Zo presenteer je een projectbegroting [gratis template]

Je hebt een geweldig idee voor een nieuw project en het enige wat je nodig hebt is de steun van stakeholders om de financiering rond te krijgen.

Een goed voorbereid begrotingsvoorstel voor je project kan helpen de financiering veilig te stellen en duidelijke doelen en tijdlijnen vast te stellen. Bovendien zorgt het document ervoor dat het project op schema blijft en binnen het gewenste tijdsbestek en binnen het gewenste budget wordt voltooid.

Of je nu een doorgewinterde projectmanager bent of nieuw in het vakgebied, door deze tips te volgen, kun je een alomvattend en effectief project begrotingsvoorstel opstellen waarmee je je project succesvol kunt maken. We hebben ook een gratis projectbegroting template toegevoegd.

Laten we beginnen!

Wat is een projectbegroting voorstel?

Een projectbegroting schetst de geschatte kosten voor het voltooien van een project.
Het voorstel omvat alle benodigde middelen, zoals personeel en materialen.

Het document met het begrotingsvoorstel stelt stakeholders in staat de kosten in overweging te nemen en deze te vergelijken met de baten van het project om te beslissen of hun investering zinvol zou zijn. Bovendien zorgt het voorstel ervoor dat iedereen op één lijn zit en bevorder je de financiële transparantie binnen je organisatie en team.

Je voorstel moet beknopt en efficiënt zijn om de begroting te rechtvaardigen, aangezien belanghebbenden het document vaak doornemen.

Het projectbegrotingsvoorstel kan ook aanvullende documenten bevatten, zoals:

• De projectbeschrijving en tijdlijn
• KPI’s of de verwachte uitkomst

Door deze projectdetails toe te voegen, voorkom je mogelijk dat je heen en weer gaat over onderwerpen die vertraging kunnen veroorzaken bij de start van je project.

Een visualisatie van de uitsplitsing van de totale kosten in categorieën helpt stakeholders een gedetailleerd beeld te krijgen van hoeveel financiering het project nodig heeft en waar deze naartoe zal gaan. Een tabel of een diagram zorgt ervoor dat je projectvoorstel er professioneel uitziet en maakt de cijfers gemakkelijker te begrijpen.

De voordelen van het werken met een projectbegrotingsvoorstel

Door een projectbegrotingsvoorstel te maken, kun je ontdekken of een project levensvatbaar is. Een goed voorstel verzekert stakeholders dat de investeringen de moeite waard zijn en helpt verwachtingen te scheppen – en het correct communiceren van verwachtingen is een belangrijke skill voor PM’s.

Met het projectbudget kunnen projectmanagers directe kosten voorspellen, zoals declarabele uren en reiskosten, en indirecte kosten, zoals administratie.

Nog enkele voordelen die het vermelden waard zijn:

• Doelen en tijdlijnen vaststellen: Het document fungeert als blauwdruk voor projectmanagers en bevat een duidelijk en uitgebreid overzicht van het project en de doelstellingen ervan om rommelige taken en gemiste deadlines te voorkomen.
• Communicatie en samenwerking faciliteren: Het voorstel bevordert de communicatie en samenwerking tussen teamleden en belanghebbenden voordat het project van start gaat. Dit document fungeert als een goed gespreksonderwerp tijdens vergaderingen en feedbacksessies.
• Kosten beheren: Er is weinig financiële speelruimte nadat de begroting is ondertekend. Een projectbegrotingsvoorstel helpt projectmanagers de kosten effectief te beheersen en ervoor te zorgen dat het project binnen het gewenste budget wordt voltooid.
• Het voorspellen van de potentiële projectwinst: Het is belangrijk om de verwachte kosten voor het project duidelijk te begrijpen om de (potentiële) nettowinst te kunnen berekenen. Een begrotingsvoorstel kan waardevol zijn bij het bepalen van de financiële levensvatbaarheid van een project en het nemen van weloverwogen beslissingen over het potentiële succes ervan.

Maak een projectbudget met Rodeo Drive

Wat moet er in een begrotingsvoorstel staan?

Een project begrotingsvoorstel moet alle kosten omvatten die nodig zijn om het project te realiseren, een overzicht van het totale benodigde bedrag en hoe die financiering zal worden toegewezen aan specifieke taken en activiteiten.

De meeste begrotingsvoorstellen bevatten de volgende elementen:

Projectnaam en doel

Een projectbeschrijving is essentieel om de vereisten van een specifiek project te begrijpen.

Zie het als een elevator pitch. Je moet informatie toevoegen zoals de projectnaam, waarom het project relevant is en de impact die het zal hebben.

Stakeholders moeten begrijpen wat je project inhoudt, zodat ze het goed kunnen begroten en kunnen uitleggen waarom de middelen essentieel zijn voor het opleveren van een succesvol project.

Het kan verleidelijk zijn om meer tijd te besteden aan de hoofdlijnen van de taken en resultaten. Om de productiefase te bereiken, is het belangrijk om te begrijpen waarom de deliverables noodzakelijk zijn.

Een eerste ontmoeting met stakeholder kan helpen om te peilen of je projectdoelstellingen aansluiten bij die van hen. Wanneer het projectdoel is afgetekend, is de kans groter dat het budget wordt goedgekeurd.

Begrotingsoverzicht

Nadat je de projectdoelstellingen hebt uiteengezet, is het belangrijk om de kostenelementen in het projectbegrotingsvoorstel samen te vatten.

Deze paragraaf dient als overzicht van de verschillende kosten, die verderop in het voorstel worden toegelicht. De uitgaven die moeten worden opgenomen, kunnen variëren afhankelijk van de specifieke vereisten van het project.

Door een duidelijk overzicht van de kosten te geven, krijgen stakeholders een beter inzicht in de financiële vereisten van het project en kunnen ze weloverwogen beslissingen nemen over financiering en middelen.

Hier volgt een overzicht van enkele kostenelementen die doorgaans zijn opgenomen in budgetvoorstellen voor projectmanagement:

Directe kosten: omvat de vergoedingen van het projectteam, zoals salarissen en loonbelasting, en eventuele kosten die het projectteam heeft gemaakt voor reizen die verband houden met projectactiviteiten. Apparatuurkosten zoals softwaretools of gehuurde apparatuur vallen ook in deze categorie.
Indirecte kosten: de huur van het kantoorgebouw, kantoorapparatuur en andere bedrijfskosten.

Uitsplitsing van alle kosten in fasen, taken en activiteiten

Het opdelen van je project in fasen is een van de beste manieren om budgettering concreet te maken en te verantwoorden aan teamleden en belanghebbenden.

De activiteiten van je project zijn afhankelijk van de projectdoelstellingen. Als je in de creatieve industrie werkt, is het misschien handig om projecten in fasen te verdelen zoals preproductie, productie en postproductie.

Door drie kleinere budgetten te maken en de bijbehorende taken en activiteiten aan de fasen toe te voegen, kun je op een gedetailleerder niveau meer informatie toevoegen over waarom je het budget nodig hebt.

Hier is een voorbeeld van hoe het opstellen van een projectbudget eruit kan zien in Rodeo Drive. Voor dit project is het budget opgesplitst in fasen, met extra tijdsactiviteiten en vaste kosten.

Project tijdlijn

Timing is alles, toch? Je stakeholders moeten begrijpen wanneer je verwacht dat het project voltooid zal zijn.

Geef een duidelijk, chronologisch overzicht van de projecttijdlijn en leg uit hoe het project moet verlopen.

Bijhouden van projectbudgetten

Voortgangsrapporten, ondersteund door data, is de beste manier om stakeholders gedurende het hele project op de hoogte te houden.

Sommige projectmanagers houden hun budgetten liever handmatig bij in spreadsheets of notities. Wees gewaarschuwd: dit maakt je kostenregistratieproces ingewikkeld. Spreadsheets zijn kwetsbaar voor fouten bij het invoeren van gegevens die de nauwkeurigheid kunnen beïnvloeden.

Het implementeren van projectcontroles kan helpen om te hoge uitgaven te voorkomen.
Een teamlid zou de rol van financieel controller op zich kunnen nemen. Deze persoon kan de gegevens onderzoeken en problemen identificeren.

Acceptatieformulier

Nadat je het volledige projectvoorstel hebt beoordeeld, moeten je klanten of stakeholders tevreden zijn en klaar om verder te gaan.

De volgende stap is om ze een acceptatieformulier te laten ondertekenen. Dit formulier is een formele overeenkomst tussen beide partijen dat zij de begroting hebben beoordeeld en geaccepteerd.

Hoe je een projectbegrotingsvoorstel ontwikkelt: stap voor stap

Het beheren van financiële en administratieve taken kan lastig zijn, vooral als je met meerdere projecten jongleert of een complex of langdurig project plant.

Het ontwikkelen van een projectbegrotingsvoorstel is gemakkelijker aan te pakken als het in stappen wordt opgesplitst. We begeleiden je door de stappen die je moet volgen om succesvol projectbegrotingsvoorstellen op te stellen.

1. Definieer de algemene projectdoelstellingen en scope

Projectbegrotingsvoorstellen bevatten een heleboel informatie. Overweeg voordat je begint een begeleidende brief en inhoudsopgave toe te voegen, zodat je projectvoorstel er professioneel uitziet.

Trek vervolgens de aandacht van de belanghebbenden door een samenvatting van de projectdoelstelling te schrijven en het volgende op te nemen:

• Een kort overzicht van het probleem dat het project zal aanpakken
• Jouw oplossing en hoe je het vraagstuk tijdens de uitvoering gaat aanpakken
• De impact die de resultaten zullen hebben

De scope van je project is het kader van het project en omvat het plan voor de te leveren resultaten. Deze stap is belangrijk omdat je moet nadenken over wat de klant en andere belanghebbenden willen.

Als je vanaf het begin inzicht hebt in je scope, blijf je gefocust op het budget en voorkom je dat je te veel geld uitgeeft. Na deze stap kun je de financiële vereisten schetsen en samenvatten.

2. Vat de budgetvereisten samen

De titel verraadt het al: nadat je je projectdoelstellingen kort hebt toegelicht, maak een samenvatting van de kostenelementen.

In je projectbudgetoverzicht worden de verschillende kosten vermeld die je later zult uitsplitsen.

In deze rubriek wordt per categorie het totaalbudget inzichtelijk, evenals het totale budget in zijn geheel. Hierdoor kunnen belanghebbenden snel door de verschillende kostenelementen heen scannen.

Je kostenelementen kunnen directe en indirecte kosten omvatten. Vat de kostenelementen samen, zoals reis- en factureerbare uren, op basis van de grootste onkostencategorieën.

Belanghebbenden hebben een gespecificeerde lijst nodig van waar je geld aan wilt uitgeven, die je in de volgende stap zult opstellen. Maar ze willen ook een onderdeel van het begrotingsvoorstel waarin het totale budget wordt verduidelijkt.

3. Maak een kostenspecificatie

Het geven van een overzicht van de kosten kan zeer nuttig zijn om het vertrouwen van belanghebbenden te winnen.

Het categoriseren van je uitgaven helpt je ook bij het prioriteren van je uitgaven, wat vooral handig zal zijn als je op het budget bezuinigt.

Geef bij het uitsplitsen van zowel de directe als de indirecte kosten de volgende informatie:

Type kosten: Identificeer de kosten die in elke categorie zijn opgenomen, zoals lonen of andere specifieke projectkosten. Vermeld de hoeveelheid en de eenheidsprijs in plaats van de uren voor materiaalhuur en reizen.

Kostentoelichting: Geef in elke rubriek aanvullende details over de kosten of voeg voorstellen of schattingen van externe partijen toe.

Totale kosten: Bereken de totale kosten van elke uitgave voor het hele project.

Hoe ga je te werk bij het maken van een begroting? Er zijn veel verschillende methoden die je kunt gebruiken om ze samen te stellen.

4. Maak een projecttijdlijn

Een projecttijdlijn toont duidelijk alle projectresultaten en welke activiteiten moeten worden voltooid voordat aan de volgende taak kan worden begonnen. Door dit in een visueel formaat te doen, kan iedereen zien hoe het project verder moet gaan.

Alle projecten zijn uniek, maar deze cruciale informatie moet altijd worden opgenomen in een projecttijdlijn:

• Alle taken
• Deadlines voor elke taak
• Geschatte duur van elke taak
• Afhankelijkheden
• Medewerkers die aan elke taak zijn toegewezen

Je kunt je tijdlijn op verschillende manieren visualiseren. Welke voor je het beste werkt, hangt af van het projecttype of de projectmanagementmethodologie die je verkiest.

5. Rapportage opstellen

Idealiter wil je stakeholders tijdig een gedetailleerde (de)briefing geven van het uitgegeven budget. Of de klant vraagt om een gedetailleerd overzicht van de declarabele uren. Om de voortgang te kunnen overzien, heb je gegevens nodig.

Bepaal hoe de rapportage moet worden ingericht en welke gegevens jij en je stakeholders nodig hebben. Realtime rapportage is gebaseerd op actuele informatie, terwijl statische rapporten historische gegevens bevatten.

Er worden periodiek statische rapporten gegenereerd, die inzichten per dag, week of maand geven. Deze rapporten zijn handig voor het evalueren van resultaten binnen een specifiek tijdsbestek.

Het is echter mogelijk dat je stakeholders buiten de geplande vergaderingen om informatie vragen. Realtime rapporten worden continu bijgewerkt en kunnen je helpen als er een verzoek binnenkomt. Deze rapporten laten zien hoe elke activiteit het budget beïnvloedt terwijl het project nog loopt.

Maak je geen zorgen, je hoeft deze rapporten niet met de hand samen te stellen. Projectmanagement software kan je helpen.

6. Goedkeuringsstructuur

Weet je zeker dat het budget klaar is voor gebruik? Het is tijd om het begrotingsvoorstel ter goedkeuring in te dienen. Je moet optimistisch zijn over alle genoemde begrotingselementen, maar je moet ook voorbereid zijn op herzieningen. 

Maak ruimte voor goedkeuring door onderaan het document een veld voor handtekeningen toe te voegen, zodat stakeholders snel de begroting kunnen ondertekenen.

Gratis template voor je projectbegroting

Een gedetailleerd voorstel zorgt ervoor dat jij en het team er professioneel en betrouwbaar uitzien, waardoor de belanghebbenden worden geïnspireerd om het project te financieren.

Als je een sjabloon gebruikt om je projectbegrotingsvoorstel op te stellen, kun je tijd besparen, waardoor je de sjabloon in de loop van de tijd kunt verbeteren en opnieuw kunt gebruiken. Bovendien kan het voorkomen dat je essentiële elementen vergeet.

Onze gratis sjabloon voor projectvoorstellen biedt een overzicht van het projectvoorstel en zorgt ervoor dat je voorstellen esthetisch aantrekkelijk zijn voor stakeholders.

Download het gratis template

Projectbudgetten in realtime beheren met Rodeo Drive

Het maken van een projectbegroting is tijdrovend. Gelukkig kunnen projectmanagementtools zoals Rodeo Drive tijdverspilling verminderen en je helpen de productiviteit te verhogen.

Maak fasegebaseerde budgetten
Begrotingen zijn de eerste stap om belanghebbenden aan boord te krijgen en ervoor te zorgen dat projecten winstgevend zijn. In Rodeo Drive kun je je budget in fasen opdelen, met tijd- en kostenactiviteiten en taken voor elke fase.

Omdat elke tijdsinvoer in Rodeo Drive gekoppeld moet zijn aan een budgetactiviteit, wordt je budget automatisch bijgewerkt naarmate je team de tijd registreert. Dit betekent dat je uitgaven eenvoudig en zonder extra inspanning kunnen worden gevolgd.

Stuur de projectbegroting ter goedkeuring

Zodra je klaar bent met het opbouwen van het budget in Rodeo Drive, kun je dit rechtstreeks vanaf het platform ter goedkeuring verzenden. Offertes en facturen zijn volledig aanpasbaar, zodat je eigen algemene voorwaarden, kortingen en een introductieoverzicht kunt toevoegen.

Krijg datagestuurde projectinzichten

Alle functies van Rodeo Drive zijn met elkaar verbonden. Het platform geeft je toegang tot rapportages over projectwinstgevendheid, productiviteit van werknemers en urenregistratie.

Met deze inzichten kun je beslissingen nemen over hoe je je budget beter kunt inzetten. Filter gegevens op teamlid, project, tag en datum, of download deze als CSV- of Excel-bestand voor extra inzichten.

Ontdek of Rodeo Drive het projectbudget beter beheersbaar voor je kan maken. Probeer het vandaag nog gratis.