ChatGPT in projectmanagement: hoe je er het maximale uit kunt halen
AI in projectmanagement
Door de komst van ChatGPT, vragen velen in de projectmanagementsector zich af hoe AI in de nabije toekomst de huidige gang van zaken zal verstoren.
Onlangs heeft Harvard Business Review zes domeinen van projectmanagement geïdentificeerd die hoogstwaarschijnlijk zullen worden getransformeerd door AI, waaronder projectselectie, risico evaluatie en verminderde afhankelijkheid van administratieve taken.
Met een machine learning model dat een aanzienlijke hoeveelheid projectdata verwerkt, wordt gedacht dat het in staat zal zijn om de projecten te identificeren met de hoogste kans op succes. Dit zou organisaties in staat stellen om alleen die projecten uit te voeren waarvan ze weten dat ze het meeste voordeel zullen opleveren.
Bovendien kan kunstmatige intelligentie projectmanagers helpen de waarschijnlijkheid van verschillende projectrisico's in te schatten en potentiële problemen te identificeren die ze anders misschien niet zouden hebben opgemerkt. Het vermogen om sommige van deze processen te automatiseren zal uiteraard enorme voordelen hebben voor projectmanagers, en het zal waarschijnlijk de aard van hun rol aanzienlijk veranderen.
Over het algemeen rijst de vraag of de rol van projectmanager volledig zal worden overgenomen door AI, waar we later op zullen ingaan. Maar op zijn minst kunnen projectmanagers verwachten dat hun rol andere vaardigheden vereist, gezien het feit dat een aanzienlijk deel van hun administratieve taken mogelijk kan worden vervangen door AI-tools.
ChatGPT begrijpen: wat is het eigenlijk?
ChatGPT is een geavanceerd taalmodel dat menselijke interacties kan aangaan om te ondersteunen bij taken zoals probleemoplossing, schrijven en het voorspellen van projectuitkomsten.
De tool heeft eindeloze toepassingen en daarom heeft het de wereld de laatste tijd flink veroverd. Volgens Reuters werd ChatGPT zelfs de snelst groeiende consumentenapplicatie in de geschiedenis toen het in januari – slechts twee maanden na de lancering – de 100 miljoen actieve gebruikers overschreed. Ter vergelijking: het kostte Instagram 2,5 jaar om hetzelfde gebruikersbestand te bereiken.
Als groot taalmodel is ChatGPT gemaakt met een invoer van 300 miljard woorden in een dataset van 570 GB. Met behulp van de enorme hoeveelheid gegevens kan de tool het volgende woord in een reeks woorden voorspellen, zodat je een antwoord op je prompt krijgt dat past bij wat je zoekt.
Als je ChatGPT nog nooit hebt gebruikt, is het eigenlijk vrij eenvoudig. Je kunt hem een vraag stellen en hij geeft je meteen antwoord. Het enige dat je hoeft te doen, is een account aanmaken bij OpenAI, de eigenaar van ChatGPT.
Kunnen we ChatGPT gebruiken voor projectmanagement?
Voor projectmanagement kun je ChatGPT absoluut gebruiken. Sterker nog, veel projectmanagers maken al gebruik van de tool.
Uit een recente Reddit-enquête in r/projectmanagement bleek dat 53% van de projectmanagers in een bepaalde hoedanigheid AI gebruikt. De gebruiksscenario's voor enquêterespondenten lopen sterk uiteen: sommigen gebruiken het om functiebeschrijvingen te schrijven of bedrijfsbeleid op te stellen, wat tijdrovend kan zijn.
De algemene gedachte achter het gebruik van AI in projectmanagement is om tijd te besparen op alledaagse taken. Later in deze blog zullen we meer manieren beschrijven waarop projectmanagers ChatGPT kunnen gebruiken.
Geïnteresseerd in AI? Gebruik deze prompts voor je projectmanagement
Zullen AI en ChatGPT projectmanagers vervangen?
Op dit moment is kunstmatige intelligentie nog niet voldoende geavanceerd om de rol van projectmanager volledig over te nemen, en het blijft lastig te voorspellen in hoeverre dit in de toekomst zal gebeuren.
Diverse onderzoeken worden uitgevoerd om te voorspellen hoe AI het projectmanagement zal veranderen, maar er is nog geen definitief antwoord gevonden.
Onderzoeksgroep Gartner schat dat in 2030 zo’n 80% van de huidige projectmanagement taken zal worden geëlimineerd door kunstmatige intelligentie, hoewel de AI-technologie aanzienlijke vooruitgang zal moeten boeken om dit cijfer te kunnen verwezenlijken.
Voor ChatGPT zijn precieze formuleringen vereist om daadwerkelijk het gewenste antwoord te verkrijgen. Velen moeten nog steeds de kunst van nauwkeurige instructies onder de knie krijgen, wat een extra hindernis vormt voor het volledig vervangen van projectmanagers door AI-tools.
Als je klant niet altijd duidelijk weet waar hij naar op zoek is, zal hij immers ook niet in staat zijn om bondig over te brengen wat hij wil met een AI-tool.
De sterke en zwakke punten van ChatGPT in projectmanagement
Een van de voornaamste sterke punten van ChatGPT is de menselijke aard van zijn interacties. Het kan korte stukken tekst produceren die natuurlijk klinken, bijna alsof ze door een mens zijn geschreven.
Bovendien, dankzij de uitgebreide kennisbank, kan het antwoorden geven op vragen over miljoenen verschillende onderwerpen, afgestemd op jouw specifieke behoeften. Als een van de antwoorden niet volledig aan je vraag voldoet, kun je eenvoudig meer details toevoegen en het opnieuw proberen.
Desondanks heeft de tool zeker zijn beperkingen, waarbij vooroordelen momenteel een groot probleem is bij ChatGPT. Omdat ChatGPT snel reageert op je input, kan het voorkomen dat je een reactie ontvangt die beledigend of onjuist is. De subtielere vormen van vooringenomenheid in de reacties kunnen echter een groter probleem vormen.
In dit artikel vroeg de schrijver ChatGPT bijvoorbeeld om twee vacatures te schrijven voor een marketingpositie – één gericht op kandidaten die aan Howard University studeerden, en een andere voor Harvard University.
De impliciete vooringenomenheid van de tool was opvallend in de gegenereerde reacties voor verschillende universiteiten. Bij Howard University, een zwarte universiteit, werd de nadruk gelegd op het hebben van een passie voor diversiteit en inclusiviteit, terwijl bij Harvard de verwachting was dat kandidaten over analytische vaardigheden zouden beschikken.
Het idee dat Howard studenten moeten uitblinken in inclusiviteit boven analytische vaardigheden is een stereotype en een idee dat ChatGPT niet kon uitsluiten van zijn resultaten. Dit soort vooringenomenheid kwam ook duidelijk naar voren in prestatiebeoordelingen die ChatGPT genereerde voor mensen van elke school.
Komende versies van ChatGPT kunnen wellicht doeltreffender zijn in het vermijden van vooroordelen in de gegenereerde reacties. Hoewel ChatGPT als groot taalmodel alleen reacties genereert op basis van de input die het geeft, die zeker niet vrij van vooroordelen zijn.
6 manieren waarop projectmanagers kunnen profiteren van ChatGPT
ChatGPT kan projectmanagers ondersteunen in alle gebieden die momenteel hun workflows vertragen en hen bezighouden. Het kan waardevol zijn in elk van de vijf projectfasen, of het nu gaat om projectplanning, initiëren, uitvoeren, monitoren of afronden.
Hier zijn 6 gebruiksscenario's die allemaal mogelijk zijn in de bestaande versie van ChatGPT:
1. Samenvatting
Een van de handigste dingen die de huidige versie van ChatGPT kan doen, is lange stukken inhoud samenvatten en in een korte samenvatting samenvatten. Projectmanagers kunnen hiervoor meerdere verschillende gebruiksscenario's vinden, waaronder het maken van een samenvatting van vergadernotulen.
Door gedetailleerde notulen van de vergadering in ChatGPT in te voeren, of zelfs door de volledige transcriptie van de vergadering in de software te plakken, krijg je een gedetailleerde samenvatting. Na wat kleine aanpassingen heb je dan een samenvatting die je kunt delen met andere teamleden of zelfs met je klant.
Maar let op. Bedenk de mogelijke veiligheidsrisico's die kunnen ontstaan wanneer bedrijfsinformatie wordt ingevoerd in een AI-tool. Je kunt niet met zekerheid zeggen wat met je informatie zal gebeuren nadat je antwoord hebt gekregen, dus het is verstandig om de gevoelige aspecten van het project te redigeren voordat je deze invoert.
2. Sjablonen voor statusrapporten
Je kunt AI niet alleen gebruiken om projectrapporten te maken, maar je kunt het ook gebruiken om de statusupdates die je naar klanten of belanghebbenden verzendt, op te maken.
Dit kan van pas komen bij het werken aan uitgebreide projecten met een overvloed aan informatie, aangezien het lastig kan zijn om te bepalen wat cruciaal genoeg is om op te nemen. In plaats daarvan kun je ChatGPT vragen om sjablonen voor statusrapporten voor je project te genereren, waarmee je alle details kunt overzien.
Vervolgens kun je gegevens uit je projectmanagement software halen en deze in het sjabloon invoegen. All-in-one projectbeheertools zoals Rodeo Drive vergemakkelijken dit proces door automatisch rapportagegegevens samen te stellen op basis van het gebruik van het platform door je team.
Hieronder zie je een voorbeeld van het productiviteitsrapport van Rodeo Drive, dat waardevolle inzichten kan bieden in de factureerbare uren van je team. Zo kun je begrijpen hoeveel van hun werklast niet-factureerbare tijd bevat.
3. E-mails schrijven
E-mails kunnen een grote tijdrovende bezigheid zijn voor projectmanagers die nog een miljoen andere verantwoordelijkheden op hun bord hebben. In plaats van tijd te besteden aan het maken van een perfecte eerste versie, kan ChatGPT er eentje voor je schrijven.
Je wilt waarschijnlijk het concept van ChatGPT niet precies in de huidige vorm verzenden, maar het kan een goede start zijn om je boodschap over te brengen. Hierdoor hoef je vervolgens minder tijd te besteden aan het perfectioneren van de details voordat je het verzendklaar maakt.
4. Informatie verzamelen
Wanneer je aan een project werkt in een branche die nieuw voor je is, zul je waarschijnlijk een aanzienlijke hoeveelheid tijd moeten investeren in het vertrouwd raken met branchestatistieken en -gegevens.
Hoewel ChatGPT geen toegang heeft tot bijgewerkte realtime gegevens, kan het je nog steeds voorzien van informatie die enigszins recent is, samen met bronnen die je verder kunt onderzoeken.
In het onderstaande voorbeeld kun je zien dat ChatGPT gegevens kan verstrekken tot september 2021. In de antwoorden wordt ook vermeld waar het de statistieken vandaan heeft gehaald, wat een geweldige bron kan zijn voor het verder verzamelen van informatie.
.png "Screenshot van een gesprek met ChatGPT")
5. Je idee perfectioneren door tegenargumenten te genereren
Hoewel je misschien denkt dat je ideeën geweldig zijn, je klant en/of stakeholders zijn het wellicht daar niet altijd mee eens. Gelukkig kun je ChatGPT vragen om met tegenargumenten te komen, die je kunnen helpen je zwakke punten te identificeren.
Dit kan helpen om je denkrichting te verbreden en je bekend te maken met perspectieven waar je mogelijk nog niet eerder aan had gedacht. Op die manier kun je er zeker van zijn dat je argumenten solide zijn wanneer het tijd is om je ideeën aan stakeholders te presenteren.
6. Taken en beschrijvingen maken
Net zoals iedereen kunnen projectmanagers soms vergeetachtig zijn. Het vergeten van taken en projectdetails kunnen je team belemmeren in hun werkzaamheden en de deadline in gevaar brengen.
Het is handig om ChatGPT te vragen om een lijst met taken die je moet voltooien voor een specifieke projectactiviteit, om te controleren of er niets vergeten is. Hieronder staat een voorbeeld van hoe een marketingteam dit zou kunnen aanpakken.
Als je veel tijd besteedt aan het toewijzen van taken aan je teamleden, kun je ChatGPT gebruiken voor extra hulp bij het opstellen van de taakbeschrijving die je aan hen wilt overhandigen.
.png "Gesprek over marketing taken met ChatGPT")
Hoewel AI je kan helpen brainstormen over de projectmanagementtaken die je team moet voltooien, zul je nog steeds een softwaretool voor projectmanagement zoals Rodeo Drive moeten gebruiken om alles georganiseerd te houden.
Projectmanagement softwareoplossingen fungeren als een centrale hub om taken te plannen en toe te wijzen, deadlines te beheren en real-time statusupdates te ontvangen over de voortgang van je team.
Met Rodeo Drive kun je bijvoorbeeld taken maken en plannen wanneer je team eraan zal werken. Wil je een deadline verschuiven? Geen probleem. Sleep de taak eenvoudigweg.
Best practices voor ChatGPT
ChatGPT kan zeker van dienst zijn bij het optimaliseren van je projectmanagement processen, maar de kwaliteit van de output die je van de tool krijgt, is afhankelijk van je vaardigheden om snel en doeltreffend met technologie om te gaan.
Het formuleren van hoogwaardige prompts is een skill op zich en kan een aanzienlijke invloed hebben op hoe je projecten beheert. Hier zijn enkele basisprincipes die je kunt integreren als beste werkwijze:
Wees specifiek
Bij het werken met tools die machine learning algoritmes gebruiken, is precisie van essentieel belang. Zonder een duidelijk idee van wat je zoekt, is de kans groot dat je een niet-relevant antwoord krijgt. Voeg zoveel mogelijk context toe om het gewenste resultaat te bereiken.
Als je bijvoorbeeld hulp nodig hebt bij het schrijven van een e-mail, kun je overwegen het aantal woorden toe te voegen om ervoor te zorgen dat het antwoord dat je ontvangt niet te langdradig is.
Gebruik de juiste keywords
Het gebruik van de juiste zoekwoorden gaat hand in hand met het feit dat ze specifiek genoeg zijn zodat ChatGPT begrijpt waarnaar je op zoek bent. Houd er rekening mee dat de tool is getraind op een dataset die miljarden woorden bevat. Het opnemen van trefwoorden helpt dus om de antwoorden te verfijnen.
Als je bijvoorbeeld meer wilt weten over verschillende projectmanagement methodes, kun je iets invoeren als: "Vertel me over de verschillende projectmanagement methodes."
Hoewel dit heel goed een nuttig antwoord kan opleveren, zal iets als: “Leg de basisprincipes van de PRINCE2-, Kanban-, Agile- en Scrum-methodologieën uit” waarschijnlijk een antwoord opleveren dat dichter bij datgene ligt waarnaar je eigenlijk naar op zoek bent, aangezien je specifieke zoekwoorden hebt opgenomen.
Stel follow-up vragen
Soms krijg je bij je eerste verzoek gewoon niet de informatie die je zoekt. Maar omdat je met ChatGPT een gesprek met AI kunt aangaan, kun je eenvoudig de koers corrigeren en follow-up vragen stellen, zodat je het juiste antwoord krijgt.
Laten we, gebaseerd op het eerdere voorbeeld, aannemen dat de tool uitleg geeft over Agile en Scrum, die sterk op elkaar lijken. In plaats van te vragen om het opnieuw uit te leggen, zou een effectievere vervolgvraag kunnen zijn: "Wat zijn de verschillen tussen de agile en Scrum projectmanagementmethodologieën?"
Op deze manier zal de tool je doelstelling duidelijk begrijpen en een antwoord bieden dat is afgestemd op wat je wilt weten.
Conclusie
In het algemeen blijft het onduidelijk hoe het landschap van projectmanagement er over enkele jaren uit zal zien, naarmate AI zich verder ontwikkelt.
Desondanks kunnen teams, zelfs met de huidige beschikbare tools zoals ChatGPT, de efficiëntie van hun projectmanagement verbeteren en een deel van hun tijdrovende taken verminderen.
We hopen dat we je ondertussen enkele ideeën hebben gegeven over manieren waarop je AI op verschillende momenten in de levenscyclus van een project kunt integreren. Veel succes!
