijna 30% van de werknemers noemt zelfs slechte communicatie als reden waarom ze hun werk niet op tijd konden afleveren.

Slecht projectcommunicatie beheer leidt tot verwarring over de status van het project en wie waaraan werkt, wat het vertrouwen van de klant in jouw vermogen om het project te voltooien niet bepaald versterkt.

Bovendien willen teamleden het gevoel hebben dat hun werk wordt gewaardeerd. Het is moeilijk voor mensen om zich belangrijk en productief te voelen als een project ongeorganiseerd is.

Lees ook: Projectbeheer voor creatives was een enorm gedoe: zo lossen we het op

De cruciale vaardigheden voor succesvolle communicatie

Projectmanagers zijn belast met de communicatie en het managen van relaties gedurende het hele project, wat een hele onderneming is. 

Hier zijn de belangrijkste communicatieve vaardigheden voor projectmanagers:

Wees een actieve luisteraar

Om reactieve leiders te zijn, moeten projectmanagers actieve luisteraars zijn. Actieve luisteraars letten op de verbale en non-verbale signalen die door de spreker worden overgebracht, waardoor ze de boodschap beter kunnen begrijpen en reageren.

Omgekeerd zijn passieve luisteraars niet bewust betrokken bij het gesprek, wat hun vermogen om de inhoud van de boodschap te begrijpen belemmert en de spreker gefrustreerd kan laten voelen.

Projectmanagers moeten ervoor zorgen dat hun teamleden zich gehoord en begrepen voelen, zodat ze zich gesteund voelen bij het navigeren en het overwinnen van obstakels.

Accepteer opbouwende kritiek

Openstaan ​​voor opbouwende kritiek is een zeer noodzakelijke vaardigheid voor projectmanagers. Het geven van feedback aan teamleden en hen aanmoedigen om feedback ook met elkaar te delen, is niet alleen essentieel om het team efficiënt te laten functioneren, maar draagt ook bij aan het verbeteren van de verantwoordelijkheid van het team.

Vergeet niet om positieve dingen te vermelden tijdens het geven van feedback, want alleen focussen op het negatieve kan ervoor zorgen dat het teamlid zich aangevallen voelt. Het is ook een goed idee om opbouwende kritiek te koppelen aan suggesties voor verbetering, zodat je teamgenoot snel en concreet van koers kan veranderen.

Verzacht conflicten wanneer ze zich voordoen

Conflicten staan ​​een vlotte communicatie tussen teamgenoten in de weg. Als zodanig moet het snel worden opgelost. Hier zijn een paar stappen om je te begeleiden bij het oplossen van geschillen:

• Kies geen partij door ieders perspectieven en meningen te erkennen.
• Plan een gesprek met alle betrokken partijen.
• Gebruik deze bijeenkomst om het onderliggende probleem te identificeren.
• Beslis over de volgende stappen voor een oplossing en kom zo nodig tot een compromis.

Wat op te nemen in een communicatieplan?

Voordat je project van start gaat, is het een goed idee om een ​​plan te maken waarin wordt beschreven hoe de communicatie voor dit project zal verlopen. Het hebben van een hoofddocument met deze details is handig om naar te verwijzen tijdens de fases van het project en zorgt dat iedereen dezelfde verwachtingen heeft.

Hier is een overzicht van wat je kunt opnemen in je communicatieplan:

Doelgroep: Maak een lijst van alle mensen die projectinformatie zullen ontvangen. Dit omvat waarschijnlijk zowel teamleden als de klant en andere stakeholders. Voeg de contactgegevens toe en noteer of er voorkeurs communicatiemethoden zijn. Door deze lijst in het plan op te nemen, voorkom je dat je iemand vergeet op de hoogte te brengen.

Communicatiekanalen: Overweeg alle mogelijke communicatiekanalen die je tijdens de projectcyclus wilt gebruiken. Dit kunnen e-mails, rapportages of vergaderingen zijn. Probeer ook na te gaan welke kanalen het meest geschikt zijn voor elk publiek en elke boodschap. Met andere woorden, overweeg de soorten situaties waarin informele vergaderingen acceptabel zijn versus de soorten berichten waarvoor mogelijk een formeel rapport nodig is.

Communicatiestijl: Denk na over de communicatiestijl die je voor elk kanaal wilt gebruiken, inclusief hoeveel details je wilt bieden en hoe formeel de toon zal zijn. Bijvoorbeeld, wekelijkse updates zullen informeler zijn en een breed overzicht geven van de projectstatus, terwijl maandelijkse rapportages veel gedetailleerder zullen zijn.

Planning: Het opstellen van een algemene tijdlijn voor projectcommunicatie is een van de belangrijkste onderdelen van het plan. Het schema van je project helpt om de verwachtingen van het team te bepalen, zowel wanneer ze van je zullen horen als wanneer ze hun eigen updates kunnen verwachten.

Lees ook: 5 tips om realistische budgetten te maken

Hoe implementeer je een project communicatieproces?

Als je eenmaal een solide projectcommunicatieplan hebt gemaakt, is het tijd om dat plan om te zetten in actie. Hieronder vind je vijf stappen die we aanbevelen om te helpen bij het implementeren van je nieuwe processen.

1. Definieer je publiek

Het is belangrijk om in gedachten te houden dat goede communicatie draait om evenwicht. Te veel communicatie kan net zo schadelijk zijn als te weinig communicatie. Bedenk voordat je een bericht verzendt wie dit bericht daadwerkelijk moet ontvangen om overbelasting van de ontvangers te voorkomen.

De contactenlijst die je hebt gemaakt als onderdeel van je communicatieplan zal nuttig zijn in deze stap, omdat het zal voorkomen dat je iemand vergeet.

2. Geef een overzicht het communicatiedoel en selecteer het juiste kanaal

Voordat je een bericht, app,  e-mail of memo verzendt, is het van cruciaal belang om het doel van die communicatie te overwegen. Sommige kanalen zijn niet geschikt voor bepaalde doelen

Als het bijvoorbeeld je doel is om de goedkeuring van een klant te krijgen voor een uitgave, moet je bepalen welke kanalen het beste tot een reactie kunnen leiden, zoals een directe e-mail.

3. Bepaal je boodschap

De inhoud van berichten zal uiteraard per geval verschillen, afhankelijk van wie de communicatie ontvangt en wanneer deze wordt verzonden. Vergeet niet om details over projectplanning, financiën, risico's en obstakels op te nemen in reguliere project updates.

4. Stel een tijdlijn op

Een groot deel van de communicatie als projectmanager is consistentie. Probeer je aan het communicatieschema te houden en zorg ervoor dat iedereen op de hoogte blijft van wijzigingen in je schema naarmate het evolueert.

Gerelateerd: Maak een projecttijdlijn met deze eenvoudige stappen

Hoeveel communicatie is te veel?

Als het voelt alsof een groot deel van je dag wordt besteed aan communiceren, hoef je je geen zorgen te maken. Sommige onderzoeken beweren dat maar liefst 90% van de tijd aan communicatie wordt besteed.

De PMBOK-gids bevat een formule om je te helpen het aantal communicatiekanalen in te schatten, waarbij N de grootte van je team vertegenwoordigt: N(N-1)/2

Een team van vier kan bijvoorbeeld 6 mogelijke communicatiekanalen verwachten op basis van deze formule: 4(4-1)/2 = 4(3)/2 = 12/2 = 6

Zoals je ziet, betekent meer teamleden meer kanalen en meer tijd die een projectmanager kwijt is aan het beheren van communicatie.

Projectcommunicatie bewaken

Zodra je communicatieplan van start is gegaan, is het belangrijk om je proces te evalueren om ervoor te zorgen dat het effectief is en blijft. Een goede monitoring stelt je in staat om de processen indien nodig te herhalen.

Monitoring moet laten blijken of de inhoud wordt begrepen door de ontvangers en of de frequentie juist is. 

Een van de beste manieren om ervoor te zorgen dat het communicatieplan voor alle betrokkenen werkt, is door feedback te vragen van belanghebbenden en teamleden.

De juiste software voor projectmanagement kan ook een uiterst nuttig hulpmiddel zijn tijdens monitoring, omdat het een gecentraliseerde manier biedt om informatie zoals budgetten, facturen, geschreven uren en taken te beheren - allemaal dingen waarvan je waarschijnlijk updates wilt opnemen in rapportages en memo's.

Ontdek Rodeo voor projectcommunicatie management

Het staat buiten kijf dat projectmanagers veel op hun bordje hebben.

Alles-in-één tools voor projectmanagement kunnen die last te verlichten. We willen je graag kennis laten maken met Rodeo - een intuïtieve tool die je helpt om elke projectfase bij te houden om het succes van het project te garanderen.

Wil je de voortgang van het team bekijken zonder je teamgenoten lastig te vallen voor een update? Onze planningsfunctie laat je precies zien welke taken elke medewerker die dag uitvoert en je kunt zelfs zien hoeveel tijd ze voor elke taak hebben bijgehouden.

Een gemakkelijke manier nodig om vragen van klanten over de voortgang van het project te beantwoorden? De rapportagefunctie van Rodeo biedt gedetailleerde inzichten zoals de productiviteit van medewerkers, tijdregistratie en winstmarges.

Bovendien kun je met Rodeo's functionele in-app messaging-functie moeiteloos communiceren met teamleden zonder dat je een extra softwaretool hoeft aan te schaffen en te integreren.

Hier is een blik op enkele van onze andere belangrijke functies:

Budgetten en uitgaven: Rodeo vraagt je om je projecten met een budget te beginnen om ervoor te zorgen dat projecten altijd winstgevend zijn. Met de budgetteringsfunctie kun je de nodige activiteiten plannen en middelen toewijzen om te hoge uitgaven te voorkomen.

Offertes: stuur professionele en aanpasbare offertes rechtstreeks naar klanten vanuit Rodeo.

Je genereert eenvoudig een offerte met het budget dat je al hebt opgebouwd, waardoor je tijd bespaart en het gemakkelijker wordt om goedkeuring van de klant te krijgen.

Facturatie: de facturatie feature stroomlijnt het financiële proces doordat je aanpasbare facturen rechtstreeks naar klanten kunt sturen op basis van projectfase of offerte. Het platform ondersteunt ook geautomatiseerde periodieke facturatie, zodat je nooit meer vergeet een klant te factureren.

Conclusie

Effectieve communicatie is een uitdaging voor teams die werken aan complexe projecten met meerdere fases. De beste manier om projectcommunicatie georganiseerd te houden, is door een gedetailleerd plan te ontwikkelen en software te gebruiken om al je projectinformatie op één centrale plaats te bewaren.

Met de juiste projectcommunicatie zal het team het gemakkelijker vinden om deadlines te halen, klanten op de hoogte te houden en hoogwaardige resultaten te produceren

We hopen dat dit blog je een beter begrip heeft gegeven van de communicatieve vaardigheden die nodig zijn voor projectmanagers, wat er in je communicatieplan moet worden opgenomen en hoe je een solide communicatieproces kunt implementeren.

Als je op zoek bent naar manieren om de projectcommunicatie te verbeteren, raden we je aan gebruik te maken van Rodeo's 14 dagen vrijblijvende gratis proefperiode. 

Of als je nog steeds niet zeker weet hoe Rodeo je bestaande workflows kan verbeteren, boek dan een vrijblijvende gepersonaliseerde demo.