Ontdek de 9 beste projectadministratie software voor je team

Zoek je naar de meest effectieve tools om projectadministratie naadloos te beheren? Je bent op de juiste plek beland. In dit artikel gaan we dieper in op de negen meest veelbelovende projectadministratie software die de koplopers zijn in het vereenvoudigen van projectmanagement. 

Of je nu op zoek bent naar geavanceerde planningsmogelijkheden, uitgebreide rapportagefuncties of naadloze samenwerkingsmogelijkheden, we hebben de beste opties voor je samengesteld. Laten we ontdekken welke software jouw projecten naar een hoger niveau kan tillen.

Wat is project administratie software?

Een goed beheerde projectadministratie is essentieel om deadlines te halen, binnen het budget te blijven en de algehele projectprestaties te optimaliseren. Het voorziet projectmanagers van de gegevens en inzichten die ze nodig hebben om weloverwogen beslissingen te nemen en de juiste stappen te zetten om projectdoelen te bereiken.

Projectadministratie software zijn ontworpen om organisaties te helpen bij het beheren en volgen van projecten. Deze software biedt verschillende functies die bedoeld zijn om het proces van projectplanning, uitvoering, monitoring, administratie en rapportage te vergemakkelijken.

Hier zijn enkele belangrijke redenen waarom het gebruik van projectadministratie software van cruciaal belang is:

• Efficiëntie en productiviteit: Projectadministratie software automatiseert veel van de administratieve taken die gepaard gaan met projectmanagement. Dit bespaart tijd en moeite, waardoor teamleden zich kunnen richten op hun kernactiviteiten en de productiviteit kan worden verhoogd.
• Financiële controle: Het stelt organisaties in staat om kosten, uitgaven en inkomsten van projecten nauwkeurig bij te houden. Hierdoor kunnen budgetoverschrijdingen worden voorkomen en kunnen financiële doelen, zoals maximale winst, worden behaald.
• Urenregistratie en tijdmanagement: Projectadministratie software maakt het mogelijk om urenregistratie bij te houden. Dit is essentieel voor het beoordelen van de werkefficiëntie, het bepalen van facturatie en het optimaliseren van resources.
• Planning en taakbeheer: Het biedt geavanceerde planningstools waarmee projectmanagers taken kunnen toewijzen, prioriteiten kunnen stellen en afhankelijkheden kunnen beheren. Dit helpt bij het houden van overzicht en het behalen van deadlines.
• Risicomanagement: Door middel van rapportage en analyse kunnen organisaties potentiële risico's identificeren en proactieve maatregelen nemen om ze te beperken.
• Overzichtelijke rapportage en analyse: Het biedt krachtige rapportagefuncties waarmee belanghebbenden inzicht krijgen in de voortgang van het project, budgetstatus en andere prestatie-indicatoren.

Creëer een nauwkeurige projectadministratie door de juiste software

Het creëren van een nauwkeurige projectadministratie is van cruciaal belang voor een succesvol projectmanagement. Hier zijn de stappen die je kunt nemen om dit te bereiken met behulp van de juiste software:

1. Kies de juiste tool
Kies projectadministratie software die voldoet aan de specifieke behoeften van jouw projecten. Let op functies zoals planningsmogelijkheden, taakbeheer, budget functies, rapportage en integraties.

2. Deel je project op in fases
Voordat je begint, zorg ervoor dat je het project en de bijbehorende taken en fasen duidelijk definieert. Dit helpt bij het nauwkeurig vastleggen van gegevens.

3. Stel richtlijnen op
Ontwikkel richtlijnen voor het registreren van uren, kosten, uitgaven en andere relevante gegevens. Zorg ervoor dat het team deze richtlijnen begrijpt en opvolgt. 

4. Houd documentatie up-to-date  
Het klinkt simpel maar vereist wat discipline. Zorg ervoor dat documentatie zoals facturen, ontvangstbewijzen en andere financiële gegevens correct en up-to-date zijn.

5. Monitor budgetten gedurende het project
Gebruik de software om het budget en de daadwerkelijke kosten te vergelijken. Identificeer en beheer eventuele afwijkingen.

6. Beheer resources  
Maak gebruik van de resourcebeheerfuncties in de software om ervoor te zorgen dat de juiste mensen en materialen op de juiste plaats en tijd beschikbaar zijn.

7. Maak en deel rapportages
Genereer regelmatig rapporten om de voortgang van het project te evalueren en te bespreken met je team. Dit helpt bij het nemen van tijdige beslissingen en het aanpakken van eventuele problemen. Een rapport is ook een uitstekend communicatiemiddel en kan gebruikt worden om stakeholders te updaten.

Top 9 projectadministratie software

Laten we eens kijken naar de beste projectadministratie software die je kan helpen met een naadloze boekhouding. Hier zijn de top 9 tools op de markt:

1. Rodeo Drive

Rodeo Drive is een alles-in-één projectmanagementtool waarmee projectgebaseerde teams snel en binnen budget resultaten kunnen opleveren. Het platform is ontworpen om alle functies te bieden die je nodig hebt om projecten op te leveren in één enkele app, waardoor je niet tussen tools hoeft te schakelen.

Financieel projectmanagement op één plek

Rodeo Drive gaat verder dan een projectbudgetten. Je kunt de projectactiviteiten plannen in een tijdlijnweergave planner en toegang krijgen tot rapportages over het platformgebruik van jouw team.

Het platform blinkt vooral uit in financieel projectmagement. Om je project te beginnen, start je met een budget. Gefaseerde budgetten helpen je om overzicht te krijgen. Zodra je teamleden hun tijd bijhouden, worden de budgetten bijgewerkt en heb je overzicht hoe het project er financieel voor staat.

Eenvoudige urenregistratie
Nauwkeurige facturatie hangt nauw samen met urenregistratie. Rodeo Drive biedt gebruikers de keuze tussen twee methoden om de tijd bij te houden: een stopwatch om te gebruiken tijdens het werken aan een taak of de mogelijkheid om later tijdkaarten toe te voegen.

Centraliseer al je klantgegevens
Rodeo Drive helpt je bij het centraliseren van de contactgegevens van je klanten.

Op het tabblad Contacten zie je de contactgegevens van de klant, de contactpersoon, de uurtarieven, de markup en alle bestanden die relevant zijn voor de samenwerking. Je teamleden hebben op elk moment toegang tot deze informatie, wat vooral handig is als je met een groot team werkt of externen inhuurt.

Verstuur offertes en facturen in enkele kliks
Nadat je het projectbudget in Rodeo Drive hebt opgebouwd, kun je het met slechts een paar klikken als offerte naar de klant sturen. Zodra het team groen licht heeft gekregen, kun je beginnen met het plannen van de projectactiviteiten en het bijhouden van de uren in de app.

Als het tijd is voor de betaling, bijvoorbeeld na afronding van een projectfase, maak je met behulp van Rodeo Drive eenvoudig de facturen. De integratie met Exact maakt het eenvoudiger om facturen te verzenden en te beheren terwijl je de controle houdt over de boekhouding.

Tarieven
Rodeo Drive biedt gebruikers de flexibiliteit om te kiezen tussen twee verschillende abonnementen. Elk plan biedt het volgende:

Gratis abonnement: 3 actieve projecten, tijdregistratie in de app, toegang tot planners en meer.

Achiever abonnement: alles in het gratis abonnement, plus een onbeperkt aantal projecten, diepgaande rapporten, gratis gastgebruikers, live chat-ondersteuning en meer.

We zijn ervan overtuigd dat Rodeo Drive je team de juiste tools zal bieden voor succesvolle projecten. Probeer het vandaag nog gratis en test het zelf.

2. Scoro

^{Afbeelding: Scoro} 

Scoro helpt teams bij het beheren van hun projecten, financiën en andere bedrijfsactiviteiten op een geïntegreerd platform. Het biedt een alles-in-één oplossing om de efficiëntie en productiviteit te verbeteren.

Lees ook: De 15 beste Scoro alternatieven om te overwegen in 2023

Populaire features

• Projectplanning
• Financieel management
• CRM
• Rapportages

Tekortkomingen

• Scoro kan behoorlijk prijzig uitvallen, helemaal als je met een groot team werkt.

Tarieven

• Essential abonnement: €22 per gebruiker/maand
• Standard abonnement: €33 per gebruiker/maand 
• Pro abonnement €55 per gebruiker/maand
• Ultimate abonnement: contacteer de klantenservice voor meer informatie

Belangrijk: alle abonnementen zijn beschikbaar vanaf vijf gebruikers. 

3. Gripp

^{Afbeelding: Gripp}

Gripp is gespecialiseerd is in het optimaliseren van bedrijfsprocessen voor hun klanten door middel van hun allesomvattende softwareoplossingen. Hun focus ligt met name op bureaus en zakelijke dienstverleners. Met hun tool worden diverse taken geautomatiseerd, waaronder planning, urenregistratie, het opstellen van offertes, het verzenden van facturen en het genereren van rapportages.

Gripp integreert functionaliteiten van een boekhoudprogramma, een ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) en een CRM-systeem (Customer Relationship Management) in één geïntegreerd platform.

Lees ook: Gripp Vs. Rodeo Drive: De Exacte Verschillen

Populaire features

• CRM/ERP
• Planning
• Urenregistratie
• Facturatie

Tekortkomingen

• Heb je geen kennis van boekhouden, dan kan Gripp nogal complex zijn.
• De user interface laat nogal te wensen over.

Tarieven

• Gripp abonnement: €130 voor drie gebruikers/per maand
• Gripp Plus: €170 voor drie gebruikers/per maand

Belangrijk: alle abonnementen zijn beschikbaar vanaf drie gebruikers.

4. Simplicate

^{Afbeelding: Simplicate}

Net als vele andere project management tools, deelt Simplicate de missie om de operationele processen van organisaties te optimaliseren. Hun specifieke aandacht gaat uit naar de kerndomeinen van bedrijfsactiviteiten: het verkooptraject, projectmanagement, facturatie en relatiemanagement. Voor overige processen hebben ze integraties geïmplementeerd met diverse andere tools en applicaties.

Lees ook: Simplicate vs. Rodeo Drive: Wat Zijn De Exacte Verschillen?

Populaire features

• HRM
• CRM
• Planning
• Facturatie

Tekortkomingen

• Simplicate werkt voornamelijk met integraties en wordt door gebruikers nog niet gekenmerkt als een alles-in-één tool.

Tarieven

• Get Started abonnement: €160 voor drie gebruikers/per maand
• Professional abonnement: €230 voor drie gebruikers/per maand
• Ultimate Efficiency abonnement: €260 voor drie gebruikers/per maand

Belangrijk: alle abonnementen zijn beschikbaar vanaf vijf gebruikers.

5. Teamleader

^{Afbeelding: Teamleader}

Teamleader richt zich op het leveren van een alles-in-één oplossing voor MKB-bedrijven om hen te helpen bij het stroomlijnen van hun bedrijfsprocessen en het verbeteren van de algehele efficiëntie. Inmiddels zijn er twee software tools ontwikkeld voor het MKB en enterprise bedrijven: Teamleader Focus en Teamleader Orbit.

Het platform biedt een reeks geïntegreerde tools en functies die gericht zijn op taken zoals CRM (Customer Relationship Management), projectmanagement, facturering, tijdregistratie, en meer.

Populaire features

• Klantenbeheer
• Facturatie en offertes
• Projectmanagement
• Urenregistratie

Tekortkomingen

• Sommige integraties werken nog niet optimaal.
• Volgens gebruikers lijnen de offertes niet goed uit en zijn de opties beperkt.

Tarieven

Teamleader Focus

Boost abonnement: €99 per maand voor twee gebruikers

Move abonnement: €78 per maand voor twee gebruikers

Go abonnement: €60 per maand voor twee gebruikers

Teamleader Orbit

Neem contact op met de klantenservice voor een offerte op maat.

6. Wrike

^{Afbeelding: Wrike}

Wrike ondersteunt organisaties bij het maximaliseren van hun efficiëntie door middel van Gantt-diagrammen, realtime updates en urenregistratie. Het schaalbare platform streeft ernaar repetitieve taken te automatiseren, waardoor teams zich kunnen richten op strategische en creatieve werkzaamheden.

Lees ook: De 15 beste Wrike alternatieven voor projectmanagement in 2023

Populaire features

• Dashboards
• Proofing
• Gantt-diagrammen
• Approvals

Tekortkomingen

• Wrike kan complex aanvoelen en een flinke leercurve hebben.

Tarieven

• Gratis versie
• Team abonnement: $9.80 per gebruiker/maand
• Business abonnement: $24.80 per gebruiker/maand
• Enterprise abonnement: prijs op aanvraag 
• Pinnacle abonnement: prijs op aanvraag

7. Teamwork

^{Afbeelding: Teamwork}

Zoals de naam al suggereert, Teamwork is ontworpen om de samenwerking te verbeteren en processen voor teams op afstand te automatiseren. Veel gebruikers loven de heldere en intuïtieve interface en de integraties met tools zoals Slack.

Lees ook: Beste alternatieven voor Teamwork in 2023 [gedetailleerde review]

Populaire features

• Taken
• Klantmanagement
• Verschillende project views

Tekortkomingen

• De functionaliteiten voor projectbudgetten vinden sommige gebruikers beperkt.

Tarieven

• Free Forever abonnement: gratis
• Starter abonnement: €8.99 per gebruiker/maand
• Deliver abonnement: €13.99 per gebruiker/maand
• Grow abonnement: €25.99 per gebruiker/maand
• Scale abonnement: prijs op aanvraag

8. Monday.com

^{Afbeelding: monday.com}

Dit is een super bekende tool onder projectmanagers en een grote speler in de softwarewereld. De projectmanagement functies maken samenwerken met mensen binnen én buiten je team een stuk makkelijker.

Monday.com is perfect voor freelancers en startups die efficiënt willen werken zonder een flink bedrag per maand neer te leggen. 

Lees ook: 25 monday alternatieven om uit te proberen in 2023

Populaire features

• Automatiseringen
• Kanbanborden
• Gantt-diagrammen
• Dashboards

Tekortkomingen

• Het inregelen van het platform kan wat tijd vergen.

Tarieven

• Het individuele abonnement van Monday is gratis voor 2 gebruikers met maximaal 3 dashboards.
• Het Basic abonnement is beschikbaar voor €10 per gebruiker/maand 
• Met Standard abonnement kost €12/maand per gebruiker.
• Het Pro-abonnement kost €24 per maand per gebruiker.
• Het Enterprise-plan kan worden aangevraagd op hun website. 

Houd er rekening mee dat voor alle betaalde abonnementen minimaal 3 seats vereist zijn.

9. Exact Online

^{Afbeelding: Exact Online}

Exact Software is gespecialiseerd is in het leveren van bedrijfssoftwareoplossingen. Exact biedt een breed scala aan softwareproducten en oplossingen die zijn ontworpen om verschillende aspecten van projectadministratie te ondersteunen. Enkele van hun belangrijkste productcategorieën zijn onder andere: ERP, boekhoudsoftware, CRM, projectmanagement en salarisadministratie.

Exact Online richt zich op financieel projectadministratie en is geschikt voor het MKB.

Populaire features

• Kostenanalyse
• Budgetten
• Integraties
• Rapportages

Tekortkomingen

• Er zijn zoveel Exact platformen dat je even moet zoeken welke het best bij je team past.
• De software kan nogal complex zijn, vooral als je net begint als projectmanager.

Tarieven

• Exact Online Boekhouden Essentials: €42 per maand voor één gebruiker
• Exact Online Boekhouden Plus: €82 per maand voor twee gebruikers
• Exact Online Boekhouden Professional: €122 per maand voor twee gebruikers
• Exact Online Boekhouden Premium: €212 per maand voor twee gebruikers

Zo beslis je welke software het best bij je team past

Uiteindelijk hangt de keuze voor een softwaretool volledig af van de functies die je team nodig heeft. Een goede projectadministratie kan een uitdaging zijn, voornamelijk als je verschillende projecten gelijktijd managet

Begin met het onderzoeken van de behoeften van je team. Hebben je klanten gasttoegang nodig tot de tool? Of heb je een tool nodig waarmee updates en rapportages kan genereren?

Veel van de software opties op deze lijst  bieden gratis proefversies aan, wat een perfecte manier is om te zien of het platform binnen je workflows past. Recensiesites zoals G2 zijn ook een goede bron om te begrijpen wat echte recensenten over de tools zeggen.

Als je op zoek bent naar een tool met robuuste projectmanagement mogelijkheden naast projectadministratie, dan is Rodeo Drive de tool voor jou, met budgettering, urenregistratie en facturatie, allemaal beschikbaar in de app.

Probeer Rodeo Drive vandaag gratis – geen creditcard vereist. Of plan, als je eerst meer wilt weten over de tool, een demo in met een van onze Rodeo Drive-experts.