Wat betekent projectrisico? Een compleet handboek [Gratis template]

Elke onverwachte gebeurtenis kan van invloed zijn op jouw project. Deze risico's kunnen van alles beïnvloeden, variërend van deadlines, de prestaties van je team, workflows, projectbudget en resources.

Projectrisico's kunnen ten goede of ten kwade zijn. Als je een evenement in de open lucht organiseert waar reclame wordt gemaakt voor de nieuwste paraplu en het weerbericht laat een grote kans op regen zien, dan zou dat een geweldige promotie voor het product zijn. Integendeel, de regen zou niet zo welkom zijn als jouw evenement een nieuwe bikini zou promoten.

Als het regent tijdens je evenement, is dat een probleem. Als de weerman vóór het evenement een regenstorm aankondigt, is dit een projectrisico of potentieel probleem dat wel of niet kan optreden en van invloed kan zijn op het project.

Elk project brengt risico’s met zich mee. Zelfs als een project succesvol is, bestaat er nog steeds een kans dat het budget wordt overschreden. Als dit jou overkomt, ben je niet de enige: volgens onderzoek overschrijden vijf van de zes projecten het budget met 200%. Daarom moet het beheren van projectkosten de kern vormen van projectmanagement.

Door risicomanagement toe te passen, kun je praktische projectdoelen vaststellen, binnen het budget blijven, deadlines halen en ervoor zorgen dat je team gefocust blijft.

Ons handboek schetst de acht meest voorkomende projectrisico's en hoe je deze kunt beperken.

Hoe zit het met het algemene projectrisico?

Het algehele projectrisico is de kans dat een project niet slaagt vanwege verschillende risico's, onzekerheden en zaken die buiten onze controle liggen.

Er zijn veel factoren die van invloed kunnen zijn op de vraag of een project zal slagen, zoals hoe groot het project is, het budget, de deadline, de beschikbaarheid en vaardigheden van teamleden, en de verwachtingen van stakeholders. Al deze dingen samen kunnen het totale projectrisico hoger of lager maken.

Individueel projectrisico versus algemeen projectrisico

Individueel projectrisico betekent één potentieel probleem dat van invloed kan zijn op je project. Het totale projectrisico is het cumulatieve effect van alle potentiële risico's.

Stel dat het individuele risico is dat het project meer kost dan begroot. Het algemene projectrisico is niet alleen de extra benodigde financiering, maar ook de langere tijdlijn en extra middelen die nodig kunnen zijn en de deadline kunnen veranderen.

Interpretatie van projectrisico's

De projectmanager en stakeholders kunnen het totale projectrisico anders interpreteren. Als projectmanager wil je je afvragen welke risico’s het succes van het project kunnen beïnvloeden.

In plaats van alle details te willen weten, zou de stakeholder graag willen inschatten hoe riskant het totale project is voordat de middelen en budget worden toegewezen.

Tip van een professional: Overweeg om de projectrisico's toe te voegen aan je volgende begrotingsvoorstel om belanghebbenden te laten zien dat je erover hebt nagedacht.

Wat is projectrisicomanagement?

Wanneer je een project beheert, moet je uitzoeken wat er mis kan gaan en een plan maken om die risico's te beperken. Door een goed inzicht te hebben in de potentiële risico's, kun je stappen ondernemen om te voorkomen dat deze zich voordoen, of kun je er klaar voor zijn om ze aan te pakken als ze zich toch voordoen.

Afhankelijk van het project kan een project risicobeoordeling in vele vormen worden uitgevoerd. Je hoeft het niet allemaal zelf uit te vogelen. Laten we eens kijken naar de verschillende soorten projectrisicomanagement en onze stapsgewijze handleiding gebruiken om op risico’s te anticiperen en jouw projecten soepel te laten verlopen.

Impliciet risicomanagement

Impliciete projectrisico's houden doorgaans verband met algemene projectfactoren en beslissingen die worden genomen door de projectmanager of het hogere management, met name bij het definiëren van de scope, tijdlijn, toewijzing van middelen en budgettering.

Impliciete risico's hangen nauw samen met de manier waarop het project zal worden beheerd. Bij een impliciete risicobeoordeling wordt gekeken naar het grotere geheel van het project, en niet naar op zichzelf staande problemen.

Het is belangrijk om de potentiële problemen in te schatten voordat het project van start gaat en de risico's opnieuw te bekijken als er veranderingen in het management plaatsvinden, een verschuiving in teamleden of een verandering in de strategische richting van het bedrijf.

In tegenstelling tot expliciete risico's zijn impliciete risico's niet uniek voor een bepaald project, maar zijn ze algemener en kunnen ze van toepassing zijn op verschillende projecten.

Expliciet risicomanagement

Expliciet risicomanagement concentreert zich op het identificeren en beheren van risico's die specifiek zijn voor een bepaald project en eventuele unieke risico's waarmee het projectteam te maken kan krijgen. Dit proces is essentieel om eventuele negatieve gevolgen voor het project tot een minimum te beperken.

Deze expliciete risico's houden verband met de dagelijkse werking van de projectprocessen of de manier waarop externe factoren deze beïnvloeden.

Project risicomanagement frameworks

Hoewel je als projectmanager projectrisicomanagement misschien bovenaan je prioriteitenlijstje plaatst, kan dit voor het management van jouw bedrijf anders zijn. Uit onderzoek blijkt dat senior executives vanuit een risicoperspectief prioriteit geven aan strategie- en prestatiemanagement boven strategische beslissingen. Bestuurders besteden 9% van hun tijd aan risicomanagement.

Als je dit cijfer bekijkt vanuit een impliciet risicobemanagement perspectief, wil je misschien een framework gebruiken om dit proces tastbaarder te maken.

Er zijn verschillende frameworks van het Project Management Institute die je kunt gebruiken om impliciete projectrisico's te ontdekken:

• PESTLE: Politieke, economische, sociale, technologische, juridische en milieurisico's.
• TECOP: technische, milieu-, commerciële, operationele en politieke risico's.
• SPECTRUM: Sociaal-culturele, politieke, economische, concurrentie-, technologische, regelgevings-, onzekerheids- en marktrisico's.

Als een leverancier zich bijvoorbeeld in een politiek en economisch onstabiel land bevindt, is de kans groot dat de prijs voor de productie van de apparatuur omhoog gaat en toekomstige projectbudgetten beïnvloedt.

Hoe projectrisico's te beoordelen

In jouw rol als projectmanager ga je branden blussen. Als je vooruit plant, kun je je werk als ‘brandweerman’ veel gemakkelijker maken. Breng je projectrisicomanagement in kaart door deze stappen te volgen:

• Risico-identificatie: begin je risicobeheerplan door de potentiële risico's van het project te identificeren. Je kunt niet elk afzonderlijk risico voorspellen. Concentreer je op de belangrijkste door de potentieel grootste bedreigingen te onderzoeken en op te schrijven in een risicoregister.

Download onze risico tracking template

• Geef de impact aan: bekijk je lijst en analyseer de ernst en waarschijnlijkheid van elk risico. Afhankelijk van de complexiteit kan het nuttig zijn om je projectteam of de belangrijkste belanghebbenden te vragen de analyse samen met je uit te voeren.
• Maak een risicoreactieplan: Maak voor elk risico een reactieplan waarin wordt beschreven hoe het team het risico zal aanpakken en snel zal aanpakken. Je hoeft geen dagen te besteden aan het bedenken van oplossingen, maar benader het als een proactief plan om risico's te beheersen als deze zich toch voordoen. Het responsplan zal je team helpen potentiële bedreigingen beter te beheersen.
• Regelmatig monitoren en beoordelen: Regelmatige monitoring is cruciaal omdat de omstandigheden rondom het project kunnen veranderen. De waarschijnlijkheid en de zakelijke impact van risico's kunnen veranderen en er kunnen nieuwe risico's ontstaan, terwijl andere minder waarschijnlijk worden. Regelmatige monitoring zorgt ervoor dat je risicobeoordeling relevant en effectief blijft gedurende de gehele projectcyclus.

Risicobeoordelingsmatrix

De beste manier om projectrisico's te identificeren is door er tijd aan te besteden en een methode in je dagelijkse processen te implementeren.

Een risicoregister werkt het beste als onderdeel van een groter risicobeheerplan. Een risicobeoordelingsmatrix of SWOT-analyse kan helpen bij het evalueren en prioriteren van risico's op basis van hun waarschijnlijkheid en potentiële impact.

Beide methoden geven visueel de risico's weer waarmee uw project of organisatie wordt geconfronteerd, en helpen bepalen welke risico's als eerste moeten worden aangepakt.

De matrix heeft twee assen: één voor de waarschijnlijkheid dat het risico zich voordoet en één voor de impact van het risico. Beide kunnen worden beoordeeld op een schaal van laag naar hoog. Elk risico wordt op basis van deze beoordelingen in een specifiek matrixkwadrant geplaatst met de bijbehorende kleuren: rood, geel en groen. Gebruik ons sjabloon en creëer je risicobeoordelingsmatrix en bewerk de kleuren naar je voorkeur of bedrijfskleurenpalet.

Download onze risicobeoordelingsmatrix

Het uitvoeren van een SWOT-analyse helpt bij het identificeren van potentiële projectrisico's en benadrukt de sterke punten van het project. Door gebruik te maken van de sterke punten van het project kun je je onderscheiden van de concurrentie.

Om een SWOT-analyse uit te voeren, evalueer je elke letter van het acroniem:

• Sterke punten: Wat zijn onze expertisegebieden?
• Zwakke punten: Welke gebieden behoeven verbetering?
• Kansen: Wat zijn onze doelstellingen voor het jaar?
• Bedreigingen: Waar overtreffen onze concurrenten ons?

Het voltooien van een SWOT-analyse geeft een beter inzicht in de positie van het project ten opzichte van de concurrenten en de sterke en zwakke punten ervan. Deze kennis kan je helpen toekomstige projecten te verbeteren en risico's te minimaliseren, zodat je team met meer vertrouwen kan werken.

Risico's zijn niet allemaal slecht; je moet ze nemen om te groeien als projectmanager. Maar het is beter om voorbereid te zijn. Teamleden kunnen tijdens het project weggaan, stakeholders kunnen feedback hebben of het kan langer duren voor een leverancier dan verwacht; dit is allemaal gebruikelijk bij creatief projectmanagement.

8 van de meest voorkomende projectrisico’s

Het volgende overzicht van de meest voorkomende projectrisico's van creatieve bedrijven biedt een welkom voordeel op het gebied van risicomanagement. Als je je bewust bent van deze risico's, kun je ze beter vermijden.

1. Fluctuerend projectbudget

Terwijl het nieuwe project van start gaat, begint de creativiteit van het team te borrelen. Wanneer de eerste taken zijn voltooid, heb je er vertrouwen in dat het project binnen het budget blijft en soepel langs de gestelde mijlpalen verloopt.

De droom van een project komt snel tot stilstand als onvoorziene obstakels je voortgang in de weg staan. Hoewel er misschien nog tijd is om het project vóór de deadline af te ronden, hebben deze onverwachte uitdagingen ervoor gezorgd dat je het goedgekeurde budget hebt overschreden.

Hoe je een fluctuerend projectbudget kunt beperken

De eerste stap in elk project is het opstellen van een realistisch budget. Veel projectmanagers worstelen echter met deze taak. Een praktische benadering om tot een solide begroting te komen is het voorspellen van de uitgaven op basis van de planning van de middelen en het toevoegen van 10% om rekening te houden met mogelijke onvoorziene uitgaven. Deze buffer vangt onvoorziene problemen op.

Door data uit eerdere projecten te gebruiken, creëer je een blauwdruk voor een realistische begroting. Voor periodieke projecten kun je hetzelfde budgetframework hergebruiken. Gebruik voor nieuwe projecten eerdere budgetten als leidraad.

Met Rodeo Drive kun je elementen van eerdere projecten hergebruiken. Gebruik eenvoudig de schakelaar om de details toe te voegen die je nodig hebt om aan de slag te gaan. Bovendien kunt je het budget opsplitsen in fasen, waarbij taken en activiteiten overeenkomen met een ander deel van het project.

2. Scope creep

Scope creep in een project gebeurt wanneer het werk veel verder gaat dan oorspronkelijk afgesproken, en kan ontstaan wanneer de initiële projectdoelstellingen niet duidelijk zijn gedefinieerd.

Een goed voorbeeld van scope creep is wanneer de klant de vereisten voor deliverables substantieel wijzigt, wat gevolgen heeft voor de tijdlijn van het team of de inhoud van hun werk.

Hoe je scope creep kunt voorkomen

Door overeenstemming te bereiken over de scope van het project en die visie vanaf het begin met stakeholders te communiceren, wordt de kans op scope creep kleiner. Het plannen van regelmatige projectvoortgangsrapporten kan er ook voor zorgen dat het project in lijn blijft met de oorspronkelijke projectomvang.

3. Veranderingen in het projectteam

Je bedrijf en team zijn vatbaar voor uitdagingen in processen, veranderingen in teamrollen, managementtransities of technologie-updates. Deze factoren kunnen voor afleiding zorgen, aanpassingen van de workflow vereisen en de projectplanning beïnvloeden.

Fluctuaties in het projectteam kunnen leiden tot lagere algehele prestaties. Een teamlid verliet bijvoorbeeld het team en maakte geen gestructureerde overdracht, waardoor anderen het werk niet goed konden oppakken.

Hoe je veranderingen in resources kunt beperken

Je kunt operationele uitdagingen nooit voorspellen of voorkomen, maar je kunt wel wat structuur bieden en de negatieve effecten verzachten. Bereid overdracht templates voor die eenvoudig in te vullen zijn, en plan team meetings of aanvullende trainingssessies.

Met de rapportagefunctie van Rodeo Drive neem je betere en beter geïnformeerde beslissingen in tijden van verandering. Krijg realtime inzicht in de teamproductiviteit, geregistreerde uren en projectfinanciën, zodat je controle hebt over de projectfase. Exporteer de rapporten als Excel- of CSV-bestanden als je aangepaste rapportages voor stakeholders wilt maken.

4. Planningsproblemen

Veel invloeden kunnen je project in de war brengen. Een gebrek aan duidelijkheid, miscommunicatie van stakeholders, vage projectscopes of onduidelijke deadlines kunnen resulteren in veranderende planningen of taken.

Een slechte planning kan leiden tot een gebrek aan richting, onduidelijke prioriteiten en onrealistische tijdlijnen, waardoor een project kan ontsporen voordat het is begonnen. Hoewel een projectmanager de schuldige kan zijn, kunnen planningsproblemen worden veroorzaakt door externe factoren.

Hoe om te gaan met veranderende tijdlijnen

Het is van cruciaal belang om bij het opstellen van de planning rekening te houden met de urgentie en de tijd die nodig is voor elke taak. Bovendien moet je taken identificeren die indien nodig op een backlog kunnen worden geplaatst.

Zonder goed projectmanagement kunnen creatieve teams gemakkelijk de focus verliezen of belangrijke informatie missen terwijl ze aan de resultaten werken.

Beheer de capaciteit van je team zorgvuldig om de beste resultaten te behalen en de deadline te halen. Met Rodeo Drive kun je het project in taken verdelen om het beter behapbaar te maken.

5. Onvoldoende middelen

Als er onvoldoende middelen zijn, wordt het voltooien van het project moeilijk. Deze middelen kunnen betrekking hebben op tijd, team, vaardigheden, budget of materiaal- en leverancierskwesties. Als projectmanager kan dit een extra last zijn. Bovendien moet je ervoor zorgen dat je team vooruit kan.

In een perfect scenario, de resourceplanning moet plaatsvinden in de plannings- en budgetteringsfase voordat de productiefase begint.

Als je klanten per uur factureert, moet je goed in de gaten houden hoeveel tijd de werknemers besteden aan factureerbare taken versus operationele taken waarvoor klanten niet betalen.

Organiseren: meer doen met minder

Het toewijzen van middelen kan dit risico helpen beperken, omdat je ervoor zorgt dat teamleden altijd aan elke taak worden toegewezen. Door vanaf het begin de benodigde middelen te identificeren, kan het risico dat de middelen opraken worden geminimaliseerd. Bovendien helpt het in de gaten houden van de factureerbare versus niet-factureerbare urenverhouding je om actie te ondernemen wanneer dat nodig is en om de interne taken te verminderen die niks op de eindfactuur opleveren.

6. Strakke deadlines

Zoveel taken die nog moeten worden voltooid en zo weinig tijd. Je zou kunnen denken dat effectief deadlinemanagement vooral afhankelijk is van tijdmanagement. Succesvol deadlinebeheer vereist ook een goede taakverdeling.

En als je team worstelt met verantwoordelijkheid, kun je te maken krijgen met gemiste milestones of, erger nog: gemiste deadlines. Fluctuerende teamprestaties kunnen resulteren in werk van lagere kwaliteit of een gebrek aan vertrouwen in het team.

Hoe je krappe deadlines kunt beperken

Om meerdere projecten met mogelijk tegenstrijdige tijdlijnen succesvol te beheren, is voorbereiding cruciaal. Hier zijn enkele strategieën om u te helpen:

• Reverse-engineering van de tijdlijn: Begin met de laatste projectdeadline en werk achteruit, waarbij je elke taak opsplitst en een schatting maakt van de tijd die nodig is om deze te voltooien. 
• Maak taakspecifieke tijdlijnen: Voordat je taken aan het team delegeert, moet je ervoor zorgen dat je voor elke taak een tijdlijn hebt met geschatte voltooiingstijden.
• Maak gebruik van projectmanagementtools: Softwareoplossingen kunnen helpen bij het beheren van de werklast en het samenbrengen van taken op één plek.

Rodeo Drive maakt taakplanning en urenregistratie eenvoudig. Het platform helpt projectmanagers te ontdekken wanneer teamleden achterop raken.

7. Externe invloeden

Deze risico's zijn het meest onvoorspelbaar van allemaal en komen van volledig externe bronnen, zoals stakeholders, de natuur, ziekte, arbeidsstakingen en veranderende overheidsregels.

Externe risico's kunnen de uitkomst van het project en de prestaties van je team beïnvloeden of beslissingen op bedrijfsniveau beïnvloeden.

Hoe je externe factoren die je project beïnvloeden, kunt beperken

De eerste stap is het identificeren en analyseren van de externe factoren die van invloed kunnen zijn op het project.

Een noodplan voor elke externe factor moet stappen bevatten die je kunt nemen om de impact van de externe factor te verzachten.

Houd de externe factoren die van invloed kunnen zijn op uje project nauwlettend in de gaten. Hierdoor kun je snel eventuele wijzigingen identificeren die van invloed zijn op je project en ernaar handelen.

Ten slotte: wees bereid om je projectplan indien nodig aan te passen op basis van veranderingen in externe factoren. Door flexibel te zijn, kun je je snel aanpassen aan nieuwe omstandigheden en de impact op je project minimaliseren.

8. Communicatieproblemen

Effectieve communicatie is cruciaal bij projectmanagement en is een cruciaal maar vaak over het hoofd gezien aspect van projectsucces voor teams die betrokken zijn bij projectmanagement of projectmatig werken.

Verkeerd communicatiebeheer kan een project volledig laten ontsporen, vooral als het om onderling samenhangende taken gaat waarbij teamleden moeten samenwerken en effectief moeten communiceren om de projectdoelstellingen te bereiken.

Slecht projectcommunicatiemanagement kan leiden tot verwarring over de status van het project en wie waar aan werkt, wat kan leiden tot een gebrek aan vertrouwen in uw team en klanten.

Hoe miscommunicatie te voorkomen

Als je team een overvloed aan communicatiemiddelen gebruikt, waaronder e-mail, chat, agenda's en andere planningshulpmiddelen, kun je snel het overzicht verliezen. 

Rodeo Drive is een intuïtieve tool waarmee je elke fase van de levenscyclus van je project kunt volgen om projectsucces te garanderen. De gestroomlijnde en overzichtelijke interface brengt de bijgehouden tijd, open taken en projectstatus samen, zodat je begrijpt wat er prioriteit heeft.

Naast software is het van cruciaal belang om duidelijke verwachtingen te scheppen met betrekking tot responstijden en een voorbeeld te stellen op het gebied van communicatiestijl en toon. Lees meer in onze handboek voor effectieve projectcommunicatie. 

Plan en bereid je voor op projectrisico's met Rodeo Drive

Projectmanagement software zijn van onschatbare waarde om projectrisico's te beperken.

De functies van Rodeo Drive zijn eenvoudig en de intuïtieve interface is gemakkelijk te navigeren, ongeacht je technische expertise.

Je hoeft niet te betalen voor dure integraties om projecten tot een goed einde te brengen, aangezien Rodeo Drive een alles-in-één tool is.

Door je risicoregister en matrix te koppelen aan Rodeo Drive kun je de projectstatus te allen tijde vanuit verschillende perspectieven monitoren. Hier is een blik op de belangrijkste kenmerken van Rodeo Drive:

• Budgettering: zorg ervoor dat je project vanaf het begin goed verloopt door gedetailleerde, fasegebaseerde budgetten te maken waarin de tijd- en activiteitenkosten worden beschreven voordat je naar de productiefase gaat. Je kunt offertes zelfs ter goedkeuring naar klanten sturen.
• Urenregistratie: Met Rodeo Drive kunnen teamleden hun livetimer starten en stoppen of later een tijdkaart toevoegen als ze het vergeten. Alle tijdsinvoer is gekoppeld aan een gebudgetteerde activiteit om ervoor te zorgen dat uw factureerbare uren worden geregistreerd.
• Facturatie: stuur aanpasbare, klantklare facturen vanaf het platform op basis van het voltooide werk.
• Rapportage: De functies van Rodeo Drive zijn met elkaar verbonden, waardoor je realtime inzicht krijgt in de projectprestaties en de productiviteit van medewerkers, zodat je het project tot voltooiing kunt brengen.
• We integreren met Exact om ervoor te zorgen dat je boekhouding up-to-date is.

Wil je Rodeo Drive zelf ervaren? Probeer het vandaag nog gratis.

Probeer Rodeo Drive gratis